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Diese Woche geht es um Datenraumlösungen, die beispielsweise für die Aufsichtsratsarbeit genutzt werden. Bei Rückfragen und Themenwünschen freue ich mich über Ihre E-Mail an t.jekel@jekelteam.de.
Herzlich produktive Grüße
Ihr
Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und lasse daraus erst im Nachhinein das Transkript erstellen.)
Nachdem wir uns letzte Woche einmal angesehen haben, wie Sie auf firmeneigene Server zugreifen können, schauen wir uns heute noch einmal eine weitere Stufe an und zwar, Datenraumlösungen.
Wann sind Datenraumlösungen sinnvoll? Sie sind dann sinnvoll, wenn Sie wirklich hochvertrauliche Daten haben. Ich begleite beispielsweise viele Aufsichtsräte bei der Einführung von iPads und hier ist die Anforderung, dass hochvertrauliche Informationen an Aufsichtsräte herausgegeben werden sollen, die ja vor den Aufsichtsratssitzungen, erfahrungsgemäß so 14 Tage vorher zur Verfügung gestellt werden sollten. Die sind nicht in das IT-System der Bank eingebunden, das sind fremde Mitarbeiter und die sollen komfortabel aber sicher auf die aufsichtsratssitzungsrelevanten Dinge zugreifen können. Es ist darüber hinaus interessant neben neben den regelmäßigen Sitzungen auch für Firmenfusionen, dafür sind die Datenräume ursprünglich entwickelt worden, Sie erinnern sich vielleicht früher gab es dort wirklich einen Raum, in den die Anbieter dann eingeladen wurden, die konnten dort Daten und Unterlagen einsehen, die aber nicht mitnehmen und damit nicht kopieren, vervielfältigen und solche Dinge. Es ist auch interessant für den Bereich Zulieferer. Also ich weiß aus dem Bereich Automobilzuliefererindustrie, wo es um sehr hochvertrauliche Entwicklungsprojekte geht, da werden solche Lösungen auch genutzt, um Dateien aus zu tauschen, auf der einen Seite zwischen Zulieferern und Unternehmen, und auch zwischen Projektpartnern. Dann sind solche Datenraumlösungen sinnvoll, die die Gundidee haben, dass dort auf einem webbasierten häufig Portal, das aber gut abgesichert ist, Daten für auch unternehmensexterne gut und sicher zur Verfügung gestellt werden können. Das heißt hier, wichtig für eben Aufsichtsräte und gerade die, oder auch externe Mitarbeiter, die dann mit unternehmensfremden Endgeräten rein kommen. Sie erinnern sich vielleicht, ich bin kein Freund von ‚bring your own device‘, das heißt, dass Mitarbeiter Ihre eigenen Geräte mit in das Unternehmen herein bringen, weil Sie erfahrungsgemäß dort nicht zur zum Thema Support irgendwann man einen erhöhten Aufwand haben, sondern auch aus juristischer Sicht dort kaum Zugriffmöglichkeiten auf ein Endgerät haben, dass nicht im Eigentum der Bank oder des Unternehmens ist. Es gibt aber eine Ausnahme und zwar das ist in dem Bereich Aufsichtsräte, wo Sie sagen Sie haben keinen eigenen, wobei selbst da bin ich manchmal dabei zu sagen, Leute, dann gebt als Bank den Aufsichtssräten Bank-iPads. Es gibt allerdings einen wirklichen Fall, wo Sie nicht immer ein eigenes iPad ausgeben werden, das ist bei externern Projektmitarbeitern. Hier bevor die ungeschützt auf irgendeine Daten zugreifen ist das eine gute Idee, das Ganze über so eine Datenraumlösung zu machen. Wichtig ist, wann ist eine Datenraumlösung sinnvoll, wenn eine Rechtemanagement erforderlich ist. Das heißt, wenn Sie zentral steuern wollen oder aus Compliance-Gründen müssen, wer welche Dokumente anzeigen kann, wer sie kommentieren darf, wer sie ändern darf, wer sie weiterleiten darf und wer sie drucken kann. Und beim Drucken gibt es auch solche netten Dinge, wie Integration eines Wasserzeichens, das heißt, wenn Sie ein Papier irgendwo zirkulieren haben, wissen Sie von welchem User das ausgedruckt wurde. Es ist auch gut, wenn Sie Workflows abbilden wollen, also für Sitzungen, für Genehmigungsworkflows oder bei Unternehmenszusammenschlüssen, dafür ist das doch manchmal unübersichtlich, wenn Sie mit reinen Dateistrukturen arbeiten, hier kann man das wunderbar abbilden mit solche Datenraumlösungen.
