Was nehme ich immer wahr, wenn ich iPad-Einführungsprojekte begleite, ist, dass die Prozesse nicht konsequent umgestellt werden. Oder ich höre so oft, die Geschäftsführung möchte die aktuellen Prozesse schlanker gestalten und die bisher eingesetzten Tools, wie beispielsweise Excel, soll komplett abgeschafft werden. Viele Unternehmen verfehlen des Öfteren das Ziel einer iPad-Einführung, indem Sie die Mitarbeiter nach dem alten „Schema“ zu arbeiten lassen. Und die „kreativen“ und mehr IT-affinen Mitarbeiter setzen sich auch oft den neuen Ideen entgegen. Dabei wird manchmal übersehen, wenn die Mitarbeiter ihre alten Windows-Rechner dann doch noch irgendwo Zuhause als Backup haben, die nicht von der IT gemanaged sind, und die ursprünglich gut gemeinte Idee im Sinne von iPad-only bzw. Excel-only falsch verstehen wird und die Implementierung von neuen, schlanken Prozessen stark verhindert wird. Welche weiteren Probleme es aus meiner Erfahrung bei den iPad-Rollout-Projekten gibt, erfahren Sie in der heutigen Podcast-Episode.


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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem Schwerpunkt in diesem Monat, wo wir uns mit der Frage beschäftigen, was sind denn so meine größten Fehler gewesen bei der Begleitung von iPad-Rollouts und wie können Sie diese in Ihren Projekten verhindern. Denn Sie müssen nicht die gleichen Fehler nochmal machen, die ich schon gemacht habe.

Wir schauen uns in dieser Episode einmal an, was passiert wenn man nach der letzten Erstschulung sagt, Projekt Ende. Was heißt das in der Praxis? Ja, ich habs eben schon erlebt, dass es heißt, so Herr Jekel, super, war ganz toll, Rollout hat wunderbar funktioniert, viele der Außendienstler geschult und alles wunderbar und jetzt sind ja die Schulungen durch, das Lastenheft haben wir auch so umgesetzt und alles so, vielen Dank, und das wars. Und in der Vergangeheit war ich da nicht konsequent genug um zu sagen, okay, vielleicht ist das doch noch nicht genug. Und zwar nicht konsequent schon vor dem Aufsetzen des Projektes und auch hinterher in der Nachbegleitung. Und unabhängig davon, ob Sie sich dort von jemand Externen begleiten lassen oder nicht, ist es ganz ganz wichtig zu verstehen, das Projekt hat sicherlich den großen Teil bevor alle Außendienstler dort geschult sind, und wenn alle Außendienstler das erste Mal geschult sind, dann ist ein großer Teil eines solchen Roll-outs beendet, allerdings ist meine Erfahrung, dass das dann erst nachher losgeht, wäre zu viel gesagt, aber noch das eine oder andere danach noch zu beachten ist. Denn, was gibt es denn für Probleme in der Praxis? In der Praxis zum einen, trotz Erstschulungen, die können noch so gut sein, selbst wenn Sie hier in Ihrem Team, viele haben auch ihre eigene IT-Schulungsabteilung, die sehr sehr professionell ist und ich bin jemand der immer sagt, ich schule gerne Multiplikatoren und interne Trainer, die dann einfach ihr Know-how aus der Firma kombinieren nochmal mit dem Thema iPad. Was aber normal ist, dass eben trotz Erstschulung noch nicht jeder Kollege die iPad-Handhabung einfach gleich sicher umsetzt. Das ist ganz normal, da haben Sie doch noch den einen oder anderen weniger IT-affinen Mitarbeiter und so in der Branche Food Service, wo ich ja viel unterwegs bin, da gibts halt viele, die irgendwo jetzt eher mal Koch gelernt haben, oder einfach bisher auch ganz gut ohne PC arbeiten konnten und dann ist das nicht so selbstverständlich, wie wir das immer denken. Und was man auch oft hat, selbst bei Erfahrenen tauchen dann Probleme auch manchmal erst später auf. Wir haben uns in der letzten Episode mit dem Thema Excel-free mal beschäftigt, dann haben wir gesagt, ja intern haben wir alles organisiert, dann kommen aber auf einmal Dateien von Kunden, mit den man gar nicht gerechnet hat, und man kann natürlich viele Workshops in Lastenheft- und Pflichtenheftprojekten und Workshops diskutieren, aber hinterher tauchen