In dieser Episode geht es um die Neuerungen von Good Notes 5 und ob es besser ist als Notabilitz 8.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und wir schauen uns heute einmal das Thema GoodNotes 5 an.
Sie wissen ja, ich bin ein großer Verfechter des digitalen Arbeitens, allerdings immer mit einer großen Maßgabe. Und zwar, ich sage immer bei allem, was Sie digital tun, immer natürlich erst Hirn einschalten und dann Technik, und daraus resultieren ein paar Grundsätze. Und einer meiner Grundsätze, die ich daraus ableite, sind, dass Sie idealerweise an allen Ihren Endgeräten, wie beispielsweise dem iPad Ihre Daten eingeben können, und dass diese automatisch auf all Ihren anderen Endgeräten auch wieder abrufbar sein sollen. Was ist die Idee dahinter, und was hat das mit GoodNotes zu tun? GoodNotes ist ja eine App, mit der man handschriftliche Notizen anfertigen kann und das gibt ja immer so diese Diskusion, nutzen wir das Noteshelf, nutzen wir das GoodNotes, nutzen wir das Notability. Und hier gibt es zum Beispiel auch mit Tom Solid jemand, der sich da sehr sehr intensiv, aus der Schweiz heraus, englischsprachig damit beschäftigt. Also wenn Sie Thom Solid noch nicht gehört haben, gerne auch mal reinschauen, sehr geschätzter Kollege. Ich kenne ihn bisher noch nicht persönlich, aber ähnlich so wie Lars Bobach, der sich ja aus der KMU-Brille beschäftigt mit dem Thema produktiv in digitalen Zeiten und der auch auf dem Thema iPad gute Videos gemacht hat, und sich auch immer wieder mal dieses Thema Notizen anschaut. Auch der Tom Solid. Und die Klassiker sind eigentlich immer sich anzuschauen, eben GoodNotes, Notablility, Noteshelf sind so die Hauptvertreter neben dem Thema der Apple-Notizenapplikation. Und was hat es mit dem Thema erst Hirn anschalten, dann Technik. Was hat es mit dem Datenzugriff zu tun. Ich empfehle immer, Sie sollten auf alle Fälle auch im Notizbereich ein System haben, wo diese Notizen immer automatisch synchron gehalten werden mit Ihrem PC – oder mit Ihrem Mac. Weshalb? Das hat zwei Effekte. Der erste Effekt ist, dass Sie immer auch Ihre Notizen auch immer wieder auf dem PC verfügbar haben, wenn Sie mal Ihr iPad nicht dabei haben, und vielleicht auch jemand anders. Sie wissen ja, ich arbeite viel auf Vorstandsebene und hier ist es im Regelfall so, dass Sekretariate dort meine Kunden unterstützen. Und hier ist es einfach so, dass wenn ein Vorstand dort beispielsweise seine Notizen in einer App auf dem iPad anfertigt, dann ist es so, dass eben die Sekräterin das erstmal nicht sieht. Außer, man richtet das eben so ein, dass diese Notizen automatisch synchron gehalten werden und hier gibt es eben dann einmal den Denkansatz, dass es viele diese Notizenapplikationen gibt, die es auch für den Mac gibt. Also beispielsweise, wenn Sie sich jetzt anschauen, ein GoodNotes gibt es zumindest in der Vorgängeversion 4 auch für den Mac und es gibt andere Notizenlösungen, die es auch für den Mac gibt, so wie Beispielsweise die Apple-Standardnotizapplikation. Das Problem dabei ist nur, wenn wir uns mal das Thema der Standard-Notizapplikation angucken, die synchronisiert sich auch durchaus mit dem Thema Exchange, auch mit dem Thema Windows, aber alle zusätzlichen Funktionalitäten wie diese Zeichnungen, wie diese beispielsweise Checklisten, wie Anmerkungen und solche Dinge, die werden alle nicht mit rübersynchronisiert, wenn Sie ein Exchange-Konto nehmen, sondern die werden eben nur synchronisiert, wenn Sie dort mit der iCloud arbeiten. Und das ist für viele meiner Kunden aus Compliance-Gründen dort keine Option, also