Bevor Sie eine solche Datenraumlösung einführen, sollten Sie allerdings immer darüber nachdenken, okay, geht es denn vielleicht auch etwas anders und einfacher. Ich gebe Ihnen mal ein Beispiel: Ich habe die PSD-Bank in Düsseldorf begleitet und hier haben wir überlegt, wie unterstützen wir die Aufsichtsratsarbeit. Und hier haben wir folgende Lösung geschaffen. Wir haben erstens bankeigene iPads angeschafft und haben Punkt Nr. 2 auch die bestehenden Aufsichtsräte in das bestehende Lotus-Notes-System der Bank mit eingebunden. Das Gerät oder die Geräte waren über das Mobile-Device-Managementsystem gemanagt, also zentral eingestellt, so so, dass wir auch zentral einstellen konnten, was mit diesen E-Mails passieren darf, ob die in welchen Applikationen geöffnet werden können, also hier gab es noch keinen freien App-Store, sondern klar definierte Applikationen. Also hier kann man schon unter der Voraussetzung, dass diese Geräte mit einem Mobile-Device-Managementsystem wirklich zentral verwaltet sind, kann man durchaus auch darüber schon bestimmte Funktionalitäten abbilden. Wichtig ist, es müssen unternehms- bzw. bankeigene Geräte sein, und die müssen eben über MDM gemanagt werden. Das heißt, die Idee ist hier über E-Mails zu verteilen, so wie Sie es in der vorletzten Episode kennen gelernt haben, hier haben Sie Lesebestätigungen und es gibt hier auch bei, wenn Sie es managen, die Möglichkeit zu konfigurieren mit einem sogenannten Managed-Open-In können Sie festlegen, in welchen Applikationen dort diese E-Mails geöffnet werden können oder nicht, wichtig ist, dass Sie idealerweise nur zentral verteilte Applikationen haben und dann sicherstellen, dass auch nur in diesem die Dinge geöffnet werden können. Sie können auch festlegen, ob gedruckt werden kann, ob Screenshots festgelegt werden können, diese ganzen Dinge können Sie festlegen.
Der nächste Schritt sind Container-Lösungen, das heißt, hier ist das so, es gibt mittlerweile erstens Good was ich in der letzten Episode einmal ansprach, es gibt containerorientierte MDM-Lösungen, aber es gibt mittlerweile auch von den führenden MDM-Lösungen, wie ‚AirWatch‘ oder ‚Mobile Iron‘ gibt es auch eigene E-Mail-Clients und eigene Datencontainer. Der Haken an der Sache ist, dass die auch etwas weniger komfortabel sind, also deswegen muss man sich das anschauen, ich hatte es vor kurzem erst jetzt bei einer Bank, wo wir uns die E-Mail-Container von AirWatch angesehen haben, die Inbox, und hier scheitert es daran, dass ab der dritten Unververzeichnisstruktur der E-Mails einfach der Text des Ordners nicht lesbar ist und zum zweiten, der Synchronisationszeitraum nur so eingeschränkt ist, den Sie maximal dort auf die Geräte übertragen können, und meine Empfehlung ist immer, bitte testen Sie solche Dinge, also wenn Sie die schönen PowerPoint-Charts der Anbieter lesen, dann funktioniert natürlich immer alles, und meine Erfahrung ist wirklich dann auch mal Hands-on sich diese anzugucken, also wenn ich Unternehmen begleichte, dann lasse ich mich immer in mit einem meiner Testgeräte in deren MDM entsprechend einchecken und dann testen wir das bevor wir das an die Anwender geben immer mit der IT-Orga, wirklich mit einem Test-Account und sagen OK, kann man damit wirklich arbeiten und bei der einen oder anderen Organisation passt das dann und hier in diesem Fall haben wir beispielsweise mit der Inbox sehr schnell gemerkt, nein, damit können wir nicht an die Anwender rausgehen, dann haben wir mit dem Standardplan wieder gearbeitet, den aber entsprechend auch sicher dann entsprechend konfiguriert.
