In dieser Episode lernen Sie die E-Mail-Applikation Spark kennen. Viel Spaß beim Zuhören.
Weiterführende Links
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats Updates.
Wir haben uns ja in den letzten beiden Episoden einmal das iOS 11.4 und das Update von Notability, die Version 8.0 angeguckt und heute schauen wir uns einmal Spark 2.0 an.
Was ist Spark? Spark ist eine E-Mail Applikation, die wie ich finde ein paar ganz tolle Vorteile hat. Was ich immer an Spark toll fand war, dass Sie erstens eine hervorragende Suche haben. Die finden Sie sehr sehr schnell nach Kategorien. Sie können sich dort auch intelligente Suchordner abspeichern, also dass Sie Dinge immer wieder schnell finden. Sie haben Schnellantworten, also dass Sie einfach mal so ein „Vielen Dank“ oder „Okay“ oder „Daumen hoch“ so im Facebook-Style rübergeben können. Sie können E-Mails dort schon immer snoozen, also nach später verlagern, dass Sie sagen ich möchte sie erst heute Abend oder morgen wieder sehen und Sie können innerhalb eines E-Mail Accounts sogar mehrere Signaturen nutzen. Spark hatte auch schon immer Schnittstellen zu Drittprogrammen, die deutlich leistungsfähiger waren als andere Dinge. Also wenn Sie beispielsweise mit Evernote oder OneNote arbeiten, da konnten Sie schon in den vorherigen Versionen bei Spark immer sagen, ich maile das nicht einfach an Evernote weiter, sondern Sie konnten in Spark sogar ohne, dass Sie das, ich sage mal, Kürzel im Betreff dort kenntlich machen mussten, konnten Sie immer sagen, okay, in welches Notizbuch soll das rein, konnten die auch auswählen. Das heißt, wenn Sie gar nicht wußten, wie das heißt und auch die Schlagworte, also den Text konnten Sie schon direkt vergeben. Also diese Schnittstellen zu Drittprogrammen, da ist Spark auch schon immer eine ganze Ecke besser gewesen. Darüber hinaus gibt es einen Kalender, das heißt Sie können mal kurz, ohne dass Sie die App wechseln müssen, zumindest wenn Sie einen Exchange-Account haben in den Kalender dieses Accounts auch kurz reingucken. Also, wenn Sie dort mit Exchange arbeiten, ganz ganz klasse.
Ja, was sind bei der Version 2.0 die deutlich wesentlichen Neuerungen. Das was neu dazugekommen ist ist, dass sie neue Dienste angebunden haben. Und das Gute ist, Sie haben sowohl System interne Dienste von Apple, die angebunden worden sind als auch externe.
Was ist intern angebunden worden. Also zum einen Dateien. Und es ist total cool, Sie können jetzt nälich, wenn Sie sagen, ich möchte eine E-Mail in Dateien abspeichern, dann können Sie wählen ob eben nur die E-Mail dann als PDF abgespeichert werden soll. Also Sie können auch die E-Mails selbst abspeichern als PDF und/oder die Anlagen, die können Sie einzeln an- und abhaken und können dort, wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit zwei Anlagen haben, können Sie dann eben daraus drei Dateien direkt abspeichern. Und die Dateienapps ist ja seit iOS 11 der übergreifende Dateienmanager und damit können Sie eben sofort auf alle Ihren Netzlaufwerke, auf Ihre Cloud-Services, da wo Sie entsprechend da sind, darauf zugreifen. Und ich finde das klasse, dass Spark hier auf die Systemdienste zugreift, denn ich bin immer ein großer Freund davon zunächst einmal die Boardmitteln von Apple zu nutzen, die gerade seit iOS 11 deutlich ausgeweitet worden sind und die mit Sicherheit mit iOS 12 nochmal eine Ecke stabilder werden. Also das ist wirklich ganz toll, ich habe es schon mal getestet. Das ist wirklich super.
Das Zweite was dort mit angeboten wird von den Systemdiensten ist das Thema Erinnerungen. Erinnerungen sind die Aufgaben, und wenn Sie die Aufgaben über iCloud oder über Exchange synchron halten über alle Ihre Endgeräte, dann können Sie eben eine E-Mail zu einer Aufgabe machen. Und das ist total klasse, weil Sie können so im Standard nicht sagen, ich möchte mir eine Aufgabe aus einer E-Mail generieren, und das können Sie eben direkt sogar schon mit der Standardapplikation Erinnerungen machen, die dann idealerweise über iCloud oder sogar über Exchange mit Ihrem Mac oder PC synchronisiert wird.
