In dieser Episode lernen Sie, wie der Dateimanager unter iOS 11 funktioniert und was zu beachten ist, wenn man mit verschiedenen Cloud-Services arbeitet. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity, und wir schauen uns diesen Monat einmal schwerpunktmäßig das ganze Thema Datenaustausch an. Und hier fangen wir in dieser Woche einmal an mit der Logik der Datei-App oder Files-App. Unter beiden Begriffen finden Sie diese Datei, beziehungsweise diese App, und Sie ist bei iOS 11 hinzugekommen, und ich merke immer wieder, dass sie von Wenigen wirklich richtig verstanden und genutzt wird.
Ich muss zu Ihrer Ehenrettung sagen, falls Sie zu denjenigen gehören, die sie noch nicht so richtig verstanden haben, und ich habe einen kleinen Moment, und der war gar nicht so klein, gebraucht um es zu verstehen. Ich hatte nämlich versucht zunächst in der Dateien-App Speicherorte hinzuzufügen und habe nirgendswo diese Befehle gefunden. Bis ich dann irgendwann mal bemerkt habe, aa Sie müssen dort Apps installieren, die Speicherorte verwalten können auf dem iPad, so wie beispielsweise eine Dropbox-App und dann finden Sie diesen Speicherort auch. Sie finden ihn nicht unmittelbar immer sofort, sondern in der Dateien-App gibt es dann oben ein Befehl, der heißt bearbeiten, und wenn Sie dort drauftippen, dann können Sie Speicherorte anhaken bzw. abhaken. Stichwort Abhaken einen Speicherort, den Sie auf alle Fälle abhaken sollten, ist der auf meinem iPad, denn hier sind die Dateien nur auf dem iPad gespeichert. Weshalb sollte man das nicht nutzen? Man sollte es deshalb nicht nutzen, weil Sie dann keinerlei Datensicherung auf diesem iPad haben, wenn das Ding mal weg ist. Ja, werden die einen oder anderen sagen, ich sichere doch über iTunes oder ich sichere doch über iCloud, nur gerade wenn Sie in einer Compliance gerechten Organisation unterwegs sind, dann sind diese beiden Optionen keine Optionen, auf den dienstliche Daten gesichert werden, und dann sollte man eher auf Cloud-Services, die freigegeben sind von der Firma mit deutschem Serverstandort beispielsweise, oder entsprechend über Firmen-Server, über Firmen-Netzlaufwerke synchronisieren, und dann macht das eben keinen Sinn das auf den iPads zu haben. Das Schöne ist, Sie können die Dateien auch immer synchron auf dem Gerät halten, so dass Sie sie offline haben, Sie aber in dem Moment, wo Sie eine Internetverbindung haben, automatisch synchronisiert werden. Und das hat zwei Vorteile. Das hat zum Einen den Vorteil, dass Sie immer Ihre Dateien dabei haben und Sie sich keinen Kopf machen müssen, und wenn Sie was geändert haben auf dem PC auch wieder zurück ist. Also Sie arbeiten immer mit einer Dateiversion auf all Ihren Geräten, und der zweite Vorteil ist, dass Sie dort auch gleich automatisch eine Datensicherung haben.
Was sind sinnvolle Speicherorte? Gerade, wenn Sie mit dem Mac arbeiten, ist iCloud Drive die erste Wahl. Das ist das, was Sie auch vorinstalliert erstmal als Speicherort dabei haben. Dafür müssen Sie gar keine separate App installieren. Früher gab’s nämlich die iCloud-Drive-App und letztendlich ist die Dateien-App die Weiterentwicklung der iCloud-Drive-App. Und die größte Weiterentwicklung ist, dass zum Einen nicht nur die iCloud-Drive als Speicherort dort verfügbar ist – das ist Punkt Nr. 1, und Punkt Nr. 2, das ist noch viel wichtiger, Sie haben dort eine systemübergreifende wirklich Dateiverwaltung, das heißt wenn Sie beispielsweise eine Datei offline herunterladen, dann ist die in all Ihren Apps dort auch offline verfügbra. Und das ist wirklich total genial, weil wenn Sie beispielsweise eine Präsentation mal in Keynote öffnen und mal in Powerpoint, dann müssen Sie nicht zweimal herunterladen, und das