In jedem Unternehmen stolpert man bei der Einführung von mobilen Geräten über die Frage: Sollen die eingeführten
Geräte auch für private Zwecke genutzt werden? Meine Erfahrung ist, dass die Mitarbeter immer Mittel und Wege der Privatnutzung finden – und das auch in den datensensiblen Branchen wie zum Beispiel Banken und Versicherungen. Wie soll das Thema der Privatnutzung angegangen werden, steht im Mittelpunkt unserer heutigen Podcast-Episode.
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity. Und wieder mit einem neuen inhaltlichen Schwerpunkt. Diesen Monat geht es um das Thema, dass Mitarbeiter iPads natürlich nur
dienstlich nutzen. Denn es liest auch kein Mensch die Bild-Zeitung. Anhand dieses etwas provokativen Zitates merken Sie natürlich so ein bisschen, dass hier wohl Wirklichkeit und Wunsch doch etwas auseinander driften und ich möchte Ihnen in diesem Monat einfach einmal meine Erfahrungswerte zu diesem Thema berichten und Ihnen natürlich wieder in bewährter Form, zum einen die Dinge mitgeben, die ich wahrnehme, und zum zweiten meine Lösungsansätze, die ich aus der Erfahrung von mehreren iPad-Einführungen dort gewonnen habe. Wir werden uns in der ersten Woche einmal schwerpunktmäßig anschauen, was sind so die Themen die ich tendenziell wahrnehme. Wir werden uns in der zweiten Episode dann einmal anschauen die technischen Themen, also wie können wir technisch dienstliche und private Nutzung gemeinsam unter einen Hut bekommen. In der dritten Woche schauen wir uns organisatorische Rahmenbedingungen an und in der vierten, neben dem abschließenden Fazit, auch nochmal einen Schwerpunkt auf das Thema Personal und Mitarbeiter in diesem Bereich. Sollten Sie Hintergrundgeräusche hören, dann bitte ich das hier einmal heute zu entschuldigen. Ich nehme heute den Podcast in einer Lufthansa-Lounge hier in einer Telefonkabine auf. Sie sehen aber, ich lebe das was ich prädige, nämlich ich bin mit meinem iPad-Pro unterwegs und kann auch genauso unterwegs aus podcasten. Und was ich habe, ich mache Ihnen mal einen Screenshot davon, ich habe auf der einen Seite mein Manager-Programm, um dort entsprechend meine Mind-Maps und Themen drauf zu haben, auf der anderen Seite habe ich meine Recording-App Ferret, weil Sie wissen vielleicht, ich nehme ja diesen Podcast komplett auf dem iPad auf. Und der Ferret ist etwas, was ich sehr empfehlen kann als App und wie immer packe ich Ihnen natürlich die Links auch zu dieser Episode und gerne auch zu Ferret in die Show-Notes zu dieser Episode, deshalb gerne auf www.iPad4productivity.com anmelden zum Gratis-Hörerservice und dann bekommen Sie immer die entsprechenden Tipps und Links und auch natürlich das Transkript, wenn Sie nochmal was nachlesen wollen. Lassen Sie uns einsteigen…
Was nehme ich typisch immer wahr bei diesem Thema Privatnutzung und Nicht-Privatnutzung? Ich nehme wahr, dass Mitarbeiter auch digitales Privatleben haben. Und Mitarbeiter wollen kein getrentes Dienst- oder Privatgerät, sondern ein Gerät auf dem beide Daten sind. Mitarbeiter möchten einen Terminkalender haben, wo sie ihre privaten Termine haben, wo sie einen Privatkalender haben und idealerweise auch ein Privatkalender anderer Familienmitglieder, so dass sie auch private Termine abstimmen können. Idealerweise wollen Mitarbeiter auch alle E-Mails, alle wichtigen Dokumente drauf haben und natürlich, wie soll es ander sein, WhatsApp. Ich sage mal, nimm mir Handtasche aber lass mir WhatsApp. Ich bin nicht auf WhatsApp und jetzt sagen Sie, wie bitte? Thorsten Jekel nicht auf WhatsApp? – Ja! Mich entspannt es, weil dort eben keiner eine Antwort von mir erwartet und ich überlege mir durchaus immer auf welchem Kanal muss ich präsent sein. Und wenn mir jemand sagt, es geht nicht ohne WhatsApp, dann sage ich yhm, im einen oder anderen Sportverein ist das vielleicht schwierig, wenn darüber hauptsächlich kommuniziert wird, aber, ehrlich gesagt, ich komme im Moment ganz gut ohne WhatsApp – klar, und man muss einfach immer gucken, wo muss ich komplett da sein, wo muss ich nicht da sein, aber auch ganz klar die Realität ist nun mal so, dass Mitarbeiter das haben wollen. Also muss ich mir darüber Gedanken machen, wie gehe ich damit um. Gerne dazu später noch einmal mehr.
