Das Thema des heutigen Podcasts sind synchronisierte Notizsysteme. Wir werden uns in der heutigen Episode zwei führende Applikationen Evernote und OneNote im Detail ansehen. Jedes der beiden Systeme hat seine Vor- und Nachteile. OneNote ist etwas für Menschen, die eher in strukturierten Systemen denken, Evernote hingegen ist eher etwas für kreative Chaoten, die was abspeichern und dann irgendwo wieder in Volltext suchen. Es gibt natürlich auch weitere alternative Notizsysteme und eine meiner Empfehlungen ist auch die App „Squarespace Note“, mit der Sie sich sehr schnell eine kurze Notiz schreiben können. Für wichtige Notizen ist durchaus auch die eigene E-Mail bestens geeignet. Sie werden nicht nur das, sondern viel mehr erfahren, wenn Sie sich die heutige Podcastepisode anhören. Viel Spaß dabei!


Weiterführende Links

Hier finden Sie die Videos und Links der im aktuellen iPad4productivity-Podcast besprochenen Konzepte, Apps und Tools:

OneNote

Evernote

Squarespace Note

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute schauen wir uns einmal mit Evernote und OneNote zwei Vertreter synchronisierter Notizsysteme an.

Was heißt „synchronisierte Notizsysteme“? Die Grundidee ist, dass Sie sich ein Notizsystem schaffen sollten, mit dem Sie von jedem Ort und von jedem Gerät aus, was Sie gerade griffbereit haben, eine Notiz aus eingeben können und diese von jedem Ihrer Geräte wieder abrufen können. Denn was ist das typische Problem an Zetteln? Sie haben den Zettel auf der Nachttischschublade, auf dem Nachtisch liegen, schreiben sich was auf, packen den hin – sind Sie im Büro, dann ist er Zuhause. Sie schreiben sich was irgendwo an die Küchenpinnwand, sind unterwegs, ja, wo ist der Zettel? – In der Küche. Sie schreiben sich was auf die Schreibtischunterlage, ja, sind unterwegs und die Schreibtischunterlage haben Sie nicht dabei. Wichtig ist, genauso, wie Sie das idealerweise mit Ihren Exchange-synchronisierten Outlook-Daten haben, dass Sie sagen, egal wo Sie eine E-Mail haben, die möchten Sie überall lesen, die möchten Sie überall beantworten und idealerweise sollte sie überall synchron sein. Wenn es bei Ihnen noch nicht so ist, hören Sie meine Episode zum Thema Exchange rein, weil das ist idealerweise das, über das Sie Ihre ganzen Outlook-Daten synchronisieren sollen. Gleichen Grundsatz können Sie mit Notizen machen. Das heißt, egal ob ich eine Notiz auf meinem iPhone, auf meinem iPad, auf meinem PC, auf meinem Mac, und ich habe noch ein paar mehr PC‘s, ein paar mehr Mac‘s, ein paar mehr iPad’s, also bei mir ist es noch ganz extrem. Ich muss gar nicht darüber nachdenken, auf welchem meiner irgendwo 15-16 Systeme ich was eingebe, und selbst wenn Sie nur drei Systeme haben, dann wird’s immer sonst mal den Fall geben, dass Sie sich Notizen gemacht haben auf dem PC, und den haben Sie gerade nicht dabei, Notiz gemacht auf dem iPhone – nicht dabei, Notiz gemacht auf dem iPad – nicht dabei. Mal ganz zu schweigen davon, was passiert, wenn ein Gerät verloren geht, wenn ein Gerät gestohlen wird, oder wenn Sie ein neues Gerät sich holen, und da ist auch schon ein weiterer ganz wesentlicher Grundsatz hier zu beachten, dass Sie idealerweise sogar auch plattformübergreifend arbeiten. Das heißt, wenn Sie Systeme haben, mit denen Sie Ihre E-Mail-Daten, Ihre Outlook-Daten synchronisieren, dann sollten Sie mit einem plattformübergreifenden System arbeiten, hier empfehle ich immer Exchange, viele meine Banken- und Versicherungskunden nutzen Lotus-Notes, das ist eine gute Alternative dafür, oder eben Exchange, und für die Notizen empfehle ich Ihnen entweder OneNote oder Evernote.

