In dieser Episode geht es das Thema, wie Sie Notizen-Apps zu Ihrem Vorteil benutzen können. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind, bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Schwerpunkt dieser Episode Notizenapps.
Hier tut sich ja regelmäßig immer wieder viel und es gibt ja immer so den Glaubenskrieg zwischen GoodNotes, Notability, Noteshelf, OneNote, Evernote und letztendlich sogar noch den PDF Expert. Jetzt sagen Sie, Moment mal, PDF Expert? Notizenapps? Was soll das denn? Weshalb spreche ich das an?
Der Umgang mit Notizen
Also normalerweise sage ich, ja, bitte Notizen idealderweise direkt immer in ein CRM-System eingeben, also ein Customer Relationship Managementsystem. Ich arbeite beispielsweise mit Daylite, das heißt, wenn ich einen Telefontermin habe, oder einen echten, dann tippe ich solche Sachen immer wieder sofort direkt in dieses System rein. Also das ist das Punkt Nummer 1, weil, ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich habe noch nie oder nie konsequent, wirklich, nach Kundenterminen, Notizen nochmal übertragen irgendwo, und somit sind sie nicht in dem führenden System. Das zweite, was ich immer wichtig finde, ist, dass wenn, idealerweise, bevor man immer sich überleg, ob man die Sachen von Handschrift in den getippten Text umwandelt, kann ich Ihnen sehr empfehlen eine Seite die heißt, www.tipp10.com/de, damit kann man wunderbar 10-Finter-Tippen lernen. Also ich bin immer mittlerweile deutlich schneller in Tippen von Sachen, auch durchaus mit der Bildschirmtastatur, statt von Hand zu schreiben, das geht immer schneller als hinterher wieder das wieder umzuwandeln und solche Dinge. Der erste Impuls ist natürlich zu sagen, Mensch, so wie ich das kenne, ich schreibe hald die jetzt ab, statt einfach auf ein Blatt Papier halt auf einem iPad mit dem Stift was. Da sind wir aber eben auf dem Stand, den da der ehemalige Chef der Telefonica mal so sinngemäß zitiert hat, „Wenn Sie einen beschissenen analogen Prozes digitalisieren, haben Sie einen beschissenen digitalen Prozess“. Und das ist genau das Thema, wo ich sage, das macht erfahrungsgemäß wenig Sinn, deshalb werde ich auch in der nächsten Episode mal sagen, wie Sie Besprechungsnotizen beispielsweise eben besser über einen Kanbanboard wie Meistertask eben entwickeln, anfertigen und verteilen können als über Notizen. Aber diese Woche mal Notizen.
Die nächste Frage, deswegen ja PDF Expert, was ich oft erlebe, dass PDF Schulungsunterlagen und Dokumente dann gerne einfach in GoodNotes geöffnet und dort kommentiert werden. Und das erlebe ich sehr sehr häufig und für mich macht das nur begrenzt Sinn. Das macht zum einen nur begrenzt Sinn, weil Sie auf solchen PDF-Dokumenten, gerade wenn die digital erzeugt sind, einfach nur freestyle darauf rummalen können, Sie können aber keine Kommentare darauf machen, und alleine schon, wenn Sie was durchstreichen oder unterstreichen wollen, dann erkennt er nicht automatisch den Text. Im PDF Expert ist es so, dass wenn es ein digital erzeugtes PDF-Dokument ist, dass es automatisch erkannt wird, das heißt, wenn Sie auf ein Wort tippen mit dem Unterstreichen- oder Durchstreichenwerkzeug, wird genau dieses Wort unterstrichen oder durchgestrichen, und dann schaut das einfach halt viel professioneller aus, und ist, gerade bei kleinen und enggedruckten Dokumenten, sehr viel besser lesbar und erkennbar. Darüber hinaus, wenn Sie Sachen weiterleiten, können Sie im PDF Expert beispielsweise noch unterscheiden, ob die Kommentare, die Sie gemacht haben, ob die veränderbar sein sollen, oder ob die nicht veränderbar sein sollen. Alles Funktionalitäten, die ein Notizprogramm so in dieser Form nicht hat. Ich sage mal, Sie können natürlich auch mit Excel eine Doktorarbeit schreiben, aber ich würde da eher Word nehmen, und genauso sage ich auch, bei größeren PDF-Dokumenten würde ich immer PDF Expert nehmen. Da kann man lieber nochmal sagen, Mensch, da kann ich eine leere Notizenseite einfügen und da kann ich wunderbar weitestgehend die gleichen Dinge machen, die ich auch mit vielen Notizprogrammen machen kann, oder ich habe in der Splitview eine PDF, mit der ich präsentiere, eben im PDF Expert auch, parallel dazu in GoodNotes beispielsweise etwas, wo ich eben Notizen machen kann, und wenn ich fertig bin, dann kann ich einfach meine Notizen rüberziehen in das PDF-Dokument und habe dann ein Dokument und nicht zwei Dokumente. Also auch immer, was ich oft erlebe, dann hat man seine Notizen separat zu den PDF-Dokumenten und dann läuft das immer auseinander. Und wenn Sie das eben als ein PDF-Dokument machen und beispielsweise im Rahmen der DATEV-Steuerberatungen, sage ich immer, mailen Sie es dann an eine E-Mailadresse, beispielsweise, dms@IhreKanzlei.de, wo Sie es dann entsprechend im DMS automatisch dann wieder zuordnen und dann haben Sie eben ein Dokument, PDF-Präsentation und Ihre Notizen. Das Coole ist auch, wenn Sie dort im Präsentationsmodus im PDF Expert sind, sieht Ihr Mandant, Ihr Kunde auf dem Schirm nur die PDF, also die Präsentation, und Sie haben die Notizen. Das heißt, Sie können sogar Notizen machen, ohne dass der Kunde das entsprechend sieht, und hinterher die wieder zusammenführen. Also deswegen PDFs im PDF Expert und Notizen in Notizen-Apps.
