In dieser Episode lernen Sie die Möglichkeiten der agree21 Dokshare-Lösung der FIDUCIA GAD kennen.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats und zwar dem komfortablen und sicheren Datenaustausch. Wir haben uns ja in der letzten Woche einmal angeschaut das Thema Citrix ShareFile, und wie angekündigt schauen wir uns diese Woche einmal eine weitere Lösung an und zwar die ShareFile-Lösung von Dracoon.
Und diejenigen von Ihnen die Volks- und Raiffeisenbänker sind, die kennen diese Lösung unter Agree21 Dokshare, und diejenigen die DATEV-Steuerberater sind, die werden diese Lösung im Laufe des Jahres 2018 als die intern sogenannte DATEV-Dropbox kennenlernen. Aber auch für andere Unternehmen, die überlegen wie kann ich denn zum einen einen sicheren Zugriff auf Netzlaufwerke bereitstellen, auf der anderen Seite, wie kann ich denn mit Geschäftspartnern und Kunden sicher Daten austauschen, dann ist Acronis neben Citrix ShareFile und auch Dracoon eine sehr sehr gute Lösung. Und wie gesagt, diejenigen von Ihnen, die Volks- und Raiffeisenbänker sind, die Fiducia GAD, die Rechenzentrale der Volks- und Raiffeisenbanken, die nutzen die Dracoon-Plattform mit dem Namen Agree21 Dokshare. Also was ist die Idee davon erstmal? Die Idee ist, es ist eine Datenraumlösung, ein Speicherort, also Datenraum kennen Sie vielleicht von DP-Board oder von BrainLoop, hier ist mehr noch der Bereich der Workflows im Vordergrund, bei dieser Lösung geht es jetzt mehr um das Thema abspeichern von Dateien und von Ordnern und bereitstellen. Das Ganze ist praktisch so ein bisschen ein Zwischending zwischen einem Netzlauferk und zwischen einem Datenraum. Das ist ungefähr so in der Mitte, sowohl von der Leistungsfähigkeit als auch von den Preisen her. Sie können dort eben Ordner und Dateien hochladen, und Sie können dort vom Browser aus darauf zugreifen, Sie selbst, oder Sie können diesen Zugriff auch anderen freigeben. Sie können per WebDAV darüber zugreifen, das heißt hier über diese verschlüsselte Art der Datenkommunikation, die in vielen iPad-Apps und auch auf dem PC installiert wird und das ist genau das Stichwort auch im Explorer. Jetzt sagen viele von Ihnen vielleicht, die Agree21 Dokshare schon kennen, ja, Jekel, was du erzählst, das geht jetzt vielleicht das Ganze im Explorer im Zugriff zu haben, aber jedesmal, wenn ich dort mich wieder anmelde, dann ist dieses Netzlaufwerk, was ich jetzt über die rechte Maustaste > Netzlaufwerke verbinden im Explorer verbunden habe, wieder weg. Das ist richtig. Das hat die Fiducia auch erkannt und ab dem Cloud-Release 18.2 wir das so sein, dass es in den Explorer richtig integriert ist, also somit haben Sie dieses Problem dann gelöst. Was Sie damit auch machen können, Sie können Kunden oder Geschäftspartnern Download-Bereiche zur Verfügung stellen, Sie können Upload-Bereiche zur Verfügung stellen, aber eben auch Sie können es dazu nutzen, um Dateien den Kunden zur Verfügung zu stellen. Also wie funktioniert das Ganze? Das heißt, eben Dateiaustausch und ein Upload- oder ein Downloadbereich finde ich sehr pfiffig. Das heißt, Sie haben dort, wenn Sie in der Browser-Schnittstelle drin sind, rechts oben drei Symbole und eines dafür ist ein Upload-Bereich, da können Sie sagen, lieber Kunde, du bekommst von mir einen Link, wenn Sie dadrauf klicken, dann haben Sie eine gebrandete Seite und dann kann der Kunde dort Dateien hochladen. Hier können Sie sogar sagen, wie viele dürfen da maximal hochgeladen werden, Sie dürfen sagen, bis zu welcher Größe beispielsweise, Sie können auch einrichten, dass Sie eine Benachrichtigung bekommen, wenn etwas hochgeladen wurde, also wirklich ganz praktisch, wenn zum einen Dateien zu groß sind zum e-mailen, zum zweiten, die Sie über einen geischerten Speicherort ausgetauscht werden sollen, und nicht über Dropbox oder ähnliche Cloud-Services, die vielleicht Compliance-mäßig bei Ihnen nicht in die IT-Infrastruktur und die Datenaustauschlandschaft passen. Das gleiche gilt auch für Download und bei Donwload ist sehr sehr schön, Sie können dort eben auch wieder eine Nachricht bekommen, wenn jemand was heruntergeladen hat. Sie können dort auch die Anzahl der Downloads begrenzen, das finde ich zum Beispiel auch total klasse, das heißt, Sie können sagen, wenn Sie jemandem eine einzige Datei zur Verfügung stellen wollen, oder auch mehrere, und die sind für eine Person, die er nur einmal braucht, dann stellen Sie das so ein, dass auch nur ein Download verfügbar