In diesem Podcast lernen Sie die besten Notizen-Apps und deren Stärken und Schwächen. kennen. Viel Spaß beim Zuhören.
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Herzlich willkommen zu einer weiteren Episode von iPad4Productivity. Heute mal aus dem Hotelzimmer. Ich hoffe, die Tonqualität ist nicht zu schlecht, aber im Moment bin ich so viel unterwegs, dass ich gar nicht mehr hinterher komme und das große Audioequipment mitzunehmen ist dann doch manchmal etwas schwierig.
Wir haben uns ja in den letzten Episoden mal beschäftigt mit dem Thema, was Apple neu vorgestellt hat und was in iOS 11.3 neu ist und jetzt kommt auch der angekündigte Schwerpunkt zum Thema Notizen. Die regelmäßigen Hörer meines Podcasts wissen, ich habe das ja schon länger angekündigt, ich wollte nur ganz gerne einfach auch die aktuellen Dinge die jetzt kamen dort vorziehen vor dem Hintergrund jetzt einmal zum Thema Notizen.
Das iPad ist aus meiner Sicht sehr sehr gut geeignet, um handschriftliche Notizen zu erstellen oder geitppte Notizen auch und hier gibt es nicht nur eine App, sondern es gibt verschiedene Apps und wir schauen uns einmal die aus meiner Sicht relevanten Kandidaten an. Und ich werde hier einen Schwerpunkt in dieser Episode vornehmen mit dem Notizen, mit denen man auch handschriftliche Notizen vornehmen kann. Ich werde ich der nächsten Episode mehr eingehen auch auf weitere Applikationen wie OneNote und wie Evernote, mit denen man auch handschriftliche Notizen anfertigen kann, die aber eher dafür gedacht sind Informationen zu sammeln, die man eher integrieren kann auch mit Outlook, beispielsweise, also hier einmal der Schwerpunkt handschriftliche Notizen-Apps, das ist nämlich das, wo mich die meisten fragen. Diejenigen von Ihnen, die einen Apple Pencil haben, die einen iPad Pro haben, die werden sicherlich schon mal mit der Apple Notizen-App gearbeitet haben und Sie wissen, ich bin immer ein großer Freund zunächst mal zu gucken, was Apple an Board-Mitteln hat. Und da gibt es schon eine ganze Menge an Dingen, die dort wirklich ganz gut sind, deswegen schauen wir uns Apple Notizen an.
Wir gucken uns GoodNotes an, wir schauen uns Notability an, wir werden uns Noteshelf 2 angucken, Nebo, MyScript Stylus, wobei ich dann in der nächsten Episode noch etwas näher drauf eingehen werde und noch ein kurzer Hinweis zu Notes Plus.
Ja, wir fangen mal an mit dem Thema der Apple-Notizen. Der große Vorteil der Apple-Notizen ist, dass diese App gratis dabei ist, das heißt Sie müssen sie nicht extra kaufen und Sie ist auch sehr schön integriert, wenn Sie einen Apple-Pencil nutzen. Übrigens, wenn Sie handschriftliche Notizen machen, dann bitte unbedingt mit dem Apple Pencil, vor dem Apple Pencil habe ich immer gesagt, es macht wenig Sinn handschriftliche Notizen zu machen. Was ganz gut ist, wenn Sie dort vor allen Dingen mit Exchange arbeiten, es geht aber auch schon mit iMap, können Sie Ihre Notizen mit Ihrem Outlook synchronisieren. Und da werde ich in der nächsten Episode nochmal darauf eingehen, das ist ja immer wichtig, dass Sie einen Speicherort für alle Ihren Daten eben auch inklusive Notizen haben und von all Ihren Geräten darauf zugreifen können. Wenn Sie allerdings mit Exchange ins Outlook synchronisieren oder mit iMap, dann sind viele der Funktionalitäten, die die Apple-Notizen anbieten, wie eben diese handschriftlichen Zeichnungen und die Scan-Funktion und solche Dinge, so nur bedingt unterstützt. Die können Sie nur nutzen, wenn Sie auch über iCloud synchronisieren. Das merken Sie, ich habe auf der einen Seite einen iCloud-Account, ich habe auf der anderen Seite einen Exchange-Account und wenn Sie sehen, dann gibt es einfach bestimmte Funktionalitäten, die nicht in dem Exchange oder auch iMap-Account unterstützt werden, sondern