Ein iPad kann genauso viel Arbeit leisten wie ein PC. In Unternehmen ist die Nutzung von iPads im Vergleich zu den PCs relativ neu, aber das Rad dreht sich heute um. Es gibt inzwischen iPads auf dem Markt, die leistungsfähiger sind als 90% von allen verkauften PCs. Wenn iPads im Unternehmen sinnvoll über ein MDM-System ausgerollt werden und bestimmte Prinzipien bezüglich deren Nutzung sowie Sicherheit eingehalten sind, lässt sich die individuelle Performance Ihrer Mitarbeiter deutlich erhöhen. Ich zeige Ihnen an einigen anonymisierten Beispielen, welche Erfahrung ich in Unternehmen gemacht habe und vielleicht werden Sie die eine oder andere problematische Situation bei Ihnen im Unternehmen erkennen und eine Lösung dieses Problems für sich finden.


Weiterführende Links

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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei iPad4productivity und einem neuen Themenschwerpunkt dieses Monats. Worum geht es in diesem Monat? Diesen Monat geht es darum, dass wir sagen, jeder Mitarbeiter installiert sich doch Apps wie er mag. Bei den PC’s machen wir es ja schließlich genauso. Oder?

Ich glaube, kein Unternehmen würde einem Mitarbeiter ein PC auf den Tisch stellen und sagen, jetzt installiere dir doch die Programme, die du so für die Arbeit brauchst und, was ich noch wahrnehme, genau so wird es häufig beim iPad gemacht. Der Ausweg – zentrale Mobil-Geräte-Verwaltung MDM plus firmeneigener AppStore bei deaktiviertem Apple-AppStore. Und jetzt werden Sie sagen: „was?!“, den Apple-AppStore abklemmen bist du des Wahnsinns, da gibt es doch Revolution… glauben Sie mir, ich habe es mehr als einmal durchexerziert. Im Regelfall werde ich ja eigentlich zu spät in Unternehmen gerufen, das heißt, immer dann, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist, wenn ein freier AppStore ausgerollt ist und selbst dann habe ich die Erfahrung gemacht, dass es durchaus möglich ist, wenn man es vernünftig begründet dieses Ganze auch wieder auf eine vernünftige Basis zurück zu drehen. Das geht. Und wenn so wie gerade bei dem kürzlichen iPad-Roll-out, die ich von vornherein als externer Projektverantwortlicher mit reingerufen werde, ein solches Projekt, dann gibt es von vornherein einen internen AppStore und wir schauen uns diesen Monat einmal in der typischen, von Ihnen schon gewohnten Struktur das ganze Thema von verschiedenen Seiten an.

Zum einen erzähle ich Ihnen ein paar Stories aus der Praxis und vielleicht erkennen Sie die Dinge natürlich nicht bei Ihnen im Unternehmen, aber vielleicht bei dem einen oder anderen. Also natürlich wie üblich etwas verfremdet, weil ich möchte natürlich niemanden irgendwo persönlich hier bloßstellen. Darum geht es nicht, sondern es geht darum zu zeigen, was typische und oft Missverständnisse sind und wie man es eben besser machen kann. Und genau darum geht es. Das heißt, wir schauen uns in der ersten Woche an was sind denn so typische Situationen, die wich wahrnehme. Dann schauen wir uns in der nächsten Woche einmal an den Schwerpunt auf Führung. Denn diejenige von Ihnen, die mich schon etwas länger kennen, wissen, eine klare Aussage von mir ist, dass ein klarer Fokus der Führung sehr sehr wichtig ist, dass Technik Führung nicht ersetzen kann. Ganz im Gegenteil, der Engpass ist häufig die Führung, wenn es um die erfolgreiche Umsetzung solcher Konzepte geht und deswegen hier ein Schwerpunkt drauf.

In der dritten Woche schauen wir uns an das ganze Thema Zugang von iPad zu allen produktiven Systemen. Das erlebe ich nämlich hier immer, dass es heißt Nein zu Netzlaufwerken und zu produktiven Systemen gibt’s keinerlei Verbindung. Und wenn wir das nicht machen, dann können wir da WhatsApp und was weiß ich hier alles machen. Da sage ich ja, natürlich, gibt es geringe Risiken, wenn Sie dort produktive Systeme nicht anbinden, auf der anderen Seite sind Sie auch deutlich weniger produktiv. Und darum geht es doch letztendlich.

