Die Mitarbeiter auf die Einführung von Tablets im Unternehmen vorzubereiten, hängt von den Faktoren: Sensibilisierung der Mitarbeiter, Vorbild von Seiten der Führungskraft und der adoptierten technischen Lösung abhängig. Diese drei Faktoren beschleunigen den Implementierungsprozess wesentlich und tragen dazu bei, dass die Änderungen im Unternehmen ‚gelebt werden‘ und die Produktivität konstant steigt. In dieser Episode geht es um das Thema Privatnutzung dem Blickwinkel des Menschen (Kunde, Mitarbeiter, Führungskraft) zu sehen.
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Schwerpunkt dieses Monats der Frage Privatnutzung, dienstliche Nutzung, wie Sie das unter einen Hut bekommen. Wir haben uns zunächst angeschaut, was so typischerweise die Fehler sind, die Unternehmen begehen. Wir haben uns danach angeschaut, wie Sie das Ganze technisch sinnigerweise lösen können, dass Sie private und dienstliche Nutzung technisch auf dem gleichen System organisieren können und in der letzten Woche haben wir uns angesehen, wie Sie das Ganze mit organisatorischen Rahmenrichtlinien mit Ergänzung zum Arbeitsvertrag und Überlassungsvereinbarung sinnvol flankieren können.
Last but not least – Sie kennen meinen Dreiklang TOP genannt. Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und Personen. Und damit Sie eine TOP-produktive Manschaft haben wollen, dann geht’s darum diese drei Dinge in Einklang zu halten und zu beachten. Und deswegen schauen wir uns in dieser Episode einmal an, was sind wichtige Dinge, die dort geschult werden müssen, die sensibilisiert werden müssen, wie kann man sowas sinnigerweise machen und letztendlich geht es auch darum nochmal mit dieser Episode eine Abrundung dieses Themenschwerpunktes dieses Monats gemeinsam mit Ihnen vorzunehmen.
Was sind Themen, die dort sensibilisiert werden müssen? Ganz wichtig das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Es muss klar sein, dass es nicht irgendwie etwas ist was wir mal machen, wenn wir Zeit haben, oder etwas ‚Nice-to-Have‘ ist. Nein, das sind Gesetze, an die es sich zu halten ist. Und es ist auch wichtig, dass einfach Lösungen erklärt werden, dass erklärt wird, wozu gehen bestimmte Dinge nicht und weshalb gehen bestimmte Dinge anders. Weil, die Erfahrung die ich gemacht habe ist, dass meistens erstmal eine relativ geringe Sensibilität bei Mitarbeitern da ist, was das Thema Datenschutz und Datensicherheit anbelangt. Allerdings gibt es zwei Punkte, die erfolgsversprechend sind. Erstens, schaffen Sie Lösungen, die fast genauso komfortabel sind wie sowas wie eine Dropbox oder private Lösungen mit einem mittleren oder sehr hohem Komfort. Also zu sagen, kein Mensch möchte ja Dropbox, Leute möchten komfortabel Daten austauschen. Ich habe das gerade in einem Rollout, da haben wir, vereinfacht gesagt, eine sichere Dropbox nachgebaut. Wenn Sie das tun, gibt es kein Druck, dass Leute auf Dropbox oder andere unsichere Cloud-Services beispielsweise eben ausweichen möchten. Das ist das Erste. Das Zweite was wichtig ist, klären Sie den Mitarbeitern wozu bestimmte Dinge eben anders gehen, wozu bestimmte Dinge vielleicht nicht gehen. Meine Erfahrung ist, wenn Sie das erklären, wozu das gemacht wird und