In dieser Episode geht es um OneNote, eine sehr nützlichen und leistungsstarke Notizenapp von Microsoft. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und einer erneuten Episode zum Thema OneNote.
Weshalb ist die erneute Episode so spannend? Es ist deshalb spannend, weil sich einiges getan hat beim Thema OneNote. Zwei Dinge waren bei OneNote für mich immer doof. Und vielleicht, bevor ich zu diesen zwei Dingen komme, nochmal für diejenigen, die sagen OneNote, was ist das OneNote?! OneNote ist die Notizen-Applikation von Microsoft. Und sie bekommen OneNote im Lieferumfang von Microsoft Office. Sie bekommen es im Rahmen eines Microsoft-365-Accounts und Sie bekommen auch bis zu einem gewissen Grad das Ganze gratis. Und aus diesem Bereich gibt es auch schon eines der Dinge, was in der Vergangenheit immer kritisch war und zwar, Microsoft hat eine Strategie gehabt, die gesagt haben okay, wenn du das OneNote als Microsoft-Office-Programm kaufst, dann bekommst du die große OneNote-Version. Und Sie erkennen sie dadurch, dass Sie, wenn Sie die auf dem PC aufmachen, die Abschnitte oben sind und die Seiten rechts angezeigt werden. Und dann gab es für die Gratis-Leute die Windows-Applikation, und auch auf den mobilen Endgeräten schaut die auf dem iPad und eben Android schaut ja auch so aus, da haben Sie immer die Notizbücher, die Abschnitte und die Seiten so spaltenweise am linken Bildschirmrand nebeneinander angeordnet. So, und Microsoft hatte eben gerade für den Windows-Bereich, mit dem ja die meisten von Ihnen arbeiten, hatten die eben immer diese Billig-App, die leider sehr funktionseingeschränkt ist, und die große OneNote-App.
Die Nutzung von OneNote lohnt sich wirklich
Und vor einigen Jahren hat Microsoft angekündigt, dass sie irgendwann die große OneNote-App einstellen werden und nur noch die Windows-App zur Verfügung stellen wollen, dass sie es eben vereinheitlichen wollen, und dann haben sie gesagt, ja, wir nehmen einfach die frischere, die modernere App, die schaut auch ein bisschen frischer aus, aber sie hat leider viele Funktionen eben nicht. Und dazu gehören beispielsweise, dass sie Notizbücher eben auch lokal abspeichern können bzw. auf Netzlaufwerken abspeichern können, dass Sie also nicht den Synchronisationszwang über die Microsoft Cloud haben. Dazu gehört auch, dass Sie in Outlook beispielsweise sagen können, Verknüpfe mir doch bitte ein Outlook-Termin mit einer OneNote-Notiz, was ich super finde. Alles Dinge, die in der kleinen App nicht gingen. Und letztes Jahr im Dezember hat Microsoft angekündigt, oh, wir hören doch auf unsere Anwender, die sich doch deutlich beschwert haben und deswegen wird es jetzt andersrum sein, die große Applikation wird entsprechend weiter gepflegt und die kleine, die wird dort eingestellt. Und das finde ich super, denn damit gibt es eben die erweiterten Möglichkeiten. Und wenn Sie beispielsweise ein DATEV-Steuerberater sind, dann gibt es auch mit der MeisterKanzlei mit dem Kollegen Lang einen ganz tollen Steuerberater, der sich mit diesem Thema OneNote da sehr beschäftigt. Und der hat dafür auch tolle Videos, verlinke ich Ihnen gerne mal in den Shownotes, wo Sie sehen können, Mensch, der empfiehlt eben dann nach einer gewissen Anzahl, er macht es immer nach zwei Veranlagungszeiträumen, speichert er dann ein OneNote-Notizbuch, was er eben pro Mandant hat, speichert eben dann ab im DMS und zwar einmal als OneNote-Datei und einmal auch als PDF Datei. Und die PDF-Datei kann man dann sogar im DMS entsprechend lesen.
