In dieser Episode geht es um das Thema Tastaturempfehlungen. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute mal einem keinen Impuls, denn viele vergessen die Möglichkeit, dass Sie so wie Sie Datei-Öffnen vom PC her kennen, das mittlerweile in vielen Applikationen auf dem iPad geht. Wie geht das?
Die Grundidee
Sie haben ein ein Datei-Manager, die Dateien-App. Über die habe ich schon ein paar mal gesprochen und vielleicht noch einmal so vom Überblick vielleicht die Grundidee. Grundidee ist, wenn Sie auf dem iPad eine Applikation haben, die in irgend einer Form Zugriff auf Dateien hat, sei es auf ein Netzlaufwerk, über Filebrowser Pro ist dann die Applikation, die ich Ihnen empfehle, oder sei es auf Cloud-Dienste wie OneDrive, was hoffe ich bei Office365 bei Microsoft365 ohnehin schon mit dabei ist und damit benutzt wird, oder Dropbox, oder Google-Drive oder andere Dienste. Dann ist das so, dass Sie wenn Sie die App installiert haben, natürlich auf dem iPad die App aufmachen können und dann in der App sagen können, öffne mir das irgendwo zum Anschauen, oder übergebe es mir an eine App. Sehe ich dann viel.
Sie können das konsolidieren in der Dateien-App, denn wenn Sie die Dateien-App öffnen, dann sehen Sie entweder schon in der linken Leiste und in den Speicherorten die gerade hinzugefügten Destinationen, eben die Apps wie Dropbox, oder wie OneDrive, oder Google Drive, oder wenn nicht, haben Sie oben immer dieses kleine runde Symbol in der Dateien-App, das so rund mit drei Punkten, wenn man dadrauf tippt, dann kann man eben sagen Seitenleiste bearbeiten, und dann können Sie eben anhaken, was Sie haben wollen. Was ich übrigens nur dann empfehle, wenn Sie gar keine andere Möglichkeit haben, ist auch die Möglichkeit auf meinem iPad – auf meinem iPad hat immer den Charme, dass Sie natürlich eben sagen, ich habe die wirkich 100% sicher offline mit dabei, der Nachteil ist, wenn Ihr iPad defekt ist oder eine Panne bekommt, dann haben Sie es nur auf dem iPad. Also deswegen empfehle ich das wirklich nur, ich habe gerade vor Kurzem einen Kunden begleitet, die sind eben im Rollout zu Microsoft365, die werden OneDrive einsetzen, haben es heute noch nicht, und im Moment speichern die sich einfach Dinge, die sie im Kundengespräch brauchen, einfach übergangsweise noch auf einem iPad up, aber ich empfehle es definitiv nicht, denn alle Dienste die sie haben, sowohl OneDrive als auch Dropbox, als auch Google Drive, als auch eben andere Dienste die sie haben, können alle offline synchronisieren, was ich eben eher dann empfehle, weil dann werden die Sachen automatisch gesichert und sie haben sie trotzdem offline zur Verfügung.
Ablauf
Das heißt, der erste Schritt ist, Sie legen sich ein Konto beim entsprechenden Speicherdienst an, Sie installieren sich das auf dem PC, dann haben Sie, dann haben Sie es nämlich integriert in den Windows-Datei-Explorer bzw. Datei-Manager, oder Sie installieren sich das Ganze so, dass Sie auf dem Mac das im Finder sehen. Wenn Sie keine Möglichkeit haben Software zu installieren, können Sie es oft auch beim Firmenrechner über den Browser im Zugriff haben. Also auch nochmal eine Idee, dass man sagt, da hat man auch nochmal einen Zugriffmöglichkeiten darauf.
