In dieser Episode geht es um ein Update zum Thema Präsentieren mit Powerpoint. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute schauen wir uns wieder einmal Powerpoint auf dem iPad an.
Weshalb sage ich wieder einmal? Es lohnt sich immer wieder mal die Software neu anzuschauen, denn es gibt meistens keine revolutionären Änderungen, aber doch immer wieder mal kleine Änderungen, die wirklich klasse sind.
Was kostet PowerPoint
Vielleicht einmal zunächst die Frage Kostenstruktur von Powerpoint. Wenn Sie ein iPad haben, das kleiner ist als 10 Zoll, bzw. kleiner ist als 11Zoll, dann können Sie Powerpoint komplett kostenfrei nutzen. Wenn Sie drüber sind, dann brauchen Sie eine Microsoft-365-Lizenz. Das ist immer noch so, das hat sich nicht geändert. Sollten Sie kein Microsoft 365 nutzen wollen, dann kann ich Ihnen als Alternative WPS Office empfehlen. Das ist eine Officeapplikation, die sehr kompatibel ist. Da gibt es auch ein Abonnementmodell, aber Sie können die Applikation auch schon bereits ohne Abonnement gut nutzen.
Es gibt gute Alternativen zu Microsoft Office
Wenn der eine oder die andere jetzt auf WPS Office einmal draufguckt im AppStore und sieht, oh, Moment mal, das ist doch eine chinesische Software. Ja, das ist sie, aber Sie kennen vielleicht das Merkel-Handy oder die Firma, die das Merkel-Handy gebaut hat, die Firma Secusmart, für die ich im letzten Jahr einen Vortrag beispielsweise im Rahmen einer Kundenveranstaltung gehalten hatte. Und die nutzen eben im Ministerium-Umfeld auch WPS Office, sogar statt Microsoft Office, weil es vom BSI in der Prüfung als besser sogar gewertet wurde, was das Thema Sicherheit anbelangt. Also vor dem Hintergrund bitte Entscheidungen für die richtigen Gründe treffen.
Ja, wenn Sie Microsoft 365 haben, dann ist das so, dass Sie ohnehin schon die Lizenz bezahlen, dann macht es auf alle Fälle Sinn. Wenn Sie übrigens eine Volks- und Raiffeisenbank sind, dann geht das auch. Dann müssen Sie im Saga die Lizenz für den User entsprechend zuordnen von Microsoft 365 und dann gibt es so eine kryptische Email, mit der Sie sich anmelden müssen und dann mit Ihrem normalen Kennwort für den Arbeitsplatz. Wenn Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie mich gerne im Nachgang an oder schreiben Sie mir eine Email an t.jekel@jekelteam.de.
Das Präsentieren auf einem extra Bildschirm oder auf einem Beamer
Ja, mit Powerpoint, ich gehe mal davon aus, die meisten von Ihnen werden auf Powerpoint auf dem iPad wahrscheinlich keine Präsentation erstellen, aber Sie werden Präsentationen wahrscheinlich dort zeigen. Und dafür ist es wirklich sehr gut geeignet. Und vielleicht auch, und deswegen ist so eine Update-Episode mal ganz gut, es gibt ja iPads mit und ohne eine externen Bildschirm-Unterstützung. Und Sie wissen vielleicht, ab den Pros mit M1-Prozessor werden externe Bildschirme besser unterstützt, das heißt, hier hat man praktisch wirklich einen hochskalierten zweiten Bildschirm. Die gute Nachricht ist, das ging in Powerpoint schon vorher. Das heißt, Sie haben auf der Powerpoint immer schon auf Ihrem Bildschirm, wenn Sie die Bildschirmpräsentation gestartet haben, die Voransicht inklusive der Notizen, Sprecher-Notizen, wenn Sie welche nutzen, eben gehabt, und Sie haben auf dem extra Monitor dann entsprechend die Charts. Und die werden auch so dargestellt, je nachdem, was Sie für ein Beamer haben, in 4:3 oder in 16:9. Ich persönlich finde sogar die iPad zum Präsentieren ohne eine extra Bildschirmunterstützung besser. Ich sage weshalb. Ich wechsle ab und zu mal raus aus einer Präsentation und wechsle in den Browser beispielsweise, um Dinge live zu zeigen. Wenn ich das jetzt auf dem externen Bildschirm habe, wie beim PC oder beim Mac, dann muss ich mich immer umdrehen und manchmal ist es schwierig zu erkennen, dass ich auf dem Beamer als zweiten Monitor meinen Browser habe. Wenn ich mein iPad habe, und ich habe ein iPad Pro, schon das ohne den Home-Button, aber noch ohne den M1-Prozessor, also ich bin da zwei Generationen hinten. Nur ehrlich gesagt, ich bin noch nicht an die Leistungsgrenze dieses Gerätes gekommen, und gerade beim Präsentieren finde ich es sogar besser, wenn Sie eben in dem Moment, wo Sie eben raus sind aus einem Präsentationsmodus von Powerpoint oder GoodNotes oder Notability, dass Sie wissen, dass was Sie auf dem Schirm haben, sehen Sie auch hinter sich. Auch für Schulungen finde ich deutlich besser geeignet.
