In der heutigen Episode werde ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre Mitarbeiter effizient bei der iPad-Einführung mit einbinden können. Auch möchte ich gerne meine persönlichen Erfahrungen aus den vielen iPad-Einführungsprojekten mit Ihnen teilen. Sie erfahren in dieser Episode von mir, woran es beim Thema Einbindung von Mitarbeitern am Wesentlichsten ankommt, welche Fehler Sie vermeiden sollten, damit Ihr iPad-Einführungsprojekt ein Erfolg wird. Und ein ganz wichtiges Thema ist, dass Sie den ehemaligen Projektleiter mit ans Boot bringen und ihn für Ihr Projekt gewinnen. Denn die ehemaligen Projektleiter wissen am besten, was damals möglich war, welche Prozesseinschränkungen und bestehende Lösungen es gibt, denn es ist nicht nur emotional wichtig, sondern auch wegen seinem vorhandenen Wissen und seinen Ideen, Ihn bei Ihrem iPad-Einführungsprojekt mit dabei zu haben.
Weiterführende Links
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(in Bearbeitung)
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei iPad4productivity und dem Themenschwerpunkt diesen Monat, nämlich der Frage wie Sie Mitarbeiter am besten mit einbeziehen, wenn Sie neue iPad-Lösungen schaffen, damit diese hinterher auch wirklich die Produktivität steigern.
In der letzten Woche haben wir uns mal damit beschäftigt, was so typischerweise in die Hose geht und ich finde das immer wichtig zu schauen, was sind so Fehler, damit Sie daraus lernen können und im nächsten Step zu gucken, wie können Sie es besser machen.
Wir schauen uns gemeinsam diese Woche einmal an, wie sie sich bestehende Lösungen anschauen könnnen und was ist da wichtig sich anzugucken. Wichtig ist es sich anzugucken die Systeme und die Arbeitsweisen. Und meine Empfehlung ist, gucken Sie sich nicht nur die an, die besonders gut unterwegs sind, gucken Sie sich auch mal die an, wo es nicht so gut funktioniert. Und schauen Sie sich vor allen Dingen auch den Kontrast an, dass Sie mit besonders IT-affinen Mitarbeitern draußen mitfahren und mit wenigen IT-affinen. Und witzigerweise habe ich die Erfahrung gemacht, man denkt im ersten Step, ah, man muss mit den IT-Freaks reden. Witzigerweise erlebe ich manchmal, die best organisiertesten Außendienstmitarbeiter sind total IT-unaffin. Die also gar nicht mit der IT arbeiten. Und ich sag ja auch mal, wer sich nicht mit Papier und Block vernünftig organisieren kann, der kann das mit Elektronik auch nicht. So, wie viele mal denken, ja, der ist ein Volltischler, aber wenn der das jetzt hinkriegt mit dem Thema iPad und PC und so weiter, dann wird er viel besser organisiert sein. Nein. Meine Erfahrung ist eine andere. Wenn Sie schlecht in der Papierwelt organisiert sind, sind Sie noch schlechter in elektronischer Welt organisiert. Sie bekommen auf einen durchschnittlichen Schreibtisch ungefähr bummelig 10 Kilo Papier. In so einem Auto auf dem Beifahrersitz, so klassisches Außendienstbüro, kriegen Sie auch so 5-6 Kilo und wenn Sie schauen auf so ein iPad, wenn Sie jetzt mal sagen, Nettokapazität 100 GB Speicher, dann sind das mal bummelig 5.000 Tonnen Papier. Das sind 26-38 Tonner voll mit Paletten mit Papier, das wird schwierig das in einem Büro oder in einem Auto unter zu kriegen und selbst wenn Sie das auf ein 16 GB iPad reduzieren, dann sind es immernoch ein paar LKWs. Das heißt, hier ist es ganz wichtig, ich habe immer so Quadranten wo ich sage, es gibt eben zwei Pole, auf dem einen Pol gibt es die, die gut organisiert sind und es gibt die, die schlecht organisiert sind und auf dem zweiten Pol gibt es die, die eher IT-affiner und die, die weniger IT-affiner sind. Der Traum sind natürlich die, die toll organisiert sind und auch noch IT-affin sind. Aber