Die wichtigste Frage vor jedem iPad-Einführungsprojekt ist festzulegen, wie die Roadmap aussehen wird. Viele sagen, iPad ist doch selbsterklärend, da braucht man doch keine Zielsetzungen oder Pläne. Das Gegenteil ist der Fall! Gute iPad-Einführungsprojekte können auch ein Jahr für die Vorbereitung, Apps-Programmierung und organisatorische Umsetzung beanspruchen. Auch werden die Anforderungen an die internen Systeme und Abläufe oft bei solchen Projekten vernachlässigt.
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(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats, wo wir uns einmal mit der Roadmap beschäftigen, mit der Sie iPads im Unternehmen professionell einführen.
Und in der letzten Episoden haben wir uns ja einmal so ein bisschen humoristisch über eine Zusammenfassung der Stories, die ich draußen immer wieder erlebe, dem Thema genähert und wir schauen uns in dieser Episode einmal an, was so die typischen Dinge sind, die ich immer wieder draußen beobachte, wenns um das Thema iPad-Einführung in einer professionellen oder manchmal leider auch weniger professioneller Form geht.
Das was ich immer wieder beobachte ist zum einen, dass vom Gerät gedacht wird und nicht von der Anforderung. Ich erlebe es immer wieder, dass es heißt, jaa, wir führen jetzt iPads ein. Das wäre ungefähr so, als würden Sie sagen, ja, wir kaufen das neueste Microsoft Notebook – wissen Sie aber noch nicht, wozu man es einsetzt. Ja, manchmal erlebe ich das auch, wenn es um das Microsoft Surface geht, zu sagen, wir holen uns Surface. Ohne dass wirklich darüber nachgedacht wird, wozu dieses Gerät denn sinnvoll ist. Denn es ist ein tolles Gerät und das ist für viele Einsatzbereiche auch vielleicht sogar das bessere Gerät als ein iPad, gerade wenn Sie sehr viel mit Windows-Anwendungen arbeiten wollen draußen und wenn Sie ein sehr kompaktes Notebook haben wollen. Wenn Sie einen Tablet haben wollen mit entsprechend fingeroptimierten Apps, die leicht zu bedienen sind, dann ist es vielleicht eher ein iPad. Wichtig ist aber immer darüber nachzudenken wozu und dann zu entscheiden mit welchem System erfüllen Sie die Ziele und die daraus resultierenden Anforderungen. Das nächste, was ich oft wahrnehme ist, dass es oft einfach so nebenbei gemacht wird. Da kriegt der Azubi oder neuer Praktikant das Thema mal entweder auf den Tisch, oder es wird mal so nebenbei von der IT gemacht. Und das Problem ist, es ist halt doch ein bisschen was anderes als so eine PC-Einführung. Es gibt doch Besonderheiten und die gute Nachricht ist, dass viele Dinge mittlerweile gehen, die früher nicht gingen, allerdings muss man sich da auch ein bisschen reinfuchsen. Und ich kenne das auch. Also bei meiner allerersten iPad-Einführung da waren noch viel Trial-and-Error dabei und mittlerweile durch die Erfahrung einfach von vielen iPad-Einführungsprojekten schaut das Ganze mittlerweile anders aus, und hier ist es wichtig sowas nicht nebenbei zu machen, sondern wirklich jemand im Hause zu haben, der gegebenenfalls nochmal bei Bedarf extern unterstützt wird, der wirklich ein sauberes Projektmanagement macht. Stichwort Management. Ich erlebe häufig, dass das Management-Commitment aufhört an der Stelle, wo das Management sagt, ich will iPads – und dann rennt das schon so von alleine. Das rennt eben nicht von alleine. Das heißt, hier ist es wichtig einfach Management Attachment. Was ich dann auch wieder wahrnehme ist eine geringe Autorität der Projektverantwortlichen und das es eine geringe Priorität hat. Das heißt, da gibts dann einen, ah, dass ist der, der sich mit den Spielzeugen da beschäftigt, und wenn der dann sich mit anderen Abteilungen unterhalten möchte über Abläufe, die geändert werden sollen, über neue Strukturen und hier wirklich Entscheidungen vorantreiben möchte, dann fehlt hier oft die Durchschlagskraft. Also wichtig ist, derjenige, der für die iPad-Einführung erantwortlich ist, sollte auch mit entsprechenden Machtbefugnissen ausgestattet werden. Die Zeit wird völlig unterschätzt, also wenn ich gucke, ein typisches großes iPad-Einführungsprojekt, da sollten Sie mal mit einem Projektzeitraum durchaus von einem Jahr rechnen, gerade wenn es darum geht, dass Sie ein paar Hundert Leute schulen wollen, dass Sie mit dem Betriebsrat sich noch abstimmen wollen, dass Sie vielleicht noch spezielle Apps programmieren wollen, also da sind Sie schon ganz ordentlich noch mit dabei. Also deswegen hier wird erfahrungsgemäß die Zeit völlig unterschätzt.
Das nächste – PCs würden Sie doch auch nicht einzeln installieren, weshalb wollen Sie es denn mit iPads machen? Das heißt, dieses ganze Thema Mobile-Devicemanagement, nämlich ein System zur zentralen Verwaltung, Administration, Steuerung, App-Verteilung bei den iPads wird völlig falsch verstanden oder gar nicht und, ah, da braucht man noch irgendwas dazu, ja da brauchen Sie was dazu, weil sonst ist der manuelle Aufwand einfach viel zu hoch und auch die Sicherheitsrisiken sind dort deutlich schwieriger zu handhaben als mit einem zentralen Mobile-Devicemanagement-System, und denken Sie einfach so, wie wenn Sie PCs verteilen würden, die würden Sie auch nicht einzeln installieren.