Wenn Sie jetzt nicht Steuerberater sind, kann es aber auch sehr sinnvoll sein. Und ich habe gesagt, es gab zwei Dinge, die nerven. Zum einen, dass die große Applikation angekündigt wurde. Das Problem ist gelöst. Zum Zweiten war der Clipper unter iOS eine Katastrophe. Das heißt, wenn Sie im Safari beispielsweise sind und Sie haben die Applikation OneNote installiert, dann können Sie, wenn Sie eine Internetseite abspeichern wollen, konnten Sie schon immer drauf tippen und sagen übergib das Ganze an OneNote. Das, was dann aber ankam, war so viel schlechter als das, was Evernote schon seit Jahren bereitgestellt hat, dass ich seit Jahren Evernote genutzt habe. Mittlerweile ist dieser Clipper so gut geworden, dass Sie hier schon während des Clipping-Vorganges eben wählen können, in welcher Form wollen Sie es haben, in welches Notizbuch. Sie können dort Kommentare schon eingeben, also so wie man es auch vom PC her kennt, auch im Chrome Browser, auch im Firefox, in anderen gibt es die entsprechenden Addons für OneNote. Und das ist eine der großen Stärken, dass man eben sagt, ich kann Webseiten von jedem Endgerät aus entsprechend Clippen. Diejenigen, die meine Episode zum Spark gehört habe, wissen Spark als E-Mail-Applikation bietet auch wunderbar die Möglichkeit an, dass Sie eben Dinge dort einfach übergeben können an die entsprechende OneNote-Datei von den verschiedenen Geräten heraus.
Also das ist super und der riesige Vorteil von OneNote ist nicht das Design. Also OneNote ist etwas, wo ich sage, es gibt schönere Apps. Aber der riesige Vorteil ist, es ist für alle Plattformen verfügbar – für Windows, für Mac, für Android, für iOS, für Blackberry sogar, also das gibt es für alle Plattformen. Selbst für die Plattform, die es nicht mehr gibt. Und hier ist es eben schön, dass Sie die Möglichkeit haben, dass Sie dann entsprechend eben überall die Dinge reingeben können und überall auch wieder Zugriff darauf haben können. Und das ist eben der große Charme und das ist für mich auch beim Notizen System total wichtig, dass Sie eben, egal welches Endgerät Sie gerade in der Hand haben, können Sie die Notiz erstellen oder Sie können auf Notizen zurückgreifen oder Sie können Notizen ändern. Und bei OneNote haben Sie noch den zusätzlichen Charme, dass es sehr gut eben mit in der Microsoft-Welt mit integriert ist. Und sollten Sie einen Rechner haben, wo OneNote nicht integrierbar ist, weil Sie kein Software installieren dürfen, können Sie auch über den Webbrowser darauf zugreifen. Das ist dann etwas funktionseingeschränkt, also da haben Sie nicht diese Integrationsmöglichkeiten mit Outlook beispielsweise, aber Sie haben dort eben auf die meisten Dinge Zugriff, auch wenn Sie vielleicht mal nicht an Ihrem Rechner sind, sondern an einem anderen Rechner, dann können Sie ähnlich wie Sie über Outlook-Web-Access auf Ihre Outlook-Daten drauf zugreifen können, auch auf Ihre OneNote-Daten zurückgreifen. Also das ist wirklich sehr gut. Und Sie können eben einfach sagen, so, ich hau da einfach mal schnell eine Schnell-Notiz rein, oder Sie haben die Möglichkeit für die Menschen, die so einen hohen Blauanteil haben wie ich, also die sehr gerne etwas strukturierter arbeiten, können Sie eben sagen, Sie haben Abschnittsgruppen, Abschnitte, dann haben Sie Seiten, und da haben Sie eine Hauptzeite und Sie können zweimal noch entsprechend untergliedern. Das heißt, Sie haben fünf Unterebenen, in denen Sie Ihre Notizen dort strukturieren und gruppieren können.
Sie können, was auch sehr schön ist, beispielsweise aus einer Notiz eine Outlook-Aufgabe machen. Also die Integration in die Outlook-Welt, in die Microsoft-Welt ist wirklich hervorragend. Wenn Sie mit Teams arbeiten, dann gibt es in Teams auch die Möglichkeit, dass sie Gruppen-Notizbücher mit integrieren eben als OneNote-Notizbuch, die man entweder über die Teams-App, über Teams, über den Browser oder dann eben auch über seine entsprechende Mobilfunk-App auf dem Smartphone entsprechend darauf zugreifen kann. Also wirklich sehr, sehr gut, dass Sie von allen Geräten, und gerade auch wenn Sie mit Teams beispielsweise arbeiten damit integriert arbeiten können.