nur im iCloud. Naturgemäß möchte Apple dort ja den eigenen Sync-Service dort auch vermarkten, Punkt Nummer 2 ist ja Exchange und auch iMap ein Standard der sehr kompatibel ist mit vielen Geräten. Das heißt Sie haben den Nachteil, das eben spezielle zusätzliche Apple-Funktionen nicht gehen, den Vorteil aber, dass Sie das mit sehr vielen Geräten synchronisieren können. Das heißt, wenn Sie jemand sind, der so wie ich früher auch sagt, Mensch, ich habe vor allen Dingen erstmal Textnotizen, es ist wunderbar. Meine persönliche Reise war, dass ich erst Outlook-Notizen hatte, die ich für Exchange synchronisiert hatte auch auf anderen Geräten, auf Palm, auf Windows CE Geräten und so weiter, und dann als ich das iPad bekam, bin ich auf OneNote umgestiegen, da gab’s das Evernote noch ni…, (Quatsch) erst bin ich auf OneNote umgegangen, habe OneNote genutzt auch als erweiterte Möglichkeit, da werden wir das nächste Mal darauf eingehen, als das iPad kam bin ich umgestiegen auf Evernote, weil es damals noch keine OneNote-Version gab und im Moment arbeite ich persönlich mit verschiedenen Diensten. Also ich arbeite auf der einen Seite mit meinem Daylite-System, wo ich Notizen auch per Bildschirmtastatur eingebe, da werden wir in der nächsten Episode nochmal darauf eingehen, ich arbeite so, dass ich mir teilweise E-Mails selbst schreibe mit mit MyScript, mit MyScript dort entsprechend arbeite, und das ich dann nochmal mit GoodNotes und mit Notability arbeite und die gucken wir uns jetzt auch nochmal an. Also Apple-Notizen sehr schön, wenn Sie im Standard sind, Sie tippen zweimal auf den Bildschirm, geht die Notiz auf, ähnlich wie man es vom Surface kennt, und wenn Sie mit iCloud arbeiten, dann ist es eine gute Variante total synchronisiert über alles, ich habe nur viele Unternehmen, viele Kunden, die aus Compliance-Gründen nicht mit iCloud arbeiten, dann empfehle ich eher andere Lösungen.
Wir schauen uns als Nächstes GoodNotes an. GoodNotes, im Moment in der Variante 4, interessant ist, dass im Moment gerade die Beta 5 draußen ist und da wird es eine wesentliche Erweiterung geben, weshalb ich im Moment immernoch mal so ein bisschen Notability bevorzuge. Weil GoodNotes und Notability sind für mich zwei Favorites, es gibt noch Noteshelf 2 und es gibt noch Notes Plus.
Wir fangen mal an mit dem, aus meiner Sicht Ausschuß-Kandidaten, das ist Notes Plus. Sollten die Kollegen von Notes Plus jetzt zuhören und sagen, oh der Jekel, der hat da Dinge nicht verstanden, oder auch Zuhörer von ihnen die sagen, ich bin sehr zufrieden damit, dann gerne auch eine Ergänzung. Jede Version bringt auch mal wieder eine Verbesserung, also das ist der Stand aktuell, Ende April 2018. Im April 2018, und das bestätigt auch Lars Bobach, mein sehr geschätzter Kollege, „Produktiv in digitalen Zeiten“, der in seiner Gegenüberstellung von Notizen-Apps, die ich sehr empfehlen kann und die ich verlinke, sich in der ersten Episode mal dieses Schreibgefühl angeguckt hat, und der hat das bestätigt, was auch meine Erfahrung ist, dass sie einfach bei Notes Plus das Problem haben, das Schrift teilweise Aussetzer hat, das sie teilweise abgehängt werden und sie relativ langsam ist, also so ein „lag“ hat. Das finde ich etwas, was extrem nervig ist. Wenn ich die andere Applikation Noteshelf nehme, die hat mit Abstand das beste Schreibgefühl. Das heißt, wenn Sie hier ein sehr schönes Schrift(…), ein sehr schönes Schreibgefühl haben wollen, dann ist Noteshelf 2 extrem gut, und Noteshelf 2 hat einen Update gerade bekommen, und was da sehr sehr schön ist, Sie können dort AppleWatch-Audionotizen aufnehmen, die dann automatisch mit synchronisiert werden. Also das heißt, diese AppleWatch-Synchronisation, dieses tolle Schreibgefühl, das ist etwas was bei Noteshelf 2 sehr sehr gut ist.