deswegen die Standard-Notizapplikation ist dann gut, wenn ich sage, okay, wo einfach nur mal schnell eine Notiz, und was dort unschlagbar ist, wenn Sie mit dem Apple-Pencil auch beim gesperrten Bildschirm einfach mal drauftippen auf den Bildschirm, dann öffnet sich sofort eine neue Notiz, für die Schnellnotizen natürlich ganz klasse. Wenn Sie aber mehr haben wollen, wenn Sie das auch wirklich mit erweiterten Funktionalitäten synchron haben wollen, dann empfehle ich immer wirklich so, entweder GoodNotes, oder Notability oder Noteshelf. Noteshelf 2 hat den riesigen Vorteil für mich immernoch das mit Abstand beste Schriftbild für den Apple-Pencil. Da hat aber GoodNotes massiv aufgeholt. GoodNotes von der Version 4 auf die Version 5 hatte eigentlich gar nicht angekündigt groß, dass dieses Thema Schriftbild besser werden soll, was angekündigt wurde, und was sie geliefert haben, ist eine besser Verwaltung von Notizen. Sie hatten bisher ja dieses Kategoriensystem im GoodNotes und das heißt, Sie konnten in Kategorien auch in der Haupt- und in der Unterkategorie dort sortieren. Jetzt haben Sie, ähnlich wie Sie das vom Detailsystem her kennen, ein richtiges Ordnersystem, in dem Sie Unterordner machen können, in dem Sie Ihre Notizen organisieren können. Das finde ich sehr gelungen. Also das heißt, wenn Sie hier eine sehr tiefe Ordnerorganisatio machen wollen, letztendlich ging es vorher mit den Kategorien auch, und viel tiefer, ehrlich gesagt, brauchte ich die Unterteilung auch nicht, aber wenn Sie viele, wirklich, Unterteilungen in Ihren Notizen bruachen, das war ein Grund weshalb früher viele mit Notability lieber gearbeitet haben, weil bei Notability ist es so, da haben Sie am linken Bildschirmrand so Ihre Teile und Ihre Rubriken und da konnten Sie eben doch etwas feiner auch unterteilen und schneller zwischen den Sachen hin und her springen. Das ist, wie ich finde, in Notability immernoch etwas schneller, wenn Sie häufiger mal zwischen zwei Notizen hin und her springen, dann geht das in Notability über die Auswahl von Kategorien sehr viel besser. Man muss allerdings darauf achten, DSGVO lässt grüßen, dass Sie natürlich, wenn Sie dort auch andere Kunden haben, die Sie betreuen und die zu sehen sind, dann sollte man darauf achten, dass die Kundennamen naturgemäß auch nicht am Beamer oder auch nicht im persönlichen Gespräch erkennbar sind. Aber die Organisation geht da ganz gut. Diejenigen, die meinen Podcast schon länger hören wissen, ich bin ein großer großer Freund dieser Funktion des Autobackups. Und die GoodNotes Version 4 hatte eine Funktion Autobackup, genauso wie Notability, und die Idee dieser Autobackup-Funktion ist, dass Sie dort Ihre Notizen nicht nur über iCloud, sondern auch über andere Cloud-Services synchron halten konnten über verschiedene Geräte, beziehungsweise eben ein Backup erstellen konnten, und gerade beim PC eben interessant als auch als PDF-Format. Hier ging bei GoodNotes 4 nur Box, es ging Dropbox, es ging Google Drive, es ging OneDrive, und das heißt, wenn Sie Office 365 von Microsoft beispielsweise nutzen, dann können Sie das wunderbar dafür nutzen. Jetzt war Notability immer einen Schritt voraus. Notability hatte nämlich schon in den vorherigen Versionen, im Moment haben wir die aktuelle Version 8, hatte Notability bereits schon die Möglichkeit einer WebDAV-Synchronisation. Und diese WebDAV-Synchronisation hat den großen Vorteil, dass Sie dort einmal zugreifen können auf eigene Server, die Sie eben per VPN draußen und per WebDAV-Zugriff im Zugriff haben. Zum zweiten gibt es viele