ist wirklich ganz ganz klasse. Also auf dem iPad bitte deaktivieren, das macht keinen Sinn, nicht dass Sie da aus Versehen was abspeichern und wenn dann mal das iPad defekt sein sollte, gestohlen sein sollte, oder Sie bekommen neues, dann ist immer die Frage, wie komme ich jetzt an meine Daten. Also iCloud Drive, wo liegen die Daten? Sie liegen dort bei Apple in Kalifornien, also vor dem Hintergrund sicherlich nicht für alles geeignet, aber hier auch mit einer vernünftigen, also alle iCloud Services sind entweder 128 bit oder 256 bit AES verschlüsselt, also Sie haben hier schon einige vernünftige Verschlüssselung und gerade, wenn Sie dann mit einem Mac noch arbeiten, ist es extrem gut integriert in den Finder und in den gesammten Mac-Ablauf. Allerdings, wenn Sie ein Windows-PC haben, können Sie auch die Gratis-iCloud-Systemsteuerung installieren, wenn Sie die noch nicht installiert haben, gehen Sie einfach auf Ihren Windows-PC unter Apple-Softwareupdate, das ist wenn Sie unter Windows sich alle Programme alphabetisch anzeigen, meistens dann nach dem Adobe der zweite Eintrag in der Liste der Programme und wenn Sie da drauf klicken, kriegen Sie immer iTunes-Update und Sie kriegen, wenn Sie es noch nicht installiert haben, die iCloud-Systemsteuerung. Hier können Sie dann auch iCloud-Drive aktivieren, so dass Sie das Ganze in Ihrem Windows-Explorer sehen und dort Dateien reinschieben können und die sehen Sie dann auf dem iPad.
Das was gerade in der Windows-Welt und auch sonst übergreifend die universellste Lösung ist, ist die Dropbox. Die Frage ist ja immer, viele sagen „wuaah“, Dropbox ist unsicher. Das muss man etwas differenzierter betrachten. Also zum Einen, wo liegen die Daten? Die Daten liegen standardmäßig bei der Consumer-Variante erstmal bei Amazon in den USA. So, jetzt haben wir hier zwei Punkte: Amazon und einmal USA. Also beim Thema USA ist es natürlich so, dass sich amerikanische Unternehmen an amerikanische Gesätze halten müssen, dementsprechend haben Sie Patriot Act beziehungsweise den Nachfolger und sicherlich ist die NSA dort etwas aggressiver als unsere Geheimdienste. Das ist selbstverständlich. Wenn Sie sich aber den Anbieter Amazon anschauen, Amazon ist ein hoch sicherer Rechenzentrumsbetreiber, bei dem viele Banken und Versicherungen arbeiten und es gibt beispielsweise auch die Möglichkeit, Amazon-Speicherort Frankfurt zu nehmen. Und das Rechenzentrum von Amazon in Frankfurt hat mit die höchsten Zertifizierungen, was Datenschutz und Datensicherheit anbelangt, also da sind viele Rechenzentren, die nicht die gleichen Sicherheitsstandards erfüllen wie die von Amazon. Amazon ist hoch hoch sicher. Das ist auch der Stichwort und zwar Dropbox gibt es auch in einer „Dropbox for Business“-Variante und hier können Sie sogar auch den Speicherort Deutschland wählen. Also Dropbox in der Business-Variante ist auch mit Speicherort Deutschland wählbar. Hier haben Sie zusätzlich dann noch weitere Benutzerberechtigungen und –gruppen, die Sie anlegen können. Punkt Nummer 2 ist es so, wenn Sie sehr sehr viele Dateien haben, dann können Sie in der Consumer-Variante immer nur sagen, welche Dateien Sie ein- oder ausschließen, welche Verzeichnisse Sie ein- und ausschließen wollen. Und bei Business können Sie sagen, Sie zeigen den kompletten Verzeichnisinhalt an, ähnlich wie Sie das auf dem iPad kennen, und erst wenn Sie eine Datein anklicken, dann wird sie erst herunterladen. Also das ist wirklich gut. Guter Freund von mir, der Collin Krum hat eine Werbeagentur und der sagt, er hätte gar nicht den Platz auf seinen Platten um alle diesen Materialien dort entsprechend immer auch auf den Macs zu haben und deswegen nutzt er auch unter anderem Dropbox for Business.