Eine weitere Idee ist dann auch sichere Cloud-Laufwerke, Sie kennen ja Dropbox oder iCloud-Drive, es gibt allerdings auch sichere Lösungen, also zum einen gibt es von ‚BrainLoop‘ auf den wir nachher nochmal kommen werden, das ist der Mercedes nenne ich ihn immer, die große Datenraumlösung. Hier gibt es auch eine kleine Lösung, die vereinfacht gesagt, wie Dropbox funktioniert, also Sie haben einen Laufwerk über das Sie Daten synchron halten halten können, auch über mehrere User, aber das Schöne ist, Sie haben den Server in Deutschland. BrainLoop hört sich amerikanisch ist aber ein deutsches Unternehmen. Zum zweiten ‚DocWallet‘. DocWallet hatten wir uns im Rahmen der Cloud-Service schon mal angesehen, ist ein Angebot der Deutschen Post, das heißt, hier haben Sie auch die Server in Deutschland, das Ganze ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und somit mit einem sehr hohen Sicherheitsmaßstab und mit einer guten Technik dahinter, allerdings diese sicheren Cloud-Laufwerke stoßen dann irgendwann mal an die Grenzen, wenn Sie sehr viele Benutzer haben und wenn Sie feines Rechtemanagement brauchen. Dafür sind die nicht gedacht, die sind eigentlich nur dafür gedacht, sich selbst und vielleicht im Team Dateien sicher auszutauschen und zu behalten.
Wenn wir uns einmal die Datenraumlösungen anschauen, dann gibt es auf der einen Seiten den Mercedes, das ist ‚BrainLoop‘. Und bitte nicht falsch verstehen, ich kriege keine Provision von BrainLoop, also es ist hier keine Werbeveranstaltung, es ist übrigens bei allen Lösungen, die ich hier vorstelle, sind es keine Lösugen, bei denen ich irgendwelche Provisionszahlungen erhalte oder Reseller bin, sondern es sind Lösungen, die ich in der Praxis kennengelernt habe, mit denen ich bei meinen Kunden arbeite und die ich für gut finde, und die auch sich gut eignen um exemplarisch bestimmte Dinge zu verdeutlichen. Und wenn Sie sich BrainLoop anschauen, BrainLoop hat auch eine eigene iPad-App, das ist eine deutliche Alleinstellung über andere Datenraumlösungen, weil Sie können natürlich auch über den Browser gut auf diese Datenräume zugreifen, aber über eine iPad-App ist das Ganze natürlich erstens komfortabler, zweitens können Sie das dann auch machen selbst wenn Sie keine Internetverbindung haben. Und Sie können hier, obwohl Sie offline arbeiten, im BrainLoop beispielsweise einstellen, wie lange darf ein Gerät offline bleiben und Sie haben sogar eine Art Selbstzerstönrungsmodus, das heißt, wenn ein Gerät eine einstellbare Zeit nicht oline ist, werden diese Dokumente automatisch vom Gerät gelöscht. BrainLoop ist verfügbar für das PC für das Internt, also Sie können über eine Webschnittstelle darauf zugreifen und für das iPad. Das Schöne ist, Sie haben dort auch Wasserzeichen drin, Sie könne kommentieren, Sie können Dokumente zur Sitzungsunterlagen zusammenfassen, Sie können, wenn Sie eine Worddatei hochladen, die automatisch in eine PDF-Datei konvertieren lassen, Sie können Links statt Dokumenten versenden, was auch sehr gut ist, das heißt, wenn Sie eine E-Mail verschicken, dann schicken Sie eben keinen Anhang, der abgegriffen werden kann, sondern einen Link zu einem Datenraum und der kann dann auch nur von denen geöffnet werden, die den Zugriff haben. Und Sie können natürlich den Link auch