Cloud-Anbieter, die einen WebDAV-Anschluss haben, also ich arbeite unter anderem mit Strato. Strato ist ein Dienstleister, der die Rechenzentren in Berlin hat. Und hier können Sie über WebDAV eben von draußen auch auf Strato-Verzeichnisse zurückkommen, und dann haben Sie das eben so, dass Sie beispielsweise dort sagen, ich habe eine Notiz, die habe ich dann synchronisiert über ein Strato-Laufwerk per WebDAV und das haben Sie dann auch auf Ihrem PC eingerichtet und sehen das dann ganz normal als PDF-Datei. Diejenigen von meinen Hörerinnen und von meinen Hörern, und Sie wissen, ich mache ja viel für Volks- und Raiffeisenbanken, also ich bin so zwischen zwei und vier Tage im Monat in Volks- und Raiffeisenbanken, die ich begleite bei der produktiven Nutzung von iPads im genossenschaftlichen Bankenumfeld, die Hörerinnen und Hörer aus der Welt wissen, da gibt es eine Fiducia und GAD IT AG als Rechenzentrale, und die hat ein ganz tolles Angebot, und dieses Angebot heißt Agree21 Docsharing. Und Agree21 Docsharing ist ursprünglich für was ganz anderes gedacht gewesen, nämlich für den Austausch von größeren Dateien über eine Webseite, ohne dass man Software installieren muss zwischen, vor allen Dingen, Firmenkunden. Dafür ist das Ding ursprünglich gedacht worden. Das Schöne ist nur, es ist so, dass es hier eben auch eine WebDAV-Schnittstelle gibt und hier schließt sich der Kreis, das heißt hier konnte ich heute schon über Notability Agree21 Docsharing so anschließen, dass diese Notizen synchronisiert werden. Und die Ankündigung des Herstellers von GoodNotes war, das mit der Version 5 auch WebDAV dort als Schnittstelle mit dazu kommen sollte. Das hatte beispielsweise auch Lars Bobach schon in einem seiner Videos dort angekündigt, der einer der Betatester war, und sich die GoodNotes Version 5 angesehen hat. Leider, das ist die schlechte Nachricht, ist es so, dass die wohl nicht fertig geworden sind, GoodNotes hat ja auch in Vergangenheit schon immer ein bisschen an Ruf gehabt, dass dieses Thema mit der Synchronisation irgendwie schwierig war. Auch der Lars Bobach hat öfter mal angemerkt zu sagen, oh ne, Synchronisation in GoodNotes hakt. Ich persönlich muss ganz ehrlich sagen, ich habe da gar nicht so wahnsinnig viele Probleme gehabt. Bei mir hat das immer gut funktioniert. Wobei ich vielleicht auch nicht der Hardcore User bin von GoodNotes oder eines Notizsystems, weil – da sollte man auch mal darüber nachdenken, für mich gehören alle Notizen, die kundenbezogen sind, immer sofort in ein CRM-System, also in ein Customer-Relationship-Management-System. Sie wissen, ich arbeite ja mit iPad, ich arbeite mit dem Mac, so ein bisschen noch mit dem Mac, 99% mittlerweile mit dem iPad und ich arbeite hier mit Daylite. Also Daylite kann ich übrigens sehr empfehlen für alle Anwender mit Mac und mit dem iPad. Und hier ist es so, dass ich dort, wenn ich in einem Gespräch bin, direkt die Daylite-App aufmache und in der Daylite-App eine Notiz zu diesem Gespräch erfasse, und das mache ich mit der Bildschirmtastatur auf dem iPad. Und das hat für mich den riesigen Vorteil, dass ich das sofort im richtigen System drin habe. Natürlich können Sie hinterher eine Notiz auch als PDF-Datei dort rüberziehen und solche Dinge, aber ich sage, „do it right the first time“ und oft ist natürlich der erste Impuls zu sagen, ich schmiere da mal selbst mal was von Hand hin und deswegen werde ich auch oft gefragt, gibt es da nicht Apps mit den man per Hand arbeiten kann? Ja, es gibt auch beispielsweise MyScript Nebo, mit dem Sie arbeiten können. Da können Sie per Handschreiben