Ja, weiterer möglicher Speicherort ist OneDrive von Microsoft. Hier gibt es drei Varianten, es gibt einmal die Consumer-Variante, da sind Sie im Regelfall in den USA-Rechenzentren, Sie haben Office 365 Europa und Office 365 Deutschland. Bei der Europa-Variante liegen die Dateien in Amsterdam und in Dublin. Und bei der deutschen Variante liegen sie in Frankfurt und in Magdeburg. Also somit auch deutsche Standorte. Wo man ein bisschen aufpassen muss, Office 365 ist in Zusammenarbeit mit T-Systems. Und mit auch OneDrive können Sie in sehr sehr vielen Applikationen zugreifen, und zwar wenn Sie die europäische Variante haben, auf die deutsche Variante können Sie im Moment nur zugreifen wirklich über die OneDrive-App, über die Microsoft-Apps aber sonst über andere Apps noch nicht. Also da sind Sie noch ein Bisschen eingeschränkt. Wie mache ich es persölich. Ich mache das so, dass ich die Daten, die nicht vertraulich sind, die meisten habe auf iCloud-Drive, Daten die ich häufiger mal in Trainings beispielsweise austauschen und freigeben möchte, die habe ich auf Dropbox, weil gerade das Freigeben von Dateien dort sehr gut gelöst ist und mal alles, was Finanzen und Kunden anbelangt, habe ich auf OneDrive beziehungsweise Office 365 Deutschland. Also hier bin ich immer ein großer Freund davon, sehr differenziert zu betrachten, welche Cloud-Dienste Sie für was nutzen. Fotos habe ich in der iCloud Foto Mediathek synchronisiert, meine Musik über Apple-Music und zusätzlich nutze ich auch noch Spotify. Sicherlich müssen Sie nicht beide Musikdienste nutzen, meistens macht das eher Sinn mit einem der beiden Varianten zu arbeiten. Apple Music hat den Charme, dass es etwas besser integriert ist in die Apple-Welt. Spotify hat den Charme, dass es noch ein paar mehr Audioinhalte von Comediants drin hat, die Musikauswahl manchmal noch etwas besser ist und es gibt Spotify Running. Dazu aber später gerne nochmal etwas mehr. Weshalb erwähne ich nochaml die Fotos? Ich bin letzte Woche erst angesprochen worden, dass ein Seminarteilnehmer gesagt hat, oooh ich komme in der Dateien-App gar nicht auf die Fotos dran. Das ist richtig. Sie könne natürlich Fotos über die Dropbox beispielsweise abspeichern oder auch auf Clouddienste, dann haben Sie die Dateien-App drin, sonst empfehle ich eher die Synchronisation über die iCloud-Fotomediathek, denn dann haben Sie auf all Ihren Geräten immer die gleichen Fotos. Ja, last but not least, was ist da noch ein weiterer sinnvoller Speicherort, gerade in den Unternehmen, ist den eigenen Server über VPN und WebDAV anzuschließen. Das sagen Sie, Moment mal, wie kriege ich denn die Dateien-App den eigenen Server angeschlossen? Den kriegen Sie angeschlossen, indem Sie die Applikation Filebrowser for Business, das ist der Orange dort installieren. Stichwort, welche Apps ich hier erwähne wie den Filebrowser, wie finde ich diese Links? Diese Links finden Sie im Gratis-Hörerservice dieses Podcasts. Und schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, oder gehen Sie auf www.iPad4Productivity.com und dann kriegen Sie von mir immer gerne die Links. Manchmal dauert es nochmal ein paar Tage bis das Transkript dieser Podcastepisode auch auf meiner Webseite erscheint. Ich bin gerade sehr sehr viel bei Kunden unterwegs, aber ich versuche immer zeitnah das Ganze zu machen und sonst wie gesagt, schicken Sie mir gerne eine E-Mail und da kriegen Sie von mir die Information (…). Die viele meinen Hörer kennen mich mittlerweile auch persönlich, Sie haben ohnehin meine Kontaktdaten.