nur an die schicken, die im System entsprechend berechtigt sind. Das Ganze ist wirklich sehr sehr leistungsfähig, das Rechtemanagement ist so intelligent, dass Sie wenn Sie eine Datei auf den PC beispielsweise heruntergeladen haben, auch wenn es ein privater PC ist, auf den Sie als Unternehmen oder Bank keinen Zugriff haben, dann zieht immernoch das Rechtemanagement, das heißt, auch diese Datei, selbst wenn Sie irgendwo anders abgespeichert werden sollte, wenn es freigegeben sein sollte, dann ist es immernoch so, dass beispielswese Begrenzungen beim Drucken oder beim Weiterleiten immernoch genauso ziehen. Also das ist wirklich ganz klasse. Am besten melden Sie sich zum Gratis-Hörerservice des Podcasts an, wenn Sie das noch nicht getan haben auf www.iPad4productivity.com und dann kriegen Sie wie üblich alle Links und ich packe Ihnen auf die Seite zu dieser Episode auch nochmal zwei Videos, zum einen in dem einen Video wird erklärt, wie BrainLoop funktioniert, ein Überblich, das ist etwas werblich dieses Video, aber Sie sehen trotzdem einen guten Überblick, deswegen empfehle ich es Ihnen trotzdem. Punkt Nummer 2 ein Video, in dem die iPad-Lösung vorgestellt wird, also so kriegen Sie ein gutes Gefühl dafür, was diese Lösung kann. Das war BrainLoop, der Mercedes unter den Datenraumlösungen. Nicht ganz billig, aber sehr sehr gut.
Die zweite Lösung, die ich Ihnen gerne vorstellen möchte, die viel bei meinen Kunden auch im Einsatz ist, ist dp bank. Es ist eine webbasierte Lösung, sie ist deutlich günstiger und Sie können dort auch Ordner zu Sitzugen erstellen, Workflows definieren, nicht ganz so leistungsfähig aber signifikant günstiger und für viele völlig ausreichend, ist ein System zu dem auch eine iPad-App in der Planung ist in Zukunft, das Sie aber heute auch schon webbasiert gut nutzen können. Also eine etwas einfachere Lösung, aber durchaus auch schön gelöst, ist bei vielen Banken und im genossenschaftlichen Bereich im Einsatz. Stichwort ‚genossenschaftlicher Bereich‘. Es gibt ja für GAD-angeschlossenen Kunden, die das hier hören, die AR-Info der GAD, das ist ähnlich wie dp bank und ein großer Hinweis. Ich erlebe immer viele Banken, die haben das im Einsatz nur für Ihre Aufsichtsräte. Jaa, das heißt AR-Info, das heißt aber nicht, dass Sie das auch nicht für andere Zwecke verwenden können. Das heißt auch dafür zu verwenden, dass Sie im Führungskreis beispielsweise, wichtige Dokumente austauschen. Und deswegen abschließend noch einmal der Kreis, um den zu schließen, Sie können diese Dokumenten, diese Datenraumlösungen natürlich nutzen für Aufsichtsräte, für Fusionsverhandlungen und für solche Dinge aber durchaus auch für den persönlichen Datenaustausch. Gerade vertrauliche Informationen, gerade im Führungsbereich dafür sind diese Dinge sehr sehr gut geeignet.
Damit haben wir den Block sicherer Datenaustausch im März sicherlich nicht abschließend aber einmal im Überblick gut behandelt, das heißt, wir haben uns im März angeguckt, wie schütztenswert sind welche Daten, wir haben uns angesehen die führenden Cloud-Anbieter, wir haben uns angesehen, wie Sie über E-Mails Daten mitnehmen können, wie Sie auf firmeneigene Server zugreifen können und wir haben uns angesehen Datenraumlösungen.
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