Welche CRM-Systeme empfehle ich? Was sind die grundsätzliche Fragen und meine Erfahrungen zum Thema CRM? Das sind die Themen der heutigen Podcast-Episode. Bei der Wahl des richtigen Systems muss man immer bedenken, was sind die Anforderungen und wo der Engpass liegt. Denn der Engpass ist oft nicht das System, sondern die strukturierte Arbeitsweise und die Disziplin, mit der man arbeitet. Es gibt heutzutage eine Menge von Lösungen, die man hier hat, und man muss sich schon Gedanken zum Kosten-Leistungs-Verhältnis machen, was für die Größenordnung des Unternehmens Sinn macht und ob eine vielleicht auch nicht 100% plattformübergreifende Lösung Sinn macht, unter der Voraussetzung, dass diese die gesetzten Anforderungen zu 100% erfüllt. Tauchen Sie mit dieser Episoden ein in die Welt der CRM-Systeme und lassen Sie sich inspirieren.


Weiterführende Links

Hier finden Sie die Videos und Links der im aktuellen iPad4productivity-Podcast besprochenen Konzepte, Apps und Tools:

Salesforce

Microsoft Dynamics

Daylite

Office 365

KlickTipp

MailChimp

Totals

Time&Budget

Jabra Motion Office Headset

FullContact

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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity. Und wir schauen uns heute einmal den Schwerpunkt CRM und Kontaktmanagement an.

Was heißt CRM? CRM heißt „Customer Relationship Management“, also das strukturierte, systematische Managenent von Kundenbeziehungen. Und mit dem lieben Kollegen Michael Reischer, mit dem ich mich vor Kurzem erst wieder einmal in einem Interview ausgetauscht habe, hat so schön gesagt, eigentlich geht es gar nicht mehr um CRM, sondern es geht um XRM, nämlich um das Managen von Kundenbeziehungen mit Kunden, aber auch genauso mit Partnern, mit Lieferanten, mit Geschäftspartnern. Und dazu nutze ich auch mein CRM und deshalb möchte ich in dieser Episode, weil ich auch häufiger einmal angesprochen werde auf das Thema CRM, welche Systeme gibt es da, was kann man da empfehlen, möchte ich gerne einmal ein paar grundsätzliche Gedanken zu diesem Thema teilen, und möchte dann kurz sagen, welche Arten von Systemen gibt es und vielleicht nochmal den einen oder anderen Satz zu dem System sagen, mit dem ich arbeite, denn ich gebe in diesem Podcast gerne Empfehlungen weiter und Erfahrungen weiter, die ich selbst gemacht habe, also deswegen bitte ich um Verständnis, dass ich hier keine ausführliche Bewertung von Salesforce oder Microsoft Dynamics oder solche Dinge machen kann, weil ich mit diesem Systemen selbst nicht intensiv bisher gearbeitet habe, aber ich gebe einen Überblick und ich mache auch in Kürze mal wieder eine Episode mit dem Michael Reischer gemeinsam und da werden wir uns mal etwas intensiver das ganze Thema, auch Microsoft Dynamics, angucken.

Ja, die meisten denken ja immer zuerst, oder fragen mich immer zuerst, welche Software und Systeme empfiehlst du, und getreut dem Motto „erst Hirn einschalten, dann Technik“ ist es immer ganz wichtig sich zuerst einmal ein paar grundsätzliche Gedanken zum Thema CRM zu machen. Und sicherlich haben viele von Ihnen schon das Wort GIGO gehört. GIGO heißt „Garbage in, Garbage out“, das heißt, wenn ich in EDV-Systeme Müll reingebe kommt auch Müll raus. Das potenziert sich bei solchen CRM-Systemen in der Praxis erfahrungsgemäß relativ schnell, wobei es noch einen größeren Effekt gibt. Und der größere Effekt ist der sogenannte NINO-Effekt. NINO heißt nämlich „nothing in, nothing out“. Was ich immer wieder erlebe ist, dass Vertriebler gerne ein CRM-System haben, wo alle Daten aktuell gepflegt sind. Und sobald da irgendetwas nicht aktuell ist, heißt es „Scheiß-System“ und funktioniert nicht. Wenn wir aber zu dem Punkt komme, wo der Vertriebler dort auch Dinge eingeben muss, dann ist immer so zu sagen, ach, nö, dass muss ja nicht unbedingt sein. Das mag nicht jeder Vertriebler. Blöderweise hängt natürlich die Qualität der Dinge, die man rauskriegt, auch durchaus von den Sachen ab, die man dort reingibt – also GIGO und NINO.

