Diese Woche geht es um das Thema Evernote. Wie kann ich Evernote sinnvoll einsetzen, welche Möglichkeiten bietet mir Evernote. Wo sind die Unterschiede zwischen Evernote – OneNote und der Apple-Notizfunktion. Wie speichere ich Webseiten, Zeitungsartikel oder zusätzliche Notizen ab.
Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Nachdem wir uns in der letzten Woche Microsoft OneNote etwas intensiver angesehen haben, schauen wir uns heute einmal Evernote an.
Meine persönliche Geschichte mit OneNote und Evernote und Outlook-Notizen ist ja die, dass ich zunächst einmal mit Exchange synchronisierten Notizen im Outlook begonnen habe und dann habe ich OneNote kennengelernt und fand das klasse, weil ich in OneNote Verknüpfungen zu meinen Outlook-Terminen erstellen konnte. Das habe ich sehr intensiv genutzt. Als ich dann mein iPad bekommen habe war ich sehr traurig, da gab es noch kein OneNote für das iPad. Folglich habe ich ein Tool gesucht, mit dem ich meine ganzen OneNote-Notizen auf Evernote synchronisieren und übertragen konnte. Das habe ich dann nach einigen Suchen gefunden und bin dann umgestiegen auf Evernote.
Mittlerweile ist es so, dass OneNote auch für das iPad verfügbar ist, das ist dann besonders gut, wenn Sie in der Microsoft-Umgebung viel mit Outlook arbeiten. Gerade wenn Sie vielleicht doch mit dem Microsoft Surface liebäugeln, also alle, die die letzte Episode zu diesem Thema nicht gehört haben, vielleicht noch einmal reinhören.
Evernote ist ein Mitbewerber zu OneNote, muss man ganz klar sehen. Kommt eher aus der Mac-Welt, ist eher etwas für, ich nenne das mal kreative Chaoten. Es ist wirklich ein sehr gutes Notizprogramm, was für alle Plattformen mittlerweile verfügbar ist. Das ist für iPhone, für iPad, für Mac schon lange verfügbar, es ist genauso wie OneNote auch für den PC verfügbar. Es ist verfügbar für den Zugriff über einen Webbrowser, es gibt auch eine im Gegensatz zum OneNote eine Blackberry-Version, die ebenfalls sehr gut ist. Die Plattform Evernote ist sehr gut geeignet für eher unstrukturierte Menschen, die sagen, ach, ich haue da jetzt was rein und ich finde das dann wieder in Volltext. Es hat sehr gute Extensions, d.h. sehr gute Erweiterungen. Es gibt mittlerweile kaum mehr eine App, die irgendwelche Notizen dort als Exportfunktion auch über Evernote anbietet. OneNote zieht hier nach, muss man ganz klar sagen, also viele, auch systemübergreifende Funktionen, wo Sie beispielsweise eine Webseite sich direkt abspeichern können. Das geht mittlerweile sowohl über Evernote als auch über OneNote, aber es gibt noch mehr externen Schnittstellen aus der Evernote-Seite und man kann es strukturieren, aber man muss es nicht strukturieren. Bei OneNote kommt man ohne eine gewisse Strukturierung eigentlich nicht weiter, also deswegen für kreative Chaoten, nenne ich das mal, ist dann eher Evernote geeignet.
Weshalb nicht mit den Outlook-Notizen das Ganze zu machen, es gibt ja auch die Notizapplikation mittlerweile. Hier ist es so, dass Sie doch mehr Formatierungsmöglichkeiten über Evernote oder auch über OneNote haben.
Die nächste Frage, die ich seit iOS 9 oft gestellt bekomme ist, weshalb ersetzt die neue Apple-Notizfunktion das Ganze denn nicht, sowas wie Evernote und OneNote. Weil, was hat Apple gemacht? Apple hat die Notizfunktion sehr deutlich erweitert. Das heißt, Sie können jetzt sogar direkt handschriftliche Notizen in der Fotoapplikationen machen, Sie können was reinschreiben, Sie können Fotos mit reinpacken und diese kommentieren. Das knirscht noch so an der einen oder anderen Stelle, aber es ist recht leistungsfähig und im ersten Schritt könnte man wirklich sich die Frage stellen, wozu braucht man da noch Evernote?
