In dieser Episode geht es um den Zugriff auf Netzlaufwerke mit dem FileBrowser. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von iPad4productivity und heute mal wieder zum Thema Datenaustausch und einem meiner Lieblingsprogramme nämlich dem Filebrowser for Business.
Weshalb ist Filebrowser for Business eines meiner Lieblingsprogramme?
Der Filebrowser for Business ist eines meiner Lieblingsprogramme, weil er den Zugriff auf Netzlaufwerke sehr gut zulässt. Und das ist immer das, was ich hier so wahrnehme, dass so typischerweise iPads häufig draußen ohne Anbindung an Netzlaufwerke im Einsatz sind und natürlich kann ich da immer die IT auch verstehen, die sagen das ist ja ein Sicherheitsrisiko. Was ich nur leider häufig erlebe ist, dass bildlich gesprochen beim Thema IT-Sicherheit oft eine Leitplanke quer vor die Straße auf die Straße gebaut wird, statt dass man links und rechts stabile Leitplanken dort hinbaut und oft sind dann sogar links und rechts gar keine Leitplanken oder sehr löchrige Leitplanken, dadurch dass beispielsweise kein Zugriff auf Netzlaufwerke zugelassen wird, aber die Geräte beispielsweise nicht im Device-Enrollment-Program sind. Dazu habe ich ja vor zwei Wochen eine Episode wieder gemacht, und das finde ich immer bemerkenswert, dass dort immer so eine Art Pseudosicherheit drauf ist, dass dann quer die Leitplanke auf die Straße gebaut wird, und links und rechts sind, durch beispielsweise fehlende Nutzung des Device-Enrollment-Programs beziehungsweise des überwachten / supervised Modus, sind die Geräte dann sehr viel unsicherer und man kann sie nicht sehr produktiv nutzen.
Zum Thema Dateisicherheit habe ich ja gerne dieses Bild der mittelalterlichen Burg, wo ja die IT gerne die Zugbrücke hochzieht und sagt, jep, da kann keiner rein, oder kann keiner raus. Übersetzt auf Daten heißt das, dass Sie eben nicht nur im Sinne der Nahrung verhungern, sondern auch im Sienne der Daten verhungern, wenn man keine Daten rein- und rausbekommt, und ich glaube, kein seriöser Notebook-Anwender würde es akzeptieren keinen Zugriff auf Netzlaufwerke zu haben.
Den Zugriff auf Netzlaufwerke sicherstellen
Mit einem iPad können Sie mittlerweile genauso produktiv arbeiten in vielen Bereichen, wie mit dem Laptop, und vor diesem Hintergrund ist das wirklich sinnvoll auch Zugriff auf Netzlaufwerke zu haben. Das Ganze sollte aber in einer sehr kontrollierten Form erfolgen, und zwar hierzu muss man auf der einen Seite immer sicherstellen, dass der Server dort entsprechend bitte nicht so frei öffentlich im Internet rumsteht, sondern per VPN also virtuellen privaten Netzwerk geschützt ist, und dass zum Zweiten dort das Ganze eben nicht so ist, dass die Zugbrücke immer auf ist, sondern dass man sogenannte Portfreigabe hat. Hier bei diesen Portfreigaben die Idee ist, dass Sie praktisch nicht, um bei der Burg zu bleiben, die Zugbrücke immer runterlassen, sondern dass Sie neben der großen Zugbrücke eine kleine Stahltür haben, wo man eben anklopfen muss, mit einem definierten Klopfmuster und dann reinkommt und dahinter steht eben einer mit der großen Keule und guckt, dass da immer nur einer reinkommt und sehr kontrolliert. Ist das ein zusätzliches Sicherheitsrisiko? Natürlich. Erhöht es die Produktivität? Natürlich. Und hier muss man immer abwägen, zwischen dem Thema eben Sicherheit und Produktivität, und sich auch bitte nicht der Illusion hingeben, dass Anwender auf Daten irgendwie zugreifen, denn was ich dann immer erlebe ist, dass wenn offiziell keine Wege bereitgestellt werden, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann sehr kreativ werden und dann beispielsweise private Cloudservices wie Dropbox nutzen. Und dann sind Sie „way out of control“ der IT.
Was kann der Filebrowser for Business?
