In dieser Episode geht es um das Thema, wie Sie mittels einfacher Regeln und Workflows die E-Mail-Flut meistern.

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Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute mal zum Thema E-Mail-Flut beherrschen. Das ist zwar nicht nur ein reines iPad-Thema, sondern übergreifendes, aber ich glaube, viele von Ihnen nutzen ja auch das iPad, um Ihre E-Mails zu bearbeiten. Und deshalb einmal vielleicht ein Rundumschlag zum Thema E-Mail.

Ja, lassen Sie uns das einmal anschauen in so ein paar Steps, wo ich zum einen sage, was sind so die typischen Ursachen der E-Mail-Flut, zum Thema E-Mail-Spielregeln, wie kann man E-Mails blocken vielleicht, gibt es Ideen für sinnvolle Ordnerstrukturen, wie können Sie E-Mails suchen und idealerweise finden, wie gehen Sie mit CC-E-Mails um, wie kann man mit Mails oder mit anderen Systemen vielleicht auch besser Aufgaben verteilen und nachhalten. Wie ist das Thema E-Mail-Kurzkommunikation vielleicht zu sehen, und dann natürlich nochmal speziell auf dem Thema Tablet und Smartphone, also iPhone und iPad, und last-but-not-least, Alternativen für Meetingeinladungen und Protokolle.

Ja, zum Thema E-Mail-Flut beherrschen, die Ursache. Die eigentlichen Ursachen liegen aus meiner Erfahrung weniger in der Technik, sondern eher in der Frage, wie gut bin ich für mich und mein Team organisiert, wie konsequent halte ich mich an die Spielregeln, wie klar kommuniziere ich in diese Bereiche, und letztendlich ist es ein Stück weit Disziplin und Planung. Beispielsweise werden von den wenigsten wirklich Zeiten im Kalender für E-Mail eingeplant. Und, ich weiß nicht, wie es Ihnen so geht, ich brauche zirka 2 bis 3 