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In diesem Podcast erfahren Sie, warum der PDF Export dem Adobe Acrobat überlegen ist und welche Funktionalitäten es Ihnen zu bieten hat. Viel Spaß beim Zuhören.


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PDF Expert

PDF Office

PDFelement


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute geht es einmal um eine kleine Praxiserfahrung die ich vor Kurzem erst wieder hatte, nämlich die Diskussion, wozu brauche ich überhaupt den PDF Expert auf so einem iPad, das geht doch auch ganz normal mit dem Adobe Reader.

Meine Kurzantwort darauf ist, natürlich können Sie zum Kunden mit einer Plastiktüte statt einem vernünftigen Aktenkoffer gehen, vielleicht ist das sogar stabiler, man bekommt sogar ein bisschen mehr rein, sogar wasserdicht im Gegensatz zum entsprechenden Leder für Aktenkoffer, aber vielleicht ist es doch nicht so professionell in der Außenwirkung und vielleicht gibt es so ein paar Funktionen, die doch dann wieder ganz praktisch sind, wenn man einen richtigen Aktenkoffer nimmt.

Meine Überlegungen zum PDF Expert

Ja, wir gehen mal wieder zurück in den praktischen Vergleich zum Thema, weshalb bin ich da so pragmatisch und auch in diesem Fall nicht nur pragmatisch, sondern dogmatisch. Ich sage nämlich ganz klar, wenn Sie ein iPad produktiv nutzen wollen, dann gibt es eine App, die ich auf keinen Fall dort vermissen möchte und das ist der PDF Expert in der Version 6.

Und jetzt werde ich häufiger mal gefragt, ja, wieso muss ich denen nochmal Geld ausgeben und weshalb reicht dann da nicht der normale Adobe Reader? Wenn Sie vielleicht nun mal eine PDF anschauen wollen, mal kommentieren wollen, dann brauchen Sie noch nicht mal den Adobe Reader. Dann können Sie ganz normal mit der Voransicht arbeiten, die auf dem iPad ist. Das heißt, Sie können ganz normal auch sagen in einer E-Mail öffne ich etwas und kann’s kommentieren und bearbeiten, ich tippe in der Dateienapp auf eine PDF-Datei und ich kann sie dann bearbeiten. Also entweder Boardmittel, oder gescheit. Das ist so ein bisschen, auch bei der Diskussion Tablet oder Hybrid, da werde ich nächste Woche nochmal wieder was dazu sagen, wenn man diese Diskussion vergleicht, auch ähnlich zu sagen, entweder man hat eben Sommerreifen oder man hat Winterreifen, gescheit oder gar nicht, Ganzjahresreifen. Also die Jungs in der Formel 1, die fahren auch nicht mit Ganzjahresreifen, sondern die haben entweder Trockenreifen oder Regenreifen drauf und wechseln die entsprechend, je nachdem wo sie gerade unterwegs sind und wie die Bedingungen sind. Und ein Stück weit ist das auch beim Thema PDF so, denn der PDF Expert hat aus meiner Erfahrung folgende Vorteile.

Vorteile von PDF Expert

Erstens, Sie haben dort die deutlich erweiterten Anzeigemöglichkeiten. Also Sie können beispielsweise eine PDF-Datei schon mal mit zwei Seiten nebeneinander darstellen. Das ist vor allen Dingen praktisch, wenn Sie ein großes iPad Pro haben, 12,9 Zoll. Für diejenigen, die diese Funktion noch nicht entdeckt haben, Sie haben beim PDF Expert oben so ein „Aa“, so ein großes und kleines „A“ und hier können Sie zwischen einseitiger und zweiseitiger Ansicht hin- und herschalten. Und das ist eine Funktion, die ich extrem praktisch finde, denn hier kann man wunderbar Dokumente eben sich anschauen und es gibt sogar mit diesem Haken erster Seite anders, können Sie sogar dann damit beeinflussen, welche beiden Seiten nebeneinander dargestellt werden sollen.