das umsetzen (?), aber ich sage mal, Leute, lernt einfach mal 10-Finger zu tippen. Jetzt muss ich mir die eigene Nase fassen – ich bin da auch nicht der Schnellste und arbeite da an meiner Geschwindigkeit, aber selbst ich, der einigermaßen nur mit acht Fingern flüssig tippen kann, bin durchaus schneller mit (…) Bildschirmtastatur und hab’s sofort im System drin. Also ich hatte persönlich keine Probleme mit dem Thema Synchronisation bisher, in der Version GoodNotes 5 ist eben leider die komplette Synchronisation jetzt weg. Es gibt nur die iCloud-Synchronisation. Das ist jetzt für viele von Ihnen vielleicht in Ordnung, nur ich arbeite ja viel für Banken, für Steuerberatungen und für Versicherungen, und da ist es definitiv eben nicht Compliance-gerecht, dass Sie dort Ihre Daten über iCloud synchronisieren und Sie haben auch damit nicht die Möglichkeit das auf dem PC als PDF zu sehen. Deshalb meine aktuelle Empfehlung, die ich auch in iPad-Rollouts zur Zeit umsetze, ist, gehen Sie auf Notability 8, hier haben Sie einen stabilen ausgereiften WebDAV-Sync heute mit drin, und Sie haben noch einen weiteren Vorteil, wie ich finde, Sie haben nämlich die Möglichkeit, wenn Sie Notability in der Version 8 nutzen, es ist die aktuelle, dass Sie, wenn Sie eine Notiz offen haben, dann können Sie von links mit dem Finger über den Bildschirm so in Richtung der Mitte des iPads schieben, also vom linken Bildschirmrand in die Mitte und dann können Sie ein weiteres Notizbuch auswählen und können dann praktisch in einer Art split-screen zwei Notizen nebeneinander sehen. Das ist ein bisschen versteckt. Ich habe das gelesen schon längere Zeit, dass man das zwei Notizen machen kann und ich bin ja immer mehr mit GoodNotes unterwegs gewesen, weil ich dort die Bedienung noch ein bisschen einfacher finde, auch das Vorlagen-Handling finde ich noch ein bisschen einfacher. Aber mit diesen zwei Notizen, das finde ich total genial. Wenn Sie eine eigene Vorlagen haben, dann machen Sie es auch so, die mailen Sie sich selbst als PDF-Datei am einfachsten, die öffnen Sie in, sagen Sie „Öffnen in“ aus der E-Mail Notability und dann können Sie die als ein neues Notizbuch abspeichern und haben dann eine Vorlage. Was Sie dann nicht ganz so komfortabel machen können wie im GoodNotes, da ist GoodNotes umgeschlagen. Sie können in GoodNotes ja einfach, wenn Sie auf der letzten Seite sind, einfach mit dem Finger so nach links ziehen und ein bisschen warten und dann macht er automatisch eine neue Seite in der Vorlage. Das geht bei Notability leider nicht so komfortable, also wenn das genauso komfortabel gehen würde, dann wäre für mich Notability sofort die absolute Nummer 1. Hier gibt es noch ein bisschen umständlicher, hier ist es so, dann müssen Sie sich ein leeres Blatt behalten oben und das kopieren Sie einfach, indem Sie dort oben an der Ecke, gibt es so einen Befehl, da können Sie sagen duplizieren, dann duplizieren Sie diese leere Seite und haben da jeweils eine neue, die Sie genauso packen können. Ja, neben diesem Thema WebDAV-Sync, was hat Notability noch mehr? Notability hat noch mehr die Möglichkeit, dass Sie eben, wie gesagt, WebDAV-Synch, Sie können zwei Notizen nebeneinander machen und Sie haben zusätzlich noch die Möglichkeit auch Audionotizen aufzunehmen, die sogar verknüpft werden mit dem, was Sie schreiben. Also hier, wenn Sie die ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten haben, können Sie sogar nochmal Tonnotizen mit dazu machen, das kann GoodNotes in der Form nicht, und die können Sie auch als PDF-Datei wieder exportieren.
