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In dieser Episode geht es um das Thema Notizen auf dem iPad umziehen. Viel Spaß beim Zuhören.


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Experteninterview zum digitalen Wandel


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem heutigen Thema, wie können Sie mit Ihrer Notizenapp umziehen? Was heißt das, und weshalb überhaupt?

Das Problem

Und zwar komme ich in meinen iPad-Projekten oft in Unternehmen oder in Volks- und Raiffeisenbanken auch rein, bei den folgende Situation herrscht. Es wird ein Notizenprogramm, manchmal sogar einheitlich, aber oft eben uneinheitlich genutzt, das so arbeitet, dass Notizen nur auf den iPads gespeichert werden. Und im schlimmsten Fall ist es dann so, wenn dann aus Versehen vom User oder auch von der IT mal eine Notizenapplikation gelöscht wird, dann kriege ich öfter mal hektische Anrufe, weil dann werden nämlich nicht nur die App gelöscht, sondern auch die Notizen. Und dann ist immer die große Frage, kriege ich die Notizen wieder zurück?

Was ist das Autobackup?

Die schlechte Nachricht ist, im Regelfall kriegen Sie die Notizen nicht zurück, außer Sie haben eine Sicherung durchgeführt. Jetzt sagen viele sogar kein Thema, ich nutze einfach die Notizenapplikation, da wird es doch alles wunderbar synchronisiert, oder ich nutze entsprechend, mit GoodNotes beispielsweise, die Synchronisationsdienste. Jetzt gibt es hier zwei Unterschiede. Also zum einen gibt es Notizenapplikationen, die eine komplette Synchronisation anbieten, und es gibt Notizen die ein sogenanntes Autobackup anbieten. Schon mal der erste Unterschied. Die Synchronisation heißt, dass egal auf welchem Gerät man das Ganze macht, üerall diese Notizen synchron gehalten werden. Autobackup heißt, dass die Notizen in dem Moment, wo man einen Notizbuch im Regelfall schließt, dann automatisiert in eine Richtung eben abgespeichert werden, im Regelfall entweder in der Auswahl als natives Format, also jetzt in GoodNotes im GoodNotes-eigenen Format, oder als PDF-Datei. Das sind die zwei Möglichkeiten, die man hier hat.

Jetzt muss man nochmal unterscheiden, und zwar bei dem Thema der automatischen Synchronisation, gibt es einmal die Variante, dass man sagt, über iCloud oder über Drittdienste.

Wenn wir mal mit den Boardmitteln anfangen, dann ist es so, bei der Notizenapplikation gibt es ja beispielsweise sehr gute Funktionalitäten, dass man beispielsweise mit dem Apple Pencil zeichnen kann, dass man hier Checklisten machen kann, dass man, wenn Sie mit Apple Pencil einfach auf den gesperrten Bildschirm Ihres iPads tippen, dann sofort eine Notiz beispielsweise aufgeht, alles wunderbar. Das Problem ist nur, dass diese Funktionalitäten bei der eingebauten Notizenapplikation nur die Synchronisation mit iCloud unterstützt werden. Und der aktuelle Stand so ist, dass eben die Synchronisation über iCloud nicht DSGVO-konform nutzbar ist. Jetzt sagen Sie Moment, kein Thema, ich kann ja die eingebaute Notizenapplikation auch nutzen, indem ich das Ganze über mein Exchange-Konto synchronisiere, wenn ich das Ganze jetzt bei Office365 mache, kann ich ja mittlerweile sogar bei neuen Usern sagen, der Standort ist Deutschland. Grundsatz – gute Idee –Problem ist nur, dass dann die ganzen Fancy Functions, das heißt diese ganzen tollen Zusatz-Funktionalitäten, wie beispielsweise eben die Unterstützung des Apple Pencils, diese Checklisten, Dokumententransfer und diese ganzen Dinge, die funktionieren dann nicht. Es liegt jetzt nicht unbedingt an Apple, es liegt daran, dass das Exchange-Produkt halt dort nur bestimmte Dinge unterstützt.

OneNote

Ja, jetzt kennen Sie vielleicht OneNote als Alternative von Microsoft, die das Ganze synchronisieren über Office365, beziehungsweise die eigenen Server. Ja, jetzt ist eben immer die Frage, wo liegen diese Server? Bei OneNote eben so, dass Sie sagen, wenn Sie Office365 haben, entweder eben in der EU, so war das bis vor Kurzem ausschließlich möglich, und seit Februar ist ja die Möglichkeit, wenn Sie bei neuen Usern sagen, Standort Deutschland, dass das Ganze auch in Deutschland liegt. Also das geht, dass Sie das dann machen. Hier gibt es eine kleine Herausforderung, dass es manchmal eben Unternehmen oder rechenzentralen gibt, die diesen Office365-Sync nicht auf den jeweligen PCs unterstützen. Also bei der DATEV beispielsweise, in der ASP-Welt, wird das nicht unterstützt, oder auch bei den Volks- und Raiffeisenbanken haben Sie das Problem, dass Sie dann die Outlookapp, die Software auf dem Programm zwar nutzen können, dass sie aber nicht synchronisiert wird auf dem iPad. Wie kann man sowas lösen?

