In dieser Episode erfahren Sie, wie Sie als Steuerberater (auch bei ASP) auf Ihre Netzlaufwerke zugreifen können. Viel Spaß beim Zuhören.
Weiterführende Links
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und dem Schwerpunkt diesen Monats, des sicheren und komfortablen Datenaustauschs.
Heute schauen wir uns exemplarisch und gerade ganz besonders DATEV-Steuerberater an, wie Sie auf Ihre Netzlaufwerke von unterwegs drauf zugreifen können. Das ist natürlich nicht nur für Steuerberater attrkativ, weil ich erlebe es immer wieder, dass viele User Ihr iPad draußen haben, Sie zugreifen können auf Ihre E-Mails, und Sie dann aber irgendwo Ihre Dateien, die Sie mit E-Mails bekommen in Apps abspeichern und die dann wieder zurückmailen, dann sind die wieder zu große, dann haben Sie die Version auf dem iPad, aber wieder nicht auf dem PC, wenn Sie weiter bearbeiten. Dann bekomme ich ja wieder die Frage, wie kann ich das denn sichern, was ist denn, wenn mein iPad geklaut wird, dann sind alle Daten weg. Für mich ist das einzige, was wirklich Sinn macht, dass Sie immer Ihre wichtigsten Netzlaufwerke, und das muss nicht das komplette Netzlaufwer sein, das können durchaus Unterordner sein, die Sie dediziert dafür nutzen, aber dass Sie zumindest die Datei, die Sie unterwegs brauchen auch im Zugriff haben, dass Sie die auch im Zugriff haben, wenn Sie keine Internetverbindung haben, und dass Sie, wenn Sie da was ändern, das automatisch zurück synchronisiert werden, und Sie auf dem PC weiter arbeiten können, oder für diejenigen von Ihnen, die mit einer Assistenz arbeiten, dann auch der Assistent / die Assistentin dann auch darauf zugreifen kann. Also für mich macht ein iPad nur wirklich dann Sinn, wenn ich von jedem Gerät immer auf alle meinen Dateien zugreifen kann, und wenn ich unterwegs was ändere, dass es automatisch eben zurück gespeichert wird, dass in der Kanzlei darauf zugegriffen werden kann, im Büro darauf zugegriffen werden kann. Und, natürlich auch ganz wichtig, Sie bekommen was per E-Mail, können es abspeichern auf einem Netzlaufwerk, oder Sie möchten etwas an eine E-Mail dranhängen. Da dürfen Sie ausnahmsweise mal denken wie beim PC. Weil bei PC wollen Sie auch Dateien mal abspeichern oder Anhänge an eine E-Mail, die Sie irgendwo dran haben. Jetzt sagen die IT-ler ja, das ist aber noch ein Risiko. Natürlich ist das ein Risiko, wenn Sie von draußen auf die Dateien zugreifen. Und ich habe hier immer gerne dieses Bild der mittelalterlichen Burg, das heißt, die IT-ler haben es immer am liebsten, wenn die Zugbrücke immer oben ist. Also keiner kommt rein, keiner kommt raus. Und dass mal übersetzt auf die Daten, keine Datei kommt rein, keine kommt raus. Das Problem ist nur, wenn Sie die Zugbrücke immer oben haben in einer Burg, irgendwann verhungern Sie. So das heißt, deswegen ist die Idee dieser Zugbrücke, ja dass sie nicht zugenagelt ist, sondern dass man die ab und zu mal kontrolliert runter lassen kann. Natürlich ist dann das Risko, dass jemand im Sturmangriff dann die Burg stürmt, oder dass jemand unter der Brücke sich irgendwie durchschlängelt und dann reinwischt. Jaa. Auf der anderen Seite haben Sie aber den deutlichen Produktivitätsvorteil, dass Sie mit diesen Dateien arbeiten können.
