In dieser Episode geht es um die Frage, ob Sie besser eine Notiz- oder eine PDF-App nutzen sollten – oder beides. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und einem neuen monatlichen Schwerpunkt. Wir schauen uns in diesem Monat einmal das Thema PDF und das Ganze auch noch in der Abgrenzung zu Notizen-Applikationen an. Denn, wenn ich jetzt mal schaue, natürlich E-Mail ist für mich Applikation Nummer 1 auf dem iPad und alleine mit der E-Mail- und der Spark-App würde ich schon mit meinem iPad glücklich werden, und wenn ich dann nur noch eine App darauf haben dürfte, dann wäre es sicherlich der PDF-Expert.
Und was ich häufig erlebe ist, dass meine Kunden anfangen in PDF-Appliktationen Notizen zu machen, oder was ich noch viel häufiger erlebe, dass sie in Notizen-Apps dann PDFs bearbeiten. Und dazu möchte ich gerne einmal Ihnen ein paar Tipps geben, das ist auch der Inhalt dieser Woche, dass wir uns einmal beschäftigen mit der Abgrenzung zwischen PDF- und Notizen-Apps. Wir werden uns dann in den nächsten Episoden einmal mit verschiedenen PDF-Apps im Vergleich beschäftigen, dann mit dem Thema wie Sie PDFs erstelle können und last but not least auch werden wir uns anschauen das Thema Whiteboard-Apps.
Also, dann legen wir mal los mit dem Thema PDF- oder Notizen-App. Vielleicht mal ein paar gründsätzliche Überlegungen vorne weg. Es gibt natürlich Überschneidungen. Und diese Überschneidungen können Sie sich ein bisschen vorstellen, wie wenn Sie sich eine Excel-Tabelle erstellen oder eine Word-Tabelle erstellen. Und auch da gibt es ab und zu mal die Frage, mache ich die jetzt in Word oder mache ich sie jetzt in Excel. Und viele Tabellen können Sie sowohl in Excel als auch in Word machen. Man sagt natürlich immer, wenn es sie im Rechner gibt, macht man es eher in Excel, wenn’s mehr zum Formatieren gibt, macht man’s eher in Word, aber es gibt da durchaus so Grenzwerte, wo man sagt, na rechnen will ich die schon aber es soll gut ausschauen und genauso, Sie erleben es vielleicht auch, wenn (…) gibt’s viele, die in Excel ihre Rechnungen schreiben, also man kann durchaus auch mit Excel ein Brief schreiben, mit Excel Rechnungen schreiben, man kann mit Word Tabellen machen, und ähnlich ist das so auch mit den Notiz- und PDF-Apps. Und wenn Sie kleinere PDF-Dateien haben oder kleinere Notizen haben, dann ist es letztendlich auch nicht so kriegsentscheidend, ob Sie jetzt mit einer PDF oder mit einer Notizen-App arbeiten. Kritisch wird das höchstens dann, wenn Sie etwas größere Dateien haben, vor allen Dingen wenn Sie etwas größere PDF-Dateien haben, dann kann es im schlimmsten Fall passieren, dass Sie die in einer Notizen-App bearbeiten wie GoodNotes oder Notability oder Noteshelf oder Sonstiges, und wenn Sie die dann exportieren wollen, wieder abspeichern wollen, dass Sie sie dann nicht exportieren können. Woran liegt das? Es gibt auf der einen Seite eine eingebaute PDF-Engine im iPad, die immer leistungsfähiger wird, aber ihre Begrenzungen hat und dann gibt es Spezial-PDF-Apps, vor allen Dingen den PDF-Expert und den GoodReader, und diese Applikationen haben eigene, deutlich leistungsfähigere PDF-Engines mit integriert. Das heißt, vor allen Dingen wenn Sie größere, komplexere PDF-Dateien erstellen, dann sollten Sie immer auf die Spezialprogramme gehen. Vielleicht nochmal eine kleine Bemerkung zu iBooks. Ich erlebe oft viele, die dann iBooks nutzen für PDF-Dateien. Das ist sehr gut geeignet um sich wirklich iBooks mitzunehmen, auch in Form von PDF-Dateien, hat vor allen Dingen den Charme, dass Sie mittlerweile die Möglichkeit haben, diese über iCloud auch auf all Ihren Geräten synchron zu halten, ist aber nicht dafür geeignet, um Dinge dann hinterher wirklich umfänglich zu kommentieren, weiter zu geben, zu präsentieren, sondern es ist wirklich ein iBook-Programm, das heißt, wenn Sie Konzepte, wenn Sie iBooks haben, die Sie mitnehmen und lesen wollen, dafür ist iBooks wunderbar geeignet, für das Thema wirklich präsentieren, kommentieren, weiterbearbeiten von PDFs, dafür gibt es deutlich besser geeignete Programme.
