In dieser Episode lernen Sie, wie das Dateimanagement auf dem iPad funktioniert und wie Sie mithilfe des WebDAV-Protokolls effektiv auf Ihre Laufwerke bzw. Dateien zugreifen können. Viel Spaß beim Zuhören.


Weiterführende Links

HiDrive

PDF Expert

Dracoon

Agree21Doksharing

Citrix ShareFile

Notability

AnyFont

WPS Office

Polaris Office 2019


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem heutigen Schwerpunkt WebDAV-Schnittstelle.

Diejenigen, die vielleicht nicht so EDV-affin sind, sondern eher auf der Entscheider-Ebende unterwegs sind, werden jetzt vielleicht etwas erschrecken, weil sie sagen, boah, WebDAV, wie technisch ist das denn? Was ist die Idee von WebDAV.

WebDAV – die Idee

Die Idee von WebDAV ist, dass Sie damit auf Netzlaufwerke zurückgreifen können, in Ihrem Unternehmen, oder auch auf einige Cloud-Dienste. Und diejenigen, die jetzt besonders EDV-affin sind, die werden sagen, oh nee, wie alt ist denn der Jekel. Ja, ich bin 50 geworden letztes Jahr. Ja, ich habe 1988 bei Nixdorf angefangen, da gab es noch grüne und bernsteinfarbene Bildschirme. Also ja, ich bin schon etwas länger in der Branche unterwegs, aber ich weiß auch, dass es mit SMB beispielsweise eine Schnittstelle, die einige IT-Kollegen bevorzugen, um an Netzlaufwerke dran zu kommen. Weshalb empfehle ich trotzdem WebDAV?

Meine Empfehlung heißt WebDAV

Zum einen ist es so, dass einige Cloud-Dienste nur einen WebDAV-Zugang ermöglichen, wie beispielsweise Hidrive von Strato und es gibt auf der anderen Seite einige Apps, die auch nur WebDAV zulassen. WebDAV ist eine Schnittstelle, die auch schon eine gewisse Basisverschlüsselung hat und die, wenn Sie Benutzer-Berechtigung haben, diese Benutzer-Berechtigungen auch nicht nochmal erfordert, neue einzurichten, sondern die bestehenden Benutzer-Berechtigungen werden genutzt. Das ist also wirklich ganz praktisch.

Natürlich gehen Sie idealerweise nicht einfach nur per WebDAV auf Netlaufwerke auch drauf, sondern verbinden das mit einem sogenannten VPN-Zugang, virtuelles privates Netzwerk heißt das, und die Idee davon ist, dass ihr Server im Internet nicht öffentlich erreichbar ist, aber für Sie. Das ist so ein bisschen wie eine geheime Telefonnummer, die nicht im Telefonbuch – Schrägstrich bei Google steht. Das heißt, dass Sie erreichbar sind, wenn jemand diese Geheimnummer kennt, die Sie selbst eben kennen. Und WebDAV können Sie so ein bisschen vergleichen mit, wie wenn Sie eine Geheimnummer in einem fremden Land anrufen, in Frankreich vielleicht, dann müssen Sie sich eben einigen, ob Sie Englisch, Französisch oder Deutsch reden, und die Sprache heißt in der EDV-Welt Protokoll.

Wie funktioniert die WebDAV-Schnittstelle im PDF Expert

Jetzt gibt es einige Apps, die diese WebDAV-Schnittstelle eben anbieten, und das ist zum einen meine Lieblingsapp PDF Expert. Wenn Sie hier über WebDAV Ihre Laufwerke oder Clouddienste anbieten, dann haben Sie sogar den großen Charme, dass Sie diese dirket auch offline synchronisieren können, und dass nicht nur auf Dateiebene, sondern sogar auf Ordnerebene. Und dann wird ein Schuh draus, beziehungsweise der produktiven Nutzung des iPads, dass Sie nämlich immer Ihre Dateien vor Ort auch offline zur Verfügung haben. Ich höre ja immer wieder, ja, wir sind doch immer online und virtuell arbeiten, da sage ich, ja virtuel Arbeiten gute Idee, ganz toll, ich war schon bei Union Investment mitten im Bankenviertel, LTE-Sendemast auf dem Dach und wenn ich drin bin, dann bin ich offline. Die Kolleginenn und Kollegen ziehen aber bald um, also von der Seite wird sich dies vielleicht ändern, aber ein Beispiel dafür, dass Sie teilweise auf dem Parkplatz noch Internet haben, aber eben nicht mehr, wenn Sie beim Kunden sind. Und dann ist es einfach unprofessionell, wenn man dann auf eine Internetverbindung angewiesen ist und viele drucken sich es dann doch wieder als Backup aus. Und dann sage ich, nein, Backup nicht ausdrucken in Papier, sondern Backup ausdrucken sinnigerweise dann über eine Offline-Synchronisation mit WebDAV.