Das kann man ein Stück weit dadurch lösen, dass Sie OneNote ausschließlich im Browser nutzen, auf dem PC, was den Vorteil hat, dass Sie damit eine komplette Synchronisation haben, was den Nachteil hat, dass Sie dort bestimmte Funktionalitäten weniger haben in der Online-Version, und dass Sie natürlich immer eine Internetverbindung brauchen. Also das vielleicht nochmal so für eine überlange Einleitung, was ist eben wichtig, um das Thema zu verstehen, weshalb man vielleicht eine andere App nochmal nutzt.

GoodNotes

Ja, jetzt eben auch, wenn ich mir angucke, GoodNotes hat eine Autobackup. Autobackup – wunderbar, können Sie eben neben dem Thema, Sie können bei iCloud sagen, es wird automatisch gesichert – da haben wir wieder die Problematik, die wir gerade ansprachen, iCloud nicht DSGVO nutzbar. Jetzt haben Sie noch andere Dienste. Sie können dort eben synchronisieren über Google Drive, über Dropbox, oder über Office365, über OneDrive. Wenn Sie dort entsprechend aus Compliance-Gründen das dort auf diesen Clouds speichern können also Autobackup, dann nutzen Sie das gerne. Weil dann ist es so, dass Sie eben automatisiert, und ich empfehle immer das Ganze als PDF zu backuppen, und das geht eben auch bei der Applikation Notability, dann ist es so, dass Sie immer automatisch eine Sicherung haben, und dass Sie, wenn Sie auf einem Rechner Zugriff auf diese Datei haben, Ihre Notizen auch auf dem Rechner sehen. Und das zumal für sich selbst, und zum anderen vielleicht auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihnen zuarbeiten, und die auch Zugriff auf diese Notizen brauchen. Also und damit, wenn dann nämlich mal ein System südwärts geht, dann ist es immer gut, wenn man sagt, ich habe das Ganze nochmal gesichert.

Die Notizenabsicherung über WebDAV

Jetzt gibt es aber die Situation, dass Sie, wenn ich zum Bespiel in Volks- und Raiffeisenbanken-Umfeld bin, Sie nicht so eben mal einfach Dropbox, Google Drive oder Office365 nutzen können, da ist von der Fiducia GAD IT AG nicht vorgesehen und freigegeben ist. Jetzt gibt es ja die Möglichkeit einer Sicherung, auch Autobackup, über WebDAV zu nutzen. WebDAV ist eine Möglichkeit des Zugriffs in der verschlüsselten Form auf Netzlaufwerke. Und jetzt sagen Sie, Moment mal, ein Zugriff auf die Netzlaufwerke bei Volks- und Raiffeisenbanken geht doch nicht. Stimmt, aber es gibt einen Dienst, der heißt Agree21Doksharing, der ist für den Austausch, vor allen Dingen mit Firmenkunden gedacht, und wenn Sie dieses Agree21Doksharing haben, hier ist es so, da gibt es eben eine WebDAV-Schnittstelle über die auf diese Datenräume zuzugreifen. Das ist offiziell, das sehen Sie auch, wenn Sie im WebDAV-Doksharingraum auf dieses Schlosschen-Bullet gehen, dann werden Sie dort einen WebDAV-Link finden, den Sie dort kopieren können. Den kann man bei der Applikation Notability also Autobackup-Ziel eingeben, und dann werden die Notizen automatisiert immer in einen Agree21-Doksharing-Datenraum gespeichert. Den haben Sie dann per Web zur Verfügung oder Sie können den auch eben einbinden über die Installation des Clients entsprechend auf Ihrem PC, den Sie dann im Bankenumfeld beispielsweise nutzen. Also das ist immer so der für mich empfehlenswerte Weg um Notizen abzuspeichern, weil Sie dann eben auf dem PC verfügbar sind, für Andere verfügbar sind, und entsprechend auch automatisiert gesichert sind.

Wie ziehen Sie Ihre Notizen um?

Jetzt ist ja die Frage, wie ziehe ich um? Ich habe es in mehreren Banken bereits gehabt, die gesagt haben, wissen Sie was Herr Jekel, Sie haben recht, denn vor Kurzem haben wir gerade aus Versehen mal die GoodNotes-Applikation meines Vorstands gelöscht, und da waren 142 Notizbücher weg. Also das passiert dann schon mal leider, und vor dem Hintergrund empfehle ich immer das so zu machen, dass Sie dann diese Dinge automatisiert backupen auf WebDAV. Und wenn Sie jetzt, wie ich das in manchen Banken schon hatte, eben GoodNotes im Einsatz haben und umziehen wollen, wie geht es am einfachsten?