Wenn Sie darüber hinaus mit Drittservices wie Trello beispielsweise arbeiten, und ich bin ein großer Fan von Trello. Trello ist ein Kanban-Board und derjenige, der das zum ersten Mal hört, schauen Sie einfach mal in die Episoden rein. Ich habe schonmal eine Episode zum Thema Personnel Kanban gemacht, also hier einmal Trello und einmal MeisterTask vorgestellt. Zu MeisterTask hat Spark keine Schnittstelle bisher, was Sie natürlich machen können , Sie können immer eine E-Mail mailen. Und sowohl Trello als auch MeisterTask haben eine E-Mail-Eingangsadresse. Und bei MeisterTask können Sie schon immer pro Board eine E-Mail-Adresse definieren. Das geht bei Trello so nicht. Da können Sie immer noch sagen, okay, pro Board können Sie immer nur dann entscheiden, in welchen den Stapel soll das reingehen. Und jetzt kommt der Clue, bei Spark ist es so, wenn Sie eine E-Mail übergeben an Trello, dann können Sie nicht nur das Trello-Board nehmen, sondern Sie können sogar den Stapel wählen. Das heißt, Sie können, wenn Sie beispielsweise einen Stapel-Eingang haben oder eine Stapel-Telefonliste, dann können Sie sogar sagen, Mensch, da muss ich nachtelefonieren, das schiebe ich sofort in die Telefonliste. Finde ich total genial. Also ich habe bisher immer schon gerne auch Dinge weitergeleitet per E-Mail. Mit dieser Schnittstelle wird das Ganze nochmal einfacher. Diejenigen von Ihnen, die auch beispielsweise mit Todoist arbeiten, also ich arbeite nicht mit Todoist, ich arbeite mit Trello, also diejenigen die mit Todoist arbeiten, auch hier gibt es eine Schnittstelle, also das ist wirklich toll, mit jeder Version kommen neue Schnittstellen hinzu, wo Sie dann eben über „…“ und Ausgangspfeil, ein bisschen versteckt, dann Dinge weiter übergeben können. Also das sind wirklich tolle weitere Dienste, die hier mit Spark angebunden werden.
Ja, was gibt es Neues darüber hinaus? Dienste, die Sie nicht nutzen müssen, aber aktivieren können sind Cloudservices von Spark, also Readdle. Und was Sie dort aktivieren können ist, dass Sie die Mögichkeit haben, dass Sie Links zu einer E-Mail oder E-Mail-Konversation teilen können. Das heißt, dann können Sie jemand eine ganze E-Mail-Konversation zur Verfügung stellen. Das Gute ist, wenn Sie alle mit Spark arbeiten, können Sie es wunderbar auch dann entsprechend im Spark sehen.
Was auch geht, Sie können E-Mails kommentieren im Team, das heißt Sie können in der E-Mail einmal Menschen hinzufügen und in den Einstellungen können Sie auch Teams hinzufügen. Und diese Teams können nicht nur E-Mails kommentieren, sondern die können sogar E-Mails gemeinsam schreiben. Also hier ist die Idee, dass man sagt, okay, bevor man 5 oder 26 CCs macht, dann arbeitet man lieber in einem Team und gereade, wenn Sie so wie ich sehr stark iPad-only arbeiten, finde ich das einen ziemlich smarten Ansatz. Man muss natürlich immer dann schauen in die Richtung Complience, wenn Sie dort eine Steuerberatung oder Bank sind, dann sind Sie hier auf Servern von Readdle für diese Funktionalitäten unterwegs, das heißt sicherlich nicht für alle Unternehmen in Complience-Hinsicht nutzbar. Das Schöne ist, Sie müssen diese Funktionalitäten aber nicht nutzen. Sie müssen auch die Einstellungen über iCloud synchronisierne zwischen den verschiedenen Spark-Geräten – Sie können es aber. Ein Hinweis auch für die DATEV-Steuerberater unter ihnen, und wenn Sie auch eben dort mit Zertifikaten arbeiten, so wie die DATEV das macht, dann können Sie Spark leider nicht einsetzen. Sie müssen dort in der Applikation die entsprechenden E-Mail-Konten nochmal einrichten und in der DATEV-Umfeld habe ich das schon getestet, da funktionert’s eben leider nicht, gerade wenn Sie mit ASP arbeiten und dort, auch wenn Sie E-Mail-Accounts per Mobile-Device-Managementsystem puschen, dann greift eben Spark nicht auf die Standard-Accounts zurück, sondern Sie müssen sie in der Applikation nochmal auf dem Gerät eingeben. Also ich hoffe mal, dass in einer der nächsten irgendwann mal die Update-Möglichkeit kommt, dass man entweder auf die eingebauten E-Mail-Accounts greift, oder das man sie eben per Mobile-Device-Management über eine InApp-Configuration dann rüberschicken kann – technisch ist das mittlerweile möglich. Für diejenige, die diese Restriktion nicht haben. Zum einen ist es durchaus interessant vielleicht, dass man sagt, man hat dienstliche E-Mails standardmäßig über das MDM verteilt, und private hat man vielleicht eben im Spark. Die App ist ja erstmal gratis. Sie ist nochmal Kennwort zu schützen, da