Mit iPad oder iPhone lassen sich wunderbar Ihre Termine und Aufgaben organisieren. Welche Applikationen es dazu gibt und was sind deren Vorteile, das wird Ihnen in der heutigen Podcast-Episode erklärt. Ebenso werden Sie erfahren, welche alternative Apps es im Markt gibt und welche pfiffigen Funktionen sie Ihnen anbieten. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie sich rein oder hören Sie sich die Podcast-Episode gerne an.
Weiterführende Links
Hier finden Sie die Videos und Links der im aktuellen iPad4productivity-Podcast besprochenen Konzepte, Apps und Tools:
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und einem Schwerlpunkt. Wir haben ja im letzten Monat uns einmal so die App-Grundausstattung angeschaut, wir haben also uns die Office-Apps angeguckt, Email-Apps, PDF-Apps, Dateiaustausch, Präsentieren mit dem iPad und dann noch Notiz-Apps und sonstige kleine Helfer. Wir haben jetzt als Schwerpunkt in diesem Monat auch nochmal weitere Applikation und fangen in der ersten Woche, heute einmal an mit dem Thema Termin- und Aufgabenplanung. Dann geht es weiter mit Medien-Apps, dann Apps für die Reise und weitere Tools.
Ein Tool, mit dem ich gleich anfangen werde, ist Trello und Trello hat für mich zwei Funktionen und eine Funktion ist für auch ganz interessant, und zwar Trello ist ein Kanban-Board. Also ein großes, wie ein Whiteboard, das man sich vorstellt, an das man dann verschiedene Karten dranhängen kann und verschieden stapeln. Und ein Trello-Board das nutze ich auf der einen Seite für meine persönliche Aktivitätsplanung aber Sie können sich diese Spalten komplett frei vergeben und eines dieser Trello-Boards, was ich für mich nutze, habe ich als ein App-Board, als eine App-Sammlung aufgebaut. Das heißt, da gibt es beispielsweise eine Spalte mit Karten zum Thema die besten Apps für Termine, eine Spalte die besten Apps für PDF beispielsweise und wenn Sie mir einfach eine E-Mail schreiben auf t.jekel@jekelteam.de, dann schicke ich Ihnen gerne einen Einladungslink zu diesem Trello-Board und dann können Sie nämlich bei diesem Trello-Board auf der einen Seite schon mal gucken, was ich dort reingeschrieben habe, können aber damit auch ergänzen. Das heißt, auch das was da schon drin steht ist nicht nur von mir sondern auch von weiteren Hörern des Podcasts, von weiteren Teilnehmern meiner Vorträge, also von der Seite her, dafür kann man wunderbar Trello nutzen. Die Idee von Trello ist ein Kanban-Board und hier kann ich auch gerne nochmal verweisen auf den Podcast Agilmanagen.de, also so heißt auch die Webseite und da gibt’s eine Episode zum Thema Personal Kanban. Und ich habe schon alles mögliche ausprobiert, also Outlook-Aufgabenlisten, Wunderlist und was es nämlich alles für verschiedene Dinge und dieses Trello als Kanban-Board finde ich eine klasse Lösung, weil man dort einfach einen Stapel hat, wo man alles reinschmeißt, was so an neue Aufgaben ankommt, was man entweder an den Rand getragen wird, oder was man selbst sich vornimmt. Dann kann man sagen, was mache ich diesen Monat, was mache ich diese Woche und was mache ich dann beispielsweise heute. Dann gibt’s auch einen Stapel für das Thema Warten und einfach unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden, dann kriegen Sie auch die Links zu dieser Episode und auch natürlich zu Trello und gerne auch zu der Episode aus dem Agilemanagen-Podcast. Das heißt, Trello ist, wie ich finde eine sehr tolle Möglichkeit, um seine eigenen Aufgaben zu planen aber auch ganz gut, um Aufgaben im Team zu planen. Das können Sie zum einen, mit meinem Assistenten beispielsweise mache ich das so, dass ich eben eine Trello-Board habe, wo ich sage Eingang, dann gibt es Dinge, wo ich weiß, die zieht er sich selbst in die Bearbeitung, wenn er an einer entsprechenden Aufgabe dran ist. Dann gibt es eine Spalte zu Klären, also da kann man dann die