In dieser Episode lernen Sie die Scanner-Applikation Scanbot Pro für das iPad kennen. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats, Updates.
Wir haben uns ja 11.4 als iOS-Update-Version angeschaut, wir haben uns das Thema Notability angeschaut, wir haben uns das Thema Spark E-Mail-Client in der letzten Woche angeschaut, also wenn Sie es noch nicht gehört haben, immer mal wieder reinhören, da ist immer wieder was kleines, aber häufigerweise Überraschendes für produktives Arbeiten mit dabei. Und der vierte Update-Part, den wir uns heute mal anschauen ist Scanbot Pro. Was ich bei Scanbot Pro klasse finde ist, nicht nur dass es eine tolle Scanner-Applikation ist. Ich muss ganz ehrlich sagen, bisher war ich eher ein Freund von Scanner Pro von Readdle, das ist das gleiche Unternehmen das Spark und den PDF-Expert rausgebracht hat, aber ich arbeite auch mit Unternehmen online der DATEV. Was ist das? Sie können dort Ihre Belege einscannen und können diese Belege dann praktisch von Ihrem Buchhalter buchen lassen. Und das Ganze ging früher eben nur beim Windows-PC, das Ganze zu tun, die DATEV ist dabei auch eine Weboberfläche zu bauen dafür und dann gab es mit DATEV Beleg Upload mobil auch eine iPhone-App, mit der man solche Sachen hochladen konnte. Die gibt es auch immernoch, nur die App ist einfach, ich sage jetzt mal relativ rudimentär von der Leistungsfähigkeit, da merkt man einfach, dass andere Scannerhersteller Jahre an Vorsprung haben. Und die DATEV hat etwas sehr Intelligentes getan, die haben gesagt, bevor wir jetzt versuchen diesen jahrelangen Vorsprung der Scanner-App-Hersteller aufzuholen, kooperieren wir einfach mit demjenigen, der uns am attraktivsten erscheint, am Complience gerechtesten ist und am leistungsfähigsten. Und das haben die mit Scanbot gemacht. Und bei Scanbot haben Sie jetzt eingestätt(?) eine DATEV-Smartconnect-Schnittstelle. Das heißt, was Sie machen können, wenn Ihr Steuerberater das einmal freigeschaltet hat, beziehungsweise wenn Sie Steuerberater oder Steuerberaterin sind, wenn Sie es einmal freigeschaltet haben für Ihren DATEV Unternehmen online Kunden, dann kann der Kunde, der Mandant, können Sie Ihre Taxibelege beispielsweise unterwegs eben mit Scanbot Pro einscannen und können dort sehr schön Workflows definieren, und sie sofort in die richtigen Ordner im Unternehmen online hochladen. Und das ist natürlich total klasse, weil dann haben Sie einen Taxibeleg, Sie können den hochscannen, markieren sich, dass sie den gescannt haben und das Thema ist durch. Das heißt, muss man hinterher nicht machen und die App ist eben sehr viel leistungsfähiger.
Was hat die App noch für Vorteile? Die App hat die Vorteile, dass Sie nicht nur Dinge scannen können, sondern Sie können auch Sachen übergeben. Jetzt sagen Sie, Moment mal, wieso soll ich die den übergeben? Ja, man kann sie zum einen nochmal optimieren, zum zweiten können Sie eben die auch ja an DATEV online / Unternehmen online beispielsweise übergeben.