Als Nächstes nehme ich immer wieder wahr, dass der Betriebsrat viel zu spät mit einbezogen wird. Ah, dass müssen wir dann am Schluss nochmal mit dem Betriebsrat abstimmen und, wenn ich Betriebsrat wäre, dann wäre ich auch ein bisschen stinkig, wenn ich irgendwie vor vollendete Tatsachen gestellt werden würde und deswegen ist es ganz wichtig, dass hier frühzeitig mit dem Betriebsrat geredet wird. Und ich erlebe es häufig, dass der Betriebsrat sogar sehr sehr konstruktiv ist, und wenn man ihn eben rechtzeitig und vernünftig mit einbindet. Die Anwender werden auch zu spät eingebunden, da sage ich okay, ist der vielleicht nicht ganz so wichtig, wenn diejenigen, die später mit dem System arbeiten einbezogen werden? Hey, es ist wahnsinnig wichtig. Also beziehen Sie die möglichst früh ein, es hat für Sie zwei Vorteile – der erste Vorteil ist, dass Sie hier wirklich wertvollen Input bekommen, der zweite Vorteil ist, dass Sie entsprechend höheres Commitment der zukünftigen Anwender haben.
Das nächste, was ich immer wieder wahrnehme, es wird nicht getestet. Das heißt da, ah, Testssystem, braucht man nicht, es sind doch nur iPads. Thja, da werden dann mal eben Testsysteme ins Produktivsystem eingespielt, oder produktive Aufträge ins Testsystem oder sofort rein und man kann es nicht auseinander halten. Alles schon erlebt, also keine Theorie, sondern hier ganz ganz klar testen, testen, testen, idealerweise in parallelen Testsystemen.
Was ich dann auch immer sehr stark erlebe ist ein kam strukturiertes Projektmanagement bis hin zur völligen Planlosigkeit. Das heißt hier wirklich zu sagen, ah, wir machen das mal irgendwie – nein, machen Sie nicht irgendwie, setzen Sie vernünftiges Projekt auf, bis hin zu Scrum-Methoden, wenn es um größere, komplexe Projekte geht, aber stinknormal ist ein klassisches Projektmanagement mindestens erforderlich. Und was ich auch mal sehr schön finde ist, dass es so einen Druckschluss ebenso kommend von selbsterklärender Bedienung, ah, dann gibt es auch eine selbst laufende Einführung. Ja, ich sage mal, bereits das Thema selbsterklärende Bedienung haben wir ja bereits in vorherigen Kapiteln als Illusion entlarvt. Also weder die Bedienung ist völlig selbsterklärend, noch die Einführung. Natürlich kann man das auch ohne Schulung und ohne Einführung machen, aber es ist deutlich günstiger letztendlich, wenn man alle Kosten rechnet, wenn man das Ganze vernünftig macht.
Und, was auch ganz klar ist, die IT unterschätzt oder blockt manchmal sogar das Projekt. Und ich kann das natürlich nachvollziehbar, so nach dem Motto, wußten wir doch, das lässt sich nicht in die IT integrieren und dann gibt es diese typischen Apple-Fanboys und Apple-Gegner, die dann aus Prinzip schon sagen, nein, das funktioniert nicht. Und dann werden einfach hier die Personen überstimmt, die ziehen nicht mit, und werden aber auch irgendwo nicht aktiv geführt und hier ist es ganz ganz wichtig, dass die IT mit ins Boot genommen wird, dass hier klar kommuniziert wird, was die Ziele sind und dass, wenn Apple-Systeme noch nicht bekannt sind, genügend externer Support einfach mit eingekauft wird, damit hier das fehlende Know-how ergänzt werden kann. Denn, völlig klar, man kann, wenn man klassisches Rechenzentrumgeschäft macht nicht so fit im Thema Apple sein, wie wenn man sich die ganze Zeit damit beschäftigt und früher gingen viele Dinge nicht und was ich oft erlebe, dass viele IT-ler sagen, ja, ging nicht, haben das irgendwann mal gelernt und dann in eine Schublade reingepackt. Und hier ist es wichtig diese Schublade wieder aufzumachen und zu sagen, ja, es geht auch nicht alles, es ist auch noch nicht so wirklich perfekt, aber es geht mittlerweile eine ganze Menge. Und mit dem aktuellen Mobile-Devicemanagement-System geht wirklich sehr sehr viel mittlerweile. Und was geht und wie das geht, das schauen wir uns in der nächsten Woche an, wo wir uns dann einfach mal anschauen, wie eine idealtypische Roadmap für eine iPad-Einführung ist, wie macht man sowas am besten und daran können Sie sich ganz gut orientieren und wenn Sie da weitere Informationen oder Unterstützung brauchen, können Sie mich selbstverständlich gerne kontakten. Natürlich können Sie auch jederzeit schonmal vorab die Links sich angucken, auch das Transkript zu dieser und zu weiteren Episoden lesen, wenn Sie einfach auf www.iPad4productivity.com gehen und sich gratis zum Hörerservice dieses Podcasts anmelden. Ich freue mich darauf, wenn Sie das jetzt machen und wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity. Viel Erfolg. Ihr Thorsten Jekel.
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