Ja, wie schaut das aus, kann ich mir Daten offline mitnehmen? Ja, das können Sie. Leider ist es bisher nicht möglich ganze Verzeichnisse runterzuladen. Das können Sie machen über den Filebrowser beispielsweise, da geht das, da können Sie Dateien und Verzeichnisse sich offline runterladen, aber Sie können einzelne Dateien herunterladen. Das funktioniert. Was aber dann eben ganz klasse ist, wenn Sie die offline heruntergeladen haben, dann sind die App-übergreifend offline. Das heißt, egal in welcher App Sie das öffnen, sie sind immer offline verfügbar und müssen die jetzt nicht nochmal in jeder App einzeln wieder herunterladen. Und das Ganze können Sie eben machen über Teilen, dass Sie sagen, ich öffne etwas, oder es gibt in vielen Apps, dass es schon integriert ist. Manchmal ist es versteckt, das heißt, wenn Sie Office haben mit Word, Excel und PowerPoint, dann gibt es die Möglichkeit bei den Speicherorten sagen, ich öffne mehr, und unter mehr finden Sie dann, wenn Sie dadrauf tippen, öffnet sich die Dateien-App und dann haben Sie tutto completti alle Ihre Speicherorte, die Sie mit dabei haben. Was auch sehr praktisch ist, sind Favoriten-Ordner. Sie können sich hier einfach mit der Maus, würde ich normalerweise sagen, auf dem iPad natürlich mit dem Finger, sich Ordner reinziehen unter den Bereich Favoriten und diese Favoriten-Ordner die werden Ihnen dann praktisch, ohne dass Sie immer groß suchen müssen dort angezeigt, und die nächste Stufe sind Tags, die Sie unten haben, solche Labels sind das, und die funktionieren auch ordnerübergreifend, also ich habe beispielsweise so ein Tag für heute, wenn ich einen Vortrag halte, dann habe ich meine Reiseunterlagen, meinen Handout, die Charts, gegebenenfalls noch Videos, die ich zeigen möchte, die in verschiedenen Ordnern gegebenenfalls sind, mit einem Tag dort markiert, indem ich einfach in den Bereich der Tags reinziehe. Die sind dort vordefiniert mit Farben, da steht dann gelb, rot, blau und so weiter dahinter, die können Sie einfach einmal, wenn Sie auf bearbeiten gehen dann einmal so benennen, wie Sie die brauchen. Hier gibt es jetzt einen deutlichen Vorteil für die Mac-User, und zwar wenn Sie Mac-User sind, dann werden Ihnen diese Tags auch synchronisiert auf Ihrem Mac, besonders gut mit iCloud-Drive. Bei Dropbox knirrscht das manchmal noch einbisschen, aber bei iCloud-Drive funktioniert es extrem gut, also ich habe beispielsweise Tags für heute, für Vorträge, für iPad-Coach, für Aktuelles, für Dinge, die ich lesen möchte und für Videos. Das heißt, wenn Sie beispielsweise in Workshps, in Vorträgen oder in Kundenterminen öfter mal Videos brauchen, laden Sie sich die einfach vorher herunter und gerade, wenn es vielleicht auch noch öffentlich auf Youtube verfügbare sind, dann ist das auch nicht so, dass es nicht auf dem Cloud-Service sein darf, und dann kann man sich die offline herunterladen. Was auch praktisch ist, Sie haben unten immer zwei Bereiche, Sie haben eben Verlauf, und Sie haben Durchsuchen steht da immer, und dann ist es so, wenn Sie den Verlauf sehen wollen, können Sie es in der App sehen, indem Sie von Durchsuchen auf Verlauf tippen, dann sehen Sie die letzten Apps, die letzten Dateien, die Sie geöffnet haben, und wenn Sie dann weiter nach unten schieben, sehen Sie die jeweils per Tag markierten Dateien. Und wenn Sie dann, Sie können also Widgets auch installieren, das heißt, wenn Sie oben über den Bildschirm von oben nach unten herunterstreifen, haben Sie erst die Mitteilung, wenn Sie dann einmal mit dem Finger von links nach rechts streifen, kommen die Widgets, die Sie sich anpassen können, solche kleine Schnellansichten wie die Android-User das schon seit Langem kennen, und hier gibt es auch ein Dateien-Widget, was Sie hinzufügen können und dann sehen Sie immer die letzten Dateien und können da direkt drauftippen und die schnell öffnen. Das ist ganz klassen, wenn Sie ein Kundengespräch vorbereiten beispielsweise, machen Sie einfach vorher die Dateien auf und dann können Sie dann ganz schnell darauf zugreifen. Noch schneller geht sogar, wenn Sie untem in dem Dock, wo die ganzen Apps sind, da kriegen Sie bis zu 13 Dokumente mittlerweile links vor diesem Trennstrich reich, rechts das können Sie nicht beeinflußen, da sind die letzten drei geöffneten Apps drin, links krigen Sie bis zu 13 Symbole rein. Und wenn Sie da die Dateien-App reinschieben, was ich Ihnen empfehle, wenn Sie da tippen und halten, dann gehen Ihnen auch die letzten Dateien auf erst nur eine Reihe, wenn Sie auf mehr tippen, gehen Ihnen sogar dann zwei Reihen, beziehungsweise vier Reihen entsprechend auf und können schnell auf Apps zugreifen.