Was darüber hinaus noch drin ist, es ist eine leistungsfähige OCR. Also OCR heißt ja Optical Character Recognition oder Texterkennung, und bei vielen Apps, die eine solche OCR drin haben ist erstens die Qualität nicht so wahnsinnig dolle und zweitens ist bei vielen diesen Applikationen die Verarbeitung auf Servern, das heißt nicht in der App. Und Scanbot Pro hat hier einen deutlichen Unterschied und zwar Scanbot hat eine OCR, also eine Texterkennung, die zu 100% auf dem Gerät stattfindet. Und das hat für Sie zwei riesige Vorteile: Der erste Vorteil ist, Sie brauchen keine Internetverbindung, es ist also deutlich schneller, Sie verbrauchen weniger Datenvolumen. Wenn Sie mal keine Internetverbindung haben, dann können Sie trotzdem arbeiten. Und der zweite rieseige Vorteil ist, dass Sie damit diese App auch für vertrauliche Daten nutzen können, denn es werde hier keine Daten an irgendwelche Cloud-Services übertragen. Also somit eine Applikation, wo ich auch nachvollziehen kann, dass dort die DATEV sich für diesen Hersteller entschieden hat, weil wenn Sie eine OCR haben, die über die amerikanische Server läuft, dann ist das natürlich nicht für alle Unternehmen dort entsprechend nutzbar. Also deswegen finde ich es wirklich klasse. Die App gibt es für iOS, sie gibt es für Android, sie gibt es auch für iPad und iPhone. Sie ist, wie ich finde, von der Bedienung her auch relativ selbstsprechend, sie hat auch die Möglichkeit auf verschiedenste Ziele hochzuladen, also auch auf Netzlaufwerke, über WebDAV beispielsweise, auf Cloudservices, aber eben auch auf DATEV – also ich finde einer sehr kleiner aber sehr pfiffiger Helfer. Sie können dort mit der Gratis-Variante ersmal starten, die Pro-Variante hat dann noch sehr viel mehr Möglichkeiten. Und wenn Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen wollen, dann müssen Sie es, wie gesagt, einmal müssen Sie Unternehmen online von der DATEV nutzen. Und in der App müssen Sie nochmal mit einem In-App-Purchases, ein Abo das glaube ich vielleicht 24 Euro im Jahr, also zei Euro im Monat kostet. Aber damit sparen Sie einen Haufen Handlingsaufwand und die Schnittstellenanpassung ist ja auch nicht immer so ohne, also ich finde das durchaus einen fairen gerechten Preis von diesen Anbieter, die eben Scanbot Pro dort entsprechend anbieten. Also deshalb kann ich das wirklich empfehlen, für die Belege am einfachsten über das iPhone, aber auch durchaus sonst gerade, wenn Sie mit Dokumenten arbeiten mit OCR, dann wunderbar nutzbar. Und Sie können, wenn Sie das OCR gemacht haben, das Ganze dann hinter als Text teilen. Und dann in anderen Apps oder auf dem PC weiter verarbeitet. Also Scanbot Pro.
Ja, damit sind wir am Ende diese Schwerpunktes in diesem Monat, wo wir uns einfach mal die verschiedenen Updates angeguckt haben. Also mein Tipp, auch nochmal abschließend zu diesem Blog Updates. Es lohnt sich auf der einen Seite eben beim Thema Betriebssystem-Update immer mal 1-2 Wochen zu warten, bevor Sie updaten. Wenn Sie dort „.0“-er Updates haben, dann ist es so, da sollten Sie gar nicht auf produktive Systeme gehen. Sie können übrigens seit iOS 11.31 zentral im Mobile-Device-Managementsystem einstellen, dass wenn Sie Betriebssystem-Updates haben, sie bis zu 90 Tage verzögert auf den Geräten die Meldung bekommen, dass die aktualisiert werden soll. Das sollte man auch nutzen. Also das ist wirklich klasse. Sie können es nicht verhindern, dass es jemand aktualisiert aber Sie können zumindest eben dann sicherstellen, dass diese Anzeige dort erst bis zu 90 Tage später angezeigt wird.
Wenn Sie App-Updates haben, die sollten Sie bitte so einstellen, dass sie automatisch immer gezogen werden, weil wenn Sie das nicht machen und Sie haben dann irgendwann 200-300 Updates und Sie sagen, alle aktualisieren, dann kann es sein, dass Sie nicht genügend Speicher haben. Denn zuerst wird die neue App herunterladen, dann haben Sie sie praktisch doppelt drauf, dann wird sie installiert und dann wird erst die alte entsprechend aus dem Speicher entfernt und da habe ich schon mehrfach erlebt, dass dann einfach der Speicher für beide Versionen nicht groß genug war, wenn man dann jeden Tag nur eins-zwei-drei Updates hat, dann verteilt sich das, also deswegen das sollte automatisch sein. Und es loht sich im AppStore im Bereich Updates die Show Notes oder Release Notes durchzulesen, wo Sie dann eben sehen, was hat sich da entsprechend getan.