kann man sagen, da habe ich vielleicht die privaten E-Mails drin. Oder wenn Sie diese Beschränkungen nicht haben, dann lohnt sich auch durchaus beide E-Mail-Applikationen drauf zu haben. Weshalb? Sie können in der Split-View beispielsweise beide Applikationen aufmachen. Also den Spark und die normale E-Mail-Applikation und dann können Sie beispielsweise eben, wenn Sie eine E-Mail schreiben und Sie wollen parallel nochmal in einer anderen E-Mail nachgucken, so oft ist es so, dann bin ich eben in der neuen E-Mail und möchte noch in meine Unterordner reingehen, dann muss ich die E-Mail nicht schließen oder sie parken, sondern da habe ich einfach zwei E-Mails nebeneinander. Und wenn ich sage, ich möchte eine Anlage aus einer E-Mail irgendwo nochmal, oder aus verschiedenen E-Mails, dranhängen, da mache ich einfach beide Apps drauf und schiebe die per Drag’n’Drop die Anlagen einfach rüber. Also zwei E-Mail-Applikationen machen auf alle Fälle Sinn. Spark gibt es für iPhone, für iPad, gibt’s auch für Mac. Auf einem Mac ist Spark nicht ganz so leistungsfähig, also da muss ich ganz ehrlich sagen, begeistert mich das auch nicht so richtig 100%. Das was mich am meisten begeistert, muss ich ganz ehrlich sagen ist, wenn Sie auf einem Mac mit Parallels 13 arbeiten, dann können Sie auch Outlook für Windows installieren. Viele diejenigen, die vielleicht Apple Fanatiker sind sagen, oooh das ist ja Teufelszeug. Ne. Also Outlook gibt es mittlerweile auch in einer halbwegs akzeptabler Version für den Mac, aber die ist noch Jahre von den Möglichkeiten entfernt, die man im Windowsbereich hat und eines der Dinge, die ich an Mac’s sehr schätze, dass sie eben auf einem Mac sowohl Windows- als auch Macintosh fahren können. Also ich habe nochmal Windows 10 mit Outlook 2016 drauf und kann da wunderbar die Funktionalitäten, die erweiterten, dort entsprechend nutzen. Das finde ich auf einem Mac ehrlich gesagt am besten. Wenn Sie auf dem Mac arbeiten und Sie haben ein CRM-System, also ein Customer-Relationship-Management-System, dann sollte man natürlich darauf achten, dass das möglichst gut in die E-Mail-Schnittstelle integriert ist, also deshalb arbeite ich mit Daylite und habe da eine sehr gute E-Mail-Schnittstelle im Standard-Apple-Mailprogramm, so dass ich bei den einzelnen E-Mails eben entscheiden kann, okay, sollen sie ins Daylite rein oder nicht. Das sind dann Möglichkeiten, die hat Spark so in der Form nicht. Ich nutze aber auf dem iPad und iPhone vor allen Dingen den Spark. Manchmal aber eben auch die E-Mail-Applikation. Also es gibt manche Dinge, die sind in der normalen App besser gelöst, manche Dinge sind in Spark besser gelöst. Aber wenn Sie das beide über das Exchange rüber synchronisiert haben, ist Wurst, welche Sie nutzen. Also es ist immer ganz gut, durchaus mal beide Dinge zu nutzen. Ja, in diesem Sinne probieren Sie einfach Spark 2.0 aus. Die Applikation ist kostenfrei. Ich gehe mal davon aus, irgendwann wird sie auch bepreist werden. Im Moment ist sie noch kostenfrei. Ich finde, es ist mit Abstand die beste App für produktives Arbeiten, alleine schon mit den Textbausteinen, mit der Möglichkeit dieser tollen Suche, mit der Möglichkeit mehrere Signaturen auch pro Account zu haben, also dass ich privat/dienstlich, du und Sie unterscheiden kann. Es sind Dinge, die ich toll finde, auch wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, Sie hängen eine PDF-Datei beispielsweise dran, dann können Sie auch bevor Sie sie senden nochmal auf die Datei drauf tippen und haben nochmal eine Voransicht. Das ist so eine Möglichkeit, die Sie in der Standard-E-Mail-Applikation nicht haben. Also ich finde eine sehr sehr leistungsfähige Applikation, die Sie sich auf alle Fälle mal angucken sollten, und mit Spark 2.0 noch eine Ecke besser.
Ja, in diesem Sinne sind wir fast am Ende des Themas Updates. Wir werden uns in der nächsten nochmal anschauen das Thema Scanbot Pro. Also eine Scanner-Applikation, die vor allen Dingen dann interessant ist, wenn Sie in der Zusammenarbeit mit der DATEV Belege einscannen. Und wenn Sie Unterstützung beim Thema iPad-Einführung im Unternehmen brauchen, Training, Beratung und auch Vorträge bei Kickoff-Veranstaltungen, dann freue ich mich, wenn Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de schreiben, und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn’s wieder heißt produktiver mit dem iPad und denken Sie dran: „Erst Hirn einschalten – dann Technik“.
Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
Letzte Kommentare