Was sind hier die zwei wichtigen Faktoren. Hier ist es auf der einen Seite natürlich ganz wichtig, dass im Rahmen der Führung hier auch ganz klar das Thema CRM so gespielt wird, dass hier sehr deutlich gemacht wird auf der einen Seite, was sind die Nutzen, die Vertriebsbeauftragten oder Verkäufer mit dem System haben, aber auch genauso die Erwartungen, die dort klar gemanaged werden. Und hier gibt es auch klare Vorgaben, die dort heißen, die Systeme sind entsprechend zu pflegen und wichtig ist, dass diese Dinge auch nachkontrolliert werden. Das hört sich immer ein bisschen argspießig und konservativ an, und in Zeiten von HI-Leadership und Selbstverantwortung sagt man, es braucht kein Mensch mehr, was nur ehrlich gesagt ein großes Missverständnis immer auch bei diesem ganzen Thema HI ist, ist zu sagen, jawohl, es ist so das absolute freie Chaos und keiner macht mehr was. Das stimmt nicht, sondern die Grundphilosophie von HI-Management besteht aus zwei Komponenten: die eine Komponente heißt klar autonomes, agiles, iteratives Arbeiten in kleinen, selbst sich steuernden und autonomen Teams, auf der anderen Seite mit sehr stark formalistischen Strukturen und Systemen. Also, wer sich mal mit dem Thema Scrum beispielsweise beschäftigt hat, der weißt, dass es ein sehr stark strukturiertes System ist, und auf der anderen Seite das ganze Thema Alignment – also Ausrichtung auf ein gemeinsames Ziel. Der es noch nicht gesehen hat, und wir verlinken es mal auch in der Episode, dem epfehle ich sehr die dreiteilige Videoserie zum Thema Spotify, wie Spotify HI-Management nutzt, und da kommt wunderbar genau diese Kombination aus HI und Alignment, also eigenständiges, autonomes Arbeiten und gleichzeitige Ausrichtung an einer gemeinsamen Strategie, kommt dort sehr schön zum Ausdruck. Und das ist genau das Thema, was auch hier wichtig ist, dass die Führung hier ganz klar einen Fokus drauf setzt. Punkt Nummer 2, der neben dem Thema Führung ganz wichtig ist, ist das Thema, dass die Systeme es möglichst leicht machen müssen, diese Daten noch einzugeben. Das heißt, Sie müssen von der Bedienung her möglichst intuitiv und einfach sein, Sie sollten idealerweise geschult werden, weil selbst ein iOS-System ist nicht intuitiv und es sollte so sein, dass es auch auf allen Plattformen verfügbar ist. So dass man beispielsweise nicht abends nochmal dann acht oder neun Termine nachpflegen muss und gar nicht mehr weiß, was habe ich denn morgens besprochen, sondern dass man idealerweise gleich ein Vertriebsgespräch und/oder einige Dinge auf dem mobilen Gerät machen kann, oder zwischen zwei Terminen. Ich erlebe es immer wieder, dass auch Außendienstler sagen, ja ich brauch doch meinen Bürotag und ich muss das doch alles nachpflegen. Dann sage ich, also für mich gibt es eine einzige, wirklich sinnvolle, oder zwei Arten wo ich sage, ein Bürotag ist wirklich sinnvoll im Außendienst, das eine ist gerade beim Freitag, das merke ich selbst, um zu telefonieren. Freitags erreiche ich nämlich die Entscheider besonders gut, dass heißt, wenn Sie hier sagen, am Freitag kann ich dort geblockt telefnieren und nicht alles kann man schnell im Auto so machen, gerade wenn man auch mal eine Kaltakquise macht, dann ist der Freitag wirklich klasse. Und es ist auch gut, wenn ich sage, ich will mich irgendwo strukturiert auf irgendwelche Dinge vorbereiten. Was ich noch häufiger erlebe, dass ein Bürotag dazu genutzt wird, um Besuchsberichte auszufüllen, um Admin zu machen, und wo ich sage, dann ist der Bürotag verschenkte Zeit, das macht man bitte in den Pausen zwischendrin. Und jetzt höre ich immer wieder, ja, wir haben hier keine Pausen, dann sage ich sorry, ich bin seit 1989 im Vertrieb, wenn mir einer erzählt, dass er ohne Pause durchgetaktet ist, das entspricht nicht der Realität, wenn es so ist, dann ist es auch gefährlich, weil dann hat man gar keinen Puffer, wenn man irgendwo mal Stau hat, also es gibt immer mal zwischendurch Zeit. Das heißt, da kann man idealerweise auf einem iPad dann seine E-Mails beantworten, man kann zwischendurch auch Besuchsberichte nachpflegen und das hat einfach den riesigen Vorteil, dass man die Dinge sofort präsent hat und dann auch entsprechend eingeben kann. Und das empfehle ich gerade. Weil im Vetriebsgespräch selbst bin ich häufig eher ein Freund davon handschriftliche Notizen zu machen oder man kann es in GoodNotes beispielsweise auch machen oder mit Nebo gibt es ja Systeme, wo ich handschriftliche Notizen durchsuchbar machen kann, sogar umwandelbar machen kann, damit empfehle ich einfach mal zu experimientieren. Ein weiterer Ansatzpunkt ist, dass man die Dinge ganz einfach per Hand mitschreibt, die dann beispielsweise abfotografiert und das Ganze so macht, dass man sie dann hinterher einfach als PDF-Datei ins CRM-System mit integriert. Man muss nicht unbedingt immer alles tippen, und bevor man einfach etwas hat, was man abtippt und ohnehin nur selbst nutzt, dann kann man auch schnell das Ganze als PDF durchaus in handschriftlicher Form nochmal mit drin haben – also da sage ich, weniger ist manchmal mehr.