bewußt nicht warum, weil das ist nach hinten, sondern wozu, um nämlich nach vorne welche Ziele zu erreichen. Dann habe ich die Erfahrung gemacht, dass die meisten Mitarbeiter das dann, wenn es gut erklärt wird, auch verstehen und akzeptieren. Also wenn Sie einfach sagen, nein du darfst nicht, es ist was anderes als zu sagen, du darfst nicht, weil das so und so ist und wozu haben wir diese Lösung gemacht und wie kannst du das Thema lösen. Das ist der Schlüssel, den ich immer wieder gesehen habe und wenn Sie das Ganze im Vorfeld machen und von vornherein so machen und eher manchmal sogar etwas restriktiver sind, dann ist das viel einfacher als wenn Sie sagen, ah ich lasse es erstmal laufen und dann ziehe ich hinter die Zügel wieder an. Das erlebe ich ab und zu. (…) jeder darf alles machen, die sollen was ausprobieren.. ich sage, yhm, für Key-Usern eine gute Idee aber bitte nicht für alle User. Das macht keinen Sinn. Das heißt, hier ist es wichtig eine klare Linie zu haben, eher etwas restriktiver zu sein und sehr klar zu sagen, es gibt beispielsweise nur Apps aus dem zentralen App-Store, es gibt keinen offenen App-Store, also was ich ja immer empfehle, dass Sie eine klare Kontrolel über die App-Grundausstattung haben und hier Risiken entsprechend dort auch eingrenzen. Und das Ganze verstehen die Mitarbeiter auch, wenn sie das Ganze machen und hier ist eine Klarheit in der Ansage sehr wichtig. Ich sage mal, die Technik ersetzt keine Führung. Das heißt, hier ist Führungsstärke, hier ist Klarheit, hier ist Konsequenz entsprechend gefragt. Und das Ganze natürlich, ganz ganz wichtig, vormachen. Wenn der Chef sich vorne hinstellt und sagt, wir müssen den Gürtel enger schnallen und sich zeitgleich die S-Klasse in Vollausstattung bestellt, ist das wenig glaubwürdig. Genauso wenig glaubwürdig ist es, wenn Sie sagen, wir arbeiten alle nicht mit WhatsApp und die Mitarbeiter finden Sie selbst mit Ihrer Firmen-Handynummer in WhatsApp. Die sind nämlich zu sehen, ob Sie mit WhatsApp arbeiten oder nicht, wenn jemand sein Telefonbuch entsprechend hochlädt. Also deswegen hier das ganze Thema Forbild. Und wenn ich gefragt werden, wie compliant ist eine Organisation, dann sage ich, zeigen Sie mir den Chef und dann kann ich Ihnen sagen, wie compliant die ganze Organisation ist. Also hier ganz-ganz klar zu sagen, Vormachen ist Chefsache, aber auch das Thema Kontrolle, laufende Sensibilisierung ist hier wirklich Chefsache. Es ist wichtig die Dinge einfach vorzuleben, es ist wichtig die Dinge auch in bestimmte Meetings mit als Standard mit zu integrieren. Also ich bin ohnehin ein großer Freund auf der einen Seite sicherlich Erstschulung zu machen, aber dann darauf aufbauend regelmäßig sowohl in Meetings Dinge immer mit anzusprechen und das üben, als auch durch Blended-Learning-Plattformen wie Webinar-Plattform, wie Video-Portale, wie Apps… diese Dinge laufend zu sensibilisieren. Und das Gaute ist heute können Sie mit einem Blended-Learning-Ansatz im Präsenzschulungen wunderbar kombinieren auch mit Online-Services und dort eine bedarfsgerechte Zurverfügungstellung von Inhalten sicherstellen und das Ganze auch deutlich kostengünstiger als mit reinen Präzenz-getriebenen Maßnahmen.
