Wenn Sie im Servicebereich unterwegs sind und viele Serviceberichte ausfüllen müssen, dann ist die App SmapOne für Sie das idealste Tool dafür. Ganz ohne Programmierkenntnisse können Sie einfach per Drag’N’Drop Formularfelder hinzufügen und löschen. Diese App des Hamburger Unternehmens smapOne AG finde ich sehr sehr pfiffig und in diversen Bereichen einsetzbar. SmapOne funktioniert auf allen gängigen Plattformen und ist somit ein idealer Begleiter für alle, die im Feld arbeiten, sei es auf einer Baustelle oder bei einer Konferenz. Diese App ist auch als Ergänzung zu MySalesguide zu empfehlen, weil Sie damit Formulare mit Handumdrehen erstellen und mit MySalesguide dann weiter an Ihr Team verteilen können.


Weiterführende Links

Hier finden Sie die Videos und Links der im aktuellen iPad4productivity-Podcast besprochenen Konzepte, Apps und Tools:

SmapOne

Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von iPad4productivity und in dieser Episode schauen wir uns einmal eine Lösung an, mit der Sie sich selbst Apps programmieren können mit denen Sie Formulare ausfüllen können.

Sie haben recht gehört und zwar Sie können sich Apps selbst bauen. Programmieren ist nicht ganz richtig, denn Sie können das noch einfacher machen, Sie können sich Ihre Formulare einfach so per Drag ’N’ Drop zusammenschieben im Browser, wie Sie sie brauchen, haben dabei sogar eine Live-Voransicht auf Ihrem Smartphone oder Tablet, und wenn Sie sagen jou, das ist es, dann drücken Sie weiter zwei-drei Mausklicks und dann haben alle Ihre Außendienstler oder Servicekollegen draußen diese Formulare, können diese ausfüllen und wenn sie diese Formulare ausgefüllt haben und auf senden schicken, dann haben Sie alle diese Daten wieder zur Auswertung. Hört sich zu schön an, um wahr zu sein – ist aber wahr, wir unterhalten uns heute über SmapOne.