ist und dann wird diese Datei vom Download-Bereich wieder automatisch gelöscht. Also Sie sehen daran, dass es dann dort wieder gelöscht wird von diesem Raum, dass das nicht unbedingt jetzt gedacht ist im ersten Schritt dafür, dass es Netzlaufwerk ist, weil sonst würde es ja verwschwinden, sondern vor allen Dingen ein komfortables und sicheres Datenaustauschmedium. Allerdings können Sie das Ganze natürlich auch nutzen, um das Ganze für den Datenaustausch mit iPads und PCs zu nutzen. Denn gerade wenn Sie in der Fiducia- und GAD-Welt sind, dann ist das Problem, dass Sie einen Dokumentencontainer mit dem Mobile-Device-Managementsystem haben. Da können Sie auf dem iPad Sachen abspeichern, Sie haben Netzlaufwerke, aber Sie kommen weder vom PC auf Ihren Dokumentencontainer drauf, noch kommen Sie vom iPad auf die Netzlaufwerke drauf. Und deswegen ist Agree21 Dokshare auf der Basis von Dracoon hier eine sehr sehr gute Lösung, denn hier ist es so, dass Sie dort das Ganze über den Browser auf jedem PC heute schon sehen können, Sie können es heute schon über rechte Maustaste Netzlaufwerk verbinden, verschwindet der allerdings dann wieder, wenn Sie sich beim PC neu anmelden, und ab dem Release 18.2 wie vorhin schon erwähnt ist das so, dass das dann in den Windows Explorer mit integriert ist und alles, was Sie da reinschieben, erscheint dann im ersten Schritt auf dem iPad in der Dracoon-App, und zwar können Sie dann Dracoon-App installieren, hier geben Sie einmal dann ihren Link fürs Dokshare ein, Ihren Benutzer- und Ihr Kennwort und dann können Sie das in der Dracoon sehen. Das Intelligente ist, Sie können es natürlich auch im Browser sehen. Im Browser hats den großen Vorteil, Sie können dort auch Freigaben erzeugen beispielsweise, Upload-/Downloadbereiche, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben. Und was Sie dort auch machen können, Sie können dort diese drei Symbole Upload, Download und das linke Symbol das ausschaut wie so ein Schloß, und bei diesem Schloß ist es so, dass Sie dort, wenn Sie dadrauf klicken, geht die Seite für die WebDAV-Verbindung auf. Und hier wird Ihnen zum einen angezeigt der WebDAV-Link, den Sie dann dort kopieren können, für den jeweiligen angezeigten Datenbereich, für den jeweiligen Ordner, und Sie haben dort die Möglichkeit, dass Sie dann auch die Anleitungen sehen, wo das in welchen Plattformen wie einzubinden ist.
Wenn Sie auf dem iPad beispielsweise den PDF-Expert haben, dann kopieren Sie diesen Link, gehen in PDF-Expert rein, im Moment in der Version 6 Verfügbar, gehen dann auf den Bereich Netzwerke und sagen hinzufügen, und dann fügen Sie das als WebDAV ein, fügen dort den Link ein, geben dort Ihren User- und Ihren Kennwort ein, dann sehen Sie Ihre Netzlaufwerke, die Sie praktisch in Agree21 Dokshare drin haben, also dann in Zukunft, wenn das dann im Explorer ist, das sehen Sie dann auch auf dem iPad. Und im PDF-Expert gibt es intelligenterweise sogar noch die Möglichkeit, dass Sie dann, wenn Sie auf einem Ordner sind, rechts oben auf Sync tippen können und dann ist das so, dass Ihnen diese Laufwerke auch offline zur Verfügung stehen und diese Dateien, das heißt auch wenn Sie mal keine Internetverbindung haben, das Ganze wird aber in dem Moment, wo Sie eine Internetverbindung haben, automatisch wieder hochgeladen. Und der PDF-Expert kann PDF-Dateien anzeigen und bearbeiten. Er kann darüber hinaus aber auch Excel, Word, PowerPoint, Fotos, Videos und sonstige Dateien anzeigen, also es ist ein ganz tolles Programm, um sich viele Sachen anzuzeigen. Was Sie zusätzlich noch machen sollten, idealerweise ist die Applikation Filebrowser for Business, der orange farbene, installieren. Hier auch nochmal WebDAV hinzufügen. Wozu? Wenn Sie jetzt nämlich diese beiden Apps installiert haben, und Sie öffnen die Dateien-App, oder Files-App auf englische und amerikanischen iPads, die Dateien-App, die seit iOS 11 standardmäßig mitgeliefert ist, dann sehen Sie entweder sofort auch den Speicherort PDF-Expert oder Filebrowser, oder Sie gehen dann links oben nochmal in den Bereich bearbeiten und markieren diese nochmal an. Ich habe übrigens in der vorletzten Episode mal eine Episode zum Thema Logik der Dateien-App für Sie aufgenommen, also vielleicht da nochmal im Zweifelsfall nachhören. Wenn Sie da nochmal Fragen haben, wie das funktioniert, oder sonst gerne auch eine E-Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de und dann helfe ich Ihnen da gerne weiter.