dann in der Praxis Sachen doch erst wieder später auf. Und dann, wenn wir uns über das Thema Lastenheft und Pflichtenheft unterhalten, also gerade, wenn Duell-Lösungen programmiert werden, dann hat man oft auch wirklich Kompromisse schließen müssen, dass man sagt, ja das waren die Wünsche der Anwender, aber man musste gewisse Kompromisse eingehen im Hinblick auf Zeit und Kosten. Und dann gibt es aus meiner Erfahrung in der Praxis zwei harten, die einen sind so, dass sie sagen, ja mit dem Kompromiss kann man leben und andere, die dachten es müsste gehen aber es funktioniert in der Praxis dann doch nicht. Und da gibts dann irgendwo eine Schwelle, wo man sagt so, yhm, bis zu einem gewissen Grad kriegt man das noch irgendwie anders gebacken aber dann muss man immer abwägen zu sagen, ja, man muss muss jedenfalls nochmal ein paar Euro in die Hand nehmen für Softwareentwicklung, was idealerweise weniger Geld sein sollte als das, was man an Vertriebsproduktivität, an Verlust auf der anderen Seite dagegen stehen hat. Was man auch immer wieder hat, dass es neue iOS-Versionen gibt, also einmal im Jahr gibts sogenannten „Major Release“, ein großes Betriebssystem-Update von iOS und das sind teilweise doch massive Änderungen, die teilweise doch nicht ganz selbsterklärend sind und ich erlebe immer wieder, dass manchmal Dinge nicht mehr funktionieren, weil sie anders gehen. Also wenn Sie beispielsweise ein iPhone 7 haben, ich habe einen iPhone 7 Plus und das erste Mal als ich reseten wollte, habe ich wie immer auf die Ein- und Austaste und auf den Home-Button gedruckt. Und da tat sich nix. So bis ich irgendwann herausgefunden habe, das man die Austaste und Leisetaste drucken muss beim iPhone 7 und dann hat sich das gelöscht, das Thema. Aber es ist nicht selbsterklärend, das ist das Eine. Zum zweiten gibt es oft neue Funktionen. Wenn wir mal bei diesem iPhone 7 bleiben, dann gab es dort, oder seit dem iPhone 6S gab es schon dieses Force Touch oder 3D Touch, das man fest draufdrucken kann, und ich erlebe ganz ganz wenige, die diese Funktionalität nutzen. Und damit komme ich wieder zu meinem üblichen Bild – die meisten nutzen Technologie als würden sie mit dem neuen 11er Porsche auf der rechten Spur mit 60 Sachen fahren. Und das erlebe ich eben auch oft dort heraus. Was ich auch immer erlebe, Anforderungen an die Apps ändern sich. Also da gibts neue gesetzliche Auflagen, LMIV, neue Beratungsprotokolle und was weiß ich, EPHG, also in verschiedenen Branchen gibts da ja verschiedene gesetzliche Auflagen, die sich dort auch entweder ändern oder die neue hinzukommen. Und dazu müssen neue Prozesse geschaffen werden und das ist manchmal vom Gesetzgeber so gefordert oder eben auch aus dem Unternehmenszweck heraus durchaus sinnvoll. Und manchmal gibt es eben auch neue Anforderungen dadurch, dass neue Systeme leistungsfähiger sind. Also ich habe mittlerweile die ersten Kunden, die jetzt die zweite Generation des iPads dort einführen, die ich damals mit dem iPad 2 beispielsweise in der Projektbegleitung schon hatte und die jetzt auf iPad Pro umsteigen. So, und da selbst wenn die Software, die Apps sich nicht ändern, dann gibt es doch viele neue Möglichkeiten, die dort eine leistungsfähige Hard- und Software hat und deswegen ist es immer schade, wenn man dann diese neuen Möglichkeiten nur zum Teil nutzt und mit angezogener Handbremse mit sehr viel leistungsfähigen Systemen unterwegs ist. Und was hat man dann für Konsequenzen? Die zwei wesentlichen Konsequenzen sind, dass man auf der einen Seite Missstimmung fabriziert bei den Mitarbeitern, gerade im Außendienst, und dass man einfach nicht das volle Potential der technischen Möglichkeiten dieser Systeme ausnutzt. Und so ein iPad ist auch nicht ganz billig. Also wenn Sie einzelne vernünftige Ausstattung haben und da irgendwo 1.200 € um die Kante dafür zahlen, dann sollte man schon überlegen und sicherstellen, dass diese Systeme auch produktiv eingesetzt werden.