Der PDF Expert hat eine etwas rudimentäre Dateischnittstelle, und zwar wenn Sie auf dem Gerät die iCloud-Funktionalitäten nicht per MDM deaktiviert haben, dann sehen Sie im PDF Expert auch den Speicherort iCloud, und was dann verwirrend ist, ist,wenn Sie dann sagen öffnen, dann können Sie auf alle Speicherorte zugreifen, die Sie in der Dateienapp verbunden haben. Und vielleich nochmal einen Schritt zurück. Wie ist das Konzept der Dateinapp?

Das Konzept der Dateienapp

Das Konzept der Dateienapp ist so, dass Sie dort Speicherorte anhaken können, und diese Speicherorte sind so, dass die immer dann hinzugefügt werden, wenn eine App installiert ist, die einen Speicherzugriff in irgendeiner Form bereitstellt. Also wenn Sie beispielsweise Dropbox installieren als App, dann wird, wenn Sie in der Dateienapp links oben auf bearbeiten klicken, auch Dropbox angezeigt, und Sie es dann anhaken. Wie ist es bei WebDAV?

So funktioniert die WebDAV-Schnittstelle

Bei WebDAV ist das so, dass Sie hier dafür auch entsprechende Apps brauche, und ich sprach gerade an das Thema PDF Expert. PDF Expert kann diese WebDAV-Laufwerke verbinden. PDF Expert hat auch die Möglichkeit, dass Sie über öffnen iCloud dann die Dateienapp aufmachen. Was aber ziemlich blöd ist, ist, dass Sie zwar den Speicherort in der Dateienapp zwar sehen, aber nicht auf die im PDF Expert verbundenen Netzlaufwerke, die über WebDAV oder andere Dienste verbunden sind, dort darauf zugreifen können. Das finde ich etwas schade. Jetzt kennen Sie mich ja, ich akzeptiere ja kein Nein, sondern ich suche immer eine Lösung. Die Lösung, die ich in die Hand anbieten kann ist, den FileBrowser for Business. Den gibt es auch in einer kostenfreien Variante. Ich empfehle Ihnen immer die bezahlte Variante, und dort können Sie auch einen WebDAV-Laufwerk wunderbar verbinden. Natürlich auch SMB und so weiter, aber eben, wenn Sie schauen beispielsweise, wenn Sie mit Pages, Numbers und Keynote arbeiten, dann haben Sie da eben keine SMB-Schnittstelle, sondern eine WebDAV-Schnittstelle, und vor dem Hintergrund empfehle ich dann eben mehrere Zugänge auf einem Firmenserver zu öffnen und damit mehrere Ports und Türe aufzumachen und das Sicherheitsrisiko zu erhöhen, sondern ich empfehle dort den kleinsten gemeinsamen Nenner, nämlich WebDAV, dort zu nutzen.

