In dieser Episode geht es um die Frage, ob Sie besser eine Notiz- oder eine PDF-App nutzen sollten – oder beides. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats PDF-Datei.
Wir gucken uns diese Woche verschiedene PDF-Applikationen im Vergleich an und staren mal an mit den eingebauten Bearbeitungsmöglichkeiten. Denn ich werde immer zuerst gefragt, Mensch, wie schaut’s denn aus, was kannst du denn für eine App empfehlen und ich sage erstmal, Moment mal, gucken Sie sich doch bitte erstmal an, was mit Boardmitteln schon geht. Und da geht eine ganze Menge. Wenn Sie in einer E-Mail PDF-Datei als Anlage haben und Sie öffnen die in der Voransicht, wenn Sie eine mehrseitige haben tippen Sie einfach drauf, da haben Sie dieses PDF-Symbol, wenn Sie eine einseitige PDF gemailt bekommen, dann sehen Sie die immer schon in der Voransicht. Das ist manchmal etwas irritierend, dann müssen Sie tippen und halten auf dieses Bild und dann gibt es dieses Vorschaubild und dann sind Sie auch in der Vorschau. In der Vorschau haben Sie dann rechts oben so ein Stiftsymbol, also ganz rechts ist der Ausgangspfeil und daneben ist dieses Stiftsymbol. Und wenn Sie darauf tippen dann erscheinen Ihnen unten Bearbeitungsstifte, also können Sie erst… haben Sie einen Stift, dann haben Sie einen Marker, dann haben Sie ein Buntstift, Sie können die verschiedenen Farben wählen und rechts unten haben Sie nochmal ein Plussymbol und mit dem Plussymbol haben Sie nochmal zusätzliche Dinge wie ein Textfeld, wenn Sie dadrauf tippen nicht wundern, es kommt immer genau in der Mitte. Manchmal ist es schwer zu sehen am Anfang, weil das irgendwo überlagert wird, aber es ist immer genau in der Mitte und von da können Sie es eben verschieben. Sie haben die Möglichkeit nochmal Formen zu ergänzen. Sie haben die Möglichkeit Unterschriften zu ergänzen, also da haben Sie nochmal Pfeile, also eine ganze Menge an Möglichkeiten, die Sie haben. Jetzt haben Sie etwas fertig ausgemalt und markiert und dann haben Sie rechts oben die Möglichkeit über den Ausgangspfeil das beispielsweise über die Dateienapp abzuspeichern, oder wenn Sie links auf fertig tippen, dann haben Sie die Möglichkeit entweder das zu beantworten an denjenigen, von dem Sie die Mail bekommen haben, eine neue zu erstellen, oder die Änderung zu verwerfen. Das ist wirklich sehr sehr praktisch, weil typischerweise habe ich es häufig, dass ich etwas bekomme, ich etwas kommentiere und bearbeite und wieder zurückschicke. Und gerade im Bereich Chefsekretariat ist das sehr sehr praktisch, wenn das Sekretariat etwas zum Entwurf rüberschickt, und die Cheffin oder der Chef dort Dinge kommentiert, überarbeitet und wieder zurückschickt, da brauchen Sie gar nichts anderes als die E-Mail-Applikation, die das doch schon wunderbar mit dabei hat. Und über den Ausgangspfeil können Sie es, wenn Sie mögen, abspeichern. Diese Bearbeitungsfunktion finden Sie übrigens auch in der Dateien-App. Seit iOS 11 gibt es Dateien-App und wenn Sie dort eine App mit integriert haben, die ein Datei-Management hat, dann sehen Sie das als Speicherort in der Dateien-App. Wenn Sie es nicht sofort sehen, dann müssen Sie links oben auf Bearbeiten tippen und dann den Haken ansetzen für diesen Speicherort, und wenn Sie dann darauf tippen, dann muss man manchmal sich nochmal autorisieren bei der entsprechenden App, so wie bei Agree-21-Docshare beispielsweise für die Volks- und Raiffeisenbanken. Wenn Sie Agree-21-Docsharing haben und das autorisiert haben, dann sehen Sie PDF-Dateien, und