Aus meiner Sicht ist der größte Punkt, weshalb Sie mit Evernote oder OneNote arbeiten sollten ist, dass diese Apple-Notizfunktion nur in der Synchronisation mit iCloud funktioniert, das heißt, wenn Sie im reinen Apple-Universum sind, also nur Apple-Endgeräte haben, nur Macs haben, dann macht das Sinn. In dem Moment wo Sie etwas synchronisieren mit einem PC, oder mit anderen Handys, die diese erweiterte Funktionalität nicht unterstützen, dann kommt eben nicht alles mit rüber, dann gehen hier Informationen verloren, vor dem Hintergrund empfehle ich dann eher wieder mit plattformübergreifenden Lösungen zu arbeiten.
Vielleicht einmal ein paar Inputs, ein paar Ideen, was mach ich denn mit dem Thema Evernote, was können Sie mit dem Thema Evernote gut machen? Vom Grundsatz her passt da immer alles gut rein, was nicht in einer Datei dort im ersten Schritt reinpasst und ich nutze es beispielsweise besonders für drei Sachen:
Ich nutze es für Vorträge, für Zeitschriftenartikel und für Webseiten. Was heißt Vorträge, wenn ich einen Vortrag halte bei Veranstaltungen, was ich regelmäßig tue, dann bin ich meistens den ganzen Tag da und höre mir auch andere Redner an. Und was tue ich dann, dann öffne ich Evernote auf meinem iPad, lege das auf den Shoss und das kann man relativ dezent machen, das ist etwas dezenter als mit dem Notebook und dann öffne ich eine Notiz und schreibe mir dort stichprobenartig, stichwortartig, die wichtigsten Dinge rein. Das Schöne ist auch, wenn es dort ein Handout gibt, wenn es dort diese berühmten Seminarordner beispielsweise gibt, dann nehme ich sie nicht mehr mit, sondern dann halte ich das iPad kurz hoch, wenn ich mir ein Blatt abfotografieren möchte und dann habe ich eine Notiz. Da habe ich meine Notizen, da habe ich dann abfotografierte Fotos, Grafiken, Bilder mit dabei und das Schöne ist, dass Evernote, genauso wie OneNote der das auch kann, dann so macht, dass Sie hier im Volltext das Ganze hinterher durchsuchen können. Das heißt, wenn Sie dann einen Chart mit einem Text fotografieren, dann können Sie auch im Volltext das durchsuchen, was sonst bei normaler klassischen Ablage tendenziell etwas schwierig ist. Also für Vorträge, für Seminare, wenn Sie irgendwo dabei sind, oder wenn Sie im Webinar gucken, wenn ich mir die Apple-Keynotes angucke, dann gucke ich mir die meisten auf dem PC an, hab auf meinem iPad dann entsprechend Evernote oder anders rum. Klasse dafür geeignet.
Was ist das zweite was ich damit mache? Ich mache Zeitschriftenartikel, also mein Zeitschriftenarchiv. Was heißt das? Früher, wenn ich interessante Zeitungs- und Zeitschriftenartikel gesehen habe, die ausgerissen und meiner Sekräterin gegeben und gesagt, Mensch, können Sie das für mich irgendwo ablegen und letztendlich, wenn ich das dann gebraucht habe, war es meistens irgendwann mal ein Wochenende oder ganz früh oder ganz spät, wenn die Mitarbeiterin nicht mehr im Büro war. Das fand ich irgendwie nervig und dann habe ich mir überlegt, wie kann man das machen? Das Schöne ist, wenn ich heute eine Zeitschrift lese, ein Buch lese, und dann habe ich im Regelfall mein iPhone griffbereit, fotografiere mir die entsprechenden, interessanten Artikel, schreibe mir die Schlagworte kurz und dann habe ich ein entsprechendes Notizbuch dafür in Evernote angelegt und das Schöne ist, Sie müssen nicht mehr Evernote öffnen, sondern Sie machen einfach ein Foto und dann gehen Sie auf den Weiterleitungspfeil und dann sagen Sie, speichern wir das einfach in Evernote ab. Und da Evernote ja in den Fotos dort entsprechend im Volltext sucht, haben Sie damit einen Volltextzeitschriftenarchiv/-zeitungsarchiv, also es ist wirklich klasse. Ich habe das im letzten Jahr bei einer Werbeagentur mit drei Geschäftsführern beispielsweise das so gemacht habe, dass die Zeitschriften nicht mehr bei allen drei durchläuft, im Sinne eines Zeitschriftenumlaufs, sondern das jede Zeitschrift nur noch an einen der Geschäftsführer geht und die dort in Evernote Sachen abspeichern. Dann hatten wir ein freigegebenes Notizbuch für dieses Thema Presseclippings. Evernote bietet nämlich die Möglichkeit an, dass man mit mehreren Usern mit einem Notizbuch arbeitet. Das bietet sich so im familiären Bereich an, also hier beispielsweise haben wir unsere Rezepte in der Familie abgelegt, das ist auch ganz praktisch. Im Businessbereich macht mans eher so, dass man sagt, okay, nicht alle meine Notizen sollen für alle freigegeben sein, sondern eher, ich habe meine eigenen, und darüber hinaus gibt es gemeinsam genutzte, wie beispielsweise für Zeitschriftenartikel. Evernote hat übrigens mittlerweile auch eine Business-Edition, die nochmal das Thema Businessfunktionen etwas optimiert für die Zusammenarbeit. Evernote denkt auch über die Frage Datenschutz nach. Also im Standard werden erstmal alle Notizen und (…)Schlüssel in die Richtung USA gegeben, mittlerweile baut Evernote aber auch Rechenzentren in Europa auf, auch in der Schweiz. Die beschäftigen sich mittlerweile auch mit der Frage, wo liegen die Daten, wie sicher liegen die Daten, also da tut sich was in Richtung Business. Also deswegen durchaus auch in Zukunft noch mal ein Blick wert.