Das Zweite, was ich immer wieder höre, weil was empfehle ich immer, natürlich VPN, da dürfen wir uns alle einigen, also VPN steht für Virtuelles Privates Netzwerk, das heißt, Ihr Dateiserver sollte nicht ungeschützt im Internet stehen, sondern sollte über VPN nicht öffentlich im Internet stehen, sondern nur für Sie. Ich vergleiche es immer gerne mit einer Geheimnummer, die nicht im Telefonbuch steht, auch nicht über die Auskunft zu kriegen ist, das heißt, der Server ist nur dann zu finden, wenn Sie genau diese Telefonnummer wissen, wie bei einer Geheimnummer, das ist die Idee von VPN. Dann die Frage ist, wenn Sie jetzt mal schauen, Sie rufen jemand an auf eine Geheimnummer in Frankreich beispielsweise. Dann müssen Sie sich vorher einigen, reden wir jetzt Französisch, reden wir Deutsch oder reden wir Englisch? Und das was Sie dort machen, welche Sprache Sie sprechen, heißt in Nativsprache das Protokoll. Und das Protokoll, was ich immer empfehle ist WebDAV. Jetzt schreien viele IT-ler auf und sagen, aah, WebDAV ist alt, ist langsam, ich will SMB. Und SMB ist in der Windows-Welt zurecht die eher favorisierte Variante, denn sie ist schneller, sie ist performanter, sie ist besser zu administrieren, ich gebe den IT-lern völlig recht. Das Probelm ist nur, dass viele Apps eben nur eine Schnittstelle haben für das Synchronisieren von Netzlaufwerken und das ist dann oft leider nur die WebDAV-Schnittstelle. Das ist praktisch so der kleinste gemeinsame Nenner, und bevor man dann sagt, okay, ich mache SMB und WebDAV, dann sage ich immer nicht zwei Zugbrücken runterlassen, sonder nur eine, nämlich diese eine Variante WebDAV. Vielleicht noch mal zurück zu kommen zu diesem mittelalterlichen Burg. Was ich dann oft habe, vorne ist alles zu und hinten ist da noch so eine Planke, wo die ganze Burgbevölkerung fleißig rein und rausgeht, also ich nenne dass dann oft auch Pseudosicherheit, also da werden doch irgendwo Dienste wie Dropbox und sonstige Dinge genutzt, weil die IT nichts Vernünftiges zur Verfügung stellt. Denn die User wollen Dateien austauschen zum produktiven Arbeiten, und wenn Sie als IT das nicht zur Verfügung stellen, dann werden die Anwender ganz schnell kreativ im Sinne von Cloud-Services, im Sinne von USB-Sticks und ja, man kriegt da USB-Sticks an iPads, also wenn Sie meinen, das ist doch kein USB-Anschluss, es gibt genügend Lösungen wie das geht, also, und glauben Sie mir, die Anwender kommen dadrauf, das ist keine Rocket Science. Deswegen was ich immer wieder erlebe, wenn in iPad-Rollout-Projekten, die ich ja regelmäßig mache, dann vernünftige Datenaustauschlösungen realisiert habe, dann erlebe ich es immer wiede, dass die Außendienstler hinterher zu mir kommen und sagen, wissen Sie was Herr Jekel, ich brauche doch meine Dropbox nicht mehr, das ist ja noch viel doller. Weil mit der Drobox hatte ich bisher mal das Problem, da kam ich ja überall drauf, nur nicht auf meinem Firmen-PC. Jetzt komme ich auf iPad, iPhone und auf meinem Firmen-PC drauf. Und ja, ich komme auf meinem privaten PC da nicht drauf, aber das brauche ich ja gar nicht. Ich will ja gar nicht mit meinem privaten PC arbeiten, wenn ich das auch auf dem dienstlichen PC machen kann. Und da schließen sich