Wir schauen uns dann in der dritten Woche das Thema App-Handling an. Also welche Möglichkeiten gibt es für zentrale App-Verteilung, was sind Erfahrungswerte, die ich Ihnen hier gerne weitergebe und last-but-not-least in der abschließenden Folge zu sagen, was ist dann das Ergebnis eines solchen strukturierten Vorgehens, womit werden Sie dann belohnt.

Lassen Sie uns einsteigen in eine bewußt etwas verfremdete Geschichte, aber vielleicht findet der eine oder andere sich da ein bisschen wieder. Und zwar nicht vor Kurzem, da erhalte ich einen Anruf von dem Vorstand eines größeren Versicherungsunternehmens. Und der kam bedingt durch eine Weiterempfehlung eines anderen Vorstandes. Die haben sich auf einer Arbeitstagung getroffen und der sagte, Mensch, ruf den Jekel doch mal an, du bist total (…). Es war ein Kollege, der war neu in diesem Unternehmen und früher, so zu Zeiten meines Vaters wollten Cheffs neues Möbel, wenn sie Büros dort bezogen haben, heute wollen sie neue IT. Und was war so die Aussage? Ja, wir haben hier so ein Mobile-Device-Management und mit den Geräten kann man ja gar nix machen. Und, ja, dann war die Frage, ja, das wollen wir ändern und das kann ja gar nicht sein und die Mitarbeiter haben ja gar keinen Spaß. Dann sagte ich, was geht denn damit? Jaa, da kann man ja keine Apps installieren und deshalb macht das Gerät keinen Spaß. Und deshalb nutzen die Mitarbeiter das Gerät auch dienstlich nicht. Dann kamen sie mir vorschlagen, Mensch, was halten Sie denn von der Idee, wenn man in LotusNotes-Daten, also bei anderen ist das über Outlook und Exchange synchronisiert, wenn wir die nicht mit dem iPad synchronisieren, dann kann doch jeder auf dem iPad machen was er will. Auf dem iPhone kann man doch WhatsApp nutzen, wenn man dort das Ganze, d.h. die Kundenadressen, dort nicht mit anbindet. Dann sagte ich, super super, ohne LotusNotes-Daten ist doch wirklich ein iPhone oder ein iPad nicht produktiv nutzbar. Und zu sagen, wenn Adressen nicht auf das iPhone synchronisiert werden, dann sage ich genau, dann geben die Mitarbeiter bestimmt die Telefonnummern immer händisch ein. Halloo? Glauben Sie noch an den Osterhasen oder den Weihnachtsmann? Dann können Sie es auch gleich lassen. Weil was machen die Mitarbeiter? Natürlich geben sie die Telefonnummern ein oder was häufig noch schlimmer ist, sie synchronisieren es dann einfach mit ihrem iTunes, mit ihrem privaten PC idealerweise, und dann haben Sie überhaupt keinerlei Kontrolle mehr über Datenzu- und Abflüsse zu privaten Endgeräten. Und für mich gibt es keinen sachlichen Grund, weshlab man ein dienstliches Endgerät mit einem privaten iTunes verbinden sollte. Letztendlich gibt es gar keinen Grund für die Verbindung mit dem iTunes in der produktiven Nutzung. Das musste man früher machen, heute geht es aber nicht mehr oder heute braucht man es nicht mehr und heute ist es eher eine Quelle unkontrollierten Datenzu- und -abflusses und deshalb unterbinde ich es im Regelfall. Weil kein Mensch will iTunes, die Leute wollen ihre Musik synchronisieren, ihre Fotos synchronisieren, ihre Adressen, ihre Outlook-Daten synchronisieren. Und das geht auch natürlich mit sichereren Geräten. Also auch hier so dieses Thema, wo ich dann immer sage, das iPad ist in erster Linie erst mal ein Arbeitsgerät und darf natürlich auch gerne privat genutzt werden, sofern es den Unternehmensinteressen nicht widerspricht. Also ich vergleiche es immer gerne mit einem Firmenwagen, den kann ich doch auch nicht mit Spoilern verschönern und Rennen fahren oder irgendwie als Großraumtaxi im Zweitjob das Ganze nutzen. Würde auch nicht auf die Idee kommen. Also deswegen sage ich, halt, Moment mal, gerne können wir Spaß mit solchen Geräten haben aber bitte, sollte noch der Fokus ganz klar sein, dass diese Geräte und die kosten schließlich Geld, dazu dienen sollten die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Und deswegen sage ich ja, Mitarbeiter müssen motiviert werden, gar kein Thema. Aber dann bitte lieber durch gute Führung, statt durch den bequemeren Weg eines teueren iPads. Weil viele Führungskräfte machen sich es auch leicht zu sagen, ah, motivieren finde ich immer so schwer, ja dann gebe ich den doch ein iPad, dann sind die alle motiviert. Dazu sage ich – wunderbar. Das ist, wenn Sie bei der Kindererziehung den Kindern andauernd neue Spielzeuge schenken. Kurzfristig sind die ganz toll motiviert, aber irgendwie habe ich selbst die Erfahrung und ich habe eine 19 jährige Tochter gemeinsam mit meiner Frau, also wir haben die Erfahrung gemacht, dass sicherlich das auch ab und zu schön ist ein schönes Spielzeug zu schenken aber wichtiger ist eine klare, saubere Kommunikation und eine liebevolle Begleitung. Und da hat Kindererziehung auch viel mit Führung gemeinsam. Deswegen schauen wir uns das Ganze auch in einer späteren Episode noch einmal an.