Was ein weiteres wichtiges grundsätzliches Thema ist, Sie sollten immer ein führendes System haben. Was heißt ein führendes System? Das heißt, bitte nicht Kundendaten im Outlook, Kundendaten im CRM-System, Kundendaten irgendwo noch in welchen Apps drin, Kundendaten in der Datenbank, sondern idealerweise ein gemeinsamer Ort, in dem alles gespeichert wird und das Ganze sollte von all Ihren mobilen und stationären Geräten immer verfügbar sein. Also ein führendes System, weil in dem Moment, wo Sie Kundendaten im zwei Systemen speichern, haben Sie spätestens nach zwei Tagen… laufen Ihnen die Daten auseinander. Habe ich schon mehrfach erlebt, ich war mal bei Tschibo im Kaffeeservice für den Kundenservice verantwortlich, da habe ich mal die andere Seite und genau solche Dinge erleben Sie jeden Tag.

Das nächste wichtige Thema sind Schnittstellen. Wichtig ist, die Systeme müssen heute nicht mehr alles können. Und der Trend geht eher dazu, dass Sie sagen, ich habe spezialisierte Systeme, die dann aber idealerweise Schnittstellen zu anderen Systemen haben. Und welche Schnittstellen sind dann beim Thema CRM besonders wichtig? Ein wichtiges Thema ist zum einen das Thema E-Mail. Und beim Thema E-Mail, ich arbeite beispielsweise mit Daylite auf dem Mac. Hier ist es so, dass ich dort entscheiden kann, welche E-Mail ins CRM reinkommt oder welches nicht. Und das halte ich auch für wichtig, weil ich kenne viele, die sagen, alles kommt ins CRM rein. Wenn ich jetzt allerdings einem Kunden nur sage, auf eine E-Mail, die er mir schreibt „vielen Dank“ oder „jawohl, passt, wir treffen uns dann und dann“, dann haben Sie irgendwann Hunderttausende von irrelevanten E-Mails und ich bin ein großer Freund davon, die relevanten E-Mails durchaus auch im CRM zu haben, aber bitte nicht jede Müll. Also bitte nicht automatisch, sondern immer manuell in der Entscheidung. Auch wenn Sie sich ein System wie Salesforce beispielsweise angucken, die haben eine Integration in Outlook, also hier sollten Sie darauf achten, dass Sie idealerweise eine Schnittstelle zu Ihren bestehenden E-Mail-Systemen haben, die Sie idealerweise auch von all Ihren Systemen im Zugriff haben können. Das ist auf dem iPad manchmal ein bisschen eingeschränkt, kann man aber auch lösen. Ich sage Ihnen wie ich das ganz pragmatisch löse. Ich arbeite mit Daylite und ich sehe in der Daylite-App, es gibt eine App zu diesem CRM-System, sehe ich alle E-Mails, die ich an einen Kunden geschrieben habe, diese Verknüpfung ist da. Ich kann dann, wenn ich drauf tippe eine E-Mail schreiben. Im Moment ist es allerdings so, dass dann diese Verknüpfung zwischen der E-Mail und dem Kunden nicht auf dem iPad vorgenommen werden kann. Wie mache ich das? Wenn ich E-Mails habe, die ich auf dem iPad bekomme oder sende, und die sollen dann bitte auch ins CRM-System reingehen, dann schiebe ich die in eine Ordner-Ablage Daylite in meinem E-Mail-System und dann ist es so, dass mein Assistent, der den Zugriff auf mein E-Mail-System hat, die dann ins Daylite zuordnet. Und wenn die im Daylite zugeordnet sind, werden Sie auch aus dem normalen Mail-Client gelöscht. Früher hatte ich die immer zweimal, also in meinem E-Mail-System und mal im CRM-System, gerade dann, wenn Sie auch auf mobilen Endgeräten auf Ihr