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In dieser Episode geht es um GoodNotes – eine  der weltweit führenden Notizenapplikationen. Viel Spaß beim Zuhören.

Weiterführende Links


GoodNotes

Notablility

PDF Expert

OwnCloud

Nextcloud


Einleitung    

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei der weiteren Episode von iPad4productivity und dem aktuellen Monatsschwerpunkt Notizen. Und wir haben ja uns angeschaut das Thema Notizen mit Outlook. Wir haben uns das letzte Mal das Thema handschriftliche Notizen angeguckt und schauen uns mal so ein bisschen GoodNotes in dieser Episode an – für mich eines der führenden Programme für das Thema Notizenverwaltung.  

Vorlagen erstellen und verwalten   Ja, was ist das Schöne an GoodNotes, was mir gut gefällt, ist, dass Sie hier sehr, sehr leicht Vorlagen verwenden können. Was heißt das? Wenn Sie so PDF-Block-Vorlagen haben, was in vielen Unternehmen ja ohnehin da ist, dann mailen Sie sich die einfach selbst mal an und in der Mail-Anlage sagen Sie einfach öffnen in GoodNotes, und da fragt er Sie, möchten Sie das in ein bestehendes Notizbuch integrieren oder ein neues daraus erstellen? Wenn Sie sagen „ein neues erstellen“ schwupps haben Sie ein neues Notizbuch und das Ganze ist dann so, dass Sie, wenn Sie das aufmachen, und Sie haben jetzt beispielsweise eine einseitige Vorlage, wenn Sie am Ende sind, und Sie ziehen einfach die letzte Seite, blättern die so weiter, dann macht der einfach eine neue Seite hinten dran. Finde ich super, super cool gelöst, ist sehr übersichtlich. Ich finde GoodNotes ist eine eine Applikation, die sich selbst recht leicht und recht schnell auch selbst erklärt.  

Dokumenten-Verwaltung  

Im Dokumenten-Bereich können Sie auch nach Datum, nach Titel, nach Art entsprechend selektieren. Sie haben die Möglichkeit hier Sternchen zu setzen. Die Sternchen sind dann die Favoriten, und wenn Sie dann unten auf Favoriten tippen, dann können Sie eben entweder Notizbücher, die Sie als Favoriten genutzt haben, nutzen oder Sie können sogar Favoriten innerhalb von Dokumenten definieren.  

Benachrichtigunen  

Ja, dann gibt es noch die Möglichkeit, auch sich Benachrichtigungen hier anzeigen zu lassen, denn Sie haben mittlerweile die Möglichkeit, sogar Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Ich persönlich bin da eher ein Freund von Microsoft 365, weil GoodNotes ist doch eher so ein Thema, wo ich sage, yhm, das ist halt, gibt es nicht für den PC, sondern gibt es nur für iPad und das gibt es für den Mac. Also rein in der in der Apple Welt was Sie machen können und das ist eben etwas, was ich dann mindestens immer empfehle, in den Einstellungen gibt es den Bereich automatisches Backup. Und bei automatischem Backup können Sie zum einen sagen, ich möchte ein Auto-Backup auf iCloud. Für diejenigen, die das privat wunderbar. Das Thema iCloud ist leider nicht DSGVO-konform nutzbar, vor dem Hintergrund von dem Business-Bereich ist das eher keine Option. Sie haben aber die Möglichkeit bei Cloud-Speicher dann drauf zu tippen und bei Cloud-Speicher da können Sie dann eben unter anderem wählen OneDrive. Und OneDrive ist ja ein Bestandteil von Microsoft 365, mittlerweile optional auch in Deutschland gehostet, das heißt, darüber können Sie es machen. Alternativ mit Google Drive, mit Dropbox. Also, das heißt, diese drei Dienste haben Sie, und dann können Sie eben immer sagen, in welchem Dateiformat. Ich persönlich empfehle, das im Dateiformat PDF zu machen, denn dann können Sie das auch lesen auf einem PC. Sollte also mal das Backup südwärts gehen, das iPad, dann können Sie es immer noch sehen in dem Bereich und Sie können auch so jederzeit einfach diese Notizbücher auch als PDF-Dateien entsprechend dort auf dem PC sehen. Und das ist ja immer wichtig. Sie wissen, ich bin da immer sehr freakig, dass ich einfach sage, ich möchte gerne, dass ich die Notizen auf allen Geräten entsprechend sehe.  