Ja, es lohnt sich auch immer wieder mal Apps wieder anzuschauen, weil wenn ich jetzt mal gucke, wir haben ja letzte oder vorletzte Woche das Thema Notability 8 angeguckt und wenn Sie jetzt gesagt haben, Mensch, ich habe mich gegen Notability entschieden, weil da beispielsweise keine Handschrifterkennung drin ist, dann ist es mittlerweile mit dabei. Also es lohnt sich dann ab und zu wieder mal Apps neu anzugucken, oder wenn Sie andersrum sagen bei GoodNotes 4 beispielsweise, ach, da ist kein WebDAV-Sync drin, ja, mit GoodNotes 5 kommt das. Also es lohnt sich immer wieder mal in gerade Major Releases reinzugucken, und auch wenn Sie vielleicht bei der ersten Version von Spark gesagt haben, das hat mich nicht begeistert, wenn ich mir angucke, was mit Spark 2.0 auch in der Kombination mit Trello beispielsweise möglich ist, oder auch alleine schon mit der Kombination Dateien- und Erinnerungsapp, dann lohnt sich das wirklich. Und ich merke, das iPad wird mehr und mehr wirklich zu einer Produktivitätstool. Sie wissen ja, die treuen Hörer dieses Podcasts, ich arbeite zu 95% iPad-only. Für mich ist so der Haupthaken, dass ich sage, manchmal ist mir der Bildschirm ein bisschen zu klein, aber ich schließe mittlerweile auch immer häufiger mein iPad einfach an einen großen 24-Zoll-Monitor an, also deswegen und unterwegs arbeiten ich nur noch mit dem Ding und ich merke das immer wieder, wenn ich dann immer wieder mit dem Mac oder PC arbeite, dann kommt mir das ein bisschen langsam vor.
Also es lohnt sich dort immer wieder mal in die Updates reinzugucken. Wenn Sie sagen, ach nö, da bin ich viel zu faul dazu, hören Sie einfach regelmäßig weiter meinen Podcast, denn „you can skip the testing part“, Sie hören bei mir immer wenn’s was Neues gibt.
Ja, in diesem Sinne, Stichwort was Neues, wenn Sie sagen, Sie brauchen noch Unterstützung bei der Einführung von neuen Systemen, sei es iPhone, sei es iPad oder, ich habe immer mehr Unternehmen, die ich beim Thema Office 365 begleite, denn natürlich kann man in vielen Bereichen iPad-only arbeiten, aber in den meisten Unternehmen ist das Ganze eingebunden in die Microsoft-Welt. Das heißt, ich habe schon viele namhaften Unternehmen dabei begleitet auch eben mit Outlook, mit OneNote, mit Microsoft Planner, mit Microsoft Teams zu arbeiten. Also wenn Sie Office 365 im Unternehmen haben, oder Office 365 in Verbindung oder zusätzlich, oder eben auch isoliert in Ihrem Unternehmen dort mit einzuführen, dann ist das durchaus auch ein Thema, wo Sie mich gerne ansprechen können. Einfach eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de schreiben und in dem Zuge auch schon mal eine Vorankündigung, ich bin gerade dabei einen weiteren Podcast vorzubereiten, denn dieser Podcast soll weiterhin schwerpunktmäßig das Thema iPad4Productivity im Sinne Name ist Programm behandeln, das heißt wir werden hier sicherlich einmal auch die eine oder andere Schnittstelle, die es in der Zusammenarbeit mit iPads und anderen Systemen gibt, betrachten, aber der Schwerpunkt soll bei iPad sein, und das, mit dem ich mich in vielen Unternehmen beschäftige, ist Translating IT into Profit, also IT for Productivity und deshalb wird es in der nahen Zukunft nicht nur iPad4Productivity-, sondern IT4Productivity-Podcast geben, denn Sie kennen ja meine zwei Leitsätze: Der eine Leitsatz heißt, erst Hirn einschalten – dann Technik. Der zweite Leitsatz heißt, Technik einfach nutzen. Und das bezieht sich natürlich nicht nur iPads, sondern auch auf andere Systeme, und auch wenn ich meine Vorträge als Keynote-Speaker halte, dann halte ich ja häufig Vorträge über das Thema, wie kommt es eigentlich, dass in 90% aller Unternehmen IT Geld verbrennt, und wie machen es eben andere Unternehmen besser, dass sie mit IT Ihre Produktivität steigern. Das ist ja mein Thema, dabei berate ich Unternehmen, dabei begleite ich sie und dafür wird es noch einen weitern Podcast geben. Also auch wenn Sie dort Themenwünsche, wenn Sie da Ideen haben, wenn Sie Interviewpartner-Vorschläge haben, die Sie hören mögen, schicken Sie mir da gerne auch eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de.
In diesem Sinne bleiben Sie dran, ich freue mich auf Sie. Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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