Stellen Sie sich doch mal folgende Situation vor. Neue Mitarbeiter bekommen an ihrem ersten Arbeitstag ein Notebook auf den Tisch gestellt. Auf dem Notebook ist nur Windows und vielleicht doch Outlook installiert. Zugriff auf Netzlaufwerke ist nicht eingerichtet, da es aus Sicherheitsgründen vieeel zu gefährlich ist. Außer den mitgelieferten Programmen sind keine Programme installiert. Es gibt nur ein Windows dort, da kann man sich ja Programme installieren oder aus dem Internet und so weiter und es gibt noch irgendwie Office 365, das kann der Mitarbeiter sich auch irgendwie abonnieren, der wird schon die richtigen Programme finden. Thja.. Schickt er eine Datei an interne Abteilung, die können das Format nicht lesen und irgendwie… ich weiß nicht. Würden Sie sowas machen? Mit dem PC? Ich glaube, es wird keiner auf die Idee kommen auf die Idee zu kommen. Macht das Sinn? Nein! Denn, ist ein sinnvolles Arbeiten ohne Zugang auf die Netzlaufwerke überhaupt möglich? Ich glaube nein. Natürlich können Sie auch per E-Mails Daten austauschen, aber das ist nur für eine Meeting-Vorbereitung sinnvoll, sonst ist es eher umständlich. Und die nächste Frage, sollte sich der Mitarbeiter nicht mit der Arbeit, statt mit dem Einrichten seines PCs beschäftigen? Und auch die Frage, wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass alle Mitarbeiter alle die richtige Software auswählen? Die sicher ist, die reibungslos mit anderen IT-Systemen in der Firma zusammenarbeitet, die der IT bekannt ist und supportet werden kann und diese auch in Zukunft noch geben wird.

Dann ist das ganze Thema Geräte- und Software-Zoo. Also erhöht wirklich die Komplexität, erhöht die Kosten, erhöht das Sicherheitsrisiko, senkt die Produktivität auf allen Seiten und schafft letztendich Frust. Wie Sie wissen, ich bin beispielsweise kein Freund von Bring-Your-Own-Device – das eigene Gerümpel mitbringen, yuhuu. Wunderbar. Herzlich Willkommen im Geräte- und App-Zoo. Und ich vergleiche es gerne mit Autobahn und Fahrspuren. Natürlich ist eine Fahrspur auf einer Autobahn Restriktion. Ich kann da nicht fahren wie ich will. Nur witzigerweise, wenn die Fahrspuren mal nicht da sind wegen Bauarbeiten beispielsweise, dann wird das immer langsamer. Also vor dem Hintergrund, Begrenzungen helfen auch manchmal die Geschwindigkeit dort zu erhöhen. Und genauso wie in Formel 1, mit Spoilern ein Formel-1-Wagen deutlich schneller ist als der ohne.

Was hat jetzt ein Notebook mit einem iPad zu tun? iPads sind zum einen heute leistungsfähiger als viele PCs. Also als das iPad-Pro im letzten November auf den Markt kam, war es leistungsfähiger als 90% aller PCs, die im gleichen Jahr verkauft wurden. Und früher musste man iPads, … da musste man immer Kompromisse eingehen. Heute dreht sich das um. Wenn heute einer sagt, ja, man kann doch mit dem iPad nicht so arbeiten wie mit dem PC, dann sage ich – stimmt, man kann nämlich mit dem iPad besser arbeiten als mit dem PC. Sicherlich nicht in allen Bereichen, aber in sehr sehr vielen und gerade, wenn ich mir zwei Bereiche angucke, zum einen der Bereich der Außendienstmitarbeiter, die sollen schließlich keine Excel-Freaks sein, sonder sie sollen verkaufen. Und zum zweiten im Bereich der Führungskräfte, die im Regelfall die Mitarbeiter haben sollten, die solche Excel-Freak-Sachen ihnen entsprechend abnehmen.