Sie haben dort natürlich auch die Möglichkeit, in handgeschriebenen Notizen per Volltext zu durchsuchen. Was mir bisher noch nicht gelungen ist auf dem iPad, aber vielleicht hat da jemand einen Trick, wenn ich ein Textfeld aufmache, dann kann ich diese Kritzel-Funktion von Apple nicht nutzen, sondern er schreibt dann immer per Hand, weil er sagt ne, das ist Handschrift. Aber er hat eben eine sehr gute Suchfunktion in der Handschrift, also deswegen muss man auch nicht unbedingt umwandeln.
Sie können in OneNote, das geht nämlich auf allen Plattformen, eben auch Elemente importieren, integrieren, und wenn Sie es auf dem PC installiert haben, auf Mac installiert haben, gibt es auch einen Drucker. Sie können auch Sachen reindrucken in OneNote. Also auch sehr gut. Da, wo Sie eben so, wie Sie ein PDF-Drucker kennen, können Sie eben sagen, ich drucke jetzt etwas in ein Notizbuch und dann können Sie eben immer auch sagen, was will ich denn haben, möchte ich dort eine PDF haben, möchte ich dort eine Excel-Datei wirklich als Excel haben, möchte ich einen Link haben. Also auch Links kann man darüber verlinken. Also OneNote ist wirklich etwas, was ich sehr empfehlen kann. Lassen Sie sich bitte nicht abschrecken von der Optik und von der, ich sage mal, Komplexität im ersten Schritt. Aber es ist wirklich eine tolle Applikation und auch gut integriert mit weiteren Microsoft-Lösungen wie beispielsweise auch der Whiteboard-Funktionalität. Also das ist, finde ich total cool. Sie können ja, wenn Sie schräg zu einem Flipchart stehen oder zu einem Whiteboard oder zu einer Folien-Präsentation, dann können Sie es mit der Microsoft eben Kamera, die auch in OneNote integriert ist und in Drive, können Sie eben sagen, mit der Whiteboard-Funktionalität aufnehmen, und dann zieht er Ihnen das gerade, und das ist super. Also es funktioniert total genial.
Also Microsoft macht mittlerweile echt tolle Sachen auch. Also Sie sehen, ich bin hier nicht dogmatisch, sondern pragmatisch. Es gibt immer Best-of-both-worlds. So wie ich Apple-Aktien und Microsoft-Aktien habe, nutze ich eben auch Apple- und Microsoft-Systeme und jedes System hat seine Stärken und seine Schwächen. Also suchen Sie sich das aus, was für Sie am besten passt. Und in OneNote für mich ein typisches Beispiel, wo Sie die Möglichkeit haben eben, dass Sie eben die Möglichkeit haben, von allen Plattformen aus entsprechend darauf zuzugreifen. Selbst wenn Sie sich heute für Apple entscheiden. Google hat wieder angekündigt, in den Tablet-Markt wieder einsteigen zu wollen. Sie haben jetzt wieder gerade Tablets präsentiert. Eine Zeit lang haben Sie sich ja aus dem Markt verabschiedet und vielleicht sagen Sie ach, ich gucke mir jetzt mal so ein Android-Tablet, auch wieder so ein Google-Tablet, und das Schöne ist eben, OneNote ist auch für diese Plattform verfügbar, somit gehen Sie in keine Einbahnstraße. Und das sollten Sie nie tun. Also immer, wenn es geht, sollten Sie Systeme haben, die plattformübergreifend mindestens auf den Systemen arbeiten, auf denen Sie heute arbeiten und um zukunftssicher zu sein, eben auf möglichst vielen Plattformen arbeiten. Und das tut Microsoft, die eben auf so ziemlich allen Plattformen für Sie verfügbar sind.
Fazit
Ja, ich hoffe, in diesem Sinne konnte ich Ihnen wieder den einen oder anderen Impuls geben und ich wünsche Ihnen mit und ohne Technik von Herzen viel Erfolg.
Bis zum nächsten Mal. Ihr Torsten Jäkel.
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