Ja, weshalb finde ich den Filebrowser so gut? Der Filebrowser hat mehrere Vorteile. Erstens, Sie können den schon in der App konfigurieren, dass heißt, es gibt hier Administrator-Einstellungen, die Sie auch mit einem separaten Kennwort schützen können, das der Anwender dann nicht kennt. Und hier können Sie in der App dort sagen, hier darf beispielsweise auf ein von Ihnen konfiguriertes Netzlaufwerk zugegriffen werdne, aber eben nicht auf irgendwelche andere Netzlaufwerke beispielsweise. Also das finde ich zum Beispiel eine sehr sehr gute Variante, dass man sagt, hier hat man bestimmte Möglichkeiten, die zugelassen sind, und bestimmte Möglichkeiten, die eben nicht zugelassen sind. Das Schöne ist, dass man diese Einstellung nicht nur am Gerät vornehmen kann, sondern Sie können das Ganze auch per sogenannte Mobile-Device-Management vornehmen, das heißt es gibt hier die Möglichkeit, dass Sie diese Dinge zentral einstellen. Also einer meinen Kunden, der Genossenschaftsverband der Region, da ist es so, dass die über den Filebrowser, beispielsweise, auf ihre gesammten Netzlaufwerke dort auch drauf zugreifen können, und dass es eben so eingestellt ist, dass Sie eben nicht auf andere Cloudservices dort zugreifen können. Und meine Erfahrung ist, wenn man hier den komfortablen Zugriff auf Netzlaufwerke zulässt, dann sinkt das Bedürfnis sehr signifikant mit nicht compliance-gerechten Cloud-Services zu arbeiten. Und jetzt gibt es beim Filebrowser ein paar zusätzliche Dinge, die ganz gut sind. Also zum einen haben Sie eine sehr gute Integration in die Dateienapp. Denn die Dateienapp, das ist ja der Dateimanager des iPads, der seit iOS 11 auf dem iPad verfügbar ist, und die Logik dieses Gerätes, dieser Dateien-App ist so, dass immer wenn Sie eine Applikation haben, die in irgendeiner Form Cloud- oder Netzlaufwerke anbindet, dass Sie diese über die Schaltfläche bearbeiten links oben in der Dateien-App einbinden können. Da müssen Sie einfach anhaken. Jetzt gibt es ein paar Apps, die können es besonders gut, und einige können das nicht so 100% gut. Also PDF Expert von Readle, eine sehr gute Applikation, zeigt in der Dateien-App leider nur die lokal abgespeicherten Dateien an, die in der App gespeichert sind, nicht die Netzlaufwerke und nicht die synchronisierten Dateien.
Mit der Filebrowser-App lassen sich Netzlaufwerke einfach synchronisieren
Und Stichwort synchronisierte Dateien, eben auch sehr spannend, Sie können im Filebrowser, wenn Sie ein Netzlaufwerk verbinden, hinter einer Datei beziehungsweise hinter einem Laufwerk, hinter einem ordner, und das empfehle ich immer das Ordner-mäßig zu machen, dort anmarkieren, dass Sie einen entsprechenden Ordner auch offline zur Verfügung haben können. Dann haben Sie eben auch unabhängig von einer guten Internetverbindung dort diese Dinge offline zur Verfügung. Und das Schöne ist, Sie können das dann eben in der Dateien-App wird es Ihnen noch angezeigt. Und das ist eben sehr schön, gerade wenn Sie beispielsweise dort auch eben sehr tiefe Verschachtlungen von Netzlaufwerken haben, dann können Sie die Sachen, die Sie regelmäßig brauchen, auch offline untersynchronisieren, dann haben Sie die ohne Internetverbindung und Sie haben sie eben sehr übersichtlich mit Ihren anderen, gegebenenfalls verbundenen Speicherorten, in der Dateien-App.
Und die Dateien-App ist eben so, dass Sie in vielen Applikationen darauf zugreifen können. Sie erinnern sich vielleicht an die letzte Episode zum Thema Meistertask, da sprach ich davon, dass es die Mögichkeit gibt, auch auf einer Karte beispielsweise dort über die Funktion Anhang dort auch was von Netzlaufweren hinzuzufügen. Und hier ist es beispielsweise so, dass Sie eben dort nur die Clouddienste haben, oder eben die Alternative iCloud, und wenn Sie iCloud haben, dann öffnet sich eben die Dateien-App. Und wenn Sie dann in der Dateien-App über den Filebrowser ein Netzlaufwerk angebunden haben, dann können Sie eben über diesen Weg auch Dateien von Netzlaufwerken anhängen über die Meistertask-App beispielsweise.
Also Sie sehen, manchmal muss man ein bisschen quer und um die Ecke denken, und so ganz logisch ist das auch nicht, dass da iCloud steht, das müsste dann Dateien-App stehen, aber wenn man das weiß, dann ist das eben nochmal eine ganz gute Variante, mit der Sie gut arbeiten können. Vor kurzem ist auch noch eine weitere sehr interessante Funktionalität beim Filebrowser hinzugekommen, und zwar Sie finden jetzt eine Edit’n’Place Funktion neben PDF-Dateien, neben Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien. Und wenn Sie dann eine kompatible App dort installiert haben, dann können Sie dadrauf tippen, dann wird die entsprechende dazu kompatible App geöffnet, Sie ändern das Ganze und in dem Moment, wo Sie das Ganze schließen, wir die Änderung automatisch wieder hochgeladen. Das funktioniert beispielsweise mit dem Adobe Acrobat, das funktioniert mit dem PDF Viewer Pro, und das funktioniert vor allen Dingen mit meinem Liebling PDF Expert. Das heißt, hier können Sie einfach dann sogar, ohne dass Sie Netzlaufwerke im PDF Expert anbinden, darüber sogar drauftippen, sind entsprechend sofort in dieser Datei, können diese entsprechend ändern, und dann wird das Ganze auch wieder hochgeladen. Das Schöne ist, das funktioniert auch offline. Es funktioniert leider nicht mit WPS Office, das ist ja die Office-Applikation, die ich immer empfehle, wenn Sie kein Office 365 Abonnement haben, es funktioniert aber wunderbar mit Office 365 lizenzierter Excel-, Word- oder Powerpoint-Funktion. Das heißt, Sie können hier einfach drauftippen im Filebrowser, es öffnet sich Excel, Word, beziehungsweise Powerpoint, und in dem Moment, wo Sie das Ganze wieder schließen, ist die veränderte Form dann abgespeichert auch wieder auf ihr Netzlaufwerk, ist dort entsprechend auch wieder synchron.