Was auch klasse ist, aus der E-Mail heraus kommen Sie auch drauf und zwar einmal, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, dann können Sie auf die Büroklammer tippen, wenn Sie in dem E-Mail Text sind und dann öffnet sich die Dateien-App. Beim ersten mal ist es ein bisschen verwirrend, da öffnet sich erstmal der Verlauf und der ist erstmal leer. Dann müssen Sie auf Durchsuchen tippen und oft müssen Sie dann auch noch den Speicherort aktivieren, das ist beim ersten Mal wie gesagt etwas verwirrend, aber dann funktioniert das. Und wenn Sie etwas, was als Anlage da ist, abspeichern wollen, eine E-Mail, dann tippen und halten, und dann wählen Sie das Icon in Dateien speichern aus. Wenn Sie etwas aus einer Applikation abspeichern wollen, dann ist es häufig so, dass Sie den Ausgangspfeil haben und der heißt dann teilen in einer anderen App. Und dann geht Ihnen auch wieder das Symbol, dieses Fenster auf, wo Sie oben Apps finden, unten die Systemfunktionen und wenn Sie da ein bisschen nach rechts schieben, dann sehen Sie entsprechend auch „In Dateien sichern“. Wenn Sie das sehr häufig brauchen, können Sie auf dieses Symbol „Auf Dateien sichern“ einmal tippen und halten und das dann weiter nach links schieben, das geht übrigens auch mit Apps, dann haben Sie die immer zur Verfügung. Also die Dateien-App ist für mich eine der besten Veränderugnen von iOS 11. Ja, manchmal knirrscht sie noch ein bisschen, auch nicht mit allen Diensten funktioniert sie super gut. Also mit Dracoon beispielsweise funktioniert das sehr gut. Das ist ein Dienst, mit dem Sie Agree21 Docshare, wenn Sie Volks- und Raiffeisenbank sind, gut einbinden können, die DATEV wird das einführen in diesem Jahr als sogenannte DATEV-Dropbox, also das funktioniert gut. Was auch gut funktioniert ist OwnCloud und Nextcloud. Also einer meinen Kunden im Versorgungsbereich hat hier eine OwnCloud-Installation, das heißt, da können Sie auch wunderbar per App zugreifen und das Ganze ist dann so, dass Sie es auch nicht nur in einem Unterfenster sehen, wie das manchmal ist, und mittlerweile dann auch in vielen Apps so wie iCloud Drive komplett. Es gibt mache Apps, die sind noch so, dass sie das wie bei OwnCloud zum Beispiel sehen Sie das immernoch in so einem kleinen Fenster, das ist dann nicht ganz so komfortabel von der Funktionalität als wenn es so wie iCloud Drive installiert ist. Hier lohnt sich aber immer wieder mal reinzugucken, weil hier ist es so, dass doch immer mehr Updates kommen, wo diese Apps, die so erst im kleinen Fenster integriert waren, das mittlerweile in der kompletten Version integriert haben, also das wird deutlich besser und immer besser. Es gibt auch, von SanDisc gibt es einen USB-Stick, der per W-LAN anbindbar ist und dann auf einem PC dort in den USB-Slot steckbar ist, wenn Sie den nehmen, der ist im AppleStore verfügbar, finden Sie auch auf meiner Zubehörliste, und der klinkt sich auch in der Dateien-App ein. Im Moment ist es so, dass sich der nur als Unterfenster einklinkt, ich gehe aber mal davon aus, dass es nur eine Frage der Zeit ist und vielleicht ist es sogar schon so weit, wenn Sie diese Podcast-Episode hören, dass es komplett in die App integriert ist. Auch wir sind zur Zeit der Aufnahme dieses Podcasts bei iOS 11, die Ankündigung ist, dass mit iOS 12 ursprünglich geplante zusätzliche neue Funktionen ein Stück weit zurückgestellt worden sind, im Interesse das Ganze System deutlich stabiler, deutlich leistungsfähiger flott dahin zu kriegen, dass man eben nicht die Abstürze hat, die man heute doch ab und zu mal hat beim iPad. Das kannte man früher nicht, dass ein iPad abschmiert, mittlerweile hat man das ab und zu mal, das wollen die Kollegen mit iOS 12 ändern. Also ich finde die Dateien-App ist heute schon gut und wenn Sie dann noch mal eine Ecke ausgereifter und stabiler wird und nicht mehr knirrscht, dann wird sie noch besser. Also probieren Sie das einfach mal aus, und Sie können sowohl Cloud-Dienste in USA bis hin zu eigenen Servern dort anbinden, und wenn Sie da eine Frage haben, Sie haben meine Daten t.jekel@jekelteam.de und in diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch eine erfolgreiche Woche und freue mich auf das nächste Mal.
Ihr Thorsten Jekel.
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