Es ist nicht ausgeschlossen, dass dienstliche Tablets auch im privaten Bereich für einen gewissen Spaßfaktor sorgen. Allerdings muss man mit demselben Atemzug noch sagen, dass in bestimmten kritischen Unternehmen durchaus ein Verbot der Privatnutzung aufgehängt werden kann. Aber in der Regel gibt es heutzutage keine einzige App ohne einem eingebauten Cloud-Dienst, also verboten kann man diese nicht. Es ist deswegen eine Frage der Sensibilisierung der Mitarbeiter und dass Sie lernen, Ihre iPads sicher aufzubewahren und mit sensiblen Daten richtig umzugehen. Weiter ist es wichtig zu sagen, dass…
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Themenschwerpunkt dieses Monats der Privatnutzung in Verbindung mit dienstlichen Geräten. Und wir haben uns ja in der vorletzten Woche einmal damit beschäftigt, was so typische Stockfehler, nenne ich das immer ganz gerne, sind, die Unternehmen begehen, wenn Sie mit privaten Nutzungsrechten anfangen, die (…), Mauern und sagen, das Ganze soll nur dienstlich genutzt werden, die anderen geben praktisch auf und sagen ‚bring your own device‘. Ich glaube, beide Extreme sind irgendwo falsch. Und wir haben uns letzte Woche damit beschäftigt, wie Sie das Ganze technisch auch dort einrichten können, welche Möglichkeiten es da gibt. Und einer der wichtigsten Grundsätze ist für mich die kontrollierte Privatnutzung, die idealerweise unterstützt wird durch technische Systeme, die dafür sorgen dass Apps beispielsweise zentral verteilt werden, dass Zugriff auf Daten zentral geregelt wird, dass auch bestimmte Services wie WhatsApp bei bestimmten kritischen Unternehmen auch durchaus unterbunden werden auf System. Und das ist genau das Stichwort, was man darf, was man nicht darf. Und zwar ist es heute so, dass wenn Sie schwarz-weiß sagen, Sie würden nur Apps zulassen, die keine Cloud-Anbindung zulassen, dann gibt es keine App, mit der Sie arbeiten, weil selbst die mitgelieferten Office-Apps, selbst der Acrobat-Reader, der ursprünglich mal ohne irgendwelche Cloud-Schnittstellen ging sind mittlerweile nicht mehr ohne Cloud-Schnittstellen verfügbar. Das heißt, Sie können letztendlich ohne Cloud-Schnittstellen ein iPad nicht mehr produktiv nutzen und ein Beispiel ist der PDF-Expert als die PDF-Applikation, die ich immer wieder empfehle. Ich habe die gerade 400 mal eingekauft für einen Kunden, den ich gerade bei einem iPad-Rollout begleite und auch hier ist es so, dass Sie diesen PDF-Expert eben natürlich dazu nutzen können um auf Firmenserver zuzugreifen, auf der anderen Seite aber auch dazu nutzen können, um auf andere Systeme zuzugreifen. Und hier ist es dann extrem wichtig, klar, organisatorische Richtlinien zu definieren, bei den ganz klar definiert wird was darf und was darf der Mitarbeiter nicht. Und da ist immer die Frage, auf was sollte man sich orientieren? Und hier gebe ich immer zweit Leitplatten, beziehungsweise zwei Parallelen. Das Eine ist der PC und das andere ist der Dienstwagen. Das heißt, wenn Sie sich das auch mal verdeutlichen vom inneren Auge, dann ist es, wenn Sie PCs haben, relativ selbstverständlich im Unternehmen, dass da nicht jeder einfach Software installieren darf, dass dort bestimmte Einheitlichkeiten drin sind. Das ist auch Aufbewahrungspflichten gibt und genau hier empfehle ich immer, behandeln Sie ein Tablet genauso wie ein PC im Sinner der organisatorischen Richtlinien, der Überlassungsvereinbarungen. Und weshalb ist sowas wichtig eben mit einer Überlassungsvereinbarung? Es ist Eigentum des Unternehmens und hier geht es darum dieses Eigentum auf der einen Seite zu schützen, und so ein Gerät kostet auch Geld, so ca. 500 € wenn Sie da wirklich mit iPad-Pro mit Zubehör und so weiter rechnen. Viel wichtiger ist natürlich der potentielle Schaden, wenn Daten verloren gehen. Und deswegen ist dieses Thema PC immer ein guter Benchmark, weil beim PC haben Sie sehr viele schützenswerte Daten drauf und heute ist es mittlerweile so, dass Sie meistens genau die gleichen Daten auf so einem iPad drauf haben können und deswegen haben Sie auch genau den gleichen Schutzbedarf. Und leider wird hier doch oft sehr viel laxer mit dem Thema umgegangen, also deswegen ist das wichtig.