Ja, wenn Sie umfangreichere Notizen machen, dann ist meine Erfahrung, dass dann erfahrungsgemäß die Notizen-App meistens die bessere ist, also Sie haben dann solche Funktionalitäten wie beispielsweise eine sehr gute Volltexterkennung bei GoodNotes, das heißt Sie können in Ihren handschriftlichen Notizen komplett eine Suchfunktion durchführen, auch wenn Sie es nicht in getippten Text umgewandelt haben. Und was sie bei vielen Notiz-Apps sehr gut gelöst haben, ist das Thema der automatischen Synchronisation. Also einmal über die Cloud-Services wie iCloud oder wie Dropbox beispielsweise, dann aber auch interessant über WebDAV, das ist heute schon realisierbar bei Notability. Damit können Sie mit eigenen Firmen-Servern oder beispielsweise, wenn Sie eine Volks- und Raiffeisenbank sind, über „Agree 21“-Docshare der Fiducia GAD können Sie Ihre Notizen so synchronisieren, dass Sie Notizen auf Ihrem iPad anfertigen und dass diese dann automatisch als PDF-Dateien auf Ihrem Bank-PC synchronisiert werden. Hinweis überigens, mit GoodNotes 5 das zur Zeit dieses Podcasts das gerade in der Beta-Testversion ist, ist es so, dass die dann auch ein WebDAV-Synch mit dabei haben werden. Das war bisher neben dem Thema der feinen Untergliederung für mich der größte Nachteil gegenüber Notability und wenn dann dieser WebDAV-Sync in GoodNotes 5 kommt, dann muss ich ganz ehrlich sagen, ist das wieder mein großer Favorit.
Ja, zum Thema automatische Synchronisation natürlich auch die absoluten Favoriten OneNote und Evernote. OneNote, das System von Microsoft das über Microsoft-Cloud, aber auch On-Premise, also in eigenen Rechenzentren sich automatisch abgleichen kann und Evernote mit Servern in USA, aber für nichtvertrauliche Daten wunderbar geeignet. Ich nutze Evernote beispielsweise für alles, was ich für Vorträge sammle an Informationen, alles was aus Newslettern interessant ist, also alles was nicht kundenbezogen, nicht personenbezogen ist, diese Dinge sammle ich alle im Evernote. Hier ist auch durchaus eine Idee, mehrere Notizsysteme zu haben. Ich weiß immer, wenn ich im grünen Evernote unterwegs bin, da mache ich nix kundenbezogenes, wenn ich auf der anderen Seite vielleicht in OneNote bin oder in GoodNotes, wo ich dann Dinge übergeben kann oder mit Notability über WebDAV synchronisiert habe, dann weiß ich, dann kann ich dort auch kundenbezogene Dinge beispielsweise synchronisieren und notieren. Ja, PDF-Apps haben auch oft einen integrierten Datei-Manager, das ist wieder der Vorteil, wenn man sich anguckt das Thema der Synchronisation, ist meistens bei Notiz-Apps besser gelöst, dafür ist Datei-Manager meistens noch mal etwas, gerade wenn wir uns den PDF-Expert und den GoodReader angucken, die aus meiner Sicht leistungsfähigsten PDF-Applikationen. Notizen haben dafür meistens noch mal die bessere Möglichkeit mit Vorlagen zu arbeiten. Also wenn Sie im GoodNotes beispielsweise sind und Sie wollen eine neue Seite in Ihre Vorlage erzeugen, dann ziehen Sie das Notizbuch einfach nach links und dann wird sofort eine neue Seite erzeugt mit der gerade aktiven Vorlage, also das ist schon deutlich besser. Und es gibt zum Teil auch importierbare Vorlagen, also zum einen gibt es dort importierbare Vorlagen für GoodNotes beispielsweise, das heißt im Internet gibt es dort verfügbare, ein bisschen zu solchen Kalenderapplikationen, die dann sogar noch verknüpft sind über interaktive PDFs, also ganz schön, und wenn Sie sich Noteshelf 2 anschauen, da gibt es sogar viele integrierte Vorlagen, die man in Noteshelf nutzen kann, oder was auch eine Idee ist, Sie nehmen eine solche Vorlage und exportieren diese als PDF, importieren sie wieder in GoodNotes und dann können Sie die in GoodNotes wunderbar nutzen. Also das heißt, hier macht das manchmal durchaus auch Sinn mehrere Applikationen haben und dort die Stärken nutzen. Noteshelf 2, wir haben es uns im letzten Monat auch angeschaut, ist die Applikation die aus meiner Sicht das beste Schriftbild hat, also da ist GoodNotes wirklich nicht so wahnsinnig gut, auch solche tollen Vorlagen hat, und wenn Sie sich mit dem Thema Notizen-Applikationen im Vergleich nochmal etwas intensiver beschäftigen wollen, hören Sie gerne einfach nochmal in die Episoden des letzten Monats rein.