wenn Sie auf eine PDF-Datei tippen, dann sehen Sie die und dann haben Sie auch in der Dateien-App diesen Stift. Und dann können Sie sofort darin arbeiten und in dem Moment, wo Sie Datei schließen, werden diese Änderungen automatisch in diese Datei gespeichert und wieder hochgeladen. Das ist Vor- wie Nachteil. Der Vorteil ist, Sie müssen nichts abspeichern, Sie haben wenige Bedienungsschritte. Der Nachteil ist, es wir auch ohne Rückfrage sofort überschrieben. Das muss man entsprechend wissen, das man sagt, Mensch, eben will ich das haben oder will ich das nicht haben. Wenn Sie das Ganze dann eben machen über den Filebrowser, der Filebrowser das ist ein Datei-Manager, den man auch zentral über einen Mobile-Device-Managementsystem steuern kann. Wen der sich in die Datei-App einklinkt, dann ist es eben auch so, dass Sie dort eine Datei direkt auch sehen und wenn Sie die in der Datei-App einmal überarbeiten, überschreibt er sie sofort. Wenn Sie das in der Filebrowser-App bearbeiten, dann fragt er immer, wollen Sie speichern, und wenn Sie sagen Sie speichern das Ganze, dann erzeugt er immer automatisch eine neue Version. Und mal braucht man das eine – mal braucht man das andere. Also mal wollen Sie einfach nur in einer Version weiterarbeiten, mal wollen Sie eine neue Version erzeugen. Und je nachdem, was Sie brauchen, gehen Sie eben dann, bevor Sie es umständlich in einer neuen Version erstmal duplizieren, machen Sie das eben über den Filebrowser.
Ja, wenn ich mir dann angucke den PDF-Expert, mein absolutes Lieblingsprogramm. Ich finde, der ist immer noch unerreicht, weil er eben sehr leistungsfähig ist und dabei immer noch leicht zu bedienen. Was kann man damit vor allen Dingen besonders gut machen? Sie können damit sehr sehr gut kommentieren, Sie können damit beispielsweise im Vergleich zu dieser eingebauten Kiste, bei der eingebauten Kiste wenn Sie einen Strich machen, da müssen Sie gucken, dass Sie in der Zeile irgendwie bleiben, das heißt Sie malen das dadrüber, und wenn Sie es im PDF-Expert machen und Sie haben eine digital erzeugte PDF-Datei, und Sie tippen auf ein Wort, wenn Sie das Thema durchstreichen oder unterstreichen oder hervorheben gewählt haben, dann wird genau dieses Wort passend eben durchgestrichen, unterstrichen oder hervorgehoben, also das ist wirklich etwas was sehr sehr klasse ist. Auch das Thema des Präsentierens mit dem Satechi Bluetooth Presenter und wenn Sie übrigens den Link haben wollen, wo man diesen Satechi Bluetooth Presenter her bekommt, dann schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, oder schauen Sie auf meine www.jekelteam.de Seite, da gibt es ein Bereich Service-Zubehörempfehlungen und da finden Sie als allererstes den Satechi Bluetooth Presenter. Ja, der PDF-Expert kann auch Netzlaufwerke anbinden. Er kann auch alle Dateiformate anzeigen, alle ist vielleicht etwas übertrieben, aber Sie haben durchaus die Möglichkeit Excel-Tabellen, Word-Tabellen, PowerPoint, Videos, sogar Flash-Videos kann er anzeigen, also der kann eine ganze Menge und das Schöne ist, Sie können dort auch Dokumente sich sogar offline mit synchronisieren, das heißt wenn Sie mal keine Internet-Verbindung haben, haben Sie auch den aktuellen Stand immer auf Ihrem iPad mit dabei.
Sie können auch Ausschnitte von Dokumenten weiterleiten, wenn Sie also beispielsweise am Ende einer Präsentation sagen, ich möchte jetzt nur zwei-drei Blätter aus einer Präsentation weiterleiten, dann ist das mit diesem Program sehr sehr einfach möglich.