Ja, wie kann mans besser machen? Wichtig ist, wenn Sie Ihr Roll-out Projekt planen, planen Sie von vornherein auch die Phase nach dem Roll-out ein. Also zum einen wirklich Projekt im Projektplan, das Einplanen, Durchtakten und auch bestimmte Institutionen schaffen. Und eine der wichtigsten Institutionen sind für mich Multiplikatoren. Also hier im eigenen Unternehmen auch wenn Sie sich extern begleiten lassen zu sagen, hier Multiplikatoren instalieren und schulen und was eine gute Idee ist, so mache ich das mit meinen Kunden beispielsweise, dass ich regelmäßige Webinare mache als Externer nochmal mit den Multiplikatoren, wo wir sagen, okay, ich sammle hier Fragen, was sind Dinge, die an Fragen aufgetreten sind, wo vielleicht doch die internen Multiplikatoren nochmal einen Second Level Support brauchen, wo Sie nochmal Unterstützung brauchen zu sagen, dann gebe ich meistens nochmal, oder es gibt auch andere, die sowas extern machen können, Impulse nochmal rein und gebe dann bestimmte Hausaufgaben, so dass man auch das Wichtige in Kombination und enger Abstimmung mit dem Topmanagement hier sagt, was sind wesentliche Dinge, die man hier in einem solchen Prozess auch dauerhaft rüberbringen möchte und da gehe ich auch in der übernächsten Episode nochmal darauf ein auf das Thema mit IT kommunizieren, mit Geschäftsleitung kommuniziert, idealerweise beides. Was auch eine gute Idee ist, ist Tutorial-Videos zur Verfügung zu stellen, also kurze kleingeschnittene Video-Episoden, wo man sich einfach nochmal in der Ruhe angucken kann, was wurde in der Schulung vermittelt. Deswegen mache ich es im Regelfall so, dass ich meine Schulung mit filme und dann im kleingeschnittenen Episoden noch hinterher den Kunden einmal auf einer Online-Plattform zur Verfügung stelle, und idealerweise auch, gerade wenn Sie iPad-only unterwegs sind, auch mal ohne Internetverbindung oder schwacher Internetverbindung das immer mit Verbindung mit einer App, das heißt so, dass man sagt, ich kann entweder beispielsweise am privaten PC im Webbrowser mir Tutorialvideos angucken und kann es parallel auf dem iPad mitmachen, oder kann sagen, ich mache es eben mit Picture-in-Picture, also mit einem Video was ich überlagere auf meinem iPad, oder in einer App dort auf dem iPad. Also wichtig ist immer online, aber auch als App, dass diese Tutorials verfügbar sind. Und dann, was eben auch ganz wichtig ist, ja, man hat sich natürlich über die App über die Anforderungen unterhalten, aber zum einen konnte man nicht alles bedenken, zum zweiten ändern sich Dinge also es ist auch wichtig, dass man einfach im andauernden Austausch hinterher auch die Features dort wirklich iterativ optimiert. Idealerweise sollte man das ja eigentlich auch schon im laufenden Projekt machen, also dass man nicht sagt, ich hab einmal Lastenheft, das wird dann einmal gemacht, und das ist das Gesetz und was da nicht drin steht, wird nicht umgesetzt. Ich erlebe es immer wieder. Ich habe gerade erst vor Kurzem wieder ein Projekt gehabt, wo dann schon fast Revolte im Außendienst war zu sagen, ja, ich weiß, das Projekt ist abgeschlosse, aber so können wir nicht arbeiten. Und dann sagt die IT, nö, das steht so im Lastenheft drin. Und das ist klassisch, das haben Sie immer wieder, also ich werde in der nächsten Episode mal darauf eingehen, was ich da auch persönlich für mich gelernt habe, denn ich habe gelernt, dass gerade Software- und App-Entwicklung schwierig ist, wenn man ein Prozess hat, dass man erst Anforderungen aufnimmt, dann Lastenhefte schreibt, Pflichtenhefte schreibt, das Ganze umsetzt und dass dann irgendwann hinterher wieder mal den Anwender zum Fruß vorwirft, in Anführungsstrichen, sondern wichtiger ist hier im Sinne einer agilen Lean Management-Methode, das sman dort iterativ in der Entwicklung solcher Prozesse rangeht.