Die Frage, die mir auch hier häufig gestellt wird: kann man denn mit Evernote auch handschriftliche Notizen machen? Ja, das gibt es, also es gibt mit Penultimate eine Lösung, die ist von Evernote gekauft worden. Ich gehe mal davon aus, dass die in Kürze auch komplett integriert wird. Hier können Sie direkt reinschreiben und können dann Ihr handschriftlichen Notizen mit übergeben. Ich finde auch, ehrlich gesagt, sehr gut eine Lösung die heißt WritePad. Mit WritePad schreiben Sie in ein Eingabefeld und dann setzt er das sofort um und diese Notizen, die Sie mit WritePad machen, werden Ihnen komplett synchronisiert mit Evernote. Das heißt, wenn Sie in in eine Evernote-Notiz in Evernote noch was ergänzen, erscheint das auch wieder in WritePad. Ist eine Lösung, die wie ich finde am besten funktioniert.
Wir gucken uns aber auch noch mal in der nächsten Woche weitere Möglichkeiten der handschriftlichen Notizen an, weil ich werde häufig gefragt, Mensch, wie kann man denn handschriftliche Notizen machen und häufig nehme ich es wahr, dass dann, ich habe das auch vor Kurzem gehabt wieder auf der GSA Convention, da hatte ich einen Speaker-Kollegen, der hat dann so ein Notizprogramm gehabt, wo er dann eben handschriftlich eingeschrieben hat, aber wo man dann gleich gesehen hat, okay, das ist letztendlich nichts anderes wie ein Bild, was man hinterher nicht durchsuchen kann und das ist ja gerade die große Stärke dieser Systeme wie Evernote oder OneNote, dass man durchaus über bestimmte Umwege, aber sehr einfach auch handschriftliche Notizen wieder im Volltext durchsucht und damit erreichbar machen kann. Dann machen solche Systeme Sinn.
Die Grundidee, sowohl von OneNote als auch von Evernote ist ja, egal von welchem Endgerät aus Sie Ihre Notizen eingeben, Sie können es überall eingeben, egal von welchem Gerät aus Sie es abrufen, Sie können es von jedem Gerät abrufen und Sie müssen sich keinerlei Gedanken über die Synchronisation, über den Abgleich machen, sondern das passiert automatisch im Hintergrund. Dann macht ein Notizensystem Sinn und es macht eben dann Sinn, wenn Sie sich Informationen reinpacken. Ich habe schon gesagt, Vorträge, Zeitschriften und der dritte Part sind Webseiten. Sie können auf dem iPad sogar mit dem Ausgangspfeil sagen, speichere mir eine Webseite direkt in OneNote oder Evernote ab. Das ist wirklich klasse, weil dann können Sie auch die Inhalte dieser Webseiten erstens offline mit dabei haben, zweitens auch im Volltext durchsuchen. Nicht jede Webseite ist auch auf Dauer, wie Trendwebseiten oder von Kongressen immer online und Sie haben die Dinge wirklich viel viel schneller gefunden, als auch eine Stoffsammlung für Ihre Vorträge.
Alle Links zu den besprochenen Apps und das Transkript der Episode finden Sie natürlich wieder, wenn Sie sich anmelden auf www.iPad4productivity.com im Gratis-Hörerservice zu diesem Podcast.
In diesem Sinne freue ich mich. Bis zum nächsten Mal.
Ihr Thorsten Jekel
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