Wenn Sie also den Speicherort antippen, und Sie habem im PDF-Expert und Filebrowser for Business dort Ihr Agree21-Laufwerk verbunden, dann werden Sie merken, dass Sie im PDF-Expert nur die Dokumente sehen, die Sie im PDF-Expert dort offline lokal abgespeichert haben, leider nicht die verbundenen Netzlaufwerke. Deshalb empfehle ich Ihnen nochmal den Filebrowser, weil da sehen Sie dann die verbundenen Netzwerkdateien als auch die entsprechenden synchronisierten. Und das ist besonders toll, weil Sie können in jeder Applikation über die Dateien-App darauf zugreifen. Das heißt, wenn Sie in einer E-Mail sind und Sie wollen etwas anhängen an eine E-Mail, dann müssen Sie in der E-Mail in dem Bereich, wo Sie dann wirklich schreiben was, tippen Sie auf das Büroklammersymbol, was rechts unten erscheint, sollte das nicht erscheinen, müssen Sie einmal wirklich nochmal mit dem Finger in den reinen Textbereich der E-Mail tippen, da wo man den Text der E-Mail schreibt. In dem Moment wird das aktiviert. Und wenn Sie auf diese Büroklammer tippen, dann geht Ihnen die Dateien-App auf und dann können Sie eben wählen zum einen die Möglichkeit Dracoon, das ist eine Variante. Das heißt, Dracoon ist die App, mit der Sie auf die Daten zugreifen können, oder Sie können eben über den Filebrowser darauf zugreifen, auch auf synchronisierte, also das am besten mal ausprobieren und genauso, wenn Sie was abspeichern wollten, tippen und halten, so wie die rechte Maustauste, und dann können Sie eben auf die Dateien-App zugreifen und dann abspeichern. Wenn Sie die Dracoon-App wählen, dann können Sie eben in der Dracoon-App etwas hochladen, somit wird es automatisch auf diesen Speicherort hochgeladen. Also hier gibt’s mehrere Möglichkeiten. Was auch spannend ist, es gibt ja mehrere Apps, die das Thema WebDAV-Schnittstelle unterstützen, also zum einen die Dracoon-App eben als Möglichkeit, aber den PDF-Expert und Filebrowser habe ich schon erwähnt. Es gibt eine ganz tolle App die heißt Notability für Notizen. Ich bin meistens noch ein größerer Freund von GoodNotes, weil das noch ein bisschen besser mit Vorlagen arbeitet. Aber Notability hat eine ganz tolle Funktion und zwar, einen WebDAV-Sync. Das heißt, Sie haben Notizen, die Sie auch sogar in verschiedenen Rubriken organisieren können und dann stellen Sie ein, dass diese Notizen automatisch auf Ihr WebDAV synchronisiert werden, und wenn Sie dann eine Notiz aktualisieren, dann wir das als PDF-Datei in Ihr Agree21 Dokshare zurück synchronisiert, und dann sehen Sie es als PDF-Datei auch auf Ihrem Banken-PC. Gerade dann, wenn es über den Explorer dort mit integriert wird, und ich werde oft immer gefragt, Mensch, wie kann man denn eine Datensicherung auf dem iPad machen? Und ich sage, das ist die falsche Frage, sondern Sie sollten immer darauf achten, dass Ihre Daten idealerweise über WebDAV in Ihrer Applikation synchronisiert sind, und über Agree21 Dokshare können Sie wunderbar über WebDAV synchroniseren. Also das ist eine gute Lösung. Zwei weitere Apps, die hier nicht unerwähnt bleiben sollen, das ist einmal die App Scanner Pro von Readdle, ist auch aus dem Hause PDF-Expert, also Schrägstrich Readdle, es ist Haus aus dem auch der PDF-Expert stammt. Und hier können Sie auch auf WebDAV entsprechend dann abspeichern, und iThoughts, meine Lieblings-Mindmapping-Applikation und die beispielsweise auch in der Lage ist, Mindjet-Dateien zu schreiben und Mindjet ist auch optional über die Fiducia als PC-Lizenz erhältlich. Also vor diesem Hintergrund können Sie dort auch wieder mit speziellen Dateiformaten sogar austauschen. Wenn Sie Microsoft Office haben, Word, Excel oder PowerPoint ab dem 10,5 Zoll iPad Pro, brauchen Sie dafür ein Office 365 Account. Da nochmal eine Information, das wird auch von der Fiducia möglich sein, dass Sie hier die Lizenz, wenn Sie eine haben auch als Bank nutzen können. Und wenn Sie das aktiviert haben und Sie tippen auf mehr, dann geht Ihnen gleich die Dateien-App und dann können Sie auch wieder auf eben Dracoon zugreifen, auf die App auf diese Dateien, also Sie sehen das funtioniert sehr sehr gut.
