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In dieser Episode geht es um das Thema, wie können alle Ihre E-Mails und Termine angezeigt werden.

Weiterführende Links


(in Bearbeitung)


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und nachdem die letzte Episode zum Thema Email nach Konversation so gut angekommen ist, hier nochmal ein weiterer Tipp, wo ich oft mal angesprochen werde zu sagen, oh, meine alten Emails sind alle weg auf dem System.

Wenn Sie Exchange einsetzen, was ich Ihnen ohnehin empfehle, oder Microsoft 365, hieß früher Office 365, dann haben Sie die Exchange schon mit dabei. Dann können Sie eben Ihre Office-365-Konten Daten einrichten auf dem iPad, dann haben Sie ein Exchange-Account. Jetzt sagen viele, ah, Moment mal, dann habe ich doch diese on Microsoft, können Sie ändern. Ist ein bisschen fummelig, aber kann man ändern. Ich gehe mal davon aus, Sie haben jetzt schon einen Exchange-Account, und wenn Sie einen Exchange-Account haben, dann ist es so, dass Sie unter Einstellungen Mail reingehen können, und unter Einstellungen Mail gibt es einen Bereich der heißt Accounts. Dort finden Sie Ihre Accounts, und wenn Sie dadrauf tippen auf Ihre Accounts, sehen Sie übrigens immer, was ist das für eine Art von Account. Bei mir steht da im Regelfall Exchange drüber. Wenn da IMAP steht, dann ist das so, dass bei Ihnen die Emails und Notizen, also Textnotizen, synchronisiert werden. Wenn da POP steht, dann ist es ein alter Standard, dann wird da nicht so wahnsinnig viel synchronisiert. Das ist eher nervig. Dann sollten Sie gucken, dass Sie diesen Dienst auf IMAP umstellen, die gute Nachricht ist, Sie können so ziemlich alle Emaildienste wie eben Telekom, wie GMX und so weiter, sowohl per dem alten POP-Standard als auch per IMAP abrufen. Wenn Sie es per Exchange haben, und Sie sind eben in den Einstellungen Mail-Account, tippen drauf, dann gibt es hier ein Punkt der heißt, Mail synchronisieren. Und wenn Sie dadrauf tippen, dann sollten Sie eben einmal auf keine Begrenzung drauftippen. Das kann sein, dass wenn Sie ein Mobile-Device-Managementsystem haben und in Ihrem Unternehmen das dort zentral restriktiv eingestellt ist, dass Sie dort nicht eben unbegrenzt wählen können, dann nutzen Sie die maximale Möglichkeit.

So organisieren Sie Ihren Postfach richtig

Wie ist dann das Verhalten? Der Ordner Posteingang wird dann gemäß diesem Verhalten immer automatisch komplett runtergeladen. Wenn Sie jetzt 4.526 Emails in Ihrem Posteingang haben, dann dauert es beim ersten mal sehr sehr lage. Da ist aber auch meine Empfehlung, ehrlich gesagt, machen Sie sich einen Unterordner der heißt Posteingang alt, dann schieben Sie alles darunter und haben Sie einen leeren Posteingang und ab sofort sollten Sie vielleicht mal gucken, dass Sie eben, so wie Sie Ihren echten Postkasten auch immer wieder leeren, dass Sie Ihren digitalen Postkasten auch leeren. Denn jeder Briefkasten der länger digital als eine Seite ist, Sie verlieren den Überblick. Also Inbox Zero geht. Ich kann da gerne mal dazu auch nochmal eine extra Episode machen, wenn Sie mögen. Und glauben Sie mir, ich kriege so um die 400 Emails am Tag und ich habe ihn meine Posteingang- und meine Gesendete-Ordner sind abends im Regelfall leer. Das funktioniert. Das heißt, wenn Sie hier unter eben dann Mail synchronisieren gehen, alle und in dem Posteingang da sind dann immer alle drin, wenn Sie einen Unterordner haben, und denn öffnen Sie das erste Mal, dann ist er erstmal leer. Wenn Sie eine Internetverbindung haben, dann wird dieser Ordner gezogen in Abhängigkeit von den Einstellungen die Sie drin haben. Das heißt, wenn Sie da nur 14 Tage haben, dann werde Ihnen auch nur die Emails der letzten 14 Tage gezogen, und das finde ich immer total blöd, denn es ist ja so, dass ich auch oft bei Kunden eben Emails brauche, die eben sehr viel älter sind, also deswegen ist meine Empfehlung immer alle. Wenn Sie dort Email unbedingt für einen Kunden brauchen, dann sollte man, wenn man es wirklich braucht, vorher nochmal sicher gehen, dass er das mit dem Ordner einmal aufgemacht hat, dass man es runtergeladen hat, dass man auf die Anlagefläche draufgetippt hat, dann hat man es nämlich auch einmal offline runtergeladen.

Bei der Gelegenheit übrigens, wenn Sie über Exchange synchronisiert haben, sollten Sie gleich mal gucken in Ihre Einstellungen Kalender, und bei Einstellungen Kalender gibt es einen Hinweis der heißt Syncr, und bei Syncr da bitte auch auf alle Fälle alle Ereignisse wählen, weil es ist für mich völlig sinnbefreit, dass Sie da sagen, was oft ist, eben innerhalb des letzten Monats, wo ich sage, eh, hallo?, geht’s noch?, das macht überhaupt keinen Sinn, zumal leider ja auch keine Terminanlagen, also wenn Sie Dateien an Termine dranhängen in Outlook, was wunderbar funktioniert, wird Ihnen das leider nicht mit raus synchronisiert auf Ihr iPad, auf dem iPhone. Das geht aktuell nur über iCloud-Konten, da geht das. Nur iCloud ist nicht DSGVO-konform im Firmenumfeld nutzbar. Vor dem Hintergrund eben keine Empfehlung, dass Sie das so machen, also deswegen hier alle Ereignisse synchronisieren ist eben etwas was ich sehr sehr wichtig finde. Und in dem Zuge nochmal kleiner Tipp, wenn Sie ohnehin schon bei dem Kalender sind, da gibt es ein Haken Kalenderwochen. Und wenn Sie den anhaken, sehen Sie auch Ihre KWs auf dem iPhone, auf dem iPad, im Standardkalender.

Fazit

Ich hoffe, es war wieder ein kleiner Tipp der Ihnen das Leben ein bisschen leichter macht, und nächste Woche gucken wir uns einmal an, was es mit diesem Thema Standardaccount auf sich hat.

Bis dahin alles Liebe. Ihr Thorsten Jekel.