Nochmal zurück zu GoodNotes in der Version 5. Was hier nochmal ausgeweitet wurde ist der Vorlagenbereich. Also hier können Sie nochmal deutlich mehr Vorlagen wählen, Sie können hier auch sehr sehr schön gemacht, sagen, so weißes Papier, gelbes Papier, Zeilenabstand, also das Vorlagen-Handling ist hier noch schöner gelöst, muss ich ganz ehrlich sagen. Das Schriftbild ist deutlich schöner geworden als vorher. Die Bedienung ist vielleicht, sagen die meisten, ein bisschen intuitiver geworden, ich finde, das nimmt sich nicht viel. Ich finde, das war vorher schon sehr schlank, da finde ich das GoodNotes deutlich einfacher als Notability. Das heißt, wenn Sie aktuell vor der Entscheidung, welche Notizen-App Sie ausrollen wollen, gerade in größeren iPad-Rollouts, würde ich definitiv Notability nehmen, weil GoodNotes 5 so noch nicht entsprechend diesen WebDAV-Sync hat. Auch nochmal für die Mac-Anwender unter Ihnen, passen Sie bitte auf die GoodNotes 5 Version, ist nicht kompatibel mit der aktuellen Desktop-Version von GoodNotes. Sie können aber weiterhin die GoodNotes Version 4 nutzen, und was auch schön ist, wenn Sie GoodNotes 4 haben, Sie können die Daten sehr komfortabel übernehmen die GoodNotes 5. Sie können die GoodNotes 4 Version weiterhin parallel dazu nutzen, und es ist auch so, je nachdem wann Sie die GoodNotes Version 4 gekauft haben, hier ist der Preis stufenweise ein bisschen hochgegangen und der letzte Preis von GoodNotes 4 entspricht dem letzten Preis von GoodNotes 5, genau, der letzte Preis von GoodNotes 4 ist der gleiche wie der aktuelle. Wenn Sie also GoodNotes zu dem aktuellen gekauft haben und Sie graden up, kostet Sie der Spaß nichts. Wenn Sie so wie ich GoodNotes schon vor ewigen Zeiten gekauft aben, ich habe es damals fünf(?) Euro günstiger gekauft, dann ist es so, dann zahlen Sie nur den Upgrade-Preis auf die neue Version. Finde ich persönlich ein faires Angebot. Also vor dem Hintergrund durchaus sinnvoll, wenn Sie es eben deployen in größeren iPad-Rollouts, dann meine persönliche Empfehlung, im Moment aktuell Notability 8 deutlich ausgereifter gerade in der Synchronisationsform, mit den zwei Notizbüchern nebeneinander und das mit den Vorlagen bekommen Sie auch hin. Ich werde in den nächsten Wochen, im Laufe des Februars sicherlich nochmal eine Videoepisode machen, einmal zum Thema Notability 8, ein mal zum Thema GoodNotes 5, dass Sie das auch nochmal sehen können. Sie wissen ja, ich habe ja den iPad-Coach, iPad-Coach mittlerweile, glaube ich, so um die 300 Videos schon fast, wo ich jede Woche eine Videoepisode zum produktiven Arbeiten (?) des iPads mache. Wenn Sie da mal einen Testzugang interessiert, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de und dann schicke ich Ihnen gerne mal einen Testzugang.
Ich freue mich aber auch, wenn Sie nächste Woche hier bei dem Podcast wieder mit dabei sind und was haben wir beim Podcast? Da geht es nächste Woche mal um ein heißes Thema, was wir schon ab und zu mal diskutiert haben, nämlich WhatsApp. Und Sie wissen, ich bin ja nicht derjenige, der immer sagt, aa, WhatsApp ist böse und man darf es nicht. Ich bin jemand, der da zu einem verantwortungsvollen Umgang dort immer gerne anleiten möchte, und ich werde in der nächsten Woche, mal ein paar Alternativen vorstellen, die gerade im Unternehmensumfeld interessant sind. Vielleicht nochmal als kleine Ergänzung zum Thema der dieswöchigen Episode, ist, diejenigen, die DATEV-Steuerberater sind, Sie wissen vielleicht, es gibt mittlerweile die DATEV-Cloudbox mittlerweile. Die DATEV-Cloudbox ist die gleiche technische Basis wie Agree21-Docksharing, nämlich die Lösung Dracoon, das ist der Hersteller dieser Lösung, und die Rechenzentrale der Volks- und Raiffeisenbanken hostet das Ganze in Karlsruhe eben in ihren Rechenzentren, die DATEV hostet das Ganze in Nürnberg in den Rechenzentren, und der Unterschied ist leider so, für die Steuerberaterinnen und Steuerberater, dass die DATEV diese WebDAV-Schnittstelle für Dracoon, also die DATEV-Cloudbox leider nicht freigeschaltet hat, also vor dem Hintergrund können Sie die leider nicht nutzen für diesen Autobackup. Da sind dann andere Lösungen interessant, ich habe aber durchaus auch Steuerberatungen, die mittlerweile eben auch auf Ihre Kanzleiserver oder auf Fax-Server oder sonstige Dinge, die sie haben, bis hin zu NAS-Systemen eben per WebDAV darauf zugreifen können, und da können Sie dann auch die Autosynchronisation der, dieses Autobackup als PDF-Datei, auch von aktuell, idealerweise Notability, nutzen.
In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, und wir werden uns da einmal die Alternativen zum WhatsApp im Business-Bereich anschauen. Bis dann, Ihr Thorsten Jekel.
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