Eine Frage, die mir auch häufig gestellt wird, wie kann ich denn entzippen oder zippen von Dateien – auch das kann der PDF-Expert. Mittlerweile kann die E-Mail-Applikation viele Zip-Dateine entpacken, aber wenns denn mal nicht funktionieren sollte, einfach öffnen den PDF-Expert, dann tippen Sie auf die gezippte Datei und dann entpackt er die, wenn es im Ordner ist, erstellt er diesen Ordner und dann finden Sie die entsprechenden Dateien in dem jeweiligen Ordner. Sie können auch mehrere Dateien und Tabs nebeneinander öffnen. Das ist besonders gut in Kundengesprächen, wo Sie im Vorfeld sich die PDF-Dateien vorbereiten, die Sie zeigen wollen und dann können Sie die entsprechend nutzen.
Sie haben auch eine gute Suchfunktion, wo Sie auch immer hin- und herschalten können, ob Sie in Dokumenten suchen wollen, oder ob Sie Dokumententexte suchen wollen. Das geht sehr sehr schnell.
Ja, was geht auch gut, Sie können, wenn Sie Anmerkungen machen, dann können Sie die Summe der Anmerkungen eben sich auch anzeigen, können die auch weiterleiten wieder, Sie können sogar Inhaltsverzeichnisse erstellen. Was ich sehr empfehle, Sie finden im PDF-Expert das Benutzerhandbuch und hier ist sehr sehr schön ein Inhaltsverzeichnis integriert und da können Sie einfach mal angucken wie das funktioniert, ein Inhaltsverzeichnis können Sie auch in mehreren Stufen machen, also das ist wirklich eine sehr sehr schöne Funktion. Und dabei ist es eben immer noch einfach zu bedienen. Für mich gibt es leider zwei kleine Dinge, die ich so ein bisschen schade finde, es gibt leider immer noch kein Zugriff wo Sie direkt sagen können, öffne mehr und dann geht die Dateien-App auf, also so wie das in den Microsoft-Office-Applikation der Fall ist, so wie das im Apple-Office der Fall ist, und auch wenn Sie dann in der Dateien-App sind, und dann sehen Sie zwar den PDF-Expert, aber Sie sehen nicht die verbundenen Netzlaufwerke und die synchronisierten Netzlaufwerke. Das zeigt er leider nicht an, sondern immer nur die lokal gespeicherten Dokumente. Jetzt werden viele von Ihnen sagen, ach ist doch auch kein Problem, ich arbeite doch eh nur mit lokalen Dokumenten, dann sage ich, bitte nicht, denn wenn das iPad gestohlen wird, wenn es defekt ist, wenn Sie ein neues Gerät haben, dann haben Sie keinerlei Datensicherung. Bitte arbeiten Sie immer auf synchronisierten Netzlaufwerken oder Cloud-Laufwerken, dann haben Sie immer automatisch eine Datensicherung. Dann brauchen Sie doch gar nicht eine Datensicherung, weil idealerweise sind Ihre Outlook- oder Lotusnotes-Daten eben automatisch synchronisiert, damit auf dem zentralen Server gesichert und Ihre Dateien sind idealerweise auch immer synchronisiert. Ich erlebe aber immer noch, dass die meisten Anwender Ihre Dateien, die sie bearbeiten, in den Apps speichern und dann haben Sie erstens keine Datensicherung und zweitens haben Sie immer zwei Versionen. Dann sind Sie im Büro, wollen wieder an irgendwas weiterarbeiten, dann sagen Sie ach, ist das jetzt die Version auf dem iPad oder ist das jetzt die Version, die ich eben auf dem PC habe. Und mit dem synchronisierten Netzlaufwerk haben Sie da gar keinen Stress.