Und wenn Sie das Ganze im FileBrowser for Business machen, dann ist das so, dass Sie diese Laufwerke und auch die synchronisierten Laufwerke dann auch in der Dateienapp sehen. Und das ist wirklich klasse, und jetzt fragen Sie sich vielleicht, weshalb soll ich denn die Dateienapp nehmen und nicht die ursprüngliche App. Da gibt es zwei Gründe dafür. Also zum einen ist es manchmal eine gute Idee, beides durchaus zu haben, weil die Apps manchmal leistungsfähiger sind, wie eben im FileBrowser for Business oder eben natürlich auch der PDF Expert als in der reinen Dateienapp. Auf der anderen Seite können Sie sowohl die Dateienapp, als auch den FileBrowser for Business und genauso auch den PDF Expert in der Splitscreen-Ansicht nebeneinander darstellen. Wozu ist das gut? Es ist dazu gut, wenn Sie zwischen zwei Verzeichnissen etwas hin und her kopieren wollen. Denn innerhalb einer App verschieben Sie im Regelfall, wenn Sie per Drag’n’Drop arbeiten als wenn Sie in der Dateienapp was hin- und herziehen, wenn Sie in der PDF Expert App, in der FileBrowser-App mit dem Finger einfach was per Drag’n’Drop ziehen, dann verschieben Sie die Datei. Machen Sie beide jetzt miteinander drauf, dann kopieren Sie es. Beides braucht man manchmal. Also das ist das eine.

Zum zweiten sind nicht alle Dateienapps auch Splitscreen-fähig. Ein Beispiel ist die App Dracoon oder in Volks- und Raiffeisenbankenumfeld heißt sie Agree21Doksharing. Und diese Applikation, die einen ganz tollen WebDAV-Zugriff ermöglicht, damit Sie über 21 Daten zwischen dem Bank-PC und zwischen dem iPad austauschen können, die ist leider nicht Splitscreen-fähig. Jetzt sagen Sie wieso müsste die Splitscreen-fähig sein? Ja, wenn Sie beispielsweise eine Anlage in eine E-Mail dranhängen, dann öffnen Sie doch idealerweise die E-Mail im Splitscreen-Modus und daneben die Dateienapp, und dann ziehen Sie diese Anlage einfach rüber – geht in beide Richtungen. Und Sie erinnern sich vielleicht an die Episode letzte Woche, wo ich Ihnen den Tipp verraten habe, dass Sie per Drag’n’Drop auch eine E-Mail in den Kalender ziehen können und das Ganze verlinkt wird. Also Drag’n’Drop ist eine ziemlich coole Idee, setzt allerdings voraus, dass beide beide Applikationen Splitscreen-fähig sind, also sich auf die Hälfte verkleinern lassen aus dem Ursprünglichen. Das lässt die Agree21Doksharing-App nicht zu, aber das coole ist, dass in der Dateien-App Sie so komplett integriert ist, dass es dann Drag’n’Drop-fähig ist. Leider gibt es noch eine dritte Kategorie an Applikationen, die als Applikation selbst nicht Splitscreen-fähig sind, und auch noch leider den Nachteil haben, dass sie in der Dateienapp nicht voll integriert sind, sondern in einem kleinen Fenster aufgehen. Hier mal zwei Beispiele dafür. Das ist einmal Hidrive Strato, da können Sie zwar in der Splitscreen-Ansicht dort das so machen, dass Sie das zur Hälfte öffnen, aber dann öffnet sich ein kleiner Fenster und da können Sie trotzdem dann leider nicht per Drag’n’Drop arbeiten. Und das zweite ist beispielsweise Citrix-Sharefile, das einer meinen Kunden einsetzt, und bei Citrix-Sharefile ist es wieder so, dass auch weder die App Splitscreen-fähig ist, noch können Sie die Sachen dort in der entsprechenden Schnittstelle hin- und her ziehen. Das ist ein bisschen ärgerlich, kann man aber zum Teil lösen. Lösen können Sie es dann, wenn Sie von draußen per WebDAV darauf zugreifen können. Das geht nicht bei Citrix-Sharefile, aber das geht bei Strato Hidrive. Hier können Sie diesen Dienst per WebDAV anbinden, und per WebDAV dann beispielsweise im FileBrowser for Business anbinden. Wenn Sie das machen, dann haben Sie diese Anbindung Splitscreen-fähig im entsprechenden Dateinmanager des iPads, also in der Dateienapp. Und dann wird ein Schuh draus.