aus der Kombination von beiden kann man viel lernen, wichtiger ist der Blick darauf, wie Best Practices im Sinne der Eigenorganisation sind, egal mit welchem System. Und wichtig ist aber auch mal zu gucken bei denen, wo es nicht so gut klappt, woran liegt das. Und okay, zu gucken, ist das Thema der Systeme beispielsweise, ist das ein Führungsthema und oft ist es eine Kombination aus beiden. Das heißt, was ist das Ziel der Aktion? Das Ziel ist, die Arbeitsweise kennenzulernen, wie die Mitarbeiter arbeiten und auch eine wirkliche Beziehung mit ihnen aufzubauen, um einfach die Ängste weg zu nehmen. Weil die Frage ist, wenn Sie sich beispielsweise das Thema Customer Relationship Management angucken, dann sind hier oft einfach Ängste da zu sagen, Mensch, wenn ich da jetzt alles in so ein System eingeben muss, bin ich dann ersetzbar als Außendienstmitarbeiter, weil oft ist das Herrschaftswissen in den Köpfen zu sagen, ich differenziere mich darüber, dass ich Dinge weiß, bin damit nicht austauschbar und wenn ich mein ganzes Wissen in so ein Customer Relationship Management-System reinballere, ja, bin ich dann austauschbar.
Und was eben auch wichtig ist, ist zu sagen, die informelle Struktur in diesem Unternehmen zu verstehen. Die besten Stories erfährt man immer auf dem Beifahrersitz. Das ist immer das beste, um zu verstehen, wie das Unternehmen tickt und auch was sind mögliche Barrieren bei der Einführung von iPads.
Wie macht man das – draußen mitfahren? Ich empfehle immer, das habe ich auch damals als angestellter Geschäftsführer gemacht, ich hab mich nie vorgestellt als der Geschäftsführer, wenn ich mit einem Außendienstmitarbeiter unterwegs war. Weil dann haben Sie immer das Problem, dass der Kunde sagt, jetzt will ich mit Herrn Schmidt sprechen und das nächste Mal kommt Schmidt hier? Nö, jetzt will ich immer mit dem Geschäftsführer reden. Und Sie untergraben die Autorität des jeweiligen Mitarbeiters und ich sag dann auch immer nur, ne, ich bin ein Mitarbeiter aus der Zentrale und ich gucke einfach mal an und stelle mich auch nicht als Externer vor, sondern als einfacher Mitarbeiter, der aus der Zentrale für ein zentrales Projekt mitfährt. Wichtig ist echte Kundengespräche miterleben, die Schnauze halten und als Beobachter wirklich einfach nur wahrnehmen, das ist ganz wichtig. Und danach, ich nenne das gerne Boardstein-Konferenz, die Vertriebs- und Verkaufsleiter unter ihnen kennen das Thema, dass man zwischen den Gesprächen dann einfach sich darüber unterhält. Und ein technischer Typ, was ich mal gerne mache ist, dass ich das Ganze als MindMap strukturiere. Mit iThoughts HD habe ich eine MindMapping-App, die ich auf dem iPad nutze und wenn Sie das beispielsweise auf dem Beifahrersitz mit dem iPad-Pro machen, DIN-A4-Format, wunderbares, großes Format auf dem Sie gut mindmappen können. Sie können Dinge sehr schön schnell ergänzen, weil wenn Sie das handschriftlich machen, also mal unabhängig von der Frage, wie gut Ihre Handschrift ist – meine ist das nicht, und Sie es lesen oder nicht lesen können, ist es immer schwierig das Ganze hinterher zu strukturieren und mit einer MindMap sieht man dann, wo gibt‘s noch Fragen, kann Dinge ergänzen, kann die hinterher noch umstrukturieren und letztendlich am Ende des Tages müssen Sie nich nochmal zwei-drei Stunden damit verbringen Ihre Notizen auseinanadern zu sortieren, sondern Sie haben gleich eine komplette Struktur, die Sie auch mit dem Vertriebler nochmal durchgehen können. Sie sollten auch nicht irgendwelche Geheimnotizen machen und die dem Kollegen nicht zeigen, sondern das ganz offen machen mit offenem Visier da entsprechend durchgehen. Das eben der Effekt, den Sie damit haben, Sie werden dadurch