Mit dem Filebrowser schaffen Sie einen zentraler Speicherort
Also damit macht das wirklich Sinn, wiel, Sie wissen, ich bin ein großer Freund davon immer einen zentralen Speicherort für Dateien zu haben, der im Zugriff ist von allen Ihren Systemen, also von Smartphones, von Tablets, von PCs und den Sie dort entsprechend immer so nutzen können, dass Sie immer Zugriff auf alle Ihre Dateien haben und dass Sie auch die Sachen immer ändern können. Also somit ist der Filebrowser vor allen Dingen für das Anbinden von Netzlaufwerken, allerdings auch durchaus für die Anbindung von Cloudservices wunderbar entsprechend nutzbar. Über die Hintergrundaktualisierung, die es hier auch entsprechend gibt, im Gegensatz zum PDF Expert, können Sie sogar das so einstellen, dass im Hintergrund sogar automatisch dort Netzlaufwerke permanent immer offline auch synchron hält. Also hier der Filebrowser, den gibt es in einer kostenfreien und in einer Prämiumvariante, die aber auch nicht ein Abonnement-Gebührenmodell hat, sondern die einmalig, ich glaube, 14 Euro kostet, also sehr überschaubar, die Sie dort mit einem Mobile-Device-Managementsystem dort steuern können, und mit der Sie jetzt praktisch sagen können, ich habe einmal die Dateien-App, in der ich es integriert habe, gerade dann gut, wenn ich Applikationen habe, die keine entsprechende andere Schnittstelle haben als die Dateien-Schnittstelle, und Sie können das eben auch so nutzen. Selbstverständlich ist Filebrowser auch Splitscreen-fähig, eben sehr interessant, wenn Sie eben Apps und Services haben, die zwar eine App haben, so wie beispielsweise Agree21-Docsharing. Hierfür gibt es ja eine App für das iPad, das Blöde ist nur, die ist nicht Splitscreen-fähig. Und damit können Sie beispielsweise nicht sagen, ich habe hier links die E-Mail-Applikation auf, ich habe rechts meine Dateien-App auf, oder den Filebrowser for Business, und dann schiebe ich einfach E-Mail-Anlagen von einer E-Mail in ein Dateiverzeichnis oder anders rum.
Also ich erlebe immer dort in diesem Bereich iPad-solides Halbwissen, dass hier immer wieder gesagt wird, ja mit dem Ding kannst du nicht arbeiten, hast doch kein Dateienmanagement, hast kein Office, sorry, ich finde, mittlerweile ist mir sogar mein PC und mein Mac zu langsam, ich arbeite mittlerweile zu, ich glaube, 80-90% iPad-only. Es gibt wirklich nur ganz wenige Programme, die ich dort auf Mac oder PC nutze, was natürlich logischerweise bei mir auch dadurch bedingt ist, dass ich weder auf ein DATEV-Arbeitsplatz regelhaft zugreifen muss, oder auf ein Kernbanksystem, also auch deswegen bin ich auch weit davon entfernt zu sagen, für Menschen, die spezielle Windowssoftware brauchen, oder die große Monitore brauchen, für CAD-Systeme und solche Dinge, da bin ich weit davon entfernt zu behaupten, dass das iPad den PC ersetzt, aber gerade im Bereich Außendienst, gerade im Bereich von Führungskräften, die ohnehin die meiste Zeit E-Mails, Powerpoint, Word, Excel dort irgendwo bearbeiten, dafür ist ein iPad mittlerweile völlig ausreichend, und wenn man sich darauf einlässt und sich dort mal ein bisschen damit beschäftigt, auch zügiger, flotter und natürlich auch im Sinne des leichteren Gepäcks kompakter zu nutzen.
Fazit
Ja, wie immer, wenn Sie dort das Transkript zu dieser Episode haben möchten, wenn Sie dort erweiterte Links und Infos haben mögen, dann gerne einfach auf ww.iPad4productivity.com, dann nehme ich Sie in meinen Infoverteiler auf und dann kriegen Sie regelmäßig neue Informationen und immer auch die Links zu diesen Transkripten.
Ja, in diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch eine erfolgreiche Woche und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn wir uns einmal das Thema Apple-Pencil-2-Unterstützung in Office anschauen. Bis zum nächsten Mal Ihr Thorsten Jekel.
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