Darüber hinaus können Sie Lesezeichen erstellen, Sie können Kommentierungen dazu machen, die Sie dann auch in diesem Menü das mit diesem Buch gekennzeichnet ist, dann auch im Überblick sehen können, und Sie können dann zu den einzelnen Anmerkungen springen und diese Anmerkungen dann entsprechend auch exportieren.

Stichwort Exportieren, wenn Sie eine E-Mail exportieren, also per E-Mail eine PDF-Datei exportieren, dann können Sie sehr einfach auswählen zwischen drei Optionen. Die erste Option ist als Dokument. Dann kann dieses PDF-Dokument noch geändert werden von dem- oder derjenigen, die es bekommen. Das macht besonders Sinn, wenn Sie das intern verteilen, und wenn Ihre Kommentare nochmal überarbeitet werden sollen.

Die zweite Option ist als „Flattened Copy“. Flattened Copy ist wie flach mit einem Bügeleisen auf T-Shirt draufgebügelt, mit Domestos / Photoshop kriegen Sie das auch weg, aber nicht mit den normalen Boardmitteln.

Und der dritte Punkt ist dort entsprechend Annotations, das heißt Sie können dort alle Ihre Anmerkungen, gerade wenn Sie bei größeren Dokumenten vielleicht nur wenige Seiten angemerkt haben, dann ist es angenehmer, dass Sie dort entsprechend dann sagen können, jawohl, ich möchte nur diese ein-zwei-drei-vier Seiten dort rausgeben, und der Rest soll… ehm, also entweder das ganze Dokument, Sie können Teile rausgeben und bei dem, was Sie rausgeben, können Sie dann immer auch noch sagen, das sind die Anmerkungen, die auf welcher Seite gemacht worden sind. Das sind so Möglichkeiten, die Sie dort beim normalen Adobe Reader nicht haben.

Mit dem PDF Expert lässt sich klasse präsentieren

Stichwort Präsentation, beim PDF Expert, in dem Moment, wo Sie einen Beamer angeschlossen haben, einen Bildschirm angeschlossen, oder einen AppleTv, oder mit Clickschare ein System, das ein drahtloses Übertragen möglicht macht, in dem Moment gibt es zusätzlichen Schaltflächen. Und diese zusätzlichen Schaltflächen sind, dass man das Dokument nur anzeigen kann, und was eben auch sehr schön ist, eine Fokusfunktion, das heißt, Sie können mit dem Finger um bestimmte Bereiche herummalen und diese werden dann hervorgehoben dargestellt. Ohne, dass Sie dort wieder Dinge wegradieren müssen, also zum Präsentieren richtig klasse, und wenn Sie den Satechi Bluetooth Presenter haben, dann können Sie auch links und rechts schalten und empfehle meinen Kunden immer, dass sie dort idealerweise mit dem Satechi Bluetooth Presenter auch statt mit Powerpoint mit PDF Expert präsentieren, weil die meisten meiner Kunden gar nicht mit großen Animationen arbeiten, und PDF schaut immer so aus, wie es ausschauen soll.

Ja, wie kommen denn diese Präsentationen auf das iPad, und hier kommen wir zu einem nächsten großen Vorteil des PDF Expert. Er hat die Möglichkeit, dass Sie hier Speicherorte direkt anbinden, das heißt über Hinzufügen im Bereich Internet Content können Sie die gängigen Cloud-Dienste anbinden, oder auch über SMB, oder, was ich im Regelfall empfehle, über WebDAV, Ihre Netzlaufwerke anbinden und dann sehen Sie diese und können dort ganze Verzeichnisse, wenn Sie mögen, auch zum Offline mitnehmen und synchronisieren.

Ich habe erst vor Kurzem wieder in einer Volks- und Raiffeisenbank, beziehungsweise in mehreren Volks- und Raiffeisenbanken gemacht, wo wir hier eben das Agree21Doksharing eingebunden haben als WebDAV-Laufwerk, und im Gegensatz zur normalen Agree21Doksharing –App kann man hier nicht nur einzelne Dateien herunterladen, sondern ganze Verzeichnisse. Und in dem Moment, wo man etwas ändert und man schließt es wieder, und Sie haben die Internetverbindung, wird es automatisch natürlich sofort wieder hochgeladen, damit sehen Sie es auf Ihrem PC, damit sehen es diejenigen, die auf dieses Verzeichnis auf Ihren PC Zugriff haben, wie beispielsweise Sekretariate, und Sie haben automatisch gleich eine Datensicherung, ohne dass man eben daran denken muss.