belohnt, dass Sie wirklich sehr viel über die Organisation des Einzelnen und auch über die Organisation des Unternehmens im gesamten erfahren. Und man lernt eben dadurch, was ist an den bestehenden Systemen gut und was Sie noch beibehalten werden und man erfährt Dinge, die eben den Schmerz dort machen, also was sind so Engpässe, wo man sagt beispielsweise, Mensch, ich kann gar nicht auf meine Netzlaufwerke zugreifen, ich kann hier, und ich habe auch Organisationen die haben gar kein Office auf den Notebooks drauf und solche Sachen und man denkt, viele Dinge gibt’s heute gar nicht, aber das gibt es in größeren Organisationen und oft haben, im Sinne des Positiven, kleine Änderungen in der IT dann auch große motivatorische Aspekte. Also wenn Sie sich jetzt mal anschauen, beispielsweise, ich habe bei einem meiner Kunden hier die komplette Projektleitung für iPad-Einführung, wo wir das so gemacht haben, dass wir hier sogar eigenentwickelte Windows-Lösung eben am Ende des Lebenszyklus haben, die gerade durch eine iPad-Lösung ersetzt wird. Und da wirklich vorbildlich von diesem Kunden, bin ich schon zwei Jahre vor dem Roll-out hier mit an Board genommen worden und was haben wir da einfach gemacht ist, wir haben dort, und das ist auch ein Denkansatz, wenn Sie einen neuen Projektleiter haben, sei es intern oder extern, das System was Sie ersetzen ist ja irgendwann man von einem Projektleiter auch eingeführt worden. Und ganz-ganz wichtig ist, Sie können sich das Leben wahnsinnig schwer machen, wenn Sie so einen ehemaligen Projektleiter nicht mit ans Boot nehmen und im schlimmsten Fall ihm Signalisieren, was du damals gemacht hast ist alles Müll undwir machen es jetzt richtig. Dann haben Sie einen Feind. Was Sie machen sollten und zum Glück war der Projektleiter damals, oder ist immer noch im Unternehmen, nehmen Sie ihn mit ins Boot.
Das heißt, einmal emotional ganz wichtig, der hat viel Erfahrung, der war’s auch damals, er weiß, was gibt es denn für Vorbehalte, der weiß auch, was damals nicht realisiert werden konnte. Oft ist es ja so, dass Sie so ein Projekt haben und Sie haben Dinge, die umgesetzt werden können und Dinge, die immer so auf die „Wenn-wir-mal-Zeit-darauf-haben-Liste“ kommmen. Und hier ist es schön, wenn Sie wieder ein neues Projekt haben, dann haben wir viele Dinge, die damals gewünscht waren, haben wir gleich schon mit reingenommen in die Lastenheft-Workshops und haben gesagt, okay, im damaligen System war das aus finanziellen oder aus technischen Gründen nicht umsetzbar, aber lassen wir uns das mal auf die Liste mit reinnehmen. Und dann kriegen Sie oft den alten Projektleiter mit ans Boot, weil wenn Sie das natürlich auch kommunizieren und sagen, Mensch, ich bin nicht die coolste Sau hier im Raum, die auf die Idee gekommen ist, sondern es gibt schon einen damaligen Projektleiter, der einen super Job gemacht hat, der hier auch Ideen hat und Sie ihn mit ans Boot nehmen können. Also hier ist es ganz-ganz wichtig das Wissen zu nutzen und hier auch den Kollegen nicht als Feind sondern als Unterstützer zu gewinnen und das wird auch wahrgenommen in der Organisation, wie Sie mit Vorgängern in der Organisation umgehen und das ist ein ganz ganz ganz wichtiges Thema. Dann eben, was ich auch gemacht habe, mit Außendienstlern gefahren und was auch eine gute Idee ist, in dem Fall war es noch verfügbar, zum Glück, alte Lasten- und Pflichtenhefte durchzugehen und Briefings, das heißt, auf das alte System zu gucken, was war denn damals gebrieft und mit jeder neuen Generation von Technik gibt’s natürlich immer mehr technische Möglichkeiten, um da einfach mal zu gucken, was kann man da mitmachen – Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.