So sind Sie mit verschiedenen Schriften gut unterwegs
Ja, wenn Sie Dinge in Powerpoint vorbereiten, dann vielleicht nochmal ganz wichtig ist, Sie haben in den Optionen unter Powerpoint auf Mac und auf PC, gibt es die Möglichkeit, dass Sie Schriften beim Abspeichern einbetten. Das würde ich standardmäßig immer dort empfehlen, damit Sie dann auch sicher gehen, dass wenn Sie vielleicht mal eine Präsentation auf einem USB-Stick weitergeben oder auf einem anderen Gerät präsentieren, dass Ihnen die Schriftarten noch angezeigt werden. Wenn Sie das selbst machen und Sie auf Ihren Rechnern Schriften installieren können, dann sollten Sie, wenn Sie die Schriftartdateien haben, sich am einfachsten die selbst mailen aufs iPad und dann gibt es eine Applikation, die heißt AnyFont und damit können Sie diese Schriftart öffnen. Dann fragte er Sie, ob Sie ein entsprechendes Profil installieren wollen und Sie sagen jup, und dann haben Sie diese Schriftarten auch nicht nur in Powerpoint, sondern auch in anderen Applikationen zur Verfügung. Experimentieren Sie da ein bisschen mit rum. Ich finde, eine schöne Schriftart macht einen deutlichen Unterschied. Sollten Sie jemand sein, der sagt, Mensch, ich will da nicht groß mit Schriftarten experimentieren, dann bleibe ich bei meiner Empfehlung, nutzen Sie Arial, denn Arial ist die Schriftart, die auf über 90 % aller Systeme, aller Plattformen immer vorinstalliert ist. Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Nur wenn Folien zerschossen werden, und vor kurzem habe ich es wieder gehört im Podcast von Speakers Excellence zum Beispiel, dass Charts zerschossen waren, dann liegt das im Regelfall daran, dass Schriften derjenige, der die Präsentation erstellt hat, nicht auf dem Abspielen das System drauf haben. Das ist die größte Ursache, die man da entsprechende mit dabei hat. Früher war es so, dass das iPad noch deutlich weniger kompatibel war. Aber heute ist es definitiv so, dass es vor allen Dingen die Frage der Schriftarten ist.
Ja, wenn Sie das haben, dann können Sie ganz normal diese Präsentation auch öffnen und Sie können sie dort dann zeigen. Das Schöne ist, Sie haben hier auch bei der Ansicht verschiedene Modi. Sie können Normal- oder Sie können die Folien-Sortierung nehmen, und Sie können beide Folien-Sortierung, beispielsweise dann eben durch Tippen und Halten können Sie die Reihenfolge von Folien entsprechend auch ändern. Wenn Sie dann auf eine Folie entsprechend drauf tippen, dann wechselt er in die normale Ansicht, die Sie dort mit dabei haben. Sie können dann in der Ansicht nochmal auch unten auf Notizen tippen und dann sehen Sie bei den Notizen, dass Sie rechts Notizen hinzufügen können. Also, was ich auch manchmal habe, ist vom Workflow her, wenn jemand anders für Sie Charts macht, dann können Sie die auf Ihrem iPad öffnen und dann können Sie beispielsweise auch vielleicht sich noch Vortragsnotizen machen.