Ich gucke jetzt mal in Richtung GoodNotes und Notability und ich habe ab und zu mal Kunden wo so die Hälfte dann so mit GoodNotes und die andere Hälfte mit Notability arbeitet. Was sind Vor- wie Nachteile?
Was ich bei GoodNotes extrem gut finde ist, dass Sie dort sehr schön mit Vorlagen arbeiten können. Sie können dort ihren eigenen Firmen-Blog, wenn Sie den als PDF haben, dort importieren, was ich im Moment ein bisschen schade finde, es gibt, wenn Sie es über die Einstellungen nehmen und dort die Vorlagen importieren, dann kann das heute nur bei Cloud-Services machen wie Drobox beispielsweise. Wenn dort keine personenbezogenen Daten drin sind, ist das jetzt nicht kritisch. Aber es ist ein bisschen doof. Wie kann man das lösen? Sie können das dadurch lösen, dass Sie einfach sich eine Vorlage mailen als PDF-Datei und dann sagen Sie „öffnen in“ GoodNotes und machen daraus ein entsprechendes neues Notizbuch, und das Gute ist, in dem Moment, wo Sie einfach mit dem Finger von links nach rechts über eine Seite schieben, dann erzeugt der automatisch ein neues Blatt mit dieser gleichen Vorlage. Also deswegen kann man das wirklich auch sehr sehr gut nutzen. Es geht dann nicht über die eingebaute Vorlagenfunktion, sondern über eine importierte PDF, das geht auch. Was ich sehr schön finde, Sie können dann eben exportieren, können das Ganze weiterleiten per E-Mail, mit oder ohne dem Hintergrund, und das ist beispielsweise auch interessant für diejenigen von Ihnen, die vielleicht wie meine DATEV-Steuerberater ein Dokumenten-Management-System einsetzen, weil die haben ja oft keine App für das iPhone und für das iPad, aber was die haben ist eine E-Mail-Schnittstelle. Und was wir dann im Regelfall machen, dass Sie einen E-Mail-Postfach einrichten, ein Exchange-Postfach. Das heißt dann zum Beispiel, DMS@kanzleinickert.de und dann mailen Sie Noitzen, die Sie in Ihrem Dokumenten-Managementsystem haben und dann gibt es ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin in der Kanzlei, der oder die dann diese Notizen entsprechend verschlagwortet und Ihrem DMS entsprechend zuordnet. Diese Schnittstelle ist wirklich gut und wenn Sie dann sagen, Sie wollen DMS nicht diesen Blockhintergrund haben, dann können Sie diesen sogar ausblenden. Was GoodNotes auch hat ist eine sehr sehr gute Volltexthandschriftsuche. Das heißt, Sie können wirklich rotzig schreiben, ich sage immer bei mir ist gelebte IT-Sicherheit meine Handschrift, kann keiner lesen außer GoodNotes – wirklich sehr sehr gut. Was leider blöd ist, Sie können zwar theoretisch diesen Text auch markieren und umwandeln in getippten Text, das funktioniert aber wikrlich nicht gut und zusätzlich ist es eher doof, dass dann das Ergebnisfeld über Ihrem handschriftlichen Text liegt. Das heißt, wenn Sie gar nichts erkennen können, dann müssen Sie immer wieder dieses Fenster schließen, um zu sehen was Sie ursprünglich mal gedacht haben zu schreiben. Dieses Problem löst MyScript Nebo sehr gut. Also ich habe vorhin schon mal MyScript Stylus erwähnt. Bei MyScript Stylus ist die Idee, dass Sie unten in der Tastatur, wenn Sie auf diesen Globus tippen, können Sie umschalten zwischen den Smileys und zwischen der Handschrift-Tastatur. Mit MyScript Stylus installieren Sie eine Handschrift-Tastatur, der Nachteil ist, Sie schreiben nicht direkt auf dem Papier, sondern Sie schreiben unten, aber letztendlich ist es wie bei einer normalen getippten Tastatur, da tippen wir auch unten und oben erscheint das Ganze. Da werde ich in der nächsten Episode nochmal darauf eingehen, ein kleiner Disclaimer oder Hinweis zum Zeitpunkt der Ausstrahlung dieser Episode ist MyScript Stylus nicht im AppleStore verfügbar. Ich weiße trotzdem darauf hin, weil ich weiß nicht ob es die Version in Zukunft wieder geben wird, zum zweiten erlebe ich, dass viele diese Software, diese App, auch schon installiert haben, und wenn Sie die installiert haben auf keinen Fall löschen, Sie können sie weiterhin nutzen, ich nutze sie wirklich täglich.