Ja, und wenn Sie es dann in der Dateien-App haben, dann ist es wie Ihr Datei-Manager auf dem PC, das heißt Sie haben dort immer die Möglichkeit darauf zu tippen und eine Datei zu öffnen und zu übergeben – wie beim PC im Datei-Manager oder Windows-Datei-Explorer, oder wie im Finder des Macs. Es gibt aber auch viele Applikationen, die ermöglichen auf die Dateien-App zuzugreifen. Also wenn Sie beispielsweise Word oder Excel, also die Office-Applikationen von Microsoft nutzen, dann gibt es hier einen Öffnen-Befehl, also einen Bereich wo Sie sagen, ich kann hier… da haben Sie eine Registerlasche, die ausschaut wie so eine Hängeregister-Lasche, und da gibt es Öffnen. Und da gibt es eben den Verweis auf Dateien-App. Und immer wenn Sie Dateien-App sehen, dann geht da ein Unterfenster auf, und wenn dann Durchsuchen nur da steht, dann müssen Sie solange links oben auf Durchsuchen tippen, bis Sie diese Leiste finden und dann Sie sich da durchhangeln.
Was hier auch sehr schön ist, Sie haben oben immer einen Verlauf, das heißt Sie sehen die zuletzt geöffneten Dokumente. Das geht häufig sehr viel schneller als sich durchzuhangeln und Sie können sich ja in der Dateien-App auch hier Favoriten und Text definieren. Dazu gehe ich mal in einer der nächsten Episoden gerne etwas tiefer darauf ein.
Manchmal ist das Ganze etwas versteckt. Also wenn Sie den PDF Expert beispielsweise nutzen, dann ist das etwas verwirrend, dann haben Sie nämlich bei den Verbindungen steht bei älteren Versionen teilweise nicht Dateien sondern da steht dann teilweise noch iClound, und wenn Sie dann darauf tippen dann kommt Dateien. Das ist etwas verwirrend, also auch bei anderen Applikationen, wenn Sie den Meistertask beispielsweise im Einsatz haben, und Sie sind jetzt beim Meistertask, und Sie haben eine Karte, und Sie möchten an eine Karte ein Dokument mit dran packen, dann ist es so, dass Sie eben dort hinzufügen können, und da steht dann manchmal nicht Dateien, da steht manchmal iCloud, und manchmal steht durchsuchen direkt da. Und dann steht oft auch die Möglichkeit, dass Sie auf die Fotobibliothek zurückgreifen können und das hinzufügen können, wenn Sie entweder Dateien, wenn Sie iCloud finden oder eben dort finden „Durchsuchen“, dann geht im Regelfall Ihr Datei-Manager auf.
Jetzt ist es so, wenn iCloud aus Sicherheitsgründen, was ich oft empfehle, auch deaktiviert ist über Mobile-Device-Managementsystem (MDM) führt das manchmal dazu, dass diese Funktionalität leider nicht zu sehen ist. Das Gute ist aber, die Applikationen werden da immer sauberer und trennen das immer besser. Und wenn Sie es in solchen Fällen haben, dann können Sie aber immer nochmal über die Dateien-App gehen, diese sich ja auch im Split Screen nebeneinander aufmachen können, und damit auch direkt darauf zugreifen können.
Es gibt, also nicht alle Applikationen unterstützen das, also wenn ich jetzt beispielsweise hier in WPS-Office reingehe, dann kann ich als Alternative kann ich eben auch hier über Anwendung reingehen und kann dann eben hier auf hinterlegte Cloud-Dienste zugreifen. Hier habe ich aber keinen unmittelbaren Zugriff auf die Dateien-App im ersten Schritt oben, also das unterstützt diese Applikation nicht, dafür müsste man dann die Dateien-App und diese Applikation nebeneinander aufmachen und dann rüberziehen. Ist für mich mittlerweile ein Entscheidungskriterium, und wenn Sie beispielsweise eine PDF-App haben wollen, die eine hervorragende DateienApp-Integration haben, dann empfehle ich Ihnen PDF Max.