dann doch einige Compliance-Kreise wieder, die vorher doch gewaltig offen sind, recht häufig zumindest, sicherlich nicht bei Ihnen im Unternehmen, aber ich nehme das doch dann ab und zu mal wahr. Ja, also zugreifen eben bitte über VPN, da sind wir uns immer einig. Über WebDAV und hier eine entsprechende Portfreigabe, beziehungsweise Weiterleitung sagen die Kollegen, und SMB, ja, der IT-ler hat recht, ist das bessere, aber das iPad kann zwar manchmal auch beides in vielen Apps aber eben nicht in einer. Wie können Sie dann darauf zugreifen? Sie können zugreifen zum einen über die App PDF-Expert. Das empfehle ich immer, da können Sie dann unter Netzwerk hinzufügen WebDAV hinzufügen. Da ginge beispielsweise auch SMB, ja, aber leider nicht in anderen Apps. Also was Sie auch machen können, Sie können das im Filebrowser for Business, das empfehle ich, weil der noch eine bessere Integration in die Dateien-App hat, das heißt, wenn Sie vielleicht die letzten Episoden gehört haben, dann erinnern Sie sich vielleicht, wenn Sie die Dateien-App aufmachen, sehen Sie alle Apps mit den Sie irgendwo Dateien austauschen können, verbunden haben. Wenn Sie dann auf den PDF-Expert tippen, dann sehen Sie leider immer nur die lokalen Dateien, auch wenn Sie Netzlaufwerke verbunden haben. Wenn Sie den Filebrowser installiert haben, dann ist das so, dass Sie auch wunderbar sehen, was Sie dort entsprechend integriert haben. Wenn Sie ein WPS Office nutzen, mal testen, bei einigen Servern funktioniert es, bei einigen Servern funktioniert es nicht, aber mit dem Filebrowser for Business funktioniert es auf alle Fälle. Und vielleicht noch mal der Hinweis, den Filebrowser for Business kann man auch zentral konfigurieren, dass beispielsweise Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur auf Ihre Netzlaufwerke darauf zugreifen können, aber nicht auf Cloudservices. Das kann man sowohl am Gerät einstellen, als auch entsprechend sogar noch mal zentral bei einem Mobile-Device-Managementsystem. Ja, Sie können natürlich auch onine darüber zugreifen, dass heißt, wenn Sie eine Verbindung haben, aber eben auch offline. Das heißt, was Sie machen können, und im PDF-Expert und im Filebrowser können Sie jeweils sagen, ich wähle ein verbundenes Laufwer an, tippe dann auf synchronisieren und dann haben Sie es auch offline zur Verfügung. Also somit können Sie darauf zugreifen. Und jetzt gibt es in der DATEV-Welt drei Varianten. Es gibt einmal die Möglichkeit, Sie haben Ihren eigenen Server, es gibt die Möglichkeit, Sie haben Partner-ASP, oder Sie haben das Kleine, also Cloud-IT, oder das große ASP von der DATEV.
Wenn Sie einen eigenen Server haben, dann empfehle ich immer mit Ihrem IT-ler das sicher zu stellen, dass er das für Sie so einrichtet, natürlich mit einer vernünftigen Firewall, natürlich mit VPN und dann WebDAV. Ja, es ist eins Risiko, dass noch von draußen drauf zugreifen kann, allerdings auf der anderen Seite mit dem Produktivitätsvorteil. Wenn Sie ein Partner-ASP haben, dann hängt das immer sehr stark davon ab, wie Ihr ASP-Partner das einrichtet, aber das ist dann einfach ein Thema, wo Sie mit Ihrem ASP-Partner sprechen und sagen, das hätte ich gerne. Und jetzt gibt es noch eine Sonderlösung, die