Die Idee von Nebo ist, Sie schreiben dort handschriftlich und während Sie handschriftlich auf den Bildschirm auch schreiben, erscheint oberhalb Ihres handgeschriebenen Textes dann das voraussichtliche Ergebnis. Und das ist klasse, weil Sie können das Ganze dann vorher korrigieren bevor Sie dann mit einen Doppeltipp darauf das Ganze in getippten Text umwandeln. Das ist super klasse. Sie haben dann auch eine Möglichkeit mathematische Formeln einzugeben, die werden übersetzt, Sie haben die Möglichkeit Diagramme zu machen, auch Schaubilder zu machen mit automatischen Pfeilen, das ist sehr gut. Was mir leider nicht gefällt ist, dass Sie keine Möglichkeit haben getippten Text dort einzugeben, weil manchmal würde ich auch ganz gerne tippen. Ich gehe mal davon aus, dass in einer den zukünftigen Updates das auch mögich sein wird, weil hier kommt immer wieder was dazu. Was beispielsweise auch dazugekommen ist, ist der Cloud-Sync, also dass Sie das dann über mehrere Geräte synchronisieren können. Was Sie aber jederzeit tun können, Sie können ein Dokument, was Sie dadurch mit Nebo handschriftlich geschrieben haben und übertragen dann öffnen in jeder weiteren App oder als E-Mail schreiben, also das ist wirklich gut. Ich persönlich finde das Thema MyScript Stylus noch ein bisschen universeller aber manchmal ist das auch entsprechend ganz gut.
Ja, wie gesagt, GoodNotes sehr sehr gute Volltextsuche, mit den Vorlagen, die man hinterlegt, wenn man die über die Cloud dort mit (…), wirklich sehr sehr gut gelöst, auch no thrills, es gibt nicht viele Funktionalitäten, aber ich finde das sehr gut, dass es auch nicht überfrachtet ist, und was mir bei GoodNotes auch sehr gut gefällt, Sie haben ein Präsentationsmodus, in dem Sie Bedienieroberfläche ausblenden können. Das heißt, dadurch können Sie das Ganze auch als Präsentations-Whiteboard nutzen, wo die Bedienungselemente nicht zu sehen sind, oder wenn Sie wieder im Schulungs-Modus sind, können Sie es wieder ausblenden.
Weshalb finde ich Notability im Moment ein bisschen besser? Sie haben dort nicht nur ein Kategoriensystem so wie im GoodNotes, sondern Sie haben Rubriken und Sie können Unterrubriken bilden und die sehen Sie links, so ein bisschen wie E-Mail-Ordner können Sie sich also Unterrubriken dort definieren, also Dinge etwas besser untergliedern, Sie haben die mit Abstand schnellste Schrift-Engine, die Schrift wirkt jetzt auch nicht schöner als in GoodNotes aber es ist extrem schnell. Also das ist wirklich den kleinsten „lag“, bestätigt auch Lars Bobach, und dann was noch mal interessant ist, der Tom Solid(?), das ist ein Österreicher/Deutscher, der in den USA lebt, der hat hier auch nochmal ganz interessante Vergleiche dazu gepackt, dazu kriegen Sie auch gerne nochmal den Link in den entsprechenden Shownotes.
Was ich bei Notability neben dem Thema der Rubriken besonders gut finde, es gibt ein WebDAV-Sync. Das heißt, was Sie machen können, Sie können eben sagen, Ihre Notizen werden automatisch als PDF-Datei synchronisiert auf ein WebDAV-Verzeichnis. Das ist dann vor allen Dingen interessant, wenn Sie beispielsweise Ihren eigenen Firmenserver im Zugriff haben über VPN und WebDAV, oder wenn Sie beispielsweise eine Volks- und Raiffeisenbank sind, Agree 21 Docshare der Fiducia GAD-IT AG nutzen, dann können Sie nämlich das Ganze in einem eben Docsharing-Datenraum rübersynchronisieren. Das ist wirklich extrem klasse, das heißt, Sie haben eine automatische Datensicherung, Sie haben auf dem PC auch Zugriff drauf. Hier ein Hinweis, GoodNotes im Moment in der Version 4 ist gerade in einer Beta mit der Version 5. Und hier wird diese WebDAV-Schnittstelle mit integriert. Was so meines Wissens, oder mein Stand ist, dass auch verbessert wird das Thema Kategorisierung und vor allen Dingen das Thema Zusammenarbeit mit Notizen. Also ich habe bisher nur eine Beta gesehen von GoodNotes, die Schrift-Engine wird leider nicht besser, allerdings ist es so, dass das Thema WebDAV-Synchronisation dazu kommt, also vor dem Hintergrund wir das spannend, wenn WebDAV 4 da ist, da werde ich sicherlich auch nochmal eine Episode dazu machen, dann könnte ich mir vorstellen, dass das dann wieder entsprechend ersetzen wird. Wenn Sie wechseln übrigens zwischen Applikationen, können Sie immer wieder exportieren in PDF-Format, somit können Sie zwar ältere Notizen, die Sie gemacht haben jetzt nicht mehr ändern, aber Sie können neuere entsprechend ergänzen. Ich finde, das ist immer ein guter und praktikabler Weg.