Notizen mit einem PC synchronisieren
Ja, was ist dann wichtig, was sind so die wichtigsten Kriterien für mich bei Notizen. Das eine, was für mich mittlerweile das wichtigste ist, ist die Möglichkeit die Notizen automatisch mit Ihrem PC zu synchronisieren. Hier gibt es zwei Arten. Es gibt zum einen die Synchronisation, und es gibt zum anderen den Auto-Backup. Was ist der Unterschied? Bei der Synchronisation werden automatisch mehrere Geräte parallel gehalten. Das ist besonders gut bei den Notizenapps gelöst, die über iCloud synchronisieren, über Office365 / OneDrive, das ist nämlich OneNote und bei Evernote. Das heißt, hier ist es so, Sie haben wirklich auf mehreren Geräten haben Sie das entsprechende Programm und überall ist es gleich. Beim Thema iCloud haben Sie zwei Haken, der eine Haken ist im Regelfall diese Applikation nur für den Mac und nicht für die Windows-Kiste verfügbar sind, zum zweiten ist iCloud nicht DSGVO-konform nutzbar. Bei OneDrive und OneNote, also dem Microsoft-Pendant ist DSGVO-konforme Nutzung machbar, allerdings oft nicht unterstützt, also gerade, wenn Sie vielleicht eine Volks- und Raiffeisenbank sind, dann unterstützt die Rechenzentrale das entsprechend nicht. Bei Evernote, die Business-Variante, mittlerweile sogar auch die Professional-Variante für Consumer, können Sie DSGVO-konform nutzen – allerdings liegen diese Daten in den USA, im Regelfall auch im Unternehmenskontext eher nicht zu empfehlen.
Die Möglichkeiten und Ablauf bei dem Auto-Backup
Jetzt gibt es das Auto-Backup. Und beim Auto-Backup ist die Idee, dass praktisch in dem Moment, wo Sie ein Notizbuch schließen, es automatisch immer abgespeichert wird auf einen hinterlegten Dienst. Das können OneDrive, Dropbox, Google Drive oder WebDAV eben beispielsweise sein. Das sind so typischerweise die Dienste, und bei den Diensten die WebDAV haben, ist halt das Coole, Sie können über WebDAV dann entsprechend anbinden Netzlaufwerke, sogenannte NAS, also Network Attached Storage, solche kleinen doppelten Festplatten, die Sie im Netz haben, oder Dienste wie beispielsweise Strato in Berlin, die einen Zugriff per WebDAV auf Ihren Cloudservice zulassen. Wenn Sie eine Volks- und Raiffeisenbank sind, dann können Sie auch agree21Doksharing über WebDAV anbinden. Deshalb bin ich im Moment ein absoluter Fan von Notability. Notability hat mit Abstand die meisten Möglichkeiten eines Auto-Backups. Allerdings leider in der aktuellen Version knirrscht es gerade mit agree21Doksharing, sollte aber mit dem nächsten Update idealerweise dieser Fehler beseitig sein. Weil bisher ging es immer wunderbar und ich habe ein entsprechendes Ticket bei Notability schon laufen.