Und ich finde eben Vortragsnotizen sehr, sehr gut auf dem iPad, weil Sie haben eben dort sehr, sehr schön, ich präsentiere auch lieber auf dem iPad als auf dem Rechner, zum einen wegen der vorhin geschilderten Form dieser Voransicht, wenn ich rausgehe, und was ich auch toll finde, ist, wenn ich mal springe zwischen Folien, was ich ganz oft mache, dann kann ich einfach mit dem Finger wupp schnell wischen und es geht sehr viel schneller, als wenn ich mit dem Präsenter oder mit der Pfeiltaste da irgendwie arbeite. Tipp übrigens, wenn Sie auf dem PC sind und Sie sind in der Bildschirmpräsentation und präsentieren irgendwo, dann können Sie eben durch Eingeben der Folien-Nummer und durch Enter wechseln auf die entsprechende Folie. Und das geht übrigens auch auf dem iPad. Das heißt, wenn Sie dort jetzt, ich sage mal 22 und Enter tippen, dann kommen Sie auf die 22. Folie. Das geht sowohl beim Computer als auch auf dem iPad, also das geht bei beiden Systemen, funktioniert das wunderbar. Also Sie sehen, es gibt manchmal Dinge, die gehen eben nur auf einem System, es gibt manchmal Dinge, die gehen auf verschiedenen Systemen. Und Sie können eben immer sagen, Ich möchte eben von Anfang an präsentieren, ab der aktuellen Folie und Sie können eben jederzeit hier auch auf die Referenten-Ansicht entsprechend rübergehen.
Nutzen Sie unterschiedliche Powerpoint-Layouts
Ja, was gibt es hier noch? Wenn Sie bei Powerpoint auf der Startseite sind, dann haben Sie nicht nur die Möglichkeit, eine neue Folie hinzuzufügen, sondern Sie können auch dieses Layout entsprechend ändern. Wichtig ist hier, dass Sie idealerweise dann mit einer Präsentation arbeiten, wo Sie ein Layout auf dem PC gewählt haben. Da können Sie wunderbar darauf zugreifen. Ich persönlich arbeite meistens eher mit dem Kopieren von Folien, aber letztendlich geht das in beiden Wegen. Also Sie haben auf dem iPad mittlerweile auch die Möglichkeit das Layout zu wählen.
Ja, Sie haben dann sicherlich selbstsprechend die Möglichkeit eben Formatierungen zu nehmen, Formen einzufügen, also das geht genauso. Also das sind Dinge, die Sie vom normalen PC her kennen, die Sie im Bereich des Startmenüs haben.
Wenn Sie dann in den Bereich einfügen gehen, dann können Sie hier die Dinge, die Sie kennen, eben mit einfügen. Das heißt, Sie können aber eben auch hier auf Fotos zugreifen, und da vielleicht noch mal ganz interessant, Sie haben auch hier, wenn Sie auf, neben der Kamera gibt es so einen Button für Archivbilder, da können Sie sich Stock-Fotos und unter Piktogramme können Sie sich auch dort Sachen rauswählen. Sie können dort zum Beispiel den Sticker (wählen). Also da gibt es mehrere Dinge, die Sie dort wählen können. Sie können Illustration wählen. Also, da gibt es eine ganze Menge, die Sie dort entsprechend nutzen können. Also das funktioniert sehr, sehr gut. Wenn Sie auf ein Foto reingehen, dann können Sie das auch eben ausschneiden, kopieren usw., das Format kopieren. Sie können es zuschneiden, Sie können Kommentare dazu machen, also das sind auch Dinge, die Sie dort mit dabei haben.
Das Zeichnen und die Arbeit mit Grafiken und Animationen
Ja, wenn Sie auf Zeichnen gehen, dann werden Sie merken, das ist etwas, was Sie auf der PC-Seite meistens so nicht haben. Das heißt, Sie können mit dem ApplePencil direkt in Ihre Folien reinmalen. Auch manchmal eine gute Ergänzung, dass man sagt, okay, ich mache ein vorbereitende Präsentation und dann male ich auf dem iPad noch mal was dazu.