Und bei der Frage, mit welchem der beiden Systeme Sie arbeiten sollten, kommen wir genau zu dem wesentlichen nächsten Punkt, nämlich der Frage, was sind die relevanten Entscheidungskriterien, die wichtigsten, wenn Sie sich für eines der beiden oder auch weitere Systeme entscheiden. Es gibt auch noch weitere Notizensysteme, aber das sind so die führenden Systeme, die, und da haben wir schon ein Kriterium, vor allen Dingen mit vielen Apps, mit vielen Systemen zusammenarbeiten. Denn ein wichtiges Thema ist die Integration in andere Lösungen. Also Sie sollten idealerweise eine Lösung haben, die eben sowohl auf PC, auf Mac funktioniert, die in vielen Apps mit integriert ist und die idealerweise auch eine E-Mail-Schnittstelle hat. Was heißt denn eine E-Mail-Schnittstelle? Ich habe viele Banken- und Versicherungskunden, die dürfen auf ihrem PC keine Drittsoftware installieren. Und wenn in Ihrem Unternehmen weder Evernote noch OneNote freigegeben ist, dann ist die Frage, wie mache ich mir jetzt Notizen in meinem Notizsystem? Dann können Sie sich eine E-Mail schreiben und die an Ihre eigene E-Mail-Adresse schicken. Das geht sowohl bei Evernote als auch bei OneNote und daraus wird eine Notiz generiert. Das macht noch in einem zweiten Fall Sinn. Wenn Sie beisielsweise sich das Handelsblatt-Live auf dem iPad abonniert haben und Sie möchten sich ein Artikel abspeichern, und ich empfehle sowohl OneNote als auch Evernote, auch als Zeitschriften-Archiv. Das ist wunderbar geeignet. Sie können sich Dinge abfotografieren, als OneNote- oder Evernote-Notiz abspeichern, und der hat eine Texterkennung über das, was Sie fotografieren, und wenn Sie in einer App sind, die eben keine Schnittstelle für hat, dann gibt’s aber immer die Schnittstelle, dass Sie sich was emailen können. Und so bekommen Sie auch ein Handelsblatt-Artikel beispielsweise in Evernote oder OneNote rein. Also ganz wichtig. Hier gibt es auch ein Unterschied und zwar, wenn Sie sich die Integration angucken. Wenn Sie jemand sind, der sehr stark in der Apple-Welt arbeitet, der sehr viel mit iPhone, mit iPad arbeitet, oder auch mit mobilen Endgeräten, und der nicht so stark in der Microsoft-Welt unterwegs ist, dann hat Evernote eine etwas stärkere Präsenz in der App-Welt. Also es gibt viele Apps, beispielsweise Squarespace Note, ist eine meiner Lieblings-Apps, da können Sie sich sehr schnell eine kurze Notiz schreiben und wenn Sie mit dem Finger nach oben streifen, dann können Sie sagen, geht das Ganze per E-Mail irgendwo hin, oder geht es direkt irgendwo in einen Dienst. Diese App beispielsweise hat ebene eine direkte Evernote-Schnittstelle, sie hat aber keine OneNote-Schnittstelle. Das ist aber auch wieder ein schönes Beispiel, Sie können aus Squarespace Note mit OneNote nutzen, indem Sie nämlich die vorhin angesprochene E-Mail-Adresse nutzen. Aber manchmal gibt es doch noch mehr Möglichkeiten, wenn Sie eine direkte Übergabe an Evernote oder an OneNote haben, als über die E-Mail-Adresse, weil da manchmal doch das eine oder andere noch von der Formatierung nicht rüberkommt. Also deswegen, wenn Sie viel mit Apps arbeiten, dann gibt es mehr Apps, die eine Evernote-Schnittstelle haben, als eine OneNote-Schnittstelle. Es liegt einfach daran, dass es Evernote vor allen Dingen als iOS-App schon deutlich länger gibt als OneNote. Früher, also ich habe früher mit Outlook-Notizen gearbeitet, dann habe ich mit OneNote gearbeitet, weil mir einfach die Outlook-Notizen nicht leistungsfähig genug waren und ich dort noch mehr Informationen reinbringen wollte. Damals gab es noch keine, als ich das iPad bekommen habe, gab es noch keine OneNote-App. Also bin ich zuerst auf OneNote umgestiegen, als ich noch kein iPad hatte – auf PC, auf Laptop, und liebte OneNote. Und dann habe ich das iPad bekommen und da gab es keine OneNote, dann bin ich auf Evernote umgestiegen, weil ich das synchronisiert haben wollte eben auch auf dem iPad. Und mittlerweile gibt es aber OneNote in einer sehr guten Version auch für den PC.