Dinge reinpacken, wo es Fragen dazu gibt, beispielsweise und dann eine Spalte erledigt. Dann habe ich in der Zusammenarbeit mit meinem Assistenten noch eine Spalte zu sagen, was hat er regelmäßig jeden Monat zu erledigen, jede Woche, was sind tägliche regelmäßige Aufgaben. Das können Sie natürlich genauso gut auch in Projekten nutzen oder in übergreifenden Teams, um dort sehr einfach Karten hin und her zu schieben. Wie kriegen Sie diese Karten rein? Sie kriegen die Karten zum einen rein, indem Sie unter einem Stapel einfach sagen, eine neue Karte hinzufügen, und Trello gibt es als App für iPad, iPhone und auch für die anderen Plattformen und Sie können es auf Ihrem PC oder Mac im Browser bedienen und da sehr schön Karten hinzufügen. War aber noch eine andere ganz pfiffige Funktion ist, es gibt die Möglichkeit per Email Karten hinzuzufügen. Somit, wenn ich beispielsweise ein Angebot rausschicke, dann schicke es selbst in einer Blind-Kopie an meine Trello E-Mailadresse und dann erscheint mir das in meinem Trello-Board und ich kann’s dann in meinen Stapel Karten ziehen. Oder wenn ich etwas habe, was mein Assistent erledigen soll, dann leite ich es einfach weiter an die Trello E-Mailadresse meines Assistenten. Wie kommen Sie an diese Trello E-Mailadresse dran? Das ist am besten, wenn Sie im Browser in Trello gehen, dann geht’s rechts können Sie über diese drei Punkte auf das Optionsmenü dort reingehen und dann gibt es unter Einstellungen dort eine E-Mailadresse für dieses Board. Ich nutze beispielsweise auch die App Squarespace Note, auf die bin ich schon mal eingegangen im Rahmen dieses Podcastes und mit dieser Squarespace Note-Applikation können Sie, wenn Sie die aufmachen, haben Sie einfach einen weißen Zettel, dann notieren Sie sich was rein, oder mit dem Mikrofon-Funktion sprechen Sie was rein und dann schieben Sie diese Notiz mit dem Finger einfach nach oben und dann schreibt er eine E-Mail an eine von Ihnen vorhinterlegte E-Mailadresse. Und das ist bei mir beispielsweise meine Trello-Board E-Mailadresse, somit kann ich mir ganz schnell dort etwas schnell zu einem Trello-Board hinzufügen. Eine weitere Möglichkeit, mit der Sie was zu Ihrem eigenen oder einem anderen Trello-Board hinzufügen können ist die Möglichkeit das Ganze Trello auch zu einem Widget hinzuzufügen. Diese Widgets erreichen Sie, wenn Sie bei Ihrem iPad oder iPhone von oben nach unten ziehen, da haben Sie die Mitteilungszentrale und wenn Sie nicht sofort sehen auch einmal nach links bzw. nach rechts wischen, dann haben Sie die Widgets also solche kleine Assistenten. Und Trello unterstützt auch diese Widgets, das heißt, Sie können sich einen Trello-Widget anlegen und können dann sehr schnell einfach auch darüber eine neue Karte dort hinzufügen. Also Trello ist wirklich einen Blick wert auf alle Fälle. Ich habe mich lange dagegen gestreut, bin oft angesprochen worden zu sagen, Mensch, Trello ist wirklich klasse für das Thema Aufgabenplanung und erst zu dieser Episode aus dem Agilemanagement-Podcast, die hat mich dann wirklich dazu überzeugt das Ganze zu tun. Auch Lars Bobach in seinem hervorragenden Podcast „Managen in digitalen Zeiten“ immer dort hat, der ist auch ein großer Fan von Trello, der arbeitet mit Trello, der arbeitet mit Wunderlist, also das sind zwei Arten, mit denen er auch vereilt im Team arbeitet. Was auch sehr schön ist, Sie können sich, wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, werden auch Anhänge mit an eine Trello-Karte gespeichert und Sie haben auch die Möglichkeit beispielsweise Dokumente aus der Dropbox an Karten dran zu hängen und somit können Sie beispielsweise auch was sonst nicht möglich ist auf dem iPad durch das E-Mail an Ihre Trello-Adresse aus einer E-Mail eine Aufgabe machen. Das ist etwas, was ja sonst normalerweise so in Outlook ja gewohnt ist, aber so auf dem iPad nicht möglich ist.