Am einfachsten geht es auf dem Gerät so, dass Sie zunächst neben GoodNotes auch Notability entsprechend einrichten. Idealerweise sollte beides natürlich auch über den AppStore nicht auf dem Gerät installiert werden, sondern über den firmeninternen AppStore, über das Mobile-Device-Managementsystem, damit es jeweils gemanagte Apps sind. Sollten Sie das eine als gemanagte und das andere als ungemanagte programmiert haben, und die richtige Einstellung eingestellt haben, dass man zwischen dem gemanagten und ungemanagten Bereich nichts übergeben darf, sollten Sie diese zwei Haken dann mal kurzfristig rausnehmen, damit Sie sichern können. Dann öffnen Sie GoodNotes und Notability nebeneinander im Splitscreen. Wie geht das? Sie öffnen die eine App und die andere App nebeneinander so, indem Sie die idealerweise unten beide in dem Dok haben, das ist so wie diese Task-Leiste bei Windows, wo Sie bei den größeren iPads bis zu 15, bei den kleineren iPads bis zu 13 Symbole drin haben, und dann tippen Sie auf die erste Applikation, und dann schieben Sie so ganz leicht von unten, dann erscheint unten dieses Dok während die App noch auf ist, und dann tippen und halten Sie die Zweitnotizenapplikation und ziehen sie so rechts rüber über den Bildschirm des iPads bis beide Applikationen grau sind, und wenn Sie dann loslassen, haben Sie beide nebeneinander. Dann gehen Sie in die Übersicht der Notizbücher, und sehen dann eben auf der einen Seite die Notizbücher, links beispielsweise, von GoodNotes, und rechts sehen Sie die Notizbüchersicht von Notability. Und was Sie dann machen, dann nehmen Sie einfach den Finger und ziehen, idealerweise pro Notizbuch die Notizbücher einzeln mit dem Finger von links nach rechts. Und dann werden in diese Notizbücher in Notability importiert und wenn Sie vorher einen Autobackup eingerichtet haben, werden die Ihnen automatisiert gleich mit hochgeladen. Wenn die importiert werden, werden die als PDF importiert – hat den Vorteil, dass es ein Format ist, was Sie überall lesen und weiter kommentieren können. Der Nachteil ist, dass diese alten Notizbücher nicht mehr änderbar sind, also Sie können sie ergänzen, aber Sie können die alten Notizen nicht mehr löschen, aber Sie können natürlich ganz normal weiterschreiben, merken da auch keinen Unterschied. Das heißt hier, wenn Sie ältere Notizen modifizieren wollten, geht das eher nicht. Nur – meine Erfahrung ist, macht man ohnehin nicht und durchstreichen können Sie sowieso noch. Und wenn Sie dann idealerweise eben einzeln die rüberziehen, dann einmal nochmal kontrollieren, ob alles entsprechend rübergekommen ist, und dann funktioniert es im Regelfall.

Das ist also somit, wenn Sie es gemacht haben, schließen Sie die andere Applikation, und Sie können sie noch ein Stück weit auflassen, falls Sie doch merken, oh, da fehlt noch irgendwas, oder ich muss noch in einer Tabelle doch nochmal was irgendwie löschen, oder sowas in der Richtung, aber Sie sollten dann produktiv nur mit der neuen Applikation arbeiten. Ich empfehle aktuell Notability 9, weil sie eben dieses Autobackup auf WebDAV-Laufwerke zulässt und somit eben auch auf Netzlaufwerke die Sicherung zulässt. Und man kann beispielsweise auch im DATEV-Umfeld solche Netzlaufwerke einrichten, und dann beispielsweise einmal im Monat diese Notizbücher dann ins DMS mit importieren als PDF-Datei.

Fazit

Vielleicht doch mal abschließend, natürlich gibt es auch die Möglichkeit, dass Sie wenn Sie mit OneNote arbeiten dann auch sagen, OneNote einmal im Monat als OneNote und als PDF-Datei entsprechend rüber zu ziehen in Ihr DMS, so dass Sie dort eben pro Mandant diese Information immernoch zur Verfügung haben. Einst habe ich übrigens mit dem Herrn Lang von der Meisterkanzlei eingangs spannendes Interview geführt, was parallel heute auch auf seinem Podcast rauskommt, und ich verlinke Ihnen diese Podcastepisode gerne nochmal auf seinem Podcast drüber, und ich werde Sie nächste Woche auch in meinem Podcast hier nochmal reinnehmen, also je nachdem Ihnen lieber ist. Vielleicht hören Sie ja sowieso seinen Podcast den ich übrigens auch sehr empfehle.

Ja, in diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg, und gucken Sie immer, dass Sie wenn Sie Ihre Outlook-Daten oder Notes-Daten, Ihre Dateien, oder eben auch Ihre Notizen haben, dass Sie idealerweise sie immer so haben, dass Sie einen zentralen Speicherort haben, und egal ob mal ein Gerät wegkommt, dass diese Daten immer von Ihrem Hautpsystem, eben vom PC im Regelfall, verfügbar sind, und automatisiert gesichert werden.

Dabei wünsche ich Ihnen vom Herzen viel Erfolg und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche auch wieder mit dabei sind. Ihr Thorsten Jekel.