CRM zugreifen können, so wie ich es mit meinem Daylite beispielsweise kann, dann ist es so, dass ich alle E-Mails, die ich im CRM-System habe, habe ich nicht mehr in meinem E-Mail-Programm drin. Grundprinzip, basierend auf dem, was ich vorhin gesagt habe, ein führendes System. Ganz wichtig auch, mit mobilen Endgeräten soll das Ganze auch verfügbar sein, dass man zugreifen kann auf die Dinge, dass man Gesprächsnotizen, sei es beim Kunden oder zwischen Kundenterminen eingeben kann. Und idealerweise können Sie natürlich auch E-Mails einfach zuordnen. Beim Microsoft gibt es mittlerweile eine Schnittstelle, dass Sie auch im mobilen Outlook dort Dinge zuordnen können oder, was natürlich auch ein Ansatzpunkt ist, wenn Sie webbasiert arbeiten, hier ist es so, wenn Sie bei Office 365 beispielsweise arbeiten, dann gibt es auch über die Weboberfläche sehr sehr viele gute Integration, die Sie mit dabei haben. Also das heißt hier, mobile Endgeräte sollten genutzt werden. Wenn Sie übrigens auch noch einen ergänzenden Tipp zu dem Vorherigen (…), es gibt ja einmal die Möglichkeit, wenn E-Mails abgelegt werden sollen in einem CRM-System, oder vielleicht in einem Dokumenten-Management-System, dann gibt es eiben einmal die Möglichkeit mit dem Unterordener, eine zweite Variante ist, das habe ich bei meiner Steuerberatungskanzlei vor Kurzem erst wieder eingeführt, dass wir ein separates E-Mail-Postfach angelegt haben dort, das hieß dann DMS@KanzleiNickert.de, und dann ist es eben so, alles was ins DMS soll, wird dann im Blind Copy, wenn es auch rausgeht, oder sonst direkt, wenn es nur abgelegt werden soll, an diese E-Mail-Adresse abgelegt wird, und dann gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der verantwortlich ist, dieses Postfach regelmäßig zu sichten und dann die Dinge abzulgegen. Also darüber kann man mit dem DMS, also Dokumenten-Management-System, machen und kann man auch mit CRM-System machen, da gibt’s ja auch oft Überschneidungen. Ja, eine weitere Schnittstelle ist zu Newsletter-Systemen. Idealerweise so, wenn sich jemand einträgt in Ihren Newsletter, dann sollte er auch automatisch in Ihrem CRM-System gleich drin sein, auch erkennbar, dass er im Newsletter drin ist. Und das Gleiche, wenn Sie etwas eintragen in Ihrem CRM-System, dann sollten Sie die Möglichkeit haben, den gleich in Ihren Newsletter mit aufzunehmen. Das ist für mich eine sehr wesentliche Herausforderung und Anforderung gewesen bei meinem System, also ich arbeite ja mit Daylite und habe mich dann am Anfang entschieden für eine Lösung, die heißt MailChimp und es gibt hier für MailChimp einen guten Konnektor zwischen den beiden. Bin mittlerweile umgestiegen auf KlickTipp, ich mache dazu gerne eine separate Episode. KlickTipp ist ein E-Mail-Newsletter-System das tagbasiert arbeitet, Tag heißt solche Etiketten, die man an Dinge vergeben kann. Damit ist es deutlich flexibler als das listenbasierte MailChimp und es gibt noch ein paar mehr Möglichkeiten und hier gibt es zumindest zu der Cloud-Version von Daylite, gibt es auch einen Dienst der heißt Zapier, da gibt es auch durchaus Schnittstellen, mit dem Sie das verbinden können. Also idealerweise haben Sie hier eine automatische Verbindung, dass Sie hier nicht Daten wieder zweifach pflegen.