Was mir auch ganz wichtig ist, bitte bitte geben Sie mir gerne auch Ihre Erfahrungen rein, also zum einen in Form einer Bewertung im AppStore, das freut mich immer wieder. Also hab mich mal, es hört sich jetzt vielleicht komisch, aber ich hab mich auch durchaus gefreut über eine kritische Rezension, also ich habe auch eine kritische Rezension zu diesem Podcast, die sehr sehr gut war im Sinne von, Mensch, da musst du auch mal was Neues bringen und auch ein guter Hinweis nochmal gewesen, auf einen anderen Podcast, zu sagen, Mensch, da gibt es auch einen Podcast, der ist da noch besser, und ich bin jemand der nicht nur einen Podcast hört, sondern der mehrere Podcasts hört, also wir werden zum Thema agiles Management werden wir uns auch welche angucken und beispielsweise was ein sehr guter Podcast ist und das möchte ich auch gerne hier erwähnen, ist der Podcast mit dem Namen „Produktiv in digitalen Zeiten“. Und der ist von Lars Bobach. Also das möchte ich gerne nochmal hier als Tipp weitergeben. Und zwar Feedback ist ja auch wirklich sinnvoll und auch wenn es konstruktiv ist, im Sinne von guck dir mal den an, und das ist ein ganz ganz toller, interessanter Podcast, also wo hier die aktuelle Episode, zum Beispiel wohin mit dem Apple Pencil finde ich auch ganz klasse, wie kriegt man den eben befestigt, zum Thema Evernote hier entsprechend was dabei, aus Krisen lernen mit Herzblut ein Buch schreiben, also auch mit Interviews mit dabei, also das ist ein Podcast, deswegen danke nochmal, den hatte ich nämlich noch gar nicht auf dem Zettel. Wenn Sie mögen, gebe ich Ihnen aber auch gerne ab und zu mal im Laufe dieses Podcasts auch nochmal weitere Podcast-Empfehlungen. Sollten Sie noch nicht weitere Podcasts  hören, gebe ich Ihnen da gerne eben nochmal den einen oder anderen Tipp, also genauso wie dieses Podcast wervoll ist, gibt es auch genügend andere, auch durchaus zum Thema iPad und iPhone. Jeder mit einem etwas unterschiedlichen Schwerpunkt und ich freue mich auch über Ihr Feedback, ich freue mich über Ihre Podcast-Empfehlungen und auch über Ihre Erfahrungen aus Projekten. Gerne einfach www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice anmelden und dann kriegen Sie immer auch die Links zu dieser Episode und gerne auch t.jekel@jekelteam.de mir eine Email schreiben, da freue ich mich auch immer.

In diesem Sinne weiterhin viel Erfolg in der Online-/Offline-Welt, mit dem iPad, iPhone und vor allen Dingen ganz wichtig, denken Sie dran erst Hirn einschalten, dann Technik.

Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.