Das heißt, wenn ich hier nochmal abrunde und wenn wir sagen, wir haben den Bereich Technik, organisatorische Rahmenbedingungen und Personen, dann ist die Frage, okay, was ist das Fazit. Das Fazit ist für mich wirklich, gewinnen Sie Kontrolle zurück mit kontrollierten Privatnutzung. Idealerweise sollten Sie nicht nur kontrollieren, sondern womöglich technisch unterbinden. Wo es geht. Beispiel des technischen Unterbindens, wenn Sie iPads im sogenannten Supervised-Modus mit dem Device-Enrolment-Programm dort ausrollen, dann können Sie beispielsweise das anschließen an ein privates iTunes technisch unterbinden. Wenn Sie das tun, dann haben Sie eben von vorneherein gar nicht die Möglichkeit das sowas technisch anpacken. Das hier auch ganz klar, Vorkontrollen bitte schriftlich vereinbaren, das heißt, wenn Sie beispielsweise vereinbaren, dass stichprobenartig kontrolliert wird, ob die Privatnutzung eingehalten wird, dann geht das. Allerdings nur, wenn Sie es vorher schriftlich vereinbart haben. Und Sie dürfen auch Privatnutzung unter Auflagen zu genehmigen. Das geht, muss aber schriftlich vorher vereinbart werden. Also hier, sagen wir mal, gewinnen Sie die Kontrolle zurück nach Möglichkeit mit kontrollierten Privatnutzung. Ganz aber auch klar, geben Sie den Mitarbeitern komfortable und dabei sichere Lösungen, die für beide Seiten Sinn machen. Kein Mensch will Dropbox, die Leute wollen komfortabel Daten austauschen und sie wollen das Ganze sicher machen. Wichtig ist, erklären Sie die Lösungen und deren Nutzen für die Mitarbeiter. Und sagen Sie auch manchmal klar, ja, vielleicht geht das ein bisschen schlechter als mit Dropbox Zuhause mit einer anderen Lösung, aber wir haben auch Sicherheitsanforderungen, wir versuchen das so komfortabel wie möglich für euch zu machen. Und hier habe ich die Erfahrung gemacht, wenn man da auch so offen ist und ich sage das genauso gut, sondern vielleicht auch ein bisschen unkomfortabler, dann wird es erfahrungsgemäß auch verstanden, solange es ein nicht gruselig schlechte Lösung ist.
Sorgen sie für eine konsequente Umsetzung. Und ist wirklich Konsequenz in der Führung wichtig, dass Sie ja dran bleiben, dass Sie die Dinge einfordern und last-but-not-least, Leben Sie es als Führungskraft vor. Nichts ist so wirksam als das Vorbild, das sehe ich als Vater, das sehe ich als Führungskraft, das sehe ich als Unternehmer. Das heißt hier immer wichtig zu sagen, die Dinge vorzumachen, Menschen orientieren sich an Vorbilder.
Das ist auch somit auf der einen Seite der Abschluss dieses Monats, auf der anderen Seite schon wieder die Brücke zum nächsten Monat. Im nächsten Monat werden wir uns nämlich damit beschäftigen mit diesem ganzen Thema App-Management. Also wir haben jetzt den Rahmen praktisch aufgemacht im Sinne von Privatnutzung und zum Thema Privatnutzung gehört auch das Thema Apps. Allerdings schon im Firmenbereich sage ich, macht das ein Unterschied ob Apps zentral installiert werden oder ob jeder sich das selbst installieren darf, wie er mag, und dazu beschäftigen wir uns dann im nächsten Monat einmal sehr intensiv mit der Frage, wie kann man Apps verteilen, wie definiert man eine App-Grundausstattung, was ist mit den privaten App-Wünschen, die dort umgesetzt werden, erfüllen wir die oder erfüllen wir die nicht? Wie machen wir das organisatorisch. Also hier auf der Basis von vielen Projekten, die ich begleitet habe einfach mal wieder im Sinne von ‚Best-of‘, dass Sie nicht die gleichen Fehler machen müssen, die andere Unternehmen vielleicht schon gemacht haben. Das Sie aus meiner Erfahrung und der meiner Kunden hier lernen können. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind. Und wenn sie, wie immer, Links und Transkript haben wollen, einfach mal auf www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice anmelden, dann bekommen Sie das Transkript, Link zu der Episode und den einen oder anderen Typ für das produktive Arbeiten mit dem iPad. Ich freue mich auf Sie. Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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