Das nächste Thema ist Social Media. Wenn ich einen Kontakt dort neu anlege, dann gibt es immer eine Registerlasche, da steht dann eben Social Media und da habe ich die Möglichkeit dann eben das Xing-Profil direkt, Facebook-, LinkedIn-, also die üblichen Profile zu sehen und damit kann man eben beispielsweise weitere Kontaktdaten sich holen, oder was wir auch immer ganz gerne machen ist, dass wir uns dort das Foto zu einem Kontakt entsprechend rübernehmen. Und man kann auch gleich eine Kontaktanfrage darin stellen, also idealerweise integrieren Sie dieses ganze Thema Social Media auch gleich mit drin und wenn Sie anschauen, was Salesforce mit seinem Einstein-Einsatz, dann gehen sie sogar noch eine Ecke weiter. Das heißt, dann bekommt der Vertriebler morgens auf einem Management-Cocpit einen Vorschlag, welche Kunden er idealerweise besucht. Und das ist auf der Basis der CRM-Daten, auf Basis der E-Mail-Historie und auf Basis der Social-Media-Informationen, die öffentlich verfügbar sind. Also sa gibt’s richtig tolle Sachen.

Nächstes Thema, was sehr praktisch ist, ist ein Modul für Karten, also geographische (…) und wozu braucht man das? Das ist für zwei Dinge praktisch. Das eine ist ganz gut, wenn Sie eine regionale Veranstaltung machen, dann können Sie sagen, zeige mir die Kunden, die in einem Umfeld von, ich sage erstmal 30-40 Kilometer sind, und dann wissen Sie, die können Sie zu einer Gruppe hinzufügen und können einladen. Das zweite, was ich sehr gerne nutze ist, ich habe mit einem Kunden in München einen Termin gemacht, und dann kann ich sagen, zeige mir bitte die Kunden, die im Umfeld von 10-20 von München dort auch sind, und dann können Sie gucken, okay, mit wem können Sie gegebenenfalls nochmal einen Termin vereinbaren, um den Tag effizient zu nutzen.

Nächstes Tema ist Fakturierung. Also ich arbeit hier mit Totals das an Daylite angebunden ist, und darüber kann ich eben Rechnungen erzeugen und das Schöne ist, man hat dann wieder Registerlaschen im CRM-System, wo man sieht, was für Umsatz man mit dem Kunden gemacht hat, sind dann offene Rechnungen vielleicht noch da, das heißt, auch wenn man das mit dem Thema der Telefonieintegration hat, was ich auch empfehlen kann, dann ruft ein Kunde beispielsweise an und man hat sofort die Kontaktdaten drauf, man sieht sofort, welchen Umsatz man mit dem Kunden gemacht hat, man sieht sofort wenn eine offene Rechnung da ist, das heißt, man kann, wenn der Kunde ohnehin schon anruft sagen, Mensch, by the way, können Sie nochmal Ihre Buchhaltung ansprechen, da ist irgendwie die Rechnung vor acht Wochen noch offen, schauen Sie da freundlicherweise noch rein.