Ja, was haben wir bei Notability? Bei Notability haben Sie auch die Möglichkeit Audionotizen mit hinzuzufügen, die auch verknüpft werden. Das ist so ein bisschen wie bei dem LightScribe-Stift, wo Sie schreiben und mit dem Mikrofon aufnehmen können, das geht hier auch. Und wenn Sie sagen, Sie haben eine AppleWatch, dann können Sie eben mit Noteshelf jetzt auf der AppleWatch auch Audionotizen aufnehmen und die mit übernehmen.
Ja, vielleicht nochmal mein persönliches Fazit. Also mein persönliches Fazit ist, da werde ich auch nächste Woche nochmal darauf eingehen, das Allerwichtigste ist immer zu unterscheiden, sind es jetzt dienstliche, vertrauliche Noitzen, sind es öffentliche, also ich nutze GoodNotes oder Notability eben für Kundennotizen.
Wie schaut es aus mit dem Thema Vorlagen? Da ist GoodNotes aus meiner Sicht im Moment am stärksten im Business-Bereich, Noteshelf ist dafür derjenige, der das beste Schreibgefühl hat. Da gibt es schöne Vorlagen, die Sie entsprechend importieren können. Das Schöne ist aber, man kann auch eine Vorlage beispielsweise aus Noteshelf nehmen, die noch ergänzen und sie dann in GoodNotes exportieren. Also manchmal arbeite ich auch durchaus in der Kombination mit mehreren Apps. Alle können PDF lesen, alle können PDF entsprechend auch kommenteiren, also deswegen müssen Sie sich jetzt auch nicht für eines unbedingt sofort entscheiden, wobei ich durchaus ein Freund davon bin, dann sich für ein System zu entscheiden, allerdings darauf zu achten, dass Sie immer entweder eine einzelne Notiz sofort weitergeben in ein System, das überall im Zugriff haben, oder eine automatische Synchronisation einrichten. Das heißt über Apple-Notizen, über die iCloud oder über Exchange, bei GoodNotes können Sie es auch über iClouds und über Dropbox synchronisieren, in Zukunft über WebDAV. Bei Notebility auch über Cloud-Services und heute schon über WebDAV, also das heißt, das sind die Dinge, weil was ich oft erlebe, dass Notizen nur auf einem Gerät abgespeichert sind und wenn’s dann verloren geht, defekt ist, oder neues Gerät dort angeschafft wird, dann ist immer die große Herausforderung wie komme ich an die Notizen dran. Da gehen wir aber in der nächsten Woche nochmal darauf ein, wenn wir nochmal anschauen, was sind so praktische Tipps zum Thema Nutzung der Notizen auf dem iPad.
Wenn Sie die Links zu den besprochenen Apps haben wollen, auch nochmal die Links zu meinem sehr geschätzten Kollegen Lars Bobach und auch Tom Solid(?), die zu dem Thema Notizne wirklich eine ganze Menge zu sagen haben, natürlich auch zu weiteren Dingen, dann einfach mir entweder eine E-Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de oder gehen Sie einfach auf www.iPad4Productivity.com und melden Sie sich zum Gratis-Hörerservice an und dann kriegen Sie immer den Link mit den Shownotes, mit den Verlinkungen und auch mit dem Transkript zum Nachlesen, und wenn Sie zum Thema produktiver Einsatz des iPads Unterstützung in Ihrem Unternehmen brauchen, freue ich mich, wenn Sie mir auch einfach eine E-Mail schreiben und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn wir uns angucken, wie Sie noch produktiver im Unternehmen mit dem iPad werden.
Bis dann. Ihr Thorsten Jekel.
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