Weitere Funktionen von GoodNotes  

Was bei GoodNotes auch sehr schöne, Sie haben bei Styles und eben Handballen-Erkennung die Möglichkeit auch auf Linkshänder umzustellen, dass Sie sagen, sind Sie Linkshänder, sind Sie Rechtshänder und Sie können dort auch einstellen, ob Sie Ihr Spitzer oder Stumpfer dort schreiben und das merkt man den Unterschied, wenn man das Ganze macht. Also hier können Sie den Apple Pencil sehr fein entsprechend einstellen.  

Sie können auch dieses Ziehen, um eine Seite hinzuzufügen deaktivieren, wenn Sie das stört. Sie können auch sagen, Sie möchten eben statt horizontal auch vertikal streamen. Also hier können Sie dort in der Dokumenten-Bearbeitung einiges mit reinnehmen.  

Bei der Suchindexierung, was ich immer empfehle, ist so, dass Sie der Haken zur standardmäßig gesetzt, dann können Sie alles immer wirklich im Volltext durchsuchen und ich bin da sehr beeindruckt, wie gut diese Suchfunktion ist, selbst bei einer Sauklaue, wie ich sie habe.  

Dann gibt es die Möglichkeit sehr, sehr schön, dass Sie sagen eine E-Mail an GoodNotes. Sie kennen das vielleicht von Evernote, und von OneNote, da gibt es schon länger, da gibt es eine E-Mailadresse und jetzt kann ich einfach sagen, ich schicke was an eine E-Mail und dann geht das entsprechend, wird das als Notiz entsprechend eingefügt. Also dann habe ich das so als Eingang und dann kann ich eben sagen, jawohl, also hier steht auch wenn Sie in die Einstellungen reingehen, steht es, dass es 30 Tage lang gespeichert wird oder eben bis es auf dem Gerät heruntergeladen wird, und die werden dann auf der obersten Ebene des Tabs Dokumente abgelegt und dann sehe ich das entsprechend. Also das ist wirklich noch so, wenn ich sage, ich leite E-Mails aus dem Posteingang weiter, ich habe vielleicht Automatisierungsbefehl-Dienst wie Zappier, wo ich sowas machen kann, also, oder kann auch anderen damit die Möglichkeit geben, dass sie mir Notizen senden. Also das ist die Möglichkeit, die auch in einer der letzten Versionen auch erst dazugekommen ist. Also da tut sich immer wieder noch mal mehr dazu. Also, dass Sie da noch mal reingehen können.  

Wenn Sie in einem Dokument sind, dann gibt es hier noch mal ganz links oben gleich die Möglichkeit, dass sie so ein Vergrößerungs-Modus haben. Der ist dann gut, wenn Sie vor allen Dingen ein Textfeld haben und dann mit dem Stift reinschreiben, eben, die handschriftliche Erkennung, dieses Kritzeln, zu nutzen, dafür wunderbar. Sie haben die Möglichkeit, auch hier mit diesem Quadrat-, Kreis-, Dreieck-Symbol eben gerade Striche zu malen. Man muss immer aufpassen, dass man sie deaktiviert, wenn man normal schreibt, sonst schreibt man Hieroglyphen. Und was auch sehr schön ist, es gibt diesen Präsentations-Modus. Das ist der Pfeil nach oben, und dann können Sie sagen, möchte ich eben diese Notiz eins zu eins den Schirm teilen, möchte ich diese Notiz teilen, und wenn ich die vergrößere, dass immer die ganze Notiz zu sehen bleibt, oder möchte ich, wenn ich vergrößere, der vergrößerte Bereich zu sehen sein. Das ist sehr gut. Diese feine Granulierung gibt es in anderen Applikationen nicht. Das sehe ich im Regelfall, wenn ich zoome, das auch auf dem Schirm.  

Es gibt einen virtuellen Laserpointer, da können Sie dann drauf aktivieren und dann mit dem Apple Pencil auf den Bildschirm gehen und dann sehen Sie so einen roten Punkt. Was auch sehr schön ist, Sie haben die Möglichkeit, wenn Sie den Stift aktivieren, drei Farben und drei Strichstärken zu hinterlegen, und dann haben Sie wunderbar das Ganze sehr, sehr schön dabei.  