Ja, dann vielleicht mal ein paar Ideen für PDF-Expert. Was Sie dort sehr schön machen können, leichter als in vielen Notiz-Applikationen, dass Sie Teile von Dokumenten teilen können. Das heißt, Sie können sagen die Seite 3, 4, 8 und 12 aus einer Präsentation, die können Sie teilen, indem Sie in der Kachel auf die Übersicht gehen, dann auf bearbeiten und dann wählen Sie die Seiten aus, die Sie weiterleiten wollen und leiten die so weiter. Sie können auch mit dem PDF-Expert, und das geht schon deutlich als in einer Notiz-App, präsentatieren. Das heißt, in dem Moment wo Sie einen Beamer oder wo Sie einen Bildschirm dranhängen haben, dann gibt es zusätzliche Schaltflächen für den Präsentationsmodus. Und eine ganz ganz tolle Funktion beispielsweise ist die Fokus-Funktion, da umkreisen Sie einen bestimmten Bereich mit dem Finger und der wird dann mit einem Rechteck so beleuchtet, wie mit einer virtuellen Taschenlampe. Also das ist eine ganz tolle Variante, und der Satechi Bluetooth Presenter funktioniert auch mit dem PDF-Expert, das heißt Sie können, wenn Sie Präsentationen haben, ohne Videos ohne Animationen können Sie da wunderbar mit dem PDF-Expert arbeiten. Und das Ganze natürlich über den integrierten Datei-Manager, komplett mit synchronisiert, also das ist wirklich ganz klasse. Was Sie in PDF-Expert auch gut machen können ist eine weitere Notizseite einfügen. Einfach eine weiße Seite und dort dann handschriftlich oder per Text weitere Notizen hinzufügen, über tippen und halten Grafik, kommt dann nicht so ganz logisch, dahin passender Befehl, dass Sie dann Fotos oder eben über die Kamera Fotos erstellen oder beziehungsweise eben einfügen können. Also das ist wirklich etwas was klasse ist. Was der PDF-Expert, wenn Sie noch etwas Geld bezahlen, zusätzlich kann ist PDFs bearbeiten. Das heißt nicht nur kommentieren, sondern gerade wenn Sie eine Präsentation haben, wo Sie noch einen Tippfehler drin haben, und Sie haben sie als PDF, dann kann man sie eigentlich nicht ändern. Mit PDF-Expert können Sie sie. Das ist auch beispielsweise sehr praktisch, wenn Ihnen bestimmte Prospekte beispielsweise nur in PDF vorliegen und nicht im Original, dann können Sie auch Änderungen vornehmen in PDF, oder wenn Sie in der Zusammenarbeit mit einer Werbeagentur über Entwürfe sich unterhalten, dann müssen Sie sie sich nicht aufschreiben, sondern können sie direkt ändern. Dann sieht man auch, ob die Laufweite gleich passt und solche Sachen. Also das ist wirklich schon sehr sehr klasse.
Der PDF-Expert kann auch PDFs erstellen. Also nicht nur eine weitere Seite, sondern komplett erstellen. Und eine Funktion, die sehr sehr neu ist, die erst seit Kurzem dabei ist, Sie können endlich auch zwei Seiten nebeneinander darstellen. Dazu braucht man früher eine andere App oder der GoodReader, der konnte es schon ein bisschen länger. Jetzt kann’s auch PDF-Expert, also Sie sehen es lohnt sich sich regelmäßig mal verschiedene Apps mal regelmäßig nicht nur einmal anzugucken, sondern immer wieder auch die Updates anzuschaen. Und Sie kriegen selbstverständlich von mir immer weider mal Updates. Und wenn Sie da mehr wissen wollen, gerne auch einfach mal www.iPadCoach.de vorbei schauen, da halte ich jede Woche ein Videotutorial, wo ich eine nee App oder einen neuen Tipp oder einen wichtigen Punkt eines Updates, wie das mit diesen zwei Seiten beispielsweise vorstelle. Und wenn Sie das interessiert, gerne auch eine E-Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de.