SmapOne habe ich kennengelernt bei einem meiner Kunden und ich fand das hoch interessant, weil dieser Kunde aus dem Foodbereich hat sehr sehr häufig immer wieder Abfragen an die Außendienstmitarbeiter gestellt. Das heißt, Mensch, da brauche ich eine Mitbewerbsbeobachtung, da brauche ich meine Lebensmittelmärkte, eine Information über Aktion und sonstige Dinge. Und doch jedesmal immer wieder mit etwas anderer Struktur und die Herausforderung war, dass dann immer wieder eine neue Exceltabelle gebaut werden musste, die wurde wieder per Mail verteilt und dann mussten diese Daten hier zusammengeführt werden. Und das Ganze haben die dann einfach mal getestet, wie man sowas mit SmapOne machen kann. Es ist eine Lösung aus Hanover und SmapOne ist wirklich sehr sehr intelligent gemacht, denn die Idee ist, dass Sie sich Ihre Formulare browserbasiert zusammenklicken, dass diese dann automatisch in einer App auf iOS, Android oder Windows Mobile sofort bereitgestellt werden können, dann ausgefüllt und wieder ausgewertet werden können. Also eine wirklich sehr sehr pfiffige Lösung, die verfügbar ist für iOS, also iPhones und iPads, für Android und für Windows Mobile. Und spätestens bei dieser Lösung habe ich doch mal etwas laut darüber nachgedacht, dass doch für Manche unter Umständen auch so ein iPhone 7 Plus ein sehr geeignetes Format sein kann. Denn wenn man sich solche Checklisten, solche Formulare anguckt, und SmapOne ist hier sehr stark im Servicebereich unterwegs auch, dann ist es manchmal durchaus sinnvoll auch mal über so ein Phablet nachzudenken. Also Phablet steht ja für die Mischung aus Phone und Tablet. Und bei SmapOne ist es auch so, dass Sie im Moment zumindest Formularfelder nicht nebeneinander anordnen können, sondern immer nur so in einer Folge untereinander. Das heißt, im Querformat machen diese Dinge nur bedingt Sinn. Da verschenkt man relativ viel Platz und umso interessanter ist es durchaus auch mal darüber nachzudenken, ob man da nicht auf dem Telefon im Hochformat beispielsweise ein Servicebericht drauf hat und das kann manchmal durchaus die intelligentere Lösung sein. Ja, was sind die Funktionen, die Sie bei SmapOne haben? Die wesentlichen Funktionen sind Apps designen und bauen, Geräte, User und Daten managen, Datenerfassung und Datenauswahl und letztendlich die Auswertung. Wenn Sie Apps designen und bauen das machen Sie im Browser auf dem Mac oder PC, letztendlich können Sie sogar auf dem iPad machen, aber erfahrungsgemäß werden Sie sowas im Büro auf einem großen Bildschirm wahrscheinlich machen. Und das Schöne ist, ich weiß nicht ob Sie vielleicht noch in Erinnerung aben wie das damals mit dem Access ging, oder wenn Sie sowas wie Visio haben, das heißt, Sie können einfach so per Drag’N‘Drop die Sachen so hinziehen, wie Sie die brauchen. Und dann ziehen Sie aus dem linken Container ein Element und dann können Sie in der rechten Leiste die einzelnen Details dafür einstellen, also solche Dinge wie Dropdowns, wie Abfragen, Sie können sogar bestimmte Arten von Artikeldaten oder Adressdaten dort auch sogar hochladen so, dass diese als Dropdown oder als Pool von Daten so zur Verfügung stehen und Sie haben auch einen Testmodus mit einer Live-Vorschau. Und das ist wirklich sehr sehr leistungsfähig, also hier können Sie wirklich sowohl die bekannten API’s, also Schnittstellen, wie also auch Karten mit einbauen, Sie können Verlinkungen mit einbauen, und das Ganze kommt schon sehr nah an einer App-Lösung. Für mich der Hauptunterschied zu einer selbst programmierten individuellen App ist, dass Sie etwas weniger Gestaltungsspielraum haben bei der optischen Gestaltung, also wenn ich gucke, wir haben beispielsweise für ein Lichtwerbeunternehmen schon auf dem iPad 2 vor, glaube ich sechs Jahren, haben wir eine Serviceberichtlösung programmiert, da gab es dieses SmapOne noch nicht, und wenn ich gucke, da haben wir doch die Bildschirme ziemlich optimal ausgenutzt, also in mehreren Spalten gearbeitet. Das ist etwas was zumindest bisher bei SmapOne noch nicht geht, also deswegen bin ich da sogar ausnahmsweise mal fast eher ein Freund des Hochformats und das heißt, Sie müssen bei dieser Lösung vielleicht das eine oder andere Mal etwas mehr scrollen als bei einer anderen Lösung, dafür sind Sie aber extrem flexibel, wenn Sie sagen, ein Feld brauche ich nicht mehr, ja dann nehmen Sie es einfach auf der zentralen Browseroberfläche raus und Schubs verschwindet’s bei allen Mitarbeitern draußen, die diese App auf Ihrem Smartphone oder Tablet haben. Sie brauchen ein Feld mehr hinzufügen und Zack ist es dabei. Ohne, dass Sie dann Programmierer wieder beauftragen müssen, ohne dass Sie was testen müssen, ohne dass Sie wieder eine neue Genehmigung von Apple einholen müssen, also das ist wirklich sehr sehr schnuckelig gelöst. Was auch sehr gut gelöst ist, ist das Berechtigungskonzept. Hier können Sie also verschiedene Gruppen definieren, hier können Sie auch – was ich sehr schön finde – differenzieren zwischen anonymen abfragen und zwischen personenbezogenen Abfragen, also das heißt, man kann das sogar für solche Dinge nehmen wie Feedback-Formate, auf Konferenzen beispielswiese, um sich Rückmeldungen zu holen, also Dinge, die Sie vielleicht so von Google-Forms oder von Survey Monkey kennen, das kann man hier wunderbar über diese App selbst sich gestalten, oder Sie machen es dann personenbezogen, das macht dann Sinn, wenn Sie Außendienstmitarbeiter haben im Vertrieb oder im Service.