Was die große Stärke von OneNote ist, ist die Integration in die Microsoft-Welt. Und zwar in zwei Hinsichten. Zum einen in der Zusammenarbeit, vor allen Dingen mit Outlook auf dem PC – und auch auf dem Mac. Was Sie hier nämlich machen können, Sie können hier Verknüpfungen zwischen Outlook-Elementen und OneNote-Elementen herstellen. Wann macht das Sinn?

Das macht beispielsweise Sinn, wenn Sie eine Besprechung planen, wenn Sie einen Termin planen. Da können Sie natürlich auch in dem Termin Ihre ganzen Notizen reinschreiben. Das Blöde ist nur, die sieht jeder, der dabei ist. Macht sich bei Einkaufsverhandlungen oder Vertriebsgesprächen besonders gut, wenn Sie Ihre Vorbereitung der Verhandlung oder bei Gehaltsgesprächen, machen Sie es auch gut, wenn Sie es nicht alles in die Terminotiz reinschreiben. Ist vielleicht nicht immer so geeignet. Also es gibt durchaus Notizen, die verraulich sein sollen und somit möchten Sie sie aber zu dem Termin irgendwie verknüpfen. Dann können Sie einfach auf einen Termin gehen auf dem PC, mit der rechten Maustaste sagen, eine neue OneNote-Notiz erstellen – und das Schöne ist, die wird dann miteinander verknüpft. Also Sie können vom Termin in die OneNote-Notiz springen und anders rum. Und jetzt kommt der zweite Vorteil. Wenn Sie nämlich diesen Termin nicht angelegt haben, jemand anders hat den angelegt über eine Einladung und der löscht den, sind auch alle Notizen weg. Das heißt, wenn Sie jetzt sagen, juhuu, ich mache dieses Protokoll in diesem Termin und das ist auch kein Problem, das darf jeder sehen, der die Einladung zu diesem Termin bekommen hat, dann kommt halt die Sekräterin oder der Assistent oder derjenige, der eine Einladung hat, auf die Idee, diesen Termin zu löschen, weil er seinen Kalender aufräumt, dann sind alle Ihre Notizen weg. Und das ist auch nicht besonders schicker gelöst, also somit macht das dann Sinn, weil selbst wenn Sie so eine verknüpfte Lösung haben und der Termin wird weggelöscht, dann ist die OneNote-Notiz immer noch da. Dann läuft die Verknüpfung leer, da kommt eine Fehlermeldung zu sagen, wenn Sie in OneNote auf den verknüpften Termin klicken, es heißt den gibt’s nicht mehr, aber die Notiz ist eben immer noch da. Und das sind die zwei großen Vorteile, die Sie haben. Sie können sich auch beispielsweise zu Kontakten erweiterte Notizen machen. Das macht total Sinn, weil wenn Sie häufiger Kontakte als digitale Visitenkarte weitergeben, dann sind eben ja auch alle Notizen mit dabei, und vielleicht wollen Sie nicht, dass irgendwie alle, teilweise auch Privatnotizen, dort mit dabei sind und dann können Sie sagen, alle weiteren Notizen legen sich als OneNote-Notiz dazu an und in Outlook bleiben nur eben nur die reinen Outlook-Daten, die Sie dann eben auch ohne Probleme weiterleiten können. Also OneNote hat die besondere Stärke in der Zusammenarbeit mit Outlook. Punkt Nummer 2 können Sie, und das ist die nächste Frage der Entscheidungskriterien, wo ist der Speicherort? Und bei Evernote ist es so, dass bei Evernote dieser Speicherort immer Evernote in den Verenigten Staaten ist. Ja das ist auch mittlerweile verschlüsselt und in der Evernote Business-Version sogar 256 bit AES verschlüsselt, also sehr gut verschlüsselt, aber es liegt in den USA.