ich mit der Kanzlei Nicker vor Kurzem und deren IT Verantwortlichen mal erarbeitet hatte, weil die sind ASP-Kunde. Und jetzt ist bei dem großen ASP der DATEV, ist es definitiv so, dass Sie nicht auf die Netzlaufwerke zugreifen können. Die DATEV hat das so, dass sie aus Sicherheitsgründen sagt, nein, hier werden keine Portfreigaben erteilt, dass heißt, hier kann man nicht auf Netzlaufwerke zugreifen, die in der ASP-Landschaft sind. Wie können Sie es trotzdem machen? Und zwar die, ich sage Ihnen wie wir das bei Nickerts gemacht haben. Die hatten vorher Ihren eigenen Kanzlei-Server. Und dieser Kanzlei-Server steht immer noch in der Kanzlei. Und dieser Kanzlei-Server hat einen Laufwerk L. Und dieses Laufwerk auf dem Kanzlei-Server haben die Kollegen in die ASP-Umgebung gemappt. Das heißt, und ich habe das schon in mehreren Kanzleien schon erlebt, dass die Netzlaufwerke oder zumindest ein Laufwerk aus dem alten Server in der ASP-Umgebung dargestellt wird. Das heißt, egal wo Sie sich einloggen, sehen Sie immer dieses gemappte Laufwerk, was Sie lokal offline bei sich in der Kanzlei stehen haben. So damit können Sie auf jedem PC, immer wenn Sie in einer ASP-Umgebung sind, da Dateien draufpacken. Und dann haben die es so gemacht, dass ich ja nicht ASP von draußen aus darauf zukomme, aber ich kann auf den Server, auf den eigenen von draußen aus. Das heißt, weil dann ist es ja der eigene Server, dann kann ich über VPN und WebDAV auf diesen zugreifen und dort mir Dateien entsprechend runterladen, auch wieder hochspeichern und durch dieses gemappte Laufwerk in ASP sehe ich es dann auch wieder in der ASP-Umgebung. Wichtig, wenn Sie jemand haben, der Ihnen das einrichtet, achten Sie darauf, dass Sie dort ein kleines Tool zusätzlich installieren, damit Ihnen diese IP-Adresse in einen Link umgewandelt wird, der dann bitte von innen, also innerhalb der Kanzlei im Zugriff ist, und auch von draußen. Das kann man so einrichten, weil wenn Sie beispielsweise einen Mandanten in der Kanzlei haben, Sie wollen was auf dem iPad zeigen, dann wollen Sie auch auf die Dateien zugreifen, ohne dass Sie sich immer in die ASP-Umgebung einwählen müssen, und wenn Sie draußen sind, ja erst recht, also das ist aber möglich, haben wir so bei den Nickerts entsprechend eingerichtet, und wenn Sie jetzt sagen, ich bin keine Steuerkanzlei, dann haben Sie vielleicht auch ähnliche Lösung, wo Sie über einen Windows-Terminal-Server beispielsweise drauf gehen und dann haben Sie vielleicht einen anderen Server irgendwo rumfliegen, oder Sie haben so eine NAS – Network Attached Storage, und über den Weg kann man dann, so wie wir es hier bei der Kanzlei Nickert beispielsweise gemacht haben auch trotzdem auf diese Laufwerke zugreifen.
Natürlich ist das dann nicht so sicher, wie in der Fort-Knox-Welt der DATEV in Nürnberg. Auf der anderen Seite, wenn Sie eben Dateien draußen zum Arbeiten brauchen, ist das immernoch sicherer als wenn Sie irgendwie einen USB-Stick mitnehmen oder das über einen anderen Cloud-Dienst machen, außer, das ist natürlich auch eine Alternative, dass Sie beispielsweise Dienste wie Office 365 Deutschland nutzen, da muss man dann nur gucken, ob Sie die in die ASP-Umgebung wieder eingebunden bekommen.