Bei GoodNotes war es so, dass Sie in der 4er Variante dieses Auto-Backup drin hatten, auf Cloudservices, und es war angekündigt, dass mit der Version 5 Auto-Backup erweitert wird auch auf WebDAV-Dienste. Leider ist es bisher noch nicht entsprechend freigegeben, deshalb empfehle ich im Moment eher Notability. Bei beiden haben Sie eben entweder ein eigenes Format, oder was ich immer empfehle, PDF, weil wenn Sie es dann beispielsweise über agree21Dokshare synchronisiert haben, heißt das, Sie schließen eine Notiz und in dem Moment haben Sie sie auf dem Bank-PC, gegebenenfalls Ihr Sekretariat, und wenn das Gerät mal abhanden kommen sollte, haben Sie immer eine automatische Datensicherung. Also deswegen für mich ein ganz ganz wichtiges Kriterium. Was gibt es noch für Kriterien?
Es gibt noch so ein Kriterium, dass ich sage die Handhabung von Vorlagen. Also für Vorlagen muss ich sagen, gefällt mir ehrlich gesagt GoodNotes am besten, Notability ist dann ein bisschen umständlich in dem Bereich, auch OneNote ist nicht richtig gut, Evernote ist gar nicht gut mit dem Thema Vorlagen, also wenn man sagt, man möchte hier seinen eigenen Block haben. Bei OneNote muss man noch wissen, da ist die Idee eher so, dass Sie das gar nicht jetzt irgendwie per Papier oder per PDF weiterleiten, sondern es ist praktisch eine Seite, die ist im Regelfall unendlich lange, weil der Hauptfokus ist, dass man wirklich digitale Notizen entsprchend macht. Also hier ist OneNote sehr konsequent, dass die sagen, Mensch, man druckt da nicht mehr, man leitet das nicht mehr weiter, sondern kann gegebenenfalls Dinge freigeben. Was ein bisschen Schade ist, dass Sie bei OneNote dort nicht einzelne Notizen freigen können, sondern immer nur ein komplettes Notizbuch, also leider gibt es kein System, was so richtig perfekt ist.
Schriftbild
Ja, ein weiteres Kriterium ist schönes Schriftbild. Hier ist für mich vor allen Dingen Noteshelf der aktuell führende. Das hat wirklich das schönste Schriftbild. GoodNotes hat aber nachgeholt, in der Version 5, also auch deutlich besser geworden.
Ein Kriterium, weshalb ich aktuell Notability sehr gut finde, ist, dass Sie zwei Notizbücher nebeneinander aufmachen können. Das relativiert sich aber ein Stück weit, weil Sie mit iOS 13 jede Aplikation auch zweimal nebeneinander aufmachen können, das heißt, dann können Sie eben auch sagen, ich mache halt, ziehen ein Notizbuch einfach rüber und mache es nochmal auf, und das wird jetzt stufenweise bei den anderen Notizenapps auch entsprechend umgesetzt und damit relativiert sich dieser Vorteil etwas. Natürlich ist es innerhalb einer Applikation etwas einfacher als die App ein zweites Mal aufzumachen, also vor dem Hintergrund, gerade wenn Sie vielleicht sagen, zwei Drittel möchten Sie Notability auf haben und ein Drittel was anderes, dann können Sie sogar zwei Notizbücher Notability auf haben und noch eine dritte Applikation daneben.
Die Umwandlung in getippten Text
Ja, ein weiteres Kriterium, ich sprach es an, Umwandlung in getippten Text. Sehr gut kann das Notablity, Noteshelf, OneNote und am besten Nebo. Also hier haben Sie jeweils die Möglichkeit, dass Sie was schreiben, dass Sie es markieren und dann umwandeln, dann wird es sofort in getippten Text umgesetzt. Bei GoodNotes, der kann das auch umsetzen, blöderweise ist es nur so, wenn Sie es dann markiert haben, und er es gefunden hat, dann können Sie nicht sagen, so, jetzt ersetze mir den handgeschriebenen Text durch getippten Text, sondern Sie müssten es immer wieder nochmal kopieren und einfügen. Das finde ich bei den anderen wie Notability, Noteshelf, OneNote sehr viel besser gelöst, wo Sie durch Umkreisen und dann sagen können, wandle mir das entsprechend um. Bei allen Programmen müssen Sie aber… müssen Sie es nicht umwandeln, sondern alle Programme haben eine sehr gute Volltextsuche auch im handgeschriebenen Text. Also das funktioniert wirklich gut. Evernote hat sowas gar nicht als Funktion. Also da ist sowieso mit einem Stift zu zeichnen und so weiter, wirklich immernoch rudimentär. Es ist eher ein Programm, wo Sie sagen, Sie klippen Webseiten, Sie klippen E-Mails, Sie klippen getippten Text, dafür ist Evernote richtig gut. Zum Zeichnen muss ich sagen, es geht zwar mittlerweile, aber es ist immernoch umständlich. Man merkt, dass es nachträglich irgendwie da so reingebastelt wurde. Nicht optimal.