Bei OneNote haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können zum einen bei Microsoft in den USA das hosten, Sie können es aber, wenn Sie Office 365 in der europäischen Edition haben, das Ganze auch in Europa hosten, dann liegen die Daten entweder in Amsterdam oder in Dublin. Es gibt seit Anfang 2017 auch Office 365 Deutschland und damit können Sie die Daten dann sogar in Frankfurt, beziehungsweise Magdeburg auch hosten, also damit haben Sie eine deutsche Cloud. Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und hosten es, wie es auf Neudeutsch so schön heißt, On-Premise, das heißt in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Und früher war das nicht möglich, also früher war es so, dass Sie OneNote entweder über die Cloud nur synchronisiert haben und dann haben Sie es zwischen Ihrer Cloud und OneNote synchronisiert, war dann oft aber nicht im PC zu sehen, oder Sie haben es eben auf Ihrem eigenen Netzlaufwerken gehabt, dann war’s dann mit dem iPad nicht synchronisierbar. Ich habe vor Kurzem mit einem meiner Kunden aus dem Handelsbereich das so gelöst, dass wir die OneNote-Datei, wo diese OneNote-Notizen abgespeichert werden, in einen SharePoint-Collaboration-Room gelegt haben. Also in ein Zusammenarbeitsraum auf SharePoint. Und SharePoint hat den großen Charme, Sie können auf diese Collaborationsrooms zugreifen über die Webschnittstelle, also wie in der Webseite, Sie können aber auch darauf zugreifen, wie über ein Netzlaufwerk. Und in OneNote, in der App auf dem iPad können Sie auch eine SharePoint-URL eingeben. Und damit können Sie nämlich OneNote synchronisieren, wenn Sie mögen, über Ihren eigenen Server und müssen nicht über einen Cloud-Dienst gehen. Also das ist nochmal ein großer Vorteil bei OneNote, dass es auf der einen Seite sehr viel besser integriert ist in der Zusammenarbeit mit Outlook vor allen Dingen, aber auch mit SharePoint, und dass Sie hier noch sehr viel mehr Flexibilität haben was das ganze Thema Speicherort anbelangt.