Ja, dann werden auf den mobilen Smartphones oder Tablets dann diese Formulare ausgefüllt und dann ist es so, dass diese abgeschickt werden und jetzt gibt’s auch seit einer der letzten Versionen eine sogenannte Durchstarkfunktion, das heißt, man kann dann diesen Servicebericht auch sofort an den Kunden nochmal mailen, und das Ganze dann auch sogar noch etwas schicker gestaltet. Diese Daten können Sie dann letztendlich abschließend auch noch auswerten, das heißt, wenn die dann verschickt werden, haben Sie auf der einen Seite PDF-Dateien, Sie haben Excel-Dateien, die Sie exportieren können, Sie habeb – dazu gibt’s auch ein schönes Video, was ich Ihnen gerne in den Shownotes verlinke, eine Rest-API, also hier gibt es ein schönes Beispiel, wo Sie sehen, wie die Daten automatisch ins Microsoft PowerBI zum Beispiel, ins Business Information System übernommen werden, und SmapOne bietet hier auch noch weitere Schnittstellen. Das heißt, die Idee ein Formular so flexibel zu haben, dass Sie es jederzeit ändern können, jederzeit neue Formulare machen können, also auch so beliebig viele Formulare, also das ist eine Lösung für die Unternehmen von ihnen die sagen, Sie haben häufiger Mal änderungen oder Projektgeschäft und wollen solche Dinge dann entsprechend ändern – dafür wirklich klasse. Und der Preis ist für mich auch sehr vernünftig, das kostet 20 Euro pro User pro Monat. Also wenn ich überlege, was so eine eigen entwickelte Software zum einen einmalig kostet und wie aufwendig das auch jedesmal ist, wieder hinterher dann Änderungen reinzubauen, dann ist das, wie ich finde, ein sehr vernünftiger Kurs. Das Ganze verfügbar für iOS, das Ganze verfügbar für Android, und das Ganze auch verfügbar für Windows Mobile, also für die gängigen Plattformen, der Hintergrund immer die Administration browserbasiert, also somit sind Sie dann auch Plattform-unabhängig, also auch eine sehr schöne Lösung, die – so wie ich es auch immer empfehle, Plattform übergreifend arbeitet und diese nicht nur auf Tablets nutzen können, sondern auch auf Smartphones und das macht gerade wegen der einspaltigen Layout-Struktur diese Lösung sogar mehr Sinn als manchmal so ein großes Tablet dabei zu haben. Es gibt übrigens, falls Sie überlegen im Service das einzusetzen, heute mittlerweile sehr robuste Taschen, also so ein Otterbox Defender beispielsweise ist so eine Tasche, die sehr sehr robust ist, die auch vom US-Militär beispielsweise eingesetzt wird, und wenn ich gucke, wir haben vor Kurzem eine Veranstaltung mit Apple und da hat dann der Lichtwerbekunde von mir, hat dann präsentiert die Lösung, die sie jetzt seit fünf-sechs Jahren haben und der holte seinen iPad 2 raus, zum Glück hatte ich noch so ein Adapter mit so einem breiten Anschluss, weil es war natürlich dort nicht der Lightning-Anschluss sondern der vorherige, und die Kollegen haben ganz erstaunt geguckt, dass eben so ein iPad 2, was jetzt sechs-sieben Jahre alt ist, immernoch voll funktioniert, war auch ein Baustellen-iPad und dank einer solchen Otterbox Defender immernoch sehr gut geschützt und sehr gut In-Shape. Das heißt auch hier, wenn Sie schauen, früher waren ja solche Rafflösungen also für Service-Monteure, vor allen Dingen so im Windows-CE-Bereich sehr präsent, also da gab es spezielle Handy‘s, die auch etwas stärker waren, die etwas wasserfester waren, mittlerweile sind die aktuellen iPhones wasserdicht, sie sind staubgeschützt und mit der richtigen Hülle noch dazu kann man sie auch durchaus auch auf dem Bau nutzen. Wenn Sie dort mehr Informationen haben wollen, wenn Sie dort auch Unterstützung brauchen bei der Einführung einer solchen Formular-basierten Lösung, sei es individuell oder mit SmapOne, oder, Sie erinnern sich vielleicht noch an die letzte Episode, überlegen mit MySalesguide Unterlagen einheitlich zu verteilen, dann schreiben Sie mir eine kurze E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, dann kriegen Sie gerne weitere Unterstützung und alle die das, was Sie gerade gehört haben, nochmal nachlesen mögen und auch die Links zu SmapOne haben wollen, einfach unter www.iPad4producitivty.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden und dann gibt es auch regelmäßig Tipps und Links, also wie gerade beisielsweise heute gab es ein Amazon-Prime-Day, da habe ich kurz ein Facebook-Live-Video gemacht wo ich das erklärt habe, habe dann gleich nochmal ein Newsletter rausgeschrieben an meine Abonnenten des Hörerservice, so dass Sie solche Dinge beispielsweise nicht übersehen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, und was schauen wir uns nächste Woche an? Da machen wir mal eine spezielle Episode für Steuerberaterin und Steuerberater unter Ihnen, also sollten Sie Steuerberaterin oder Steuerberater sein, dann wird nächste Woche ganz interessant, da geht es nämlich um das Thema „Möglichkeiten im Rahmen der DATEV“ oder wenn nicht, dann haben Sie bestimmt einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin gerade als Unternehmer oder Unternehmerin, oder auch privat. Leiten Sie diese Episode dann gerne weiter auch an Ihren Steuerberater und das gilt natürlich auch für diese Episode. Wenn Sie jemand kennen, der auch ein iPad hat, ein iPhone hat, für den das Thema produktive Nutzung dieser Systeme relevant ist. Am einfachsten können Sie es machen, wenn Sie in der Podcast-App von Apple sind, dann gibt es auf der Podcast-Episode sogar ein Ausgangspfeil und dann können Sie das an jemand anders weiterleiten, dann bekommt er den direkten Link.

Ich freue mich drauf, wenn Sie mich weiterempfehlen und ich freue mich natürlich drauf, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn es heißt – produktiver mit dem iPad.

Ich freue mich auf Sie. Ihr Thorsten Jekel.