Also Sie sehen, da geht manchmal mehr als man denkt. Also oft sagen die System-Partner im ersten Schritt geht nicht mit einem iPad auf Netzlaufwerke zugreifen, hmm, also ich habe die Erfahrung gemacht, wir saßen eine halbe Stunde zusammen mit dem IT-Systempartner von den Nickerts und haben da eine ganz schnelle und gute pragmatische Lösung gefunden, also manchmal geht da etwas mehr als man denkt. Gehen Sie jetzt bitte nicht zur (…) und sagen, du bist der (…) und du hast keine Ahnung, guck, hör dir mal das vom Jekel an, nein, sondern das geht auch noch nicht so wahnsinnig lange, früher konnte man iPads wirklich nicht vernünftig einbinden und deswegen kenne ich ja selbst, wenn ich manchmal eine App mir anschaue und sage, die kann das, was ich brauchen, dann lege ich sie auch zur Seite und sage, man kann das nicht gebrauchen, bis vielleicht mal jemand von Extern kommt und sagt, du, da gibt‘s mittlerweile ein Update, es hat sich weiterentwickelt und da geht heute vielleicht mehr als man denkt. Das ist dann auch die Brücke, die man immer bauen sollte zu sagen, Mensch, damals lieber IT-Kollege hast du völlig recht gehabt und mittlerweile geht da eine ganze Menge mehr, also vor dem Hintergrund möchte ich Sie da gerne ermutigen etwas mehr zu machen, und wenn Sie da Rückfragen haben gerne unter t.jekel@jekelteam.de eine E-Mail schreiben, oder googeln Sie einfach mal das iPad im Kanzleialltag, also wenn Sie mögen, ich mache regelmäßig Seminare gemeinsam mit der DATEV, wo Sie an einem Tag wirklich fit mit dem Thema iPad in der Kanzlei werden oder so wie wir das bei den Nickerts gemacht haben, da bin ich einmal im Jahr Inhouse, wo wir dann wirklich gemeinsam gucken, wie man noch produktiver mit dem iPad arbeiten kann. Und wir haben diesmal das erste Mal den zweiten Tag drangehängt, wo wir Ihre besten Mandanten eingeladen haben, gerade in Vertriebsorganisationen, und wo wir dann einfach mal einen Tag gesagt haben, liebe Mandanten, das kostet euch jetzt nichts, aber wir möchten Ihnen einen besonderen Service anbieten, dass wir für euch auf unsere Kosten ein iPad-Training machen. Kostet Sie nicht wahnsinnig viel Geld pro Mandant und die Mandanten sind begeistert. Also Sie sehen, mit dem iPad kann man direkt und indirekt Mandanten begeistern. Das Ganze natürlich auch für diejenigen, die nicht Steuerberater sind, auch eins zu eins vieles in diesem Bereich so umsetzbar. In diesem Sinne möchte ich den Schwerpunkt diesen Monats, nämlich das Thema Datenaustausch abschließen, und wir werden uns im nächsten Monat wieder einmal beschäftigen mit dem Thema Präsentieren. Also da gibt es auch mal wieder Updates, also wir werden uns mal anschauenm das neue AppleTV 4K, da mal die besten Apps, denn da können Sie auch Apps installieren mittlerweile, und Erfahrungen und drahtlos Präsentieren schauen wir uns eins an. Wir gucken uns die Woche drauf das Thema wie Sie, wenn Sie nur einen HDMI-Anschluss haben, trotzdem den Ton über Klinke oder Bluetooth rausbekommen. Ich habe die Kanzlei Nickert gerade erwähnt, also da habe ich von dem Herrn Kühne den goldenen Tipp bekommen, der hat mir gezeigt, lieber Herr Jekel, das geht doch. Sie erinnern sich vielleicht, ich habe ja immer gesagt, nehmen Sie nur VGA, wenn Sie mit dem Beamer präsentieren, dann kriegen Sie den Ton noch raus über Klinke oder Bluetooth, Heidewitzka, ich habe jetzt einen Weg rausgefunden, dank dem lieben Hern Kühne, wie das auch anders geht, und dazu habe ich eine Episode für Sie gemacht. Wir schauen uns mal an das Thema Prezi als Zooming-Presentation und bei Prezi gibt es jetzt eine neue Version, die heißt Prezi Next und dann werden wir uns mal angucken, was ist das. Und wir schauen uns noch mal in den anderen beiden Wochen das Thema Animoto an, eine ganz nette Video- und Fotosequenzen, wo Sie die sehr sehr schnell machen können, und wir schauen uns mal das Präsentationstool Sway an, also da gibt es schon ganz witzige Tools, also Sie sehen es wird hier nicht langweilig. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie auch das nächste Mal dabei sind.
Ihr Thorsten Jekel.
Letzte Kommentare