Ein weiters Kriterium ist die Frage, damit auch durchaus anschließend und Sie sehen, viele der Punkte hängen miteinander zusammen, ist die Frage der Kollaboration-Möglichkeit, der Zusammenarbeitsmöglichkeiten. Hier haben Sie bei OneNote natürlich einen sehr starken Schwerpunkt auf SharePoint, auf Outlook, auf gemeinsame Laufwerken, und gerade wenn Sie Office 365 oder eben auch die SharePoint-Welt von Microsoft nutzen, dann ist OneNote sehr sehr gut in dieser Welt integriert. Wenn Sie das nicht haben und diese Kollaborationsmöglichkeiten sich wünschen, dann ist Evernote for Business für Sie ganz interessant. Bei Evernote for Business haben Sie nämlich erweiterte Zusammenarbeitsmöglichkeiten, dass Sie Dinge gemeinsam bearbeiten können, kommentieren können, und Sie haben, wie ich finde, auch eine sehr intelligente Funktion, dass Sie trennen können dienstliche Daten und private Daten. Und das ist vor allen Dingen dann interessant, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dann nimmt der nämlich mit seinem privaten Evernote-Konto seine privaten Notizen mit, aber die dienstlichen Notizen bleiben im Unternehmen. Was ich nämlich häufig wahrnehme, wenn dann ein Mitarbeiter ausscheidet, dann ist es so, dass er alle Sachen mitnimmt, weil er halt seine ganzen Privatnotizen auch hat und damit auch viel Firmen-Know-How weggeht. Und mit Evernote for Business haben die dieses Problem, wie ich finde, hervorragend gelöst. Wenn Sie Evernote for Business nicht einsetzen wollen, ist auch eine Idee, Sie nutzen für dienstliche Notizen OneNote und für alle privaten Notizen nutzen Sie Evernote. Damit wissen Sie immer, irgendwie lila Farbe ist dienstlich (das ist dann OneNote), das Grüne ist, da ist der grüne Elefant von Evernote, wissen Sie privat ist auch eine Möglichkeit das so zu trennen. Und Evernote bekommen Sie gratis schon in einer Free-Version und die Prämium-Version kostet 45 US Dollar im Jahr. Bei der Prämium-Version haben Sie zwei wesentliche Funktionen zusätzlich. Sie haben neben mehr Datenvolumen noch die Möglichkeit, dass Sie auch auf mobilen Endgeräten die Daten offline mit dabei haben können und Sie haben auch die Möglichkeit, dass in fotografierten Texten eine OCR drin ist also eine Optical Character Recognition, eine Texterkennung. Das ist vor allen Dingen dann pfiffig, wenn Sie Zeitschriftenartikel abfotografieren und dann in Volltext einfach durchsuchen. So mache ich schon seit Jahren mein Zeitschriftenarchiv. Wofür sind solche Systeme auch nochmal ganz gut? Ich nutze es beispielsweise, wenn ich in Vorträgen bin, wenn ich in Seminaren bin, wenn ich interessante Bücher lese, dass ich mir Notizen reinmache, ich gehe durch die Stadt, sehe ein interessantes Plakat zu einer Veranstaltung und dann fotografiere ich mir das und das Schöne ist, man kann es eben immer im Volltext durchsuchen. Sie können auch – und das machen beide Systeme sehr sehr gut, wenn Sie in einem Browser sind, wenn Sie es als App installiert haben, dann können Sie einfach im Safari auf den Ausgangspfeil im Safari gehen und sagen, schick mir das an Evernote oder an OneNote, und das Schöne ist, Sie haben dann diese Notiz komplett mit allen Links abgespeichert in Ihrem OneNote oder Evernote und können auch offline darauf zugreifen, auch wenn es diese Seite nicht mehr geben sollte. Und wenn Sie eine Volltextsuche in Ihrem Notizsystem machen, ist das deutlich leichter zu finden als wenn Sie durch Tante Google suchen und dann 2 Millionen Suchergebnisse haben. Also das ist etwas, was sehr sehr praktisch ist. Oder wir machen häufiger mal gerne Kreuzfahrten, das heißt vorher im Kreuzfahrtforum gucken, wie komme ich vom Hafen in die Stadt und dann gehen Sie einfach, wenn Sie in Buenos Aires dann von Board gehen, können Sie offline einfach in OneNote oder Evernote gehen und gucken ohne teuere Roaming-Gebühren, wie Sie in die Stadt kommen. Also dafür sind diese Systeme sehr sehr praktisch.