Ja, dann gibt es eben hier noch mal den Bereich dieser Entwurf. Da können Sie also verschiedene Designs wählen. Sie können hier die Foliengröße wählen, ob Sie 4:3 oder 16:9 wählen. Meine Empfehlung ist, wenn Sie auf dem iPad präsentieren, also ohne einen Beamer oder in Onlinekonferenzen, dann ist 4:3 häufig das bessere Format, weil das iPad hat 4:3-Format und in Videokonferenzen passt dann auch Ihr Kamerabild noch links oder rechts daneben. Sie können hier auch die Ausrichtung ändern, Querformat oder Hochformat. Jetzt sagen Sie Präsentation Hochformat braucht man doch nie. Ja, denken Sie dran, dass Sie vielleicht mal was für Social Media machen, also nicht für normale Dinge.
Ja, dann gibt es die Möglichkeit, dass Sie den Hintergrund formatieren im Sinne von einfarbige Grafik füllen also solche Dinge bis hin zum Designer, wo Sie noch mal Designideen haben. Ganz gut, wenn Sie Fotos einfügen, dann kommt häufig auch der Vorschlag, kennen Sie vielleicht vom PC. Das können Sie auch hinterher noch mal im Bereich Entwurf ändern.
Ja, dann Übergänge. Hier können Sie Übergangseffekte wählen. Hier gibt es auf dem iPad ein paar weniger Effekte als Sie die auf dem PC haben. Aber ehrlich gesagt reichen die. Und dann können Sie eben auch sagen, Sie wollen die auf alle anwenden. Wichtig ist, wenn Sie bei den Effekt-Optionen sind, dass Sie immer darauf achten, dass Sie idealerweise keine automatischen Zeiten drin haben, sondern dass Sie die rausnehmen und nur durch manuelles Weiterklicken haben. Ist mir schon öfter mal passiert, dann habe ich das auch aus einer anderen Präsentation rüberkopiert und dann war da irgendwo eine automatische Zeit drin und das ist total dämlich, wenn sie was erzählen, auf einmal geht die Folie weiter. Das ist übrigens nicht viel unterschiedlich, ob Sie das Ganze jetzt machen auf dem iPad oder auf dem PC. Auf dem iPad haben Sie etwas weniger Übergangsanimation, aber auch da können Sie sie noch entsprechend ändern.
Ja, dann, wenn Sie innerhalb einer Folie animieren, gibt es auch eben hier Eingangseffekte, Ausgangseffekte. Da müssen Sie das Objekt erst einmal markieren und dann können Sie die Effekte wählen. Auch hier gibt es ein paar weniger, aber ich sage auch immer Relevanz vor Firlefanz. Übertreiben Sie es nicht. Im Regelfall reicht das völlig. Ja, bei der Bildschirmpräsentation gibt es auch die Möglichkeit, dass Sie Folien ausblenden. Ich persönlich bin da kein so super riesiger Freund davon. Sie sind auch dann ganz gut, wenn Sie sagen, ich habe vielleicht eine Monsterpräsentation und dann blende ich immer die Folien aus, die ich gerade nicht brauche. Ich persönlich mag es dann aber ganz gerne, dass ich das alles drin habe und dann einfach nur drüber weg wische und dann eben auf die nächste Folie tippe. Ist aber ein Stück weit Geschmackssache.
Ja, dann haben Sie das Thema Überprüfen. Es ist dann vor allem interessant, wenn Sie mit mehreren an einer Präsentation arbeiten, dann haben Sie die Möglichkeit, dass Sie kommentieren können und dass Sie dann auch sehen, wer welchen Kommentar angegeben hat.
Ja, Ansicht haben wir uns am Start schon mal angeguckt, weil das ist sowas, was man typischerweise braucht. Und dann gibt es eben die Möglichkeit, dass Sie hier mit Bildformaten wunderbar arbeiten können. Sie können hier… haben Format-Vorlagen, wo Sie wunderbar Dinge machen können. Sie können mit Schatten arbeiten, mit Spiegeln usw. zuschneiden, also da gibt es eine ganze Menge.