Ja, was ist für mich nach Trello die zweitwichtigste App. Das ist bei mir auf dem iPhone die Applikation Week Cal, wie die Woche und der Kalender. Weil der Monatskalender ist ehrlich gesagt auf dem iPhone so nicht brauchbar, finde ich, weil dann sehen Sie immer nur wenn Sie eine Monatsübersicht haben wollen, sehen Sie immer nur den aktuellen Tag. Und Week Cal hat so ähnlich, wie Sie das von Outlook her kennen, wirklich so ein Kästchen pro Monatstag und dann können Sie auch in einer Mini-Monatsansicht, so heißt der Ding, den ganzen Monat dort sehen.
Als eine Alternative gibt’s den miCal, steht für Missing Calendar, ist aber eine deutsche Firma. Die gibt’s für iPad und iPhone. Ich persönlich finde auf dem iPhone den Week Cal noch ein bisschen besser, weil der zwar nicht ganz so schön ist, aber weil noch mehr Termine pro Quadratcentimeter dort untergebracht werden können. Das ist für mich immer auf dem iPhone das wichtigeste Kriterium. Auf dem iPad hingegen gefällt mir Week Cal dort nicht ganz so gut, da finde ich den miCal deutlich schöner. Letztendlich ist es ein Stück weit eine Geschmackssache, mit welchem Kalender Sie gerne arbeiten, alle sind relativ gut zu brauchen. Ich finde auf dem iPhone, wie gesagt, den Week Cal denjenigen, der mir der Monatsübersicht für mich am besten ist, aber noch nicht so komplex wie?? (…). Auf dem iPad finde ich den miCal sehr schön. Hier haben Sie auch die Möglichkeit sich links nochmal zusätzlich zu Ihrem Kalender sich die Geburtstage einblenden zu lassen, die Aufgaben einblenden zu lassen, ohne dass Sie beispielsweise sich die Geburtstage im Kalender angucken müssen und somit haben Sie mehr Platz für Ihre Termine, haben links aber noch Ihre Geburtstagsliste. Das finde ich zum Beispiel im miCal sehr sehr schön gelöst.
Wenn Sie einen extrem leistungsfähigen Kalender haben wollen, der wirklich Hunderttausend Funktionen hat, dann empfehle ich Ihnen den Informant, Informat HD oder Pocket Informant, kennt man vielleicht auch von anderen Plattformen, der mit Abstand, wie ich finde, leistungsfähgiste Terminkalender, inklusive einer Evernote-Integration für Notizen, also Sie können dort kleine Projekte schon managen, also wirklich sehr sehr leistungsfähig, wo ich wirklich sage ganz toll. Hat allerdings eine sehr hohe Lernkurve, also Sie brauchen da schon so ein paar Takte, um sich da entsprechend einzuarbeiten. Also mir ist es ein bisschen zu kompliziert, ähnlich wie auch Ominifokus, eine sehr leistungsfähige Aufgabenverwaltung, also für Aufgabenverwaltung bin ich mittlerweile ein Fan von Trello.
Alternative, die Sie sich angucken können ist Wunderlist. Das heißt, hier hat man eben eine relativ leichte Aufgabenverwaltung, die Sie auch wieder freigeben können für Andere. Und einer meinen Kunden beispielsweise, das finde ich ganz pfiffig, die machen für Ihre montagliche Jour-Fix-Runde, machen die keine Protokolle wie früher, sondern haben einfach eine Wunderlist, also eine freigegebene Aufgabenliste und da aktualisieren sie einfach diese Aufgabenliste. Und die gleiche Aufgabenliste wird einfach in jedem Meeting immer wieder aktualisiert und dann muss mach nicht immer wieder die gleichen Themen in den Protokoll reinschreiben, und wenn jemand zwischen den Meetings was erledigt, dann kann er das eintragen und jeder sieht den aktuellen Stand. Also das fand ich eine sehr pfiffige Idee auch von einem meiner Kunden, der das so umgesetzt hat.
Wenn Sie auf dem iPad einen besonders übersichtlichen Monatskalender suchen, dann, das ist die Grundiee des iTempus. Da bin ich nicht ganz neutral, weil ich habe ihn nicht erfunden, sondern ich habe mir eins programmieren lassen und das heißt, gemeinsam mit meinem lieben Freund, Professor Dr. Jörg Knoblauch, haben wir den Papier-iTempus umgesetzt auf das iPad. Also der Tempus-Zeitplanbuch heißt iTempus auf dem iPad und die wichtigste Idee ist, dass Sie einen besonders übersichtlichen Monatskalender haben, der wie so eine Zeile haben pro Tag. Wichtig ist, schauen Sie sich einfach mal verschiedene Kalender an, aller vernünftigen Kalender sind so aufgebaut, dass Sie immer auf die eingebaute Kalender-Synchronisation Ihres iPads zurückgreifen, also so, dass Sie letztendlich jederzeit auch die Kallenderapplikation wechseln können und über die normale Synchronisation, idealerweise über Exchange, alles synchron bleibt.