Oder anderes Beispiel bei Coke, beispielsweise, bin ich mit den Verkaufsberatern mitgefahren und hab mir einfach wirklich pfiffige Lösung angeguckt. Also da gab es zum Beispiel einen Kollegen, der hat wenn er bei einem Imbiss noch irgendetwas machen musste, weil noch ein Schield irgendwie briefen musste und hatte einfach eine Fotonotiz gemacht und bei einem iPad werden die GPS-Koordinate des Standortes automatisch mit gespeichert, wenn man es will. Das heißt, der hat sich beispielsweise in Evernote ein Foto gemacht, da war die Adresse mit dabei und was haben wir vorher gesagt, die Lösung ist super pfiffig. Vielleicht ist Evernote nicht das richtige System für kundenbezogene Informationen, aber sich damit eine Notiz zu machen, etwas zu fotografieren und der Standort automatisch mitgenommen wird, dass der nicht nochmal manuell eingeben wird, ist eine Systematik, die hat total Sinn gemacht, das heißt, wir haben geguckt, wie kriegen wir das Ganze dementsprechend über sichere Systeme halt hin. Das heißt, wir haben dann halt eben die grundsätzliche Idee weiterentwickelt und haben gesagt, okay, wie können wir das in sichere Systeme rein kriegen. Das heißt, fahren Sie mit raus, gucken Sie sich die Lösungen an und wichtig ist hier ein gewisses Abstraktionsvermögen. Das heißt, wenn sich jemand meldet der mit fährt, der muss auf alle Fälle die Möglichkeit haben und Erfahrung haben das abstrahieren zu können. Und nicht zu sagen, okay, dieses Programm ist toll oder diese App ist toll und damit müssen wir arbeiten, sondern Sie müssen es immer im Blick haben, dass Sie sagen, okay, was ist die Mechanik dahinter, wie funktioniert das, was ist die Idee und wie können wir das gegebenenfalls in eine sichere Lösung umsetzen. Ich war gestern auf einem Vortrag, bei der Personal Swiss, und das war ganz witzig, da hab ich unter anderem über das Thema Datenaustausch geredet und dann hatte ich auch erzählt, das für nicht vertrauliche Informationen Dropbox wunderbar und klasse ist und habe dort, auf der anderen Seite, dort auch klar darauf hingewiesen, dass für interne Informationen der Zugriff auf Netzlaufwerke, über VPN, über WebDAV-Verbindung in abgesicherter Form der richtige Weg ist, oder dass es auch sichere Cloud-Services gibt. Nach dem Vortrag haben die zu mir gesagt, Dropbox dürfen Sie gar nicht erwähnen in der Schweiz, das geht gar nicht und so weiter. Das heißt hier, und es ist gar nicht negativ gemeint, es gibt verschiedene Persönlichkeitsprofile und es gibt Menschen, die haben eher ein hohes Abstraktionsvermögen und es gibt Menschen, die denken eher sehr konkret. Und Sie brauchen beides. Das ist nicht gut oder schlecht, das ist nur anders. Dieser Kollege hat eher konkret gedacht, und weniger abstrakt mich dort angesprochen hat und wichtig ist, dass Sie bei so einem Projekt, sei es ein interner oder sei es ein externer, brauchen Sie auf alle Fälle jemand, der ein sehr hohes Abstraktionsvermögen hat und der das losgelöst sehen kann von dem Programm, von der Software was Sie haben und sich einfach die dahinterliegende Mechanik angucken kann und idealerweise eine Brille hat, die auf der einen Seite in die Richtung „was ist möglich