Sie wissen es ja, ich mache öfter mal größere iPad-Rollout-Projekte und wenn ich schaue, ich habe das bislang längste Projekt war so knappe zwei Jahre und hier hatte ich einen Deal, dass ich einmal im Monat eine Projektabrechnung von meinen Leistungen gemacht habe, das heißt hier habe ich Stunden abgerechnet, da haben wir eben entsprechend vereinbart, dass ich hier die IST-Aktivitäten nachmonitore. Und jeder der sowas schon gemacht hat weißt, dass das sehr aufwändig sein kann. Und hier empfehle ich immer ein Zeitabrechnungsplugin zu haben, also ich habe hier Time&Budget heißt das Ganze für Daylite, hier habe ich eben, wenn ich Termine habe mit dem Kunden, kann ich dort Kategorien definieren und dann wird das automatisch gleich auf das Projekt berechnet und wenn ich zusätzliche Aufgaben dort mache, dann kann ich jederzeit einfach – ich habe es ohnehin geplant – mit einer Kategorie dort versehen und dann hat man einmal im Monat eine wunderbare Aufstellung aller Aktivitäten und den Betrag. Das Ganze wird über Totals dann entsprechend fakturiert, also ich bin ein Automatisierungsfreak und deswegen auch immer ganz gut ein System zu haben, mit einer Fatkurierungs- und mit einer Zeit- und Projektmanagementabrechnung.

Telefonie habe ich schon angesprochen, zwei Dinge finde ich angenehm: das eine, wenn ein Kunde anruft, dass man sofort die Daten sieht und auf der anderen Seite, wenn man selber raustelefoniert, dass man eben auch auf einem Mac einfach auf eine Telefonnummer klickt und dann wird das eben angerufen. Ich habe so ein Telefon von Siemens und das wird dort unterstützt, und darüber kann ich dann einfach auf dem Headset von Jabra, die Links kann ich Ihnen gerne mal reinpacken, und dann habe ich eben Headset auf und der erkennt automatisch, dass ich über dieses Telefon telefoniere und das geht eben schneller als was zu tippen. Dieses Jabra Motion Office, übrigens kann ich sehr empfehlen, ist ein Bluetooth-Headset mit der Basis-Station und da kann ich an der Basis-Station eben wechseln, schnell mit einem Tastendruck beziehungsweise, wenn ein Telefonat reinkommt, (das) erkennt er automatisch, kann ich wechseln zwischen meinem iPhone, zwischen meinem stationären Telefon, oder eben auch, wenn über Facetime was reinkommt oder ich skype, über den Mac oder PC. Das finde ich sehr klasse, finde ich auch sehr angenehm zum Tragen, ist doch etwas was ich manchmal für Webinare nutze, gerade bei Banken, wenn ich Webinare mache, dann ist es so, dass die Banken oft keine Lautsprecher und Microphon in ihrem PC haben, dann läuft es über eine Telko und dann finde ich ein gutes Headset etwas besser. Und leider ist es ja so, dass die Airports von Apple dort von der Hörqualität sehr gut sind, aber wenn man selber telefoniert, dann ist es für die Anderen nicht so wahnsinnig richtig gut, also da ist Jabra deutlich besser. Wichtig eben eine Integration CRM ins Richtung Telefonie, wenn Sie das öfter machen. Was auch gut ist das Thema Word/Angebotserstellung, das heißt idealerweise sollten Sie die Möglichkeit auch haben, dort Angebote erstellen zu können, eine Pipeline hinterlegen zu können und solche Dinge. Dann auch noch gut, optional, ich nutze das in der Form nicht, aber es gibt eben hier auch beispielsweise zu Topics bei Daylite eine Schnittstelle in Richtung ERP oder natürlich bei Microsoft eben die Schnittstelle zu Navision, das heißt, dass Sie gleich zu Ihrem ERP – heißt „Enterprise Resource Planning“-System – also zu Ihrem Hauptadministrationssystem im Unternehmen eine Schnittstelle haben, das ist natürlich auch perfekt. Also je integrierter je besser.

Nächste Frage ist online/offline war für mich ein großer Grund damals, nämlich zu entscheiden für das Thema Daylite, weil ich gesagt habe, ich bin viel im Zug unterwegs und möchte gerne, auch wenn ich mal keine Internetverbindung habe, offline auch gerne jederzeit auf Mac, auf iPad damit arbeiten können. Da ist ein reines Online-System für mich weggefallen. Ich bin heute ein großer Freund, dass ich sage die Welt ist hybrid, das heßt, wenn man eine Internetverbindung hat, sich die Daten automatisch im Hintergrund synchronisieren sollten, und wenn man offline ist, sollte man offline arbeiten können. Also das ist immer so das, was ich im Moment empfehle.