Was ich auch immer wahrnehme, Mitarbeiter finden immer Mittel und Wege der Privatnutzung. Also wenn Sie denken, dass Sie alles zugenagelt haben, das funktioniert nicht. Weil entweder sie finden Mittel und Wege auf dem Dienstgerät, oder sie bringen ihr eigenes Gerät mit. Hierzu zwei Beispiele für beide Bereiche. Ein Beispiel habe ich in einem Konsumgüter-Bereich erlebt. Ich habe dort einen Key-Accounter getroffen und der hatte einen iPad. Ich sagte, Moment mal, ihr arbeitet doch mit Windows-Tablets. Er sagte, ja ja, wir arbeiten zwar in der Firma mit Windows-Tablets aber da gibt’s kaum Apps dafür und deswegen habe ich mir einen privaten iPad geholt. Dann sagte ich, ja, und die Daten? Es sagte ja, wir haben ja One-Note bei uns im Unternehmen und mit One-Note habe ich alles drauf. Ich sagte, wieso One-Note? Das habt ihr doch auf eueren eigenen Servern. Er sagte ja, aber in One-Note gibt’s eine Einladungsfunktion, da habe ich einfach meine private E-Mailadresse angegeben und Zack habe ich den Zugriff auf alle meinen One-Note-Dokumente. Auf meinem privaten Gerät. Vielleicht nicht unbedingt im Sinne der IT, dass Sie auf einem unternehmenseigenen Gerät dort Daten darauf haben und auch Zugriff auf Firmendaten.
Zweites Beispiel – eine Bank. Dass heißt, hier habe ich die heftigste Diskussionen gehabt mit den IT-ler, die haben gesagt, bei uns gibt es nur Privatnutzung. Und dann sagte ich, naja, vielleicht schau es manchmal ein bissel anders aus. Und dann war Pause und in der Pause habe ich einfach mal rumgeguckt und da war die Dame im Empfang und die hatte dort ein Android-Tablet liegen. Ich sagte wieso Android-Tablet? Ich denke, Sie arbeiten hier mit iPads. Dann sagte die Dame, naja, klar, aber die iPads sind so zugenagelt, da kann ich ja gar nichts drauf machen. Was heißt das „kann ich gar nicht machen“ wie mach ich das? Ich maile mir das an meine private E-Mailadresse, dann habe ich das auf meinem Android Table, da ist Dropbox drauf, wunderbar. Dann habe ich das schön synchronisiert, mit meinem privaten PC und dann kann ich Zuhause arbeiten.
Yhm, die Dame wollte natürlich keine Daten klauen, die wollte einfach nur Beruf- und Privatleben miteinander in Verbindung bringen und dort, nachdem das Kind ins Bett gebracht wurde, erarbeiten. Und das ist einfach dieses Thema was viele Mitarbeiter wollen. Und auch die jüngere Generation möchte und hier das IT-Management zuzu ist und dasg nein, das gibt’s nicht. Und das führt dann eben dazu, dass Mitarbeiter kreativ werden. Und diese kreative Lösungen sind im seltesten Fall im Sinne der IT. Weil entweder haben Sie Daten, die irgendwo abfließen, oder Sie arbeiten sogar auf komplett fremden System wo Sie keinerlei kontrolle darüber haben. Und das ist nicht der Sinn der Sache, denn es geht letztendlich nicht darum die Geräte zu schützen, es geht darum die Daten zu schützen. Also auch so dieses Thema, wenn ich mir angucke, USB-Sticks, W-Lan-Festplatten und diese ganzen Dinge, wo man eben so jetzt richtig kretiv wird. Ich sage mal, kein Mensch möchte ein USB Stick, keiner möchet eine W(LAN)-Platte, sondern Menschen möchte einfach ganz ohne Probleme auf Ihr Daten zugreifen, die eben austauschen nutzen – möglichst komfortabel. Und das Usb-Stick
ist ein schönes Beispiel, dass es Menschen sehr viel schwerer Fehlt Dinge zu verernen als an zu. USB-Sticks sind, zu der kein Internet in breitbeidiger Form, da konnte mas’ nicht übers Internet. Da musste man einen Stick haben. Heute ist es ein ziemlich dämliches Medium. Es ist weder Komfprtabel, noch ist es besonders Sycher. Aber wir haben das so gelernt. Ein Bisschwen wie Windows. Weder komfortabler, noch besonder sicher aber wir haben uns an den Mühl gewöhnt. Sorry für eine etwas krasse Sprache, auch Windows hat durchaus gute Dinge, aber viele Sachen sind nicht richtig logisch, also wenn Sie ein kleines Kind hinsetzen und dem sagen, um das Gerät auszuschalten musst du auf Start drücken – yhm, dann wundert er sich auch so ein bisschen der kleine Knilchi. Und was die Mitarbeiter eben nicht wollen, Mitarbeiter wollen keine Daten klauen, sondern einfach überall abreiten wo und wann Sie wollen. Und eine schlechte Nachricht für die Generation Why. Die schlechte Nachricht ist, das wird noch schlimmer. Das heißt, es wird durchaus mehr und mehr zum Ausfallkriterium für den Auftraggeber. Also die wollen keinen Dienstwagen, sondern die wollen das aktuellste Smartphone, Tablet und damit unbeschränkt arbeiten, wann und wo Sie wollen? Und wenn Sie das nicht machen, nutzen die entweder die privaten Systeme oder sie suchen sich einen Arbeitgeber, der das entsprechend anbietet.