Ja, dann noch ein paar Ideen für das Thema GoodNotes. GoodNotes nutze ich beispielsweise auch als Whiteboard. Und zwar können Sie Notizbücher im Hochformat, aber auch im Querformat anlegen, und Sie können in GoodNotes sehr sehr schön Vorlagen zu nutzen. Und Vorlagen, ich habe beispielsweise eine wo ich oben mein Logo drauf habe, wo ich unten nochmal meine Webadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse drauf habe. Das heißt, wenn jemand Fotos eines Vortrages von mir macht, dann hat er gleich meine ganzen Kontaktdaten damit drauf, und wenn ich etwas gemalt, etwas gezeichnet habe, dann ist das Ganze auch so, dass ich das wieder weiterleiten kann.
Ja, vielleicht eben auch noch mal eine andere Idee, ich habe so bedrückte Kurzmitteilungskarte, die ich gerne handschriftlich nochmal ausfülle, das ist logischerweise auch eine PDF gewesen, die mir die Drückeren dort zur Verfügung gestellt hat. Und auch die kann man natürlich mit PDF-Expert ausfüllen und mailen. Das schaut schon mal ganz anders aus als man was einfach nur per E-Mail tippt oder auf einem weißen Whiteboard einfach schreibt, ohne irgendwas nochmal dazu.
Ja, Vorlagen. Bei GoodNotes können Sie auf der einen Seite über Cloud-Services dort importieren, es gibt (…) einen normalen Modus. Hier gibt es immer nur die Möglichkeit zu sagen, okay, über entsprechende Cloud-Services, wie iCloud, wie Dropbox und so weiter. Allerdings können Sie auch eine PDF-Datei als Vorlage „öffnen in“, also ist das beispielsweise selbst mailen, und Sie sagen Sie öffnen in GoodNotes und dann können Sie daraus ein neues Notizbuch machen. Also auch darüber kriegen Sie Vorlagen, in Ihr GoodNotes rein. Das ist für diejenigen von Ihnen Interessant, die keinen Zugriff auf Cloud-Services aus complience-Gründen haben.
Und das Schöne ist, wenn Sie dann weiterblättern eine Seite und nach links ziehen, dann wid auch automatisch, auch bei diesen importierten PDFs immer eine neue Seite erzeugt.
Ja, dann vielleicht nochmal abschließend ein paar Ideen für Notability. Notability ist ja im Moment also neben GoodNotes, finde ich, und da gibt es zwei interessante Dinge, die ganz interessant sind. Zum einen hat Notability Audionotizen, das heißt Sie können über die Mikrofon-Variante können Sie nochmal Audionotizen aufnehmen, die auch verknüpft werden mit den getippten Notizen. Und Sie können es nochmal feiner untergliedern. Also hier sehen Sie, wenn es wirklich mehr so um spezielle PDF-Funktionalitäten im Sinne des Präsentierens, im Sinne des Kommentierens geht, dann würde ich eher mit PDF-Dateien und PDF-Apps arbeiten, wenn es um Notizfunktion geht, dann eher mit den Notizenapplikationen. Wenn Sie große PDF-Dateien haben, dann immer daran denken, es kann in dem schlimmsten Fall passieren, dass Sie Dateien nicht mehr abspeichern, nicht mehr exportieren können, dann würde ich immer mit dem PDF-Spezialisten arbeiten. Also vor allen Dingen diese Podcastepisode nochmal als Erinnerung für diejenige, die sagen, aah, ich mache jetzt alle meine Dateien in GoodNotes. Yhm, meistens gehts gut, aber wenn Sie dann etwas größere Sachen haben, dann würde ich die eher mit dem PDF-Expert machen.
Das Schöne ist, Sie können auch beide nebenaneinder sich über Split-View-Sicht anschauen können, können da Dinge hin- und her und rüber kopieren, also von der Seite für mich ist das so, wie ich auch nicht nur einen Hammer und nicht nur einen Schraubenzieher, sondern Beides in meinem Werkzeugkasten habe, sage ich, Sie sollten beides haben, und beides parallel auch dazu zu nutzen, für das wo Sie jeweils gut sind.
Ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind. Wir schauen uns dann einmal die von mir genutzten PDF-Apps nochmal etwas intensiver an.
Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel
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