Die Integration der Kurzbefehleapp
Der nächste Punkt ist die Integration der Kurzbefehleapp. Die Kurzbefehleapp ist bisher immernoch eine optionale App. In iOS 13 ist die standardmäßig mit dabei. Und was toll ist, neben der Notizenapp gibt es zwei Kandidaten, die dort auch jetzt schon eine gute Integration haben. Das ist einmal GoodNotes und das ist einmal Evernote. Das heißt, ich kann beispielsweise sogar, wenn ich mein Tagesjournal habe, was ich mir in GoodNotes mal angelegt habe, dann kann ich eben sagen, öffne mir direkt, sogar mit einem App-Icon auf dem Schirm, direkt ein Notizbuch.
Das heißt, ich kann direkt darauf tippen und dann öffnet sich GoodNotes mit diesem Notizbuch. Das ist eine Funktion, die finde ich extrem gut. Das wird leider nicht von Notability unterstützt, leider auch nicht von OneNote, auch nicht von Noteshelf, also da ist GoodNotes im Moment aktuell führend, natürlich die eigene Notizenapplikation auch mit dabei. Also deswegen.
Dann Integration in die Microsoft-Welt. Da ist naturgemäß OneNote am stärksten. Leider ist es so, dass die großte Software von Office 2016 in Office 2019 schon nicht mehr dabei ist. Sie können die noch nachinstallieren, und die hat den großen Charme, dass sie noch mehr Möglichkeiten bietet als die abgespeckte App. Vor allen Dingen, die Integration mit Outlook ist total sinnvoll. Also dann können Sie einen Termin machen und zu einem Termin beispielsweise eine verknüpfte Notiz hinterlegen. Es macht dann Sinn, wenn Sie in Verhandlungen beispielsweise sagen, ich habe hier Notizen, die soll der Verhandlungspartner nicht in den Terminnotizen sehen, aber ich möchte die verknüpft zu diesem Termin haben. Super cool. Leider abgekündigt. Wird noch zwei Jahre supported, und die App soll wohl noch etwas stärker ausgebaut werden. Wo Sie aber schon heute eine sehr gute Integration haben, Sie können eben in Microsoft Teams, das ist ja Bestandteil von Office365, eine Registerlasche für OneNote anlegen, als Notizbuch. Und das können Sie auch so sagen, dass Sie das dann in der OneNote-App beispielsweise dann auch entsprechend offline sogar bearbeiten können. Also OneNote hat für mich immer den Charme, die Integration auch zukünftig in die Microsoft-Welt.
Fazit
Ja, dann, zwei Notizen eben gleichzeitig, wie gesagt, bei Notability so entsprechend am besten. Ja, wenn wir jetzt am Ende dieser Episode sind, sind Sie vielleicht ein bisschen gefrustet, weil Sie sagen, oh, gibt es nicht die eine Notiz-App, die alles kann? Leider nicht. Also jede App hat so die Besonderheiten, und letztendlich ist es ein Stück weit auch Geschmackssache.
Ich arbeite witzigerweise so gut wie gar nicht mit diesen Notizen-Apps, weil ich eben so wie anfangs gesprochen die Dinge gleich in mein Daylite als CRM-System eintippe. Damit ist es sofort auf der richtigen Stelle. PDF-Sachen kommentiere ich in entsprechenden PDF Expert. Ich nutze heute aktuell GoodNotes für mein Tageskompass, weil hier kann ich einfach weiter schieben, und hier mache ich morgens einfach immer kurz für mich eine Reflektion, wo ich sage, was sind so meine wichtigsten 10 Ziele für die nächsten 12 Monate, was ist mein Tagesziel, was ist meine Bucket-List, was habe ich heute erreicht, für was bin ich dankbar, was sind meine Gedanken. Also wenn Sie dort dieses Tageskompass auch haben möchten, den Sie beispielsweise in GoodNotes nutzen können, aber auch in Notability und Noteshelf, dann schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, und dann kriegen Sie gerne von mir diese PDF-Vorlage, die ich mir von meiner Agentur habe gestalten lassen, weil ich habe festgestellt, dass es eine gute Idee ist, bevor man morgens mit E-Mails startet, sich erstmal Gedanken darüber zu machen, ich sage mal, was sind denn meine wichtigsten Ziele, und dann ist die Wahrscheinlichkeit um eine Ecke höher, dass man sich daran auch orientiert, bevor man sich in den morgenlichen E-Mail-Wahnsinn schmeißt.
Also Sie sehen, Notizen machen manchmal weniger Sinn, manchmal machen sie viel Sinn, und ich hoffe, ich konnte Ihnen ein bisschen Orientierung geben, welches für Sie unter Umständen die passendste App sein könnte, und Sie kriegen selbstverständlich regelmäßig immer wieder mal Updates von mir, denn da tut sich immer wieder doch bei den Versionen eine ganze Menge, wo immer wieder neue Funktionen hinzukommen.
Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.
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