Unser Themenschwerpunkt diesen Monats ist die zentrale App-Verwaltung. Abschließend werden in der letzten Podcastepisode des Monats noch einige Themen vertieft. Es geht vor allem um die Erläuterungen zu dem sogenannten Volume Purchasing Programm und dass man mit einer Apple-ID Lizenzen für mehrere iPads erwerben kann. Ein weiterer Fokus wird auf die Wahl der richtigen Apps im internen AppStore gelegt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Alternativen, denn schließelich wollen die Mitarbeiter sich nicht wild Apps installieren, sondern produktiv mit ihrem mobilen Gerät arbeiten. Und last-but-not-least mit der Technik sollte sich Ihre IT-Abteilung und nicht Ihre Mitarbeiter beschäftigen. Bauen Sie also dementsprechend Ihre internen Prozesse um und entlasten die Mitarbeiter von zum Beispiel der Erstellung von Pivot-Tabellen oder anderen Aufgaben, die man zentral zum Beispiel vom Innendienst oder IT erledigen lassen kann und lassen Sie den Vertrieblern zu verkaufen und sich um die Kunden und Geschäftspartner zu kümmern.
Weiterführende Links
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Themenschwerpunkt diesen Monats, wo wir uns ja damit beschäftigen, dass jeder Mitarbeiter doch gerne Apps installieren kann, wie er lustig ist, weil bei bei den PCs machen wir es auch genauso. Oder auch nicht. Und wir haben uns in diesem Monat angeschaut einmal das Thema, was ich immer so wahrnehme in der Praxis erfahrungsgemäß, was sind so die typischen Stockfehler, die ich wahrnehme, die Missverständnisse. Wir haben uns einmal so die typischen Situationen angeschaut. Wir haben uns dort auch mal die Parallelen zu Produktion angeguckt und wie ich immer sage, wenn wir im Büro so arbeiten würden wie in der Produktion, Schrägstrich andersrum, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, dann wäre wir schon längst pleite. Wir haben uns angeguckt das Thema der Erfordernis einer klaren Führung im Sinne von Fokus, Ansage, klare Orientierung, Leitplanken mitzugeben und das Ganze als Vorbild hier zu nutzen. Wir haben uns angeschaut, wie wichtig ist es und welche Möglichkeiten es gibt, auch iPads zu produktiven Systemen den Zugriff zu geben. Also so die Outlook-Daten, Netzlaufwerke zuzugreifen, auf Intranetsysteme zuzugreifen, ganz ganz wichtig, und wir haben uns in der letzten Woche einmal angeschaut, dass der blaue AppStore vielleicht nicht die beste Idee ist Apps zu verteilen, sondern Sie sollten sowas zentral machen.
Vielleicht nochmal ergänzend zu der Episode der letzten Woche, hier gibt es das sogenannte VPP-Programm (Volume Purchasing Programm). Und mit diesem VPP-Programm von Apple können Sie Applikationen zentral verteilen, das heißt, Sie haben eine zentrale Apple-ID, mit der Sie Apps einkaufen und die Sie dann an die Mitarbeiter zur Verfügung stellen können. Früher war das so, dass Sie das dann immer nur mit sogenannten Einlöse-Codes machen konnten und wenn jemand does hmsa cover cialis den dann verbrannt hat, also eingelöst hat, auf seinem iPad konnten Sie die Apple-ID Sie nicht wieder nutzen, dann war er allemal mit dieser Apple-ID verbunden. Mittlerweile kann man das Token-basiert machen und Token-basiert heißt, dass Sie Lizenzen an Mitarbeiter vergeben und Lizenzen auch wieder entziehen können. Es hört sich im ersten Moment restriktiv an, macht aber Sinn. Wenn der Mitarbeiter vom Vertrieb in den Innendienst wechselt, dann braucht er andere Applikationen als andersrum, oder genauso wenn er in den Außendienst wechselt, braucht er auch andere Apps. Und es gehört zu jedem guten IT-Sicherheitskonzept und in Banken ist es im Rahmen der MaRisk, den Mindestanforderungen an das Risikomanagement sogar explizit formuliert, dass jeder Mitarbeiter nur die Berechtigungen und nur die IT-Systeme haben sollte, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben braucht und es macht auch Sinn. Dazu ist dieses Token-System ganz klasse, das heßt, es gibt mittlerweile die Möglichkeit hier Apps zentral zu verteilen, Apps-Lizenzen auch wieder zu entziehen, diese anders auch wieder dort zur Verfügung zu stellen. Auch wenn jemand das Unternehmen verläst, dann geben sie ihm