Ja, wer kann dieses Problem gut lösen mit dem Thema Zugriff von Netzlaufwerken in der Dateien-App, inklusive der synchronisierten? Das kann der Filebrowser for Business. Da sehen Sie in der Dateien-App nämlich dann auch die Netzlaufwerke, Sie sehen in der Dateien-App auch die synchronisierten, und das hat einmal den Charme, dass Sie sie in der Dateien-App sehen, Punkt Nummer 2, wenn Sie etwas an eine E-Mail dranhängen wollen, dann sagen Sie immer, ich gehe in der E-Mail dann, wenn Sie im E-Mail-Text sind, auf dieses Büroklammersymbol, und wenn Sie dadrauf tippen, dann öffnet sich die Dateien-App. Und dann sehen Sie eben auch Ihre Netzlaufwerke und Ihre synchronisierten Netzlaufwerks-Ordner und –dateien über den Filebrowser for Business und können die entsprechend dranhängen. Oder Sie können auch was in Ihre Netzlaufwerke abspeichern, denken Sie daran, das geht beim Abspeichern immer nur in die Online verfügbaren Netzlaufwerke, nicht in die synchronisierten. Aber dranhängen und darauf zugreifen können Sie auch auf die synchronisierten. Also der Filebrowser for Business. Er hat auch noch eine etwas bessere Lesezeichenfunktion für Dateien und Ordner, also gerade vor Kurzem war ich beim Genossenschaftsverband, die haben eine sehr tiefe Ordnerstruktur mit allen möglichen Verzeichnissen und Ordner und hier konnte man einfach auf Verzeichnisse und auf Dateien Lesezeichen setzen und dann hat man die sehr sehr schnell entsprechend immer im Zugriff. Das ist noch eine Ecke besser als im PDF-Expert gelöst und der größte Vorteil, er ist mit Administrationseinstellungen lokal konfigurierbar, das heißt Sie können sagen, du darfst mit dem Filebrowser beispielsweise auf unsere Netzlaufwerke aber keine weiteren Cloud-Services oder Netzlaufwerke einrichten, und das kann man mit einem Admin-Laufwerk geschützt am iPad selbst vornehmen, in kleineren Organisationen, oder Sie können den auch über ein Mobile-Device-Managementsystem zentral konfigurieren und da arbeitet er mit den führenden MDM-Systemen, wie beispielsweise AirWatch oder MobileIron zusammen. Also das funktioniert wunderbar mit dem Filebrowser for Business, deswegen hier nochmal eine gute Ergänzung gerade für den noch fehlenden Zwischenschritt bei dem Thema Dateimanagement, den der PDF-Expert so noch nicht anbietet. Ich vermute mal, dass es in einer der nächsten Versionen kommen wird, dann ist noch abzuwarten ob der PDF-Expert irgendwann auch mal zentral konfigurierbar sein wird oder ob es da noch eine Business-Version dazu geben wird, im Moment ist es der Filebrowser for Business.
Ja, dann ein weiterer Klassiker der GoodReader. Ich sage mal immer GoodReader ist das PDF-Programm für die IT-Freaks, PDF-Expert ist das PDF-Programm für die Anwender, also es hat noch bessere Datei-Management-Möglichkeiten, also so können Sie beispielsweise, wenn sich Netzlaufwerke synchronisieren, die Synchronisationsrichtung angeben, Sie können sagen, wer gewinnt im Verhältnis bei Konflikten, beim PDF-Expert ist es immer nur so, dass halt der neueste, aktuellste gewinnt, da können Sie es nicht einstellen. Sie haben auch mehr Servertypen, Sie können beispielsweise auch auf Anlagen in E-Mailkonten direkt zugreifen, also da haben Sie noch ein paar mehr Sachen. Sie können beispielsweise auch URLs herunterladen, also von Weblinks direkt Sachen herunterladen, Sie können PDFs beschneiden und eine Funktion, die man sehr selten braucht, aber wenn, ist sie ziemlich cool, können Sie optional, wenn Sie jemand was schicken, sogar erlauben, dass er mit dem PDF-Expert Flattened Copies, also PDF-Dateien die Sie angemerkt haben, wo Sie gesagt haben, die Veränderungen sind geschützt. Da können Sie sogar sagen, dass man sie mit dem GoodReader sogar entflattened kann, also wieder dort bearbeiten kann, braucht man relativ selten, aber wenn, ist es eine ziemlich coole Funktion.