Was Sie beim Thema Einfügen hier auch haben, ist, dass Sie eben die Kamera einfügen können und sagen, jawoll, ich füge die Kamera ein. Allerdings nimmt er dann ein Bild auf. Es ist nicht so, wie Sie das auf dem PC kennen. Auf dem PC gibt es noch die Möglichkeit, die heißt Cameo und beim Mac mittlerweile auch. Da können Sie Ihre Webcam, die Sie am Rechner haben, integriert oder extra, können Sie in eine Folie mit einbetten. Das unterstützt das iPad so in der Form leider nicht. Und dadurch, dass die Kamera auch im Regelfall so komisch links an der Seite ist, ist das auch nur bedingt auf dem iPad zu empfehlen. Das empfehle ich dann eher mit dem PC oder mit dem Mac zu machen. Die meisten Dinge sonst gehen aber wunderbar. Und die Frage, die ich vielleicht auch noch mal am Ende beantworte, ist ja, wieso denn Powerpoint und nicht Keynote?
Powerpoint oder Keynote
Also wenn Sie eine Alternative zu Powerpoint suchen, würde ich eher mit WPS Office arbeiten. Denn WPS Office ist deutlich kompatibler zu den Powerpoint-Formaten von Microsoft. Das liegt daran, dass einfach Apple ein paar andere Funktionen hat. Das merkt man ganz extrem bei Numbers und bei Excel. Numbers ist das Excelpendant. Und hier ist es so, dass Sie eben auf einem Tabellenblatt beispielsweise mehrere Tabellen mit unterschiedlichen Breiten machen können. Das ist in Excel wahnsinnig schwierig, da bricht man sich immer den Finger in der Nase. Das geht mit Numbers total gut, führt aber dazu, dass Sie eine Numbers-Tabelle, wenn Sie die explodieren, macht er aus diesen einzelnen unterschiedlich formatierten Tabellen auf einem Arbeitsblatt lauter unterschiedliche Arbeitsblätter. Das ist so ein Beispiel, wo man merkt, dass einfach Apple manchmal ein paar Sachen anders macht, konzeptbedingt, und das ist bei Keynote auch so. Das führt dazu, dass 95 % aller Dinge, wenn Sie abspeichern als Powerpoint in Keynote oder andersrum gut funktionieren und 5 % eben leider nicht. Und wenn Sie komplett in der Powerpoint-Welt bleiben und im Zweifelsfall auf Ihrem Rechner dann sogar bei den Optionen sagen die Schriften einzubetten, dann haben Sie wenig Stress.
Weil wenn ich Vorträge halte, gebe ich oft auch einfach nur einen USB-Stick mit, wo ich meine Charts drauf habe, und übrigens, wenn Sie auch eine große Präsentation haben, ich habe den auch für mich immer dabei, ich habe so einen USB-Stick, wo ich eben USB-A und USB-C habe. Da kann ich im Zweifelsfall sogar auf dem iPad dann den USB-Stick reinpacken und hab es dann noch mal offline auch zur Verfügung. Also damit sind Sie für alle Plattformen am universellsten unterwegs, und wenn jetzt einer sagt ach nee, aber im Keynote kann ich viel coolere Animationen machen. Da hat Keynote in manchen Dingen immer noch so einen kleinen Vorsprung. Auf der anderen Seite gibt es gerade mit diesen Morphing-Effekten Dinge, wo Powerpoint mittlerweile fast cooler ist als Keyonte. Und bei diesem ganzen Thema Animieren sage ich auch immer Relevanz vor Firlefanz. Also übertreiben Sie es nicht. Deswegen meine klare Empfehlung, wenn Sie Microsoft 365 haben, würde ich ganz klar arbeiten mit Powerpoint und wenn Sie das nicht haben, dann würde ich eher empfehlen mit WPS Office zu arbeiten. Das schauen wir uns aber in einer anderen Episode auch noch mal an.
Ja, in diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der produktiven Nutzung Ihres iPads.
Ihr Thorstren Jekel.
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