Der PDF Expert kann noch mehr

Und der PDF Expert kann im Gegensatz zum Adobe Reader noch deutlich mehr Dateiformate darstellen, also Videos, Filme, Worddateien, Excel, Powerpoint, alles Dinge, die dort der PDF Expert darstellen kann, und auch mit der Präsentations- und der Fokusfunktion beispielsweise professionell präsentiert werden können.

Wenn Sie PDF-Dateien haben, können Sie die in Registerlaschen, ähnlich wie bei einem Browser parallel aufmachen und somit die Dinge, die Sie vorbereiten für Kunden, dort aufachen, und wenn Sie nach einer Präsentation sagen, ich möchte nur zwei-drei Seiten daraus, die Sie natürlich beliebig auch mit Notizen nochmal ergänzen können, zwischendurch, auch mit Notizblättern ergänzen können, dann können Sie zwei-drei Seiten, wenn Sie mögen, einfach dann nochmal exportieren, daraus extrahieren und weiter mailen.

Das Ding hat auch eine integrierte ZIP- und Entpackfunktion auch, also wenn ich nur eine App auf diesem App haben dürfte, es wäre der PDF Expert. Der PDF Expert hat übrigens noch eine Zwischenstufe und zwar, wenn Sie die App kaufen, dann haben Sie zunächst einmal den PDF Expert für, ich meine im Moment 11,- EUR, und dann fragt er Sie nochmal, ob Sie nochmal 11,- EUR nehmen wollen, und wenn Sie das nochmal tun, dann können Sie PDF-Dateien nicht nur kommentieren, sondern mit dem PDF Expert sogar PDF-Dokumente bearbeiten. Und wann ist das praktisch? Das ist besonders praktisch, wenn Sie nur eine PDF-Version von einem Dokument haben, und Sie haben das Original gar nicht, dann können Sie hier sogar, also wenn es digital erzeugt wurde, das ist wichtig, dann können Sie sogar Grafiken ändern, Sie können hier Texte ändern, Sie können auch wenn von der Werbeagentur Dinge kommen, diese eben überarbeiten, dann können Sie nicht nur kommentieren, sondern Texte auch gleich ändern, dann sehen Sie, ob das vom Lauf (??? 09:24) her passt, vom Text her passt, und brauchen nicht fünf-sechs Mal hin und her zu mailen. Also das Ding ist wirklich extrem leistungsfähig.

Diese nützlichen PDF-Apps gibt es noch.

Es gab früher noch einen großen Bruder, PDF Office hieß das Ganze. Damit konnten Sie auf dem iPad Formulare erstellen, und das habe ich auch sehr häufig genutzt. Leider ist diese Applikation nicht mehr im AppStore, und ich gehe mal davon aus, dass das eine zukünftige Erweiterungsfunktion von PDF Expert sein wird.

In der Zwischenzeit empfehle ich Ihnen eine Software, die auf dem PC dort verfügbar ist. Die ist für PC, die ist für iPad, die ist für Android, für alle Plattformen verfügbar. Wenn Sie Formulare erstellen, empfehle ich eben PDFelement von Wondershare. Und PDFelement von Wondershare ist eben eine Software, die kostet, glaube ich so, 40 oder 70 oder 80 Euro einmalig, also unter 100,- Euro, auf alle Fälle einmalig, ist sehr leicht zu bedienen, und gerade wenn Sie mal Formulare erstellen wollen, die dann eben mit den PDF-Apps auf dem iPad ausgefüllt werden sollen, dann ist das wirklich eine klasse Kiste.

Also in diesem Sinne, wenn Sie produktiv damit arbeiten wollen, meine Empfehlung der PDF Expert in der Version 6 aktuell.

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von