Was ich aber auch oft wahrnehme, sind die Mitarbeiter auch überfordert mit der digitalen Privatorganisation. Also da wird bereits schon das Exchange, alles synchron erhalten“, und privat wird noch umständlich mit USB-Kabel und iTunes synchronisiert. Und es wird mit POP-Email Accounts gearbeitet und es wird dort synchron. Das heißt, hier wird einfach dann wieder über iTunes synchronisert und das führt wieder zu einem unkontrollierbaren Daten In und Out-Fluss, und ich habe hier auch eine Erfahrung gemacht. Wenn man hier bessere Wege aufzeigt, dann sind die Mitarbeiter sogar häufig sehr sehr dankbar. Oft hat die IT Angst vor dem aus ihrer Sicht unkalkulierbaren Risiko der Privatnutzung (Schließen Sie desbalb alles raus). Damit findet sie aber statt, nur aber ohne Kontrolle. Das ist so ein bisschen so wie, wenn Sie versuchen die Prostitution zu verbieten, sie wird weiterhin stattfinden, sie wird nur entsprechend nicht öffentlich und damit weniger kontrollierbar stattfinden.
Was ich auch in eingen Firmen wahrnehmbar ist, ist das Thema, dass Organisationen sagen, wir geben den Druck nach und machen „Bring-Your-Own-Device“. Das heißt, die Mitarbeiter können Ihre eigenen Sachen mitbringen und damit haben wir doch alle Probleme gelöst. Ich sage nein, damit fangen die Probleme erst an. Juristisch darf ich nämlich auf ein privates Gerät des Mitarbeiters nicht zugreifen. Und außerdem die nächste Frage: Wie wollen Sie einem Mitarbeiter vorschreiben, dass er sich eine neue Gerätegeneration kaufen soll, weil diese für die eigene App oder auch für die benötigende Sicherheit… Sie die brauchen?! Oder auch diese Idee mit den Containern ist auch keine schlechte Idee. Da haben Sie bei BlackBerry zum Beispiel zwei Container. Das Blöde ist nur, den haben Sie komplett getrennt. Das heißt, dann haben Sie wieder einen Kalender da, einen Kalender da, aber Sie können die nicht übereinander legen. Also dieses Thema „Bring-Your-Own-Device“ macht für mich immer nur dann Sinn, wenn Sie temporäre externe Mitarbeiter haben. Und wenn Sie die in ein System mit einbinden wollen, dann macht das Sinn. Allerdings aber auch nur dann wieder nur begrenzt. Ich sehe das ja. Ich bin als externer Projektleiter teilwese dort auch in Firmen drin. Das fiese ist nur, Sie können ein Gerät immer nur in einem Mobile-Device-Management-System verwalten und nicht bei mehreren. Jetzt gehöre ich zu den Menschen, ich habe sechs oder sieben iPads, aber das ist eher die Ausnahme als die Regel. Das heißt, da müsste jeder für jeden Kunden dann wieder ein eigenes iPad auch haben. Und dann können Sie als Unternehmen auch wieder ein dienstliches iPad zur Verfügung stellen. Das macht auch deutlich mehr Sinn. Also ich bin häufig bei meinen Kunden so unterwegs, dass ich zwei-drei iPads vom Kunden im Moment habe, die auch im Kundeneigentum sind, wo die entsprechend die komplette Kontrolle darüber haben, was auch Sinn macht. Und nicht eben mit diesem Ganzen „Bring-Your-Own-Device“. Es ist nicht zu Ende gedacht, eher der Ansatzpunkt, den man nehmen kann ist „Choose-Your-Own-Device“. Ähnlich wie mit einem Firmenwagen, wo Sie sagen es gibt eine kleine Auswahl. Auch ich konnte bei Tschibo beispielsweise zwischen Mercedes, BMW und Audi wählen. Das heißt, hier gab es verschiedene Wahlmöglichkeiten, die man entsprechend hat, aber ich konnte halt kein Porsche fahren. Also das heißt hier bestimmte Auswahlmöglichkeiten aber in einem klaren Rahmen, wo alle Optionen entsprechend passen. Das heißt hier ist der Grundsatz, der für mich immer ganz klar ist und ich bin ein großer Fan davon und zwar geht es um die sogenannte kontrollierte Privatnutzung. Das heißt, solange es keine Complience-Erfordernisse des Unternehmens verletzt, dann klar eben auch gerne Privatnutzung, aber auf dienstlich bereitgestellten Geräten und das Ganze einheitlich und zentral konfiguriert.
Damit wird ein Schuh draus und wir schauen uns in der nächsten Woche einmal an, wie Sie das Ganze technisch lösen können, also wie Sie das Thema Emails, wie Sie Dateien, wie Sie iTunes oder Nicht-iTunes, wie Sie WhatsApp, also wie Sie solche Dinge technisch lösen können, um dienstliche und private Nutzung unter einen Hut zu bringen. Ich freue mich auf Sie. Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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