Auf den iPads, und das ist das Wichtigste letztendlich, ist dieses Thema Mobile-Device-Management auch ein irreführender

Begriff. Es geht ja nicht darum die Geräte zu schützen, sondern es geht eher darum die Daten zu schützen. Und auf den iPads haben Sie die gleichen Daten, wie Sie auf dem PC haben. Und deshalb eben ganz wichtig, es geht um das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Es geht darum Geheimnisse und Patente zu schützen und wenn Sie auf mobilen Endgeräten die gleichen Daten haben wie auf PCs, was häufig schon auf Smartfones der Fall ist, dann müssen die auch genauso gut geschützt werden und letztendlich sogar schon besser, weil, ich weiß nicht, ist Ihnen schon mal ein PC aus der Tasche gefallen…? Je kleiner sochle mobilen Endgeräte werden, desto leichter gehen die auch verloren. Und gerade weil viele dort so ein geringes Sicherheitsbewußtsein haben und sagen, ach nö, da so einen komischen PIN-Code einzugeben ist doch nervig, dann mache ich mal 1234. Ja, auf dem PC haben wir mittlerweile gelernt, dass man dort sichere Kennwörter entsprechend eingeben sollte. Auf mobilen Endgeräten sind wir da noch nicht ganz so weit. Oder noch mal eine andere Facette und ein anderer Blick auf den Bereich. In der Produktion würde doch auch keiner auf die Idee kommen, dass die Arbeiter ihre Roboter selbst programmieren dürfen, damit die mehr Spaß haben. Also ich sage mal, wenn wir in der Produktion so arbeiten würden wie im Büro, dann wären viele Produktionsunternehmen längst pleite. Da wird doch die Roboter tanzen lassen, sondern sagen, hey, natürlich gibt es auch Roboter-Ballett, aber das ist nicht unbedingt produktiv in der Produktion, sondern da gehts wirklich erstmal darum zu produzieren. Und auch da werden, ich sage mal, Arbeitsbedingungen optimiert, eben durch die Beteiligung von Mitarbeitern und durch Ergonomie und gute Führung, aber der Fokus auf die Produktivität und Leistungserstellung ist klar. Und das sollte bitte auch wieder in Büros einziehen. Es kann doch nicht sein, dass wir in Büros mit Methoden des 19 Jahrhunderts arbeiten und wenn wir eben neue Technologien bekommen, dann gewöhnen wir uns erstmal an die schlechten Sachen der neuen Technologie an. Wie beispielsweise, dass wir alle zwei Sekunden aufs Handy gucken, ob neue E-Mails da sind. Hallo? Wer wäre so bekloppt gewesen, alle zwei Minuten zum Briefkasten zu rennen und zu gucken ob die neue Post da ist. Und genau das passiert oft, dass wir die Produktivitätschancen nicht nutzen, uns aber die schlechten angewohnheiten schneller angewöhnen, die vermeintlich produktiv sind, die aber im Regelfall nicht produktiv sind. Die Frage ist ja, würden Sie in Ihrer eigenen Firma mit Ihrem eigenen Geld 100 iPads kaufen und die einfach so den Mitarbeitern geben? Wenn nicht, weshalb soll es dann Ihr Arbeitgeber tun? Und ich habe immer so diesen schönen Begriff „OPM-Manager“, Others‘ People Money Manager, zu sagen, jawohl, in der Firma Business fliegen, aber privat nicht bereit sein das Ganze zu zahlen. Also was ich häufig erlebe, ich habe schon eine Firma erlebt, eine Bank, da wurden 100 iPads an die Führungskräfte als Motivationsmaßnahme einfach mal verteilt, aber hat sich da jemand Gedanken darüber gemacht, wie man damit arbeiten kann? Und was ich auch erlebe, dass sich viele Mitarbeiter die Frage stellen, hey Moment mal, was soll das denn? Und die merken ja auch, dass da irgendwo Geld verschwendet wird und dann geht dieser Schuß häufig nach hinten los. Und die Produktivität steigert definitiv nicht. Vor diesem Hintergrund durchaus ein Thema, worüber man sich Gedanken machen sollte und in der nächsten Woche schauen wir uns das einmal mit dem Schwerpunkt Führung an. Ich freue mich, wenn Sie wieder mit dabei sind und

wie üblich können Sie das Transkript zu dieser und den weiteren Episoden und auch einen wöchentlichen iPad-Tipp erhalten, wenn Sie sich unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice anmelden. Ich freue mich auf Sie. Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.