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In dieser Episode geht es um das Thema Siri-Suchfunktion. Viel Spaß beim Zuhören.


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PhotoSync


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity, und heute zum Thema Siri und suchen. Denn, was ich selbst erst vor Kurzem wieder mal erlebt habe, ist, dass diese Suche uns manchmal nervt, und wie können Sie es abstellen.

Die eingebaute Suchfunktion von iOS

Also Punkt Nr. 1, das Schöne ist, es gibt sowohl beim iPhone als auch beim iPad eine App-übergreifende Suche und die wird mit jeder Version von iOS immer besser. Wie erreichen Sie die? Die erreichen Sie, indem Sie, wenn Sie nicht in einer App sind, also wenn Sie die App-Symbole auf dem Homescreen sehen, dass Sie irgendwo auf dem Schirm, idealerweise zwischen den App-Symbolen mit einem Finger runterstreifen, und dann öffnet sich oben ein Suchfeld. Und jetzt können Sie dort einfach einen Begriff eingeben, und jetzt sucht der eben nach Apps, er sicht nach Inhalten in Apps, er sucht auch sogar schon nach Internetquellen und nach Apps im AppStore. Jetzt haben wir hier zwei Situationen. Die eine Situation ist, dass Sie zu viele Suchergebnisse bekommen. Also Sie suchen nach einer E-Mail und bevor Sie in die E-Mail Applikation gehen, würde ich immer empfehlen das Ganze über die Suche zu machen. Wenn Sie jetzt zu den gehören, die 4.780 E-Mails im Posteingang haben, dann werden Sie sich sicherlich öfter mal darüber ärgern, dass Sie einfach zu viele Suchergebnisse bekommen.

Die häufigsten Fehler bei der Nutzung der Suchfunktion

Das Problem können Sie natürlich symptomatisch dadurch lösen, ich werde immer wieder gefragt, wie kann man denn die Suche verbessern und ich gebe Ihnen daher, glaube ich, ein paar Tipps, aber das Wichtigste ist löschen, löschen, löschen. Viele Sachen brauchen ich doch nicht mehr löschen, und ich muss alles aufbewahren. Also im Regelfall wird zu viel aufbewahrt, was man gar nicht aufbewahren muss. Und eben das Thema ist, wir haben teilweise bis zu zwei Stunden am Tag, die an Arbeitszeit vergeudet wird durch Suchen, und meine Beobachtung – ich bin ja mittlerweile seit über 30 Jahren in Unternehmen unterwegs als Angestellte, und seit 10 Jahren als freier Berater, das einfach in vielen digitalen Systemen zu wenig gelöscht wird und dann habe ich eben, wenn ich so eine E-Mail-Konversation habe, wo es um ein Thema geht und immer wieder hin und her Pingpong, wenn ich nur die letzte E-Mail beispielsweise aufbewahre, und alles vorher lösche, habe ich genau einen Suchtreffer, wo ich den gesammten Vorgang drin habe. Wenn ich aber die nicht zwischendurch lösche, oder wenn ich nicht sage, ich schließe die E-Mail ein, sondern schreibe irgendwie eine neue E-Mail, dann habe ich zu einem Vorgang, habe ich natürlich ganz viele Suchtreffer und dann wird es schwierig. Also deswegen löschen und bitte auch wirklich immer im Zweifelsfall die alte Historie dranhängen lassen, weil ich erlebe das immer wieder, dass die Leute sagen, ah, das ist so nervig, wenn da so viel dranhängt. Ich finde es viel nerviger, wenn ich dann mir das Ganze aus vielen verschiedenen E-Mails zusammensuchen muss. Jetzt haben wir eben die Situation zu viele Suchergebnisse.