Es gibt leider einige Apps, die kommen gut mit HTTP, aber nicht mit HTTPS-WebDAV-Servern klar. Dazu gehört zum einen, witzigerweise, Pages, Numbers und Keynote, also die Office-Applikationen von Apple selbst, die kann man heute im Moment noch nicht verbinden mit dem Thema Agree21 Dokshare, mit Dracoon, und auch die Applikation WPS-Office, die ich immer sehr sehr empfehlen kann, weil es eine sehr leistungsfähige, kostenfreie Office-Applikation ist, das geht leider nocht nicht. Aber die können Sie auch nutzen, indem Sie in der Dateien-App sagen, öffnen in WPS-Office beispielsweise und in WPS-Office sagen Sie teilen, und wählen dann weder die Dateien-App aus oder die Dracoon-App und können es dort auch abspeichern. Also die direkten integrierten WebDAV-Schnittstellen gehen teilweise nicht, aber dadurch, dass Sie mit der Dateien-App hier eine systemübergreifende Datei-Managementlösung haben, können Sie das wunderbar nutzen. Also ich finde (gut), auf der einen Seite iOS 11, dass wirklich dieses gute Dateien-Management eingeführt hat, und zum zweiten mit Agree21 Dokshare auf der Dracoon-Basis haben Sie sowohl heute als Volks- und Raiffeisenbank als auch in Zukunft als DATEV-Steuerberater und auch wenn Sie keines von den drei sind, ist Dracoon eine Lösung, die auch sonst für Unternehmen zur Verfügung steht, also wie ich finde eine pfiffige Lösung, um sicher und komfortabel Daten zwischen iPad und zwischen PC synchron zu halten, selbstverständlich gibt’s die beschriebene Lösung auch jeweils für das iPhone, also auch hier können Sie die Daten immer synchron halten und dort mal auf Ihre Dokumente da vor allem ja lesen, aber zur Not kann man auch mal was ändern, darauf zugreifen können. In diesem Sinne, wenn Sie da noch weitere Fragen dazu haben, gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de oder unter www.iPad4Producitivty.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden, dann kriegen Sie immer einen Link mit dem Transkript, mit den Links, und hier nochmal eine offizielle Entschuldigung, wenn ich dort manchmal etwas langsam bin mit dem Verteilen des Transkriptes, dann liegt das daran, dass ich ja diese Episoden wirklich selbst aufspreche und Ihnen werthaltige Dinge auch dort aufbereiten und aufsprechen möchten und manchmal, wenn ich sehr viel bei Kunden unterwegs bin, dann brauche ich doch etwas länger, um die Dinge dann gemeinsam mit meinem Assistenten dann auch wieder in eine geschriebene Form Ihnen bereit zu stellen, also deswegen die Podcastepisoden sollten immer regelmäßig kommen, die Transkripte kommen manchmal ein bisschen später. Wenn Sie aber ganz dringend auch noch mal eine Frage haben, einfach eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de und dann kriegen Sie von immer von mir auch schon vorab und auch bei Bedarf noch weiterführende Informationen oder auch Inhouse-Unterstützung, also für diejenigen, die bei Ihnen beispielsweise Volks- und Raiffeisenbanken sind, dann komme ich auch gerne zu Ihnen ins Haus. Das mache ich regelmäßig und unterstütze Sie bei der Einführung dieser ganzen Themen so, dass die iPads nicht nur Geld verbrennen, sondern dass die iPads auch wirklich das Thema Produktivität in Ihrem Hause erhöhen.
In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, bei iPad4Productivity, oder wenn Sie mich kontaktieren, am besten beides und wir schauen uns dann in der nächsten Woche einmal wieder mit dem Schwerpunkt an den DATEV-Steuerberater, wie Sie Netzlaufwerke in der Kanzlei einbinden können. Allerdings durchaus auch für den einen oder anderen interessant, der kein Steuerberater ist
Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.
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