PDF Max – ein Meisterwerk der Integration von Dateien-App
Wenn Sie PDF Max aufmachen, dann, so sehr ich ein Freund von PDF Expert bin, wenn ich PDF Max aufmache, dann sehen Sie sofort links eine Leiste, die Sie aus der Dateien-App kennen, wo Sie Eins-zu-Eins die Speicherorte sehen, Ihre definierten Favoriten und die Tags. Und das finde ich wirklich hervorragend, wenn Sie diese gerade Funktionalitäten der Favoriten und der Tags nutzen, das heißt hier können Sie direkt auch Tags definieren, Favoriten definieren, und die finden Sie dann auch wieder automatisch synchronisiert in der Dateien-App. Also da muss ich sagen, ist PDF Max wirklich hervorragend in der Integration. Also Sie sehen, hier gibt es die Abstufung von gar keine Dateien-Integration, wie bei WPS Office, eine versteckte Dateien-Integration wie bei Meistertask wo Sie dann irgendwie „Durchsuchen“ irgendwo finden oder andere, wo iCloud steht, bis hin zum Thema, wo Sie sagen, Dateien in den Microsoft-Office-Applikationen, und die höchste Stufe wie es bei PDF Max ist, dass Sie hier wirklich eine „Seamless Integration“, wie das auf Neudeutsch heißt, der Dateien-Applikation haben. Und je nachdem für Sie wichtig ist, ist es auch für mich ein wesentliches Entscheidungskriterium, mit welcher App Sie arbeiten. Denn die produktive Nutzung, wirklich, von dem Datei-Management des iPads ist für mich ein großer Produktivitätshebel, und das geht schon länger als man denkt, sogar schon seit iOS 10 oder 11, und ich erlebe es immer wieder, dass doch die meisten Menschen das heute gar nicht nutzen, die Dateien-App und immer sagen, ach, da kann man doch gar keine Datei austauschen. Da geht mehr als Sie denken, sei es über die Cloud-Dienste, sei es über Netzlaufwerke, und auch wenn Sie im Bereich der Volks- und Raiffeisenbanken sind, dann können Sie mit dem Filebrowser Pro beispielsweise über die WebDAV-Schnittstelle agree21-Doksharing mit anbinden und darüber eben Dateien zwischen Banken-PCs und zwischen iPads austauschen.
Fazit
Also wie immer, da geht mehr als Sie denken. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und wenn Sie sich ein neues iPad kaufen, sollte man immer den Speicherplatz so großzügig bemessen, dass Sie auch Ihre Dateien offline mitnehmen können, denn alle Speicherzugriffsmöglichkeiten, sei es über Cloud-Dienste, oder sei es über Netzlaufwerke, bieten die Möglichkeit, dass Sie sich die Sachen auch offline synchronisieren können. Also ich habe ein iPad mit 1-TB-Speicherplatz und habe damit alle meinen Dateien, die ich brauche, eben immer offline mit Dabei. Denn ich freue mich, wenn ich Internet habe, mach mich aber davon nicht abhängig, denn ich habe immer wieder jetzt in 33 Jahren Berufserfahrung erlebt, dass man nicht überall Internet hat. Und bevor ich dann irgendwann nochmal zum Kunden gehen muss, weil ich sage, ach, tut mir Leid, ich habe das nicht dabei, habe ich es eben offline mit dabei, oder wenn Sie im Zug sind, erleben Sie das immer auch mal wieder, dass Sie nicht immer online sind.
In diesem Sinne machen Sie sich nicht abhängig von der Technik, schaffen Sie sich Lösungen, dass Sie auch ohne Internet die Sachen immer mit dabei haben. Auch in Vertriebsorganisationen weiß ich, da gibt es ja Glaubenskriege, wo viele sagen, reine Online-Lösungen sind im Vertrieb empfehlenswert – ich persönlich bin da kein Freund davon, ich sage immer, es sollte immer die Möglichkeit geben, dass man auch mit automatisch offline synchronisierten Lösungen arbeitet, wo man nicht was maneuell machen muss, sondern es läuft automatisch, aber wo man auch ohne Internetverbindung immer den letzten Stand drauf haben kann, und das funtioniert mit der Dateien-App, und das funktioniert, wie Sie hoffentlich in dieser Episode auch mitgenommen haben bei ganz ganz vielen Apps und bei immer mehr Apps.
Ja, in diesem Sinne hoffe ich, dass ich Ihnen wieder den einen oder anderen Impuls für mehr Produktivität mit dem iPad geben konnte. Ich freue mich auf Sie, wenn Sie auch das nächste Mal wieder mit dabei sind.
Ihr Thorsten Jekel.
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