mit IT“ geht und auf der anderen Seite in Richtung „was ist businessmäßig und vertriebsmäßig einfach wichtig. Und dann ist wichtig das Sie sagen, okay, auf der Basis, dass Sie dann Workshops mit Key-Usern, mit der IT und idealerweise auch mit dem ehemaligen Projektleiter machen und dann Anforderungen erarbeiten und, was auch mal ganz wichtig ist, Ansprüche auf ein realistisches Maß bringen. Das wird immer mit jeder technischen Innovation und Weiterentwicklung wird das technisch Mögliche immer mehr. Ich sage das mal so krass, Tschuldigung, geilen Scheiß machen mit den Dingern. Also wenn Sie schauen, CocaCola beispielsweise hat mittlerweile schon Augmented-Reality-Lösungen, die kommen in den Markt rein, Sie halten ein iPad vor ihrem Kühlschrank und dann erkennt die App automatisch, wie viel Prozent CocaCola-Produkte drin sind und welches Potential noch ist. Und dann kommen sofort Vorschläge und über die Dinge kannst Du mit dem Kunden reden – geht heute schon! Also da geht immer mehr und trotzdem ist auch wichtig, wenn Sie eine bestimmte Deadline haben für ein Projekt in relativ frühen Phase zu sagen, Leute, wir können Hunderttausend Sachen machen, wir müssen aber zu einer bestimmten Zeit und Buget Ziel auch fertig werden und das sind die Dinge, über die wir uns in der ersten Stufe unterhalten und meine Erfahrung ist, wenn man hier nicht das Blaue vom Himmel runter verspricht, sondern realistisch Einschätzungen hat und das ist natürlich ganz gut, wenn man ein bissl Erfahrung aus anderen Projekten noch hat, dann ist das auch nachvollziehbar und kommunizierbar und wichtig ist dort einfach auch im Rahmen dieses Prozesses ein dauerhaftes permanentes Feedback zu geben, das hier auch im Projekt natürlich Dinge leben und passieren und wichtig ist hier einfach Kommunikation.
Somit haben wir uns in der letzten Woche einmal angesehen, was da alles so schief gehen kann, wir haben uns in dieser Woche mal so ein bisschen den Blick drauf geschärft, wie man solche Ist-Situationen und Ist-Konzepte und Verfahrensweisen aufnimmt, auf was es da zu achten gilt und in der nächsten Woche schauen wir uns da einfach nochmal ein paar grundsätzliche Faktoren an, auch ein paar grundsätzliche Erkenntnisse aus Studien, auch projektübergreifend, die Ihnen dabei helfen die Mitarbeiter richtig mit einzubeziehen bei der Einführung von iPads.
Wie immer, die regelmäßigen Hörer dieses Podcasts wissen das schon, können Sie sich, wenn Sie auf www.iPad4productivity.com gehen, zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden. Dann erhalten Sie immer den Link zum Transkript dieser Episode das Sie in Ruhe nochmal nachlesen können. Sie erhalten wöchentlich einen pfiffigen iPad-Tipp und ich halte regelmäßig Vorträge und nicht immer kann ich diese mit filmen, weil sie nicht immer öffentlich dort verfügbar sein dürfen, aber da wo ich das kann mache ich das gern und Sie erhalten ab und zu einen Link zu einem Vortragsmitschnitt von mir. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen auch weiterhin eine erfolgreiche Woche und freue mich, wenn Sie nächste Woche mit dabei sind. Ihr Thorsten Jekel.
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