Also viele sagen immer, Mensch, dieses Thema Dateinmanager fehlt doch auf dem iPad, früher fehlte der wirklich, und so ein paar Tricks muss es immernoch geben, und ich freue mich schon auf iOS 13, weil ich vermute mal, dass es dort noch mehr Möglichkeiten des Dateimanagements gibt. Das was beispielsweise als Gerücht auch kolpoltiert wird, dass es wohl möglich sein wird, mehrere Dateien gleichzeitig in einer App aufzumachen, wenn das auch beispielsweise bei Dateienapp gehen sollten, dann braucht man natürlich nicht mehr zwischen zwei Apps irgendetwas hin- und her zu kopieren.

Weitere interessante Apps mit der WebDAV-Integration

Ja, welche weitere interessante Apps gibt es noch mit WebDAV-Schnittstelle? Zum einen etwas, wo man im ersten Schritt überhaupt nicht daran denkt. Es gibt mit Notability 8 eine Notizenapp, die einen WebDAV-Backup hat. Und das ist total genial, weil hier können Sie eben nicht nur auf Cloud-Services die Sachen sichern, Ihre Notizen, sondern eben beispielsweise als Volks- und Raiffeisenbank über die WebDAV-Schnittstelle auf Ihrem Agree21-Datenraum. Und dann haben Sie eben den Effekt, dass Sie die Notiz die Sie schreiben auf dem iPad, dass die automatisch als PDF-Datei synchronisiert wird auf Ihrem PC und damit können Sie es auf dem PC sehen, gegebenenfalls andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die darauf Zugriff benötigen und Sie haben den zusätzlichen Charme, dass Sie eine automatische Datensicherung haben.

Ich erlebe das immer wieder, dass dann wenn aus Versehen eine App gezogen wird, alle Notizen weg sind, oder wenn das Gerät herunterfällt oder gestohlen wird, dass dann Notizen weg sind und somit haben Sie eine automatische Datensicherung. Also da denkt man im ersten Schritt nicht so dran, und viele Anwender fragen immer, wo kann ich das auf dem iPad abspeichern? Und ich sage immer, speichern Sie es immer im automatisch offline synchronisierten WebDAV-Dingen ab, und viele IT-ler sagen, ja, das ist so ein Teufelszeug von draußen darauf zuzugreifen, ich finde in der Gesamtbetrachtung es viel schlimmer, wenn Dateien nur auf iPads liegen und hier keine automatische Datensicherung erfolgt, dann ist aus meiner Sicht das Risiko viel höher. So kann ich ein Gerät auch fremd löschen, ohne dass ein Vorstand interveniert, weil der sagt, ne, da könnte ich nochmal die Daten retten, wenn ich das Gerät nochmal finde. Nö, Sie machen es platt, weil Sie haben hier eine automatische Datensicherung.

Ja, welche interessanten Apps gibt es noch? Ich habe hier schon PDF Expert 6 angesprochen, ich habe den FileBrowser for Business angesprochen, der vor allen Dingen ein Dateimanager ist und der FileBrowser for Business bietet eben sehr schöne Möglichkeiten und man kann sogar das Ganze auch per Mobile-Device-Management zentral konfigurieren. Einer meiner Kunden der Genossenschaftsverband beispielsweise, im genossenschaftlichen Verbund, die greifen über den FileBrowser auf Netzlaufwerke zu. Also wenn Sie schauen, wenn wir hier beim Genossenschaftsverband sind, der ja auch der Prüfungsorgan für die Volks- und Raiffeisenbanken sind, also wenn die nach intensiver Prüfung von draußen den Zugriff auf Netzlaufwerke zulassen, dann finde ich, sollte man es als nicht reguliertes Unternehmen ja durchaus dann mal eher darüber nachdenken. Also hier erlebe ich oft eine Burgmentalität der IT, die sagt, nein wir nageln hier alles zu, übersehen aber leider irgendwie, dass hinten so eine Planke ist, wo die halbe Burgbevölkerung rein- und rausgeht. Weil, was ich immer erlebe, die Leute finden entweder Mittel und Wege auf dem Gerät, dass Sie beispielsweise Browser-basierte Cloud-Services nutzen, die die IT vergessen hat zu sperren, oder sie bringen einfach ihre privaten Geräte mit. Und wenn Sie glauben, das ist Theorie?… ich erlebe das regelmäßig, weil die Leute sagen, ach ne, dann nehme ich mein eigenes Gerümpel mit und dann werden Sachen an die private E-Mail-Adresse weitergemailt, auf den privat synchronisierten Kisten gearbeitet, weil es einfach komfortabler ist, und realistisch und relevant ist immer die wirklich realisierte IT-Sicherheit.