Hinweis übrigens zu Salesforce, das haben wir im Rahmen des CocaCola-Projektes gemacht, hier gibt es auch die Möglichkeit durchaus sich Sachen offline mitzunehmen, weil viele Sagen immer aaah Salesforce ist ein reines Online-System. Wir haben bei Coke eine iPad-App gebaut, die komplett offline auch nutzbar ist und wenn man es nicht weiß, weiß man gar nicht, dass das Salesforce dahinter hängt, also hier gibt es auch durchaus Möglichkeiten projektbasiert sowas auch als Hybrid-System dort zu bauen. Wenn Sie da mehr Interesse und Rückfragen haben, funken Sie mich da gerne an.

Nächste Frage ist, wollen Sie mit dem proprietären oder mit einem Open-Source-Produkt arbeiten. Also Open-Sourced heißt immer yuhuu, ist gratis, und kann jeder und koscht nix, wie Lother immer so schön sagt, und proprietär ist dann eher sowas wie Microsoft, wo man Lizenzen zahlt und so weiter. Hab gestern erst eine Diskussion mit dem Michael Reischer gehabt und wir sind beide der Meinung, dass wir gerne für Software zahlen, wenn wir dann einen guten Support haben, wo wir wissen, da ist eine einheitliche Qualitätssicherung dahinter, ist aber immer ein Stück weit Geschmacksache und letztendlich sollte man sich die entsprechende Lösung angucken.

Auch immer die Frage beim Anbieter, ist es ein professioneller, ein seriöser Anbieter und passt es eben in meine Infrastruktur? Und normalerweise bin ich ein großer Freund davon immer plattformübergreifende Lösungen zu nutzen, also welche die bitte nicht nur auf dem Mac und nur auf dem PC laufen. Da bin ich ein bisschen untreu geworden in meinem Prinzip mit meinem Daylite, was es eben nur für den Mac gibt. Auch nicht irgendwie online basiertes, es gibt zwar eine Cloud-Version, aber diese Cloud-Version hält nur die Daten in der Cloud zum Synchronisieren, die ganze Logik ist weiterhin offline. Was oft ein Vorteil ist, wie vorhin besprochen. Für mich war nur das Daylite eben so, dass ich sage, es passt so 100% an meine Anforderung, dass in dem Fall für mich das Kriterium wichtiger war, zumal ich für mich entschieden habe produktiv mit Macs zu arbeiten. Allerdings im Unternehmensumfeld ist das immer ein Punkt, wo ich sage, das ist für mich mit der schwächste Punkt beim Thema Daylite, dass es rein nur auf einer Plattform dafür läuft. Und wichtig ist einfach, dass Sie dann Ihre individuellen Anforderungen und Relationen zum Preis sich anschauen. Also man muss einfach mal gucken, also Salesforce beispielsweise habe ich für mich persönlich auch mir angeguckt und wenn ich schaue, die Leistungen und Möglichkeiten mit den Plugins die ich brauche, dann wäre ich bei monatlichen Kosten, die dreistellig wären. Das ist mir in Relation zu dem was ich dort nutze zu teuer pro User und deswegen habe ich mich hier für die Daylite-Variante entschieden. Das kann für Sie ganz anders sein. Also deswegen muss man das immer individuell sich anschauen, wie es denn passt – auch ganz unabhängig von der Frage, wo liegen die Daten, das heißt hier bei meinem Daylite beispielsweise, liegen sie auf dem eigenen Server, wenn Sie mit Salesforce arbeiten, liegen sie auf amerikanischen Servern. Das ist bei amerikanischen Unternehmen sicherlich kein Problem, bei dem einen oder anderen ist das natürlich ein Fragezeichen.

Ja, was gibt es noch für Lösungen? Ein paar Stichworte, ein paar Lösungen hatte ich schon genannt. Bevor man in die tiefen Lösungen und spezialisierten Lösungen reingehe, empfehle ich immer erstmal zu gucken, okay, kann ich nicht mit den Board-Mitteln, mit den Basics schon einiges machen? Und wenn ich mir alleine schon mal sowas angucke wie Microsoft-Outlook gerade in der Verbindung mit OneNote, dann kann man da schon eine ganze Menge machen. Sie können Outook E-Mails mit Kontakten haben Sie sowieso verknüpft, Sie können Termine verknüpfen, also Sie können da eine ganze Menge machen, und wenn Sie dann noch mit OneNote ergänzende Notizen dazu machen, dann kann man durchaus damit schon extrem gut arbeiten und letztendlich ist der Endpass gar nicht das System, sondern der Engpass ist die strukturierte Arbeitsweise und die Disziplin, mit der Sie arbeiten. Also schauen Sie da mal vielleicht gerade, wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind und in One-Man-Show ist das durchaus eine Überlegung in so was mal reinzugucken.