Noch eine ganz pfiffige App für iPad, auch verfügbar, aber vor allen Dingen ist es eine iPhone-Applikation, ist iDelegate oder die Delegiermaschine. Die Grundidee ist, Sie haben eine iPhone-App und mit dieser iPhone-App können Sie entweder eine Sprachnotiz machen, oder Sie können ein Foto machen und auf diesem Foto dort handschriftlich etwas markieren und dann dort etwas weitergeben an sich selbst oder an jemand im Team. Also entwickelt von einem Handwerker ursprünglicherweise mal, der auf dem Bau Dinge gesehen hat, die der Geselle vielleicht doch mal besser machen muss und hat das einfach fotografiert, draufgemalt und den Absender können Sie vorher schon hinterlegen, oder mehrere Absender, und dann einfach auswählen und raus. Also iDelegate, die Delegiermaschine, eine sehr, wie ich finde, pfiffige Applikation um schnell Dinge weiterzugeben. Ich mach das so, dass ich mit iDelegate gerne was an meinen Assistenten weitergebe und mit der Squarespace Note mein eigenes Trello-Board dort entsprechend hinterlegt habe, und Sie können natürlich auch bei iDelegate die Trello E-Mailadresse Ihres Assistenten, oder jemanden der Ihnen zuarbeitet genauso hinterlegen. Also da ist es wichtig, dass Sie idealerweise bei allem was Sie tun, sei es Aufgaben, sei es Termine, sei es Kontakte, jeweils immer bitte nur ein System nutzen. Also nicht Termine manuell und per iPad machen, sondern Termine entweder im Papierkalender oder elektronisch, Aufgaben eben auch bitte nur in einem System, also nicht ein paar Aufgaben im E-Mail-Programm verwalten, ein paar Aufgaben im Trello und ein paar Aufgaben im Outlook, sondern eben wichtig ist, pro Bereich gerne immer bitte mit einem System. Das kann aber dann auch wieder unterschiedlich sein, also ich kenne durchaus auch Kunden von mir, die haben ein Papiertermin-Kalender, machen aber eine digitale Aufgabenplanung im Outlook oder im Trello – wichtig ist, probieren Sie das was für Sie passt aus. Schauen Sie sich auch gerne mein Trello-Board und wenn Sie einen Linkd dazu haben wollen, einfach kurze E-Mail an mich schreiben t.jekel@jekelteam.de, dann kriegen Sie von mir so einen Einladungslink und können dann auf diesem Trello-Board schonmal gucken was drin steht an App-Empfehlungen, können dort auch gerne kommentieren, ergänzen und auch gerne Ihre Fragen dort reinschreiben, die ich dann zwischendurch immer wieder gerne auch beantworte.
Ja, wenn Sie auch weitere Ergänzungen zum Thema Termin- und Aufgabenplanung haben, freue ich mich auch, wenn Sie auf dem Trello-Board dort Dinge ergänzen, und da können Sie einfach mal, wenn Sie sagen, was ist denn Trello, schauen Sie sich das einfach mal live an und probieren Sie es einfach mal aus.
Ja, damit sind wir am Ende dieser Episode, wo wir uns mal mit dem Thema Termin- und Aufgabenplanung auseinandergesetzt haben und wir werden uns nächste Woche einmal anschauen, mit welchen Medien-Apps Sie arbeiten können, denn ich bin beispielsweise viel unterwegs und ich schätze es sehr, dass ich alle meine Zeitungen, meine Zeitschriften und auch gute Hörböcher und solche Dinge wunderbar immer auf dem iPad mit dabei haben kann, und genau das schauen wir uns dann in der nächsten Woche einmal an, was da so die besten Apps sind. In diesem Sinne, bleiben Sie dabei.
Ich freue mich, wenn Sie wieder mit dabei sind, melden Sie sich zum Gratis-Hörerservice bei iPad4productivity.com an und ich sage bis nächste Woche, erst Hirn einschalten, dann Technik und bis zur nächsten Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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