Das Hauptproblem ist, wenn Sie zu wenig löschen

Das eine Thema ist, dass Sie zu wenig gelöscht haben. Das zweite Thema ist, dass Sie zu viele irrelevante Apps angezeigt bekommen, die Sie nie nutzen. Oder, wenn Sie beispielsweise Outlook nutzen, und Sie suchen gar nicht die native E-Mail-Applikation, dann kriegen Sie eben eine E-Mail die Sie suchen, sowohl einmal angezeigt als Treffer in der nativen App, als auch im Outlook. Dann können Sie in den Einstellungen Suchen und Siri, oder Siri und Suchen, können Sie einstellen, in welchen Apps der den suchen soll. Das heißt, hier finden Sie alphabetisch aufgelistet alle Applikationen, die entsprechend im Rahmen der Suche mit inkludiert werden. Und hier können Sie zum einen schon mal sagen, in welchen Apps soll gar nicht gesucht werden, welche sollen gar nicht angezeigt werden. Dann können Sie sagen, okay, ich möchte vielleicht nicht in der App suchen, aber ich möchte die App angezeigt bekommen. Denn ich starte beispielsweise viele Applikationen über die Suche, wo ich sage, ich weiß gar nicht, wo die gerade ist, die nutze ich auch nicht häufig, ziehe ich runter, tippe OUT ein, dann kommt sofort Outlook und dann kann ich drauftippen und öffne diese Applikation. Kann aber beispielsweise, weil ich mehr eben mit den nativen E-Mail-Applikationen arbeite, beispielsweise, dann wieder sagen, ich möchte keine Inhalte in Outlook dort drin haben. Also deswegen stellen Sie das Ganze entsprechend ein, also das funktioniert wunderbar in Siri und Suche. Es wird Ihnen nicht synchronisiert über die verschiedenen Systeme. Das heißt, Sie müssten es einmal einstellen beim iPhone, Sie müssten es einmal einstellen beim iPad, und vielleicht noch mal ein praktsicher Typ, wenn Sie irgendwas runterziehen, Sie suchen was, ich habe beispielsweise vor Kurzem die App PhotoSync gesucht, ziehe runter und die kommt nicht. Und da war ich jedesmal genervt und sagte, Suche ist doof, bis ich dann mal auf den Trichter (? 05:07) kam, okay, ich gehe mal in den Einstellungen Siri und Suchen, und selbst dann mal den Haken bei der Applikation PhotoSync, dass ich sage, hier möchte ich diese App angezeigt bekommen. Also bevor sich ärgern, in dem Moment, wo Sie was nicht finden, gehen Sie kurz rein in die Einstellungen Siri und Suchen, dann finden Sie das beim nächsten Mal. In dem Moment, wo Sie ein Ergebnis haben, was Ihnen zu viel ist, nehmen Sie es bei Siri und Suchen entsprechend raus, und denken Sie nicht dran zu löschen. Vielleicht beim Thema löschen auch nochmal einen tollen Tipp, den ich vom Tiki Küstenmacher im Rahmen seines Buches „Simplify Your Life“ aufgenommen habe, und zwar in dem Moment, wo Sie was in den Unterordner schieben, sei es bei E-Mails, bei Dateien, auch in Papierordnern, bitte immer mindestens zwei Elemente löschen. Weil meistens ist es eine Einbahnstraße. Wir schieben immer nur fleißig in diese Unterordner rein und löschen nie was. Und wenn sich angewöhnt, wenn Sie in so einen reingehen und was reinschieben, in dem Moment einfach mal kurz drüber gucken und es ist total easy, Sie können immer zwei Sachen löschen, die Sie nicht mehr brauchen, dann werden es nämlich nicht mehr E-Mails, sondern dann werden es wenige E-Mails und dann finden Sie die Sachen sehr viel schneller, weil Sie können sich die Suche einstellen, wie Sie lustig sind, der größte Engpass ist wirklich immer dieses Thema des Löschens.

Fazit

Also ich vergleiche es immer, wenn ich gefragt werde zu sagen, ach, die Suche ist so doof, können Sie mir nicht bessere Tipps für die Suche geben? Das ist für mich so ein bisschen, wie wenn mich jemand morgens anspricht und sagt, boah, meine Kopfschmerztablette, die funktioniert irgendwie nicht. Also immer, wenn ich abens saufe, dann habe ich irgendwie morgens Kopfschmerzen, und ich habe schon alle möglichen Kopfschmerztabeletten probiert, können Sie mir nicht eine bessere empfehlen? Und ich sage, Mensch, leute, hört doch einfach auf am Abend zu saufen, also sprich, die Symptome nicht bekämpfen, sondern die Ursache. Und die Ursache für eben Probleme mit der Suche ist vor allen Dingen, wenn man zu wenig löscht, und ich weiß, da bin ich ein bisschen nervig, aber ich versuche Ihnen auch gerne immer einfach mal so ein bisschen ein paar Impulse zu geben, die vielleicht ein bisschen nervig sind, aber Sie zum Nachdenken anregen. Denn Albert Einstein soll irgendwann gesagt haben, sinngemäß, die reinste Form des Wahnsinns ist immer das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. Und deswegen, wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, wunderbar, wenn Sie nur drei E-Mails am Tag kriegen, wenn Sie alle E-Mails abends schaffen, wenn Sie die alle schnell suchen, machen Sie es wie bisher. Sollten Sie, so wie ich es häufig beobachte, eher in E-Mails versinken, dann ist das mit der Suche vielleicht eine gute Idee, sich erstens richtig einzustellen, und zweitens vielleicht etwas mutiger zu löschen.

In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie auch, obwohl ich manchmal anstrengend bin, beim nächsten Mal wieder mit dabei sind, wenn es heißt produktiver mit dem iPad. Ihr Thorsten Jekel.