Ja, dann eben natürlich beim Microsoft eben mit Dynamics gibt es dort dann eine Lösung, die Sie auch bei Office 365 mittlerweile in der Cloud bekommen können, und bei Office 365 ist es ja so, dass es mittlerweile auch eine deutsche Variante gibt, also hier gibt es nicht nur die internationale, die europäische Office-365-Lösung, wo in Amsterdam oder Dublin gehostet wird beziehungsweise in der ganzen Welt, sondern es gibt auch eine deutsche Variante in Verbindung mit der T-Systems und hier ist es so, da liegen die Daten in Magdeburg oder in Frankfurt. Und da ist ein guter Treuhänder dahinter und die vertragliche Beziehung ist auch zwischen der Telekom und Ihnen, also Sie haben auch ein Vertrag mit einem deutschen Vertragspartner, also finde ich ein sehr sehr gutes Konzept dort entsprechend.

Ja, dann eben die Apple-Systeme im Sinne von Mail, Kalender, ehrlich gesagt, reist mich das nicht vom Hocker von den Möglichkeiten, da finde ich Outlook viel besser. Allerdings gibt es Outlook und mittlerweile in der 2016er Version ist die echt brauchbar – auch für den Mac. Früher war Outlook für den Mac wirklich Schrott, konnte man überhaupt nicht verwenden, mittlerweile kann man das gut verwenden.

Dann über die Daylite habe ich schon ein paar Worte dort verloren. Wenn’s darum geht auch im Team mit dem Prinzip von Kanban-Karten sich kundenbezogene Dinge zu organisieren, kann ich Trello sehr empfehlen, also schauen Sie sich das einmal nochmal an und es gibt natürlich auch viele Apps. Also Apps, Daylite natürlich auch dafür, es gibt eine App FullContact, die ich schon mal angesprochen habe, (…) gibt’s einige pfiffige Apps. Vielleicht nochmal abschließend ein paar CRM-Systeme die ich hier nochmal nenne, und ich packe Ihnen auch mal die Links noch mit dazu und schauen wir uns mal an ob ich Ihnen einen Artikel, denn ich hier in Papier gelesen habe, in der iX, das ist ein ganz gutes Magazin für professionelle Informationstechnik. Die haben eine ganz gute Übersicht wieder mal gemacht und ich gebe Ihnen auch mal ein paar Namen, die die hier auch mit getestet haben. Also einmal Microsoft Dynamics CRM, Sage CRM, EGG, also mit EGG habe ich früher selbst viel gearbeitet als ich noch angestellter Geschäftsführer war. Lieber Axel Giesecke, wenn du zuhörst, du kennst das Thema. Ja Salesforce genannt, ZOHO CRM, Hubspot, Insightly, Pipedrive, Nimble, GoldMine, Highrise und Base. Und wenn das jetzt alles viel zu schnell war, einfach unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservices dieses Podcasts anmelden und da finden Sie dann immer auch die Episoden, oder schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de und dann kriegen Sie auch gerne nochmal die Links zur Verfügung gestellt. Dann gibt’s ZURMO, es gibt Espo CRM, ODOO, Vtiger und Sugar CRM, diejenigen, die ich ab ZURMO genannt habe sind Open-Source-CRM-Systeme, also hier gebe ich Ihnen gerne nochmal die Links entsprechend mit dazu, wie immer aber sind Systeme wichtig, natürlich ist es gut sich die anzugucken. Hier ist es wichtig idealerweise jemand zu haben, der sich mit dem Thema gut auskennt. Ich kann Ihnen da, wie gesagt, den Michael Reischer sehr empfehlen, der sich seit 27 Jahren mit dem Thema CRM intensiv beschäftigt, nicht nur mit dem Thema Microsoft CRM und ganz ganz wichtig wie immer, erst Hirn anschalten, dann Technik.

Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.