Ein Punkt der sicherlich Geschmacksache ist, ist die Usability. Die einen sagen, Evernote ist gruselig, die anderen sagen OneNote ist gruselig, ich finde beide Systeme von der Übersichtlichkeit, von der Usability nicht 100% optimal. Beide Lösungen finde ich auf dem PC ehrlich gesagt etwas besser als auf den mob ilen Endgeräten, beziehungsweise auf dem Mac. Vereinfacht kann man sagen, OneNote ist etwas für Menschen, die eher in strukturierten Systemen denken, also da gibt es eben Abschnitte, Abschnittsgruppen, da kann man Sektionen unterteilen, also Sie können sehr fein untergliedern und strukturieren. Das können Sie bis zum gewissen Grad in Evernote auch, also da können Sie auch Notizbücher und Unternotizgruppen machen, aber Evernote ist eher sowas für kreative Chaoten, die was abspeichern und dann irgendwo wieder in Volltext suchen, während OneNote eher für strukturiert denkende Menschen ist und das ist keine Wertung, sondern es gibt einfach unterschiedliche Arten der Arbeitsorganisation. Wichtig in dem Zuge ist nochmal ein kleiner aber feiner Tipp und zwar in der OneNote-Applikation gibt es in den Einstellungen einen Haken, der heißt experimentelle Features aktivieren. Denn sollten Sie aktievieren, weil das war gerade bis vor Kurzem beispielsweise so, dass hier schon in den experimentellen Features eine deutlich übersichtlichere Ansicht der OneNote-Notizbücher schon verfügbar war und in der aktuellen Version das noch nicht, also ich habe es noch nicht erlebt, dass da irgendwelche Daten verloren gehen, also somit empfehle ich immer Ihnen diesen Haken zu setzen, dann haben Sie immer die neusten Funktionen auch mit drin. Egal mit welchem der beiden Systeme Sie arbeiten, arbeiten Sie mit einem der Systeme. Vielleicht nochmal abschließend auch ein Gedanke, der so erstmal nicht naheliegt, aber Sie können durchaus auch vertrauliche Notizen sich als E-Mail schicken. Es hört sich im ersten Moment mal noch ein bisschen komisch an, aber wenn Sie eine Lotus-Notes-Synchronisation haben, oder eine E-Mail-Synchronisation haben, und Sie arbeiten sonst mit Evernote, da gehören bei mir halt keine vertraulichen Kundennotizen drauf und dann können Sie sagen, die vertraulichen Kundensachen schicken Sie sich selbst als E-Mail, können Sie dann auch in ein E-Mail-Unterordner mit weiteren projektspezifischen oder kundenspezifischen E-Mails ablegen, dann haben Sie es alles zusammen in Ihrem E-Mail-System und die Dinge, die nicht vertraulich sind, nicht kundenbezogen, nicht personenbezogen sind, die packen Sie sich in Evernote oder in OneNote. Wenn Sie OneNote auf Ihren eigenen Servern haben, dann sind Sie natürlich noch ein bisschen flexibler, also dann können Sie da aus Datenschutzgründen können Sie da deutlich mehr noch auf diesem System machen.

Wenn Sie da weiter Fragen zu diesem Thema haben oder dort auch eine Inhouse-Begleitung haben wollen, also ich begleite viele Unternehmen auch bei dieser Umstellung von Lotus Notes auf Outlook bei der Frage wie man dann eben auch Outlook und OneNote in Verbindung mit dem iPad nutzen kann, also mein absoluter Schwerpunkt ist natürlich das Thema iPad-Einführung – nur natürlich, Sie sehen es ja in meinen Episoden ist das iPad ja immer nur ein Bestandteil einer intelligenten Gesamtstrategie und wenn Sie da Unterstützung dabei brauchen, um Technik einfach zu nutzen, dann freue ich mich, wenn Sie mir gerne eine E-Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de und dann kann ich Sie gerne dabei unterstützen, dass Sie Technik so nutzen, nicht wie die meisten die so Technik nutzen als würden Sie mit dem neuen 11er Porsche mit 60 Sachen auf der rechten Spur fahren, sondern dann helfe ich Ihnen gerne dabei auf die Überholsupr zu wechseln. In diesem Sinne geben Sie Gas, ich freue mich, wenn Sie nächste Woche auch mit dabei sind. Ihr Thorsten Jekel.