Das zweite was auch immer wichtig ist, ist das Thema Dienstwagen. Wenn Sie sagen, jawohl, natürlich darf man einen Dienstwagen auch privat nutzen, das ist ja auch ganz klar, aber eben es ist erstmal ein Dienstfahrzeug. Und das wird manchmal bei dem Thema iPad, iPhone vergessen, da ist „ach, da muss ich ja Spaß haben und das soll ja schön sein“… ich sage ja, Sie dürfen gerne Spaß dabei haben im Rahmen der dienstlichen Nutzung. Und natürlich darf man auch einen Dienstwagen dafür nutzen, am Wochenende in Urlaub zu fahren, private Zeit zu nutzen – gar kein Thema. Aber der Schwerpunkt ist die dienstliche Nutzung, das Fahrzeug ist sauber zu halten, das ist verkehrssicher zu halten und Sie dürfen natürlich nicht Taxi fahren, Rally fahren, das Ding vermieten, einen Car-Sharing-Service damit aufmachen und wenn Sie sich überlegen, wie manche Leute denken, dass sie ihr iPad nutzen können, dann ist das relativ ähnlich als würden Sie damit Taxi fahren wollen, oder Car-Sharing machen, das ist nicht das Ziel der Sache. Also hier eine Orientierung an dem Thema Dienstwagen, eine Orientierung an dem Thema PC, sind beides ganz gute Dinge und auch beim Thema Firmenwagen ist es im Regelfall ja so, dass Sie sagen, Sie haben vielleicht eine bestimmte Auswahl, also ‚Choose Your Own Device‘. Dijenigen, die letzte Woche mitgehört haben wissen, ich bin ein großer Freund von ‚Choose Your Own Device‘ also bestimmt durchaus auch gerade bei Mobiltelefon eine gewisse Auswahl zu haben, aber die sehr klar definiert und einheitlich strukturiert, also deswegen ist es auch so und ich kenne das beim Firmenwagen. Man kann sicherlich eben im bestimmten Rahmen auswählen, aber Cabrio als Firmenwagen ist doch eher beispielsweise unüblich zu kriegen. Wichtig ist auch ganz klar, solche organisatorischen Richtlinien vorher mit dem Betriebsrat vorher abzustimmen. Da ein Wort, ohne dass ich eine juristische Bertung geben kann, aber etwas was ich gerne weitergeben möchte ist, dass reines Austeilen, Ausgeben eines iPads ist nicht mitbestimmungspflichtig, weil das Ganze die Betriebsmittelhoheit des Arbeitsgebers betrifft. Und das ist nicht mitbestimmungspflichig. Weil Sie als Arbeitgeber auch nicht verpflichtet sind dazu eine Privatnnutzung zuzulassen. Und es ist nicht mitbestimmungspflichtig, allerdings wird’s?
Was ich auch generell immer empfehle ist Mitbestimmungspflicht, wenn es um das Thema Leistungskontrolle oder Überwachung geht. Dann wird das Ganze mitbestimmungspflichtig, also wenn Sie Ortungsdienste haben, wenn Sie Tourenplanung und solche Dinge machen. Was ich dort auch immer wahrneme ist dort das Ganze in guten Zeiten zu regeln. Das heißt, die Also die Nutzung des Gerätes, die ist dann schon meistens relativ schnell mitbestimmungspflichtig . Ich kenne das selbst, ich war zweimal in meiner beruflichen Laufbahn als angestellter Geschäftführer als Vertreter der Arbeitgeberseite, ich habe das zweimal gewonnen für die Firma und das habe ich nur dehalb, weil ich zu guten Zeiten die richtigen Kriegeln schriftlich auch definiert habe. Hier sauber mit der Unterstützung, damals des Arbeitgeberverbandes, hier eine sehr gute Rechtsberatung gahabt haben.