Ja, was gibt es noch an interessanten Apps. Pages, Numbers und Keynote nannte ich schon. Keynote muss man mal aufpassen, die ist nicht ganz so kompatibel zum Thema Powerpoint. Wenn Sie Schriften installieren, es können Sie über Anyfont oder über Mobile-Device-Managementsystem, dann lösen Sie häufige Kompatibilitätsprobleme, aber gerade bei komplexeren Animationen bin ich dann eher ein Freund von Powerpoint selbst, das eben die Möglichkeit hat über „mehr“ dann auch den Dateinmanager zu öffnen und auf WebDAV verbundene Laufwerke zurück zu greifen, und ich bin ein großer Freund von WPS Office.

WPS Office ist eine Office-Applikation, die eine WebDAV-Schnittstelle hat. Leider funktioniert die nicht mit allen WebDAV-Services, also beispielsweise funktioniert sie leider nicht mit Agree21Dockshare. Da bin ich noch irgendwie dran rauszufinden, weshalb das so ist, da sehe ich immer nur eine Hashanzeige(?), also falls Sie diesen Podcast gerade hören und sagen, da habe ich eine Lösung dafür, das Problem kenne ich, das habe ich gelöst, und lieber Herr Jekel, da hast du irgendwo noch eine Wissenslücke, dann schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Ich freue mich da immer von Ihnen zu lernen. Ich lerne auch jeden Tag was dazu. Hab erst letzte Woche wieder an einem Seminar was gelernt, wo ich bei Notability 8, das hier auch per WebDAV arbeitet, sagte, Mensch, Sie können so links über den Bildschirm reinschieben und dann geht die Liste Ihrer Notizen auf, und dann haben Sie drei Punkte und dann können die links oder rechts neben der bestehenden Notiz öffnen. Und dann sagte mir der Trainingsteilnehmer, Herr Jekel, Sie können die sogar mit dem Finger einfach links oder rechts neben die andere Notiz(?) …, vielen Dank, den kannte ich noch nicht. Oder im Agree21Doksharing war die Frage, Mensch, wie kann ich denn dort auch Dateien freigeben, und dann behauptete ich so locker flockig, das geht leider nur im Webbrowser. Und dann sagte mir ein anderer Teilnehmer, Jekel, das geht auch in der App, da musst du nur von rechts nach links über die Datei schieben und auf „mehr“ tippen und dann hat man auch die Freigabe-Option. Also ich bin sehr sehr dankbar, lerne immer wieder in meinen Seminaren dazu, freue mich da auch.  

Ja, was ich auch von einem meiner Kunden als Tipp bekommen habe ist Polaris Office 2019. Polaris Office ist nicht ganz so kompatibel wie das WPS Office, was ich von der Kompatibilität her für das Leistungsfähigste halte, aber es hat eine WebDAV-Schnittstelle, die eben auch mit Agree21Doksharing funktioniert, also deswegen auch nochmal einen Blick wert, das Ganze.

Abschließende Worte

Diejenigen, die beim Thema Doksharing und bei den Volks- und Raiffeisenbanken immer noch daran interessiert sind, okay, was gibt es da noch, also da gibt es noch einige mehr Sachen, die kommen. Bitte um Verständnis, dass ich da jetzt im Vorfeld (die kommen noch) etwas zurückhaltend bin. Ich werde da immer sehr gut versorgt mit Informationen aus Karlsruhe, verspreche aber, dass ich natürlich nicht Dinge verrate, die erst auf der (…) kommuniziert werden. Sollten Sie da nochmal Unterstützung brauchen, sollen Sie nach Nachfragen haben, dann schreiben Sie mir einfach gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de.

Und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenn es wieder darum geht, wie Sie noch produktiver mit dem iPad werden. Bis dann. Ihr Thorsten Jekel.