Ja, was Sie auch machen können, wenn Sie sagen, den GoodReader in dieser Komplexität brauche ich nicht, aber diese Funktion zum Beschneiden finde ich klasse, dann gibt’s eine App die heißt PDF-Cropper. Die macht nichts anderes als einfach nur zu beschneiden. Wann braucht man das? Ich habe das beispielsweise gebraucht, da habe ich die Applikation gesucht und gefunden als ich das erste Mal in GoodNotes 4 eine Blogvorlage importiert habe. Da hatte ich dann so einen DIN-A4-Block, der von der Druckerei gedruckt wurde eines Kundens und der hatte solche Beschnittmarken, und diese Beschnittmarken will ich natürlich nicht in einem digitalen Notizblock haben, also habe ich diese Datei beschnitten. Und das habe ich dann entsprechend mit dem PDF-Cropper gemacht, einfach öffnen, beschneiden und das Thema ist durch. Also super einfach zu bedienen, also wenn es nur ums Beschneiden geht, dann braucht man jetzt nicht den kompletten GoodReader.
Ja, ein Programm was ich sehr häufig nutze auf dem iPad, was ich total genial finde, ist PDFOptim. Und was macht PDFOptim? Das optimiert PDFs im Hinblick auf die Dateigröße. Also das ist ein Programm, mit dem Sie große PDF-Dateien verkleinern können. Und Sie können hier sogar sehr klein feinstellen auf wie viel DPI, wie gut die Qualität sein soll. Das heißt, wenns darum geht, das PDF-Dateien eben noch mailbar sein sollen, dann können Sie die Größe hier verändern und Sie sehen auch noch dann wie die Qualität des Ganzen ist, also das gab’s früher nur auf MAC oder PC, mittlerweile ist mit PDFOptim sowas auch auf dem iPad verfügbar. Ist auch öfter die Frage, die ich gestellt bekomme, zu sagen wie kann ich PDFs die zu groß sind, entsprechend kleiner kriegen.
Ja, wie immer können Sie natürlich alle Links nochmal nachlesen zusätzlich mit dem Transkript dieser Episode. Manchmal dauert das zwei-drei Wochen nach der Episode, da bitte ich um Nachsicht, denn wie Sie hören, nehme ich diese Episoden selbst auf und ich bin zur Zeit wirklich fast vier-fünf Tage die Woche bei Kunden immer in Beratungs- und Trainingsprojekten und dann wird die Zeit etwas eng und da braucht mein Assistent auch nochmal ein paar Tage bis er die Links raussucht, bis er das Transkript macht, also von der Seite her haben Sie bitte etwas Nachsicht, wenn manchmal die schriftliche Version etwas später kommt als die mündliche. Aber einfach auf www.iPad4Productivity.com zum Gratis-Hörerservices dieses Podcasts anmelden, dann kriegen Sie immer die Links und auch, ich werde ab und zu mal angesprochen, ob ich Sie aus meinem Verteiler rausgenommen habe zum Thema E-Mails – nein, auch mein E-Mail-Newsletter schreibe ich selbst und wenn ich eben sehr viel bei Kunden eingebunden bin, dann ist das auch schon mal so, dass ich in der Woche keinen rausschicke, außerdem möchte ich auch nur dann Newsletter rausschicken, wenn ich sage, es gibt genügend relevante neue Informationen für Sie, denn ich will Sie ja nicht nerven, sondern ich will Ihnen wichtige, für Sie relevante Informationen geben.
Wenn Sie weitere Fragen oder Unterstützungsbedarf haben, gerne auch jederzeit eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn wir uns dann mal anschauen, wie Sie PDFs auf dem iPad nicht nur bearbeiten, nicht nur kommentieren, nicht nur kleiner machen, sondern sogar erstellen können. Ich freue mich auf Sie.
Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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