Übrigens ein kleiner pragmatischer Tipp, viele Unternehmen von Ihnen sind im Arbeitgeberverband. Und der Arbeitgeberverband bietet seinen Mitgliedern im Regelfall eine Rechtsberatung, die auch mit dem Mitgliedsbeitrag, dort abgedecktes an. Einige Arbeitgeberverbände wie beispielsweise der AKN Hamburg, bei dem ich lange Jahre Mitglied war als Unternehmen. Dort bieten sogar mittlerweile eine Mitgliedschaft ohne Tarifbindung an, das heißt, dass ist so, dass Sie nicht gebunden sind an einen Tarifvertrag. Aber die Leistung wie beispielsweise die Rechtsberatung der Arbeitgeberverbände nutzen können. Das ist etwas, was ich sehr empfehle. Also ich war immer kein großer Freund der Tarifbindung, weil ich sage nein, ich möchte meine Konditionen individueller als Unternehmen aushandeln und nicht unbedingt und nicht über den pauschalierten Anspruch der Gewerkschaften. Ich fand das immer gut, den Service dort zu nutzen und hab dafür auch gerne Mitgliedsbeiträge gezahlt.
Also deswegen meine Empfehlung, stimmen Sie solche Dinge im Vorfeld ab. Holen Sie sich Muster, da gibt’s viele von Arbeitgeberverlagen, von Verbänden beispielsweise. Wenn Sie hier Vorlagen / Muster brauchen, sprechen Sie mich gerne auch an. Sie erreichen mich am einfachsten unten T.Jekel@jekelteam.de.
Sie sehen beim Thema organisatorische Rahmenbedingungen, ist es wichtig die Dinge klar und strukturiert Regeln mit dem Betriebsrat abzustimmen. Und hier, was sind das so für klassische Inhalte die Sie dort zur Regel haben. Es geht zum einen um die Frage, wie sind diese Geräte aufzubewahren, welche Kennwörter sind in welcher Form zu setzen. Da gehören solche Dinge dazu. Dürfen Sie es privat nutzen oder dürfen Sie nicht. Der gehört dazu. Auch welche Cloud-Services darf zugegriffen werden oder nicht zugegriffen oder nicht. Den gehören auch Punkte zu, wenn Sie beispielsweise mit dem Personal, ist das, dass Sie eben fachgerecht zu entsorgen sind. Also es heißt, hier Dinge, die technisch sicherlich zu regeln sind (wie Kennwörter) aber auch die Frage der Aufbewahrungspflicht, beispielsweise, dass Sie diese Dinge in Hotel-Seifs packen beispielsweise und nicht einfach auf dem Hotelzimmer liegen lassen. Das sind Dinge die zum einen organisatorisch zu regeln sind, die auf der anderen Seite aber auch immer nochmal geschult und sensibilisiert werden müssen bei den Mitarbeitern. Und ich habe die Erfahrung gemacht, dass organisatorische Richtlinien vor allen Dingen dann gut umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Sinn dahinter verstehen, wenn eine Sensibilisierung einfach da ist, dass Sie Risiken bewußt sind, dass aufgezeigt werden kann, was dort im Sinne des Unternehmens und im Sinne des einzelnen Mitarbeiters schief gehen kann, damit hier auch eingesehen wird, wozu muss man sich an bestimmte Spielregeln halten.
Dazu werden wir uns in der nächsten Woche einmal etwas intensiver beschäftigen, mit der Frage Schulung, mit der Frage Sensibilisierung von Mitarbeitern, worauf es da ankommt, welche Erfahrungswerte es hier gibt. In diesem Sinne, wenn Sie zum Thema organisatorische Richtlinien da noch weitere Fragen haben, gerne wie gesagt anfunken. Sie halten wie üblich, wenn Sie sich unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden auch gerne finden Sie dort die Links und das komplette Transkript dieser Episode, damit Sie alles in Ruhe nochmal nachlesen können. In diesem Sinne freue ich mich auf Sie, bis nächste Woche, Ihr Thorsten Jekel.
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