Ja, wenn Sie Seiten hinzufügen, Sie können einfach weiterschieben, dann werden die in der Vorlage genutzt. Sie können aber auch mit dem Plus-Symbol auch noch mal sagen, juhu, ich kann auch die aktuelle Vorlage, eine andere Vorlage frei, ich habe hier auch weitere noch mehr Vorlagen, also da ist es dann so, dass Sie hier auch Vorlagen-Management entsprechend mit dabei haben. Und Sie können auch sagen, ich möchte ein Bild, ich möchte ein Dokument scannen, ein Foto aufnehmen oder möchte etwas importieren. Also dann wirklich so, wenn man sagt, man hat vielleicht Unterlagen aus Seminar.  

Ich persönlich bin immer ein großer Freund, wenn ich große PDF-Dokumente habe, die würde ich immer mit PDF Expert machen, denn wenn Sie PDF kommentieren, bearbeiten wollen, so dass es auch wirklich, wenn Sie so ein Leuchtstift machen, gerade ist, da ist PDF Expert besser geeignet. Und wenn Sie besonders große PDF-Dateien haben, dann kann es im schlimmsten Fall auch mal passieren, dass Sie die nicht mehr rauskriegen aus GoodNotes oder Notability. Ja, Stichwort „Rauskriegen“, Sie können eben auf der einen Seite einen Link zur Zusammenarbeit mittlerweile teilen, wo andere das Ganze entsprechend sich dann auch anschauen können. Also wie gesagt, ich bin bei diesen Collaborations-Möglichkeiten immer eher ein großer Freund von Microsoft 365 im Business-Bereich. Das finde ich dann besser. Aber sie haben die Möglichkeit auch zu sagen, ich möchte eben das Ganze hier teilen im Web, dass ich es dann auch entsprechend öffnen kann. Und hier gibt es die Möglichkeit, dass man im Web mittlerweile eben auch sagen kann, da kann man es eben ansehen und kommentieren. In Kürze kommt auch die Möglichkeit, dass man Browser-basiert das Ganze auch sogar noch kommentieren kann.  

Also es lohnt sich auch regelmäßig immer wieder mal reinzuschauen. Da ändert sich doch einiges. Wenn ich dann exportiere, da kann ich dann Seiten oder das Gesamte als PDF, als Bild, als GoodNotes oder als Link reingeben. Das Interessante ist, ich kann dann hier sagen, möchte ich es mit Hintergrund, ohne Hintergrund, möchte ich die Anmerkungen mal da einschließen und es gibt auch die Möglichkeit, dass ich sage, ich habe das PDF-Datenformat, will ich es bearbeitbar, oder möchte ich das Ganze entsprechend nicht bearbeitbar, also unbearbeitbar noch mal machen.  

Wenn Sie das ganze mit einem Kennwort versehen wollen, dann brauchen Sie wieder Adobe oder Sie brauchen entsprechend den PDF Expert. Aber schon hier können Sie eine (???)-Kopie machen, also dass Sie Kommentare haben, die nicht mehr geändert werden sollen.  

Fazit  

Ja, insgesamt auch das Thema, wenn Sie Fotos einfügen, dann sehen Sie immer die zuletzt gemachten Fotos sehr schön in der Übersicht. Die sieht man nämlich schon in der Leiste. Also dfas finde ich zum Beispiel eine sehr, sehr gute Funktion, dass man einfach so durchblättern kann, und dann hat man sehr, sehr schnell die Fotos, die man braucht, die man dann auch in der Größe skalieren kann, die man beschneiden kann, die man drehen kann. Also das ist wirklich sehr, sehr schön gelöst. Also das haben sie wirklich sehr, sehr gut gemacht und dabei mit einer, wie ich finde, etwas leichteren, etwas intuitiverer Benutzeroberfläche als mit Notability. Notability hat für mich zwei riesige Vorteile: zum einen gibt es die Möglichkeit, dass man hier noch Sprachnachrichten mit aufnehmen kann, die verknüpft werden mit dem, was Sie schreiben; und beim Auto-Backup gibt es noch zusätzlich die Möglichkeit auch, dass Sie nicht nur mit Dropbox, mit Google Drive und OneDrive, sondern auch per WebDAV Ihre Notizen synchronisieren können. Und das schauen wir uns nächste Woche an. Vor allen Dingen dann interessant, wenn Sie vielleicht eine Volks- und Raiffeisenbank sind, dann können Sie das über Agree21doksharing synchronisieren, oder wenn Sie beispielsweise mit OwnCloud oder Nextcloud arbeiten, oder Zugriff auf einen Netz-Laufwerk über WebDAV haben, dann kann man mit Notability noch mehr machen. Das schauen wir uns nächste Woche an.  

Bis dann. Ihr Thorsten Jekel.