doch auch nicht zum Abschied noch alle Microsoft-Lizenzen dazu, sondern dann nutzen Sie es auch weiterhin. Hier gibt es mittlerweile auch die Möglichkeit des Device-based Enrollment, das heißt, früher mussten Sie immer Apple-ID bezogen arbeiten, mittlerweile unterstützen fast alle guten und gängigen Mobile-Device-Managementsysteme auch das Ausrollen das sich nicht auf die Apple-ID bezieht, sondern dass Sie das devicebased machen, das heißt, dann brauchen Sie gar nicht mit den Apple-Ids zu arbeiten , weil jeder, der sowas selbst schon gemacht hat, ich habe gerade so 400 Außendienstler mit Apple-IDs ausgerollt, weil das MDM-System den Kunden, für das er sich leider entschieden hat, war eine zentrale Entscheidung, die ich nicht beeinflussen konnte, hier ging das Device-based Enrollment nicht. Wer schon mal 400 Apple-Ids mit Außendienstlern ausgerichtet hat, der weiß, dass das nicht das, ich sage mal, speed-fördendste Element ist, gerade wenn man nicht so IT-affine Mitarbeiter hat. Also deswegen hier nach Möglichkeit die W(…?) ohne Apple-ID ausrollen ist eine gute Idee, sowas zentral zu machen und auch Stichwort zentral ist das Thema DEP. DEP heißt Device Enrollment Programm. Also ich bin ein großer Freund davon, diese Geräte möglichst zentral auszurollen und mit dem DEP-Programm können Sie noch nicht alles dort zentral einstellen, aber sehr viel mehr und Sie können diese Geräte von vornherein in sogenannten Supervised-Modus versetzen. Und mit dem Supervised-Modus ist es so, dass Sie sehr viel mehr Administrationsmöglichkeiten haben. Sie können damit beispielsweise das sogenannte Host-Pairing unterbinden. Was heißt das? Sie können damit unterbinden, dass ein Gerät an ein privates iTunes angeschlossen wird. Weil, so wie Sie hunderttausendmal erzählen können, installiere keine Apps aus dem blauen AppStore… wenn Sie den drauf haben werden Apps installiert. Sie können auch hunderttausendmal erzählen, klemm das Ding nicht an dein privates iTunes dran, es wird trotzdem gemacht. Wenn Sie das Gerät im Supervised-Modus haben, und früher ging das nur, wenn Sie das iPad an einen Mac angeschlossen haben, konnten Sie das mit dem AppConfigurator, einem Mac-Programm machen. Mittlerweile können Sie das Over-the-Air machen, wie das so schön auf Neudeutsch heißt, also auch online machen mit dem Device-Enrollment-Programm, das Ganze in den Supervised-Modus versetzen und damit kann ein Mitarbeiter dann einen iPad an ein privates iTunes anschließen, aber es wird schlicht und ergreifend ignoriert. Das macht auch Sinn, weil Sie sonst einen unkontrollierten Daten-Zu- und –abfluß zu einem mobilen Endgerät haben und das ist immer etwas, wo ich sage, das empfehle ich definitiv nicht, das ist eine Lücke im IT-Sicherheitssystem. Also hier ganz klar das zentral zu machen und meine Erfahrung ist, wenn man es vernünftig kommuniziert, den Mitarbeitern Zugriff auf Ihre produktiven Systeme und auch private Apps zur Verfügung stellt, dann führt das nicht zum Widerstand, sondern ganz im Gegenteil, sicherlich knirrscht es manchmal, aber im Großen und Ganzen ist das so des Mitarbeiters Einsehen und dass Sie sagen, hey, wenn man damit wirklich gut arbeiten kann ist es ein tolles System. Ich habe das gerade erlebt, da wurden Windows-Systeme abgelöst mit iPads und ich habe da neuchlich mal mit einem Key-User gesprochen und gesagt, oh, kannst du noch mal auf dem alten Systen noch was nachgucken, dann sagte er, ich muss erstmal gucken wo es ist, weil ich habe seit acht Wochen nicht mehr angehabt das System, weil ich arbeite nur noch auf dem iPad, weil das viel mehr Spaß macht. Also auf einem eingeschränkten System höre ich dann auf einmal das macht viel mehr Spaß. Da sage ich, hey, Moment mal, das scheint doch irgendwie so zu funktionieren. Also hier wirklich, was eben wichtig ist, wenn ich sage, ich habe eine einheitliche, produktiv zu nutzende und sichere Apps, die geschult sind, die supportet werden, die geupdated werden können, dann werden Sie belohnt mit der geringeren Komplexität für die Anwender, für die IT, auch für die Revision, auch für externe Prüfungen. Also wenn Sie im Bankenbereich unterwegs sind, dann werden Sie eben durch die Deutsche Bundesbank eben als Auftragnehmer der BaFin dort geprüft. Also das heißt, hier ist es so, ich sage immer, lieber die Diskussion im Vorfeld führen, als dass Sie die mit dem Prüfer der Bundesbank führen. Und letztendlich ist es so, dass Sie damit ein wirklich produktiveres Arbeiten und letztendlich zufriedene Arbeitnehmer und Anwender haben, weil es geht ja nicht darum, alles machen zu können, sondern es geht darum Systeme so einzurichten, dass es Spaß macht damit zu arbeiten. Und das ist auch wiederum der Job der IT und nicht der Anwender. Also ich sage mal, den A380 lassen Sie doch auch fliegen und machen das nicht mit Ihrem Flugsimulator-Kenntnissen selbst. Als es ist auch so dieses Thema natürlich kann man alles selbst machen, natürlich kann man sowas auch mit dem soliden Halbwissen machen, aber mein Verständnis ist, dass die IT Systeme zur Verfügung stellt, die Zugriff auf alle Systeme, die dienstlich zu nutzen sind, gewährleistet, also dass man auf die E-Mails auf alle Outlook-Daten zugreifen kann, dass man auf alle Dateien zugreifen kann, und dass es Apps gibt, mit denen man auf der einen Seite produktiv arbeiten kann, und dass es eben auch Apps gibt, mit denen man private Dinge machen kann. Wenn man das zur Verfügung stellt, dann habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Meisten sagen, jawohl, dann akzeptiere ich auch gewissen Einschränkungen, weil es sind vielleicht 5%, die so ein bisschen Freiheit engend sind, aber 95% wo ich eben produktiv arbeiten kann und erfahrungsgemäß kann man auch die meisten App-Wünsche erfüllen, es gibt ganz wenige Dinge wo man wirklich mal sagen muss Nein. Und da wo man eben Nein sagt, wenn man dann eine gute Alternative anbietet, wenn man eben beispielsweise sagt, jawohl, vielleicht darfst du kein Evernote nutzen, weil du unverschlüsselte Notizen hast, aber wir können dir mit OneNote eine tolle Alternative anbieten, die dann sogar mit dem Outlook und der Firma wunderbar funktioniert, dann sind das Punkte, wo die Anwender schnell merken, hey, Moment mal, da hat sich einer Gedanken gemacht, damit kann ich Produktiv arbeiten, da kann ich auch mit bestimmten Einschränkungen gerne und gut leben. Das heißt hier mein Appel an Sie, Sie würde auch nie einen PC einfach so hinstellen, sondern denken Sie in zwei Richtungen, denken Sie einmal in Richtung Firmenwagen, also ein Firmenwagen ist auch erstmal ein dienstliches Fahrzeug, was natürlich auch im gewissen Rahmen auch privat genutzt werden kann und denken Sie als zweite Parallele in Richtung PC. Das heißt bei einem PC ist es auch so, dass nicht jeder da eine Software installieren kann wie er lustig ist. Und Sie haben gesehen in den letzten Episoden, dass man durchaus durch das Sandboxing-Prinzip, aber sogar mehr Freiheiten auf einem solchen Gerät als an einem PC dort ermöglichen kann. Somit macht das auch mehr Spaß als mit dem PC. Und mit heutigen leistungsfähigen Systemen, also wenn Sie mich anschauen, seitdem ich meinen iPad-Pro habe, arbeite ich selbst im Büro so gut wie nicht mehr mit dem Mac oder Windows-PC, sondern mit dem iPad. Und auch diesen Podcast nehme ich beispielsweise nur auf meinem iPad-Pro auf. Und das gibt nur noch ganz wenige Dinge, wie beispielsweise Video-Tutorials aufzunehmen, weil das eigene Bildschirm aufzuzeichnen das unterstützt das iPad noch nicht, nur im Regelfall, also ich habe noch keinen Außendienstler betreut, der das in seinem täglichen Job machen muss. Also das, was ein normaler Außendienstler machen muss, das was normalerweise die Führungskräfte machen, das kann man wunderbar mittlerweile auch auf dem iPad machen und mittlerweile sogar einfacher als auf vielen PCs. Und ich erlebe es immer wieder, wenn man mit den richtigen Apps arbeitet und so vielleicht nochmal als kleines Schmankerl zum Abschluss, so wenn ich mir den PDF Expert 5 angucke, hatte ich erst vor Kurzem in der Schulung, wenn ich dann den Außendienstlern zeige, schauen Sie mal, Sie haben hier einen Prospekt, den haben Sie über den Filr herunterladen auf Ihrem Netzlaufwerk wo Marketing immer die aktuellen Prospekte zur Verfügung stellt.
Jetzt öffnen Sie diesen Prospekt im PDF Expert, machen dort noch eine Notiz dazu für den Kunden, was Sie mit ihm besprochen haben und dann haben Sie zwei Seiten aus dem 15-Seiten-Katalog, den Sie Ihren Kunden so zur Verfügung stellen. Dann sagt der Kunde, wow. Das ist ja toll, Sie müssen das nur ausdrucken und verschicken und jeder von Ihnen der sowas eben mal zwei Seiten aus dem 15-seitigen Prospekt mal schnell mailen, mit Kommentar, schneller auf einem PC hinkriegt als auf einem iPad, dem gebe ich einen raus. Bisher hat noch keiner die Wette angenommen. Sie können mich gerne herausfordern und Sie können mich natürlich auch gerne nutzen, wenns in Ihrem Unternehen um die Frage geht, wie kann ich mehr als 10 iPads wirklich strukturiert vernünftig ausrollen, das ist mein tägliches Brot, damit beschäftige ich mich zu 90% meiner Zeit, dass ich Unternehmen begleite, die iPads wirklich produktiv, vor allem im Außendienst, nutzen. Sprechen Sie mich gerne einfach an. Am einfachsten erreichen Sie mich über meine E-Mail Adresse, die ist t.jekel@jekelteam.de. Das ist meine direkte persönliche E-Mail, die checke ich zumindest einmal am Tag, also gerne mich anfunken. Sonst, wenn Sie die Transkripte der Episode haben möchten, Links zu der Episode, inklusive auch dieser Citrix X1-Maus, die ich diesen Monat schon ein paar Mal angesprochen habe, dann einfach unter www.iPad4productivity.com einfach zum Gratis-Hörerservices dieses Podcasts anmelden und dann kriegen Sie jede Woche eine E-Mail mit Links zu den Episoden mit Links zu meinem Video-Angebot, nämlich dem iPad-Coach und auch meine Tipps, und wenn es wieder eine neue Apple-Keynotes gibt, dann kriegen Sie entsprechend eine Zusammenfassung.
In diesem Sinne freue ich mich, dass wir gemeinsam einen weiteren Schwerpunkt hier uns gemeinsam erarbeitet haben und worum wird es im nächsten Monat gehen? Nächsten Monat geht es darum zu sagen, jawohl, mit dem iPad ist man doch überall und ständig online, es sei denn es gibt keine Funklöcher. Also Sie merken schon, ich habe immer so eine gewisse kleine Ironie bei meinen Überschriften mit dazu und nur was ich eben erlebe, dass einige Unternehmen Lösungen schaffen die voraussetzen, dass die Mitarbeiter ständig online sind. Aber always-on ist halt eine weitere Illusion.
Und Sie wissen ja, das Motto diesen Jahres ist die iPad-Illusion, deshalb eben viel Unternehmen mit iPads Geld verbrennen und andere damit ihr Geschäftsmodell revolutionieren. Und wenn ich mir das anschaue, beim mobilen Umgang mit Daten sollten aus meiner Sicht im Moment, und das ist meine Erfahrung, Hybrid-Lösungen angestrebt werden, wo ich eben auch lokal mit Daten und mit Apps arbeiten kann und in dem Moment, wo ich eine Online-Verbindung habe, dann die Daten automatisch synchronisiert werden und wenn ich dann mal eine eben stabile W-LAN-Verbindung wie beispielsweise im Home-Office habe, dann kann ich auch gerne mit Virtualisierungen arbeiten. Das schauen wir uns im nächsten Monat einmal etwas intensiver an. Ich freue mich, wenn Sie mit dabei sind. In diesem Sinne, bleiben Sie produktiv mit mobilen Endgeräten, nutzen Sie die, letztendlich geht es darum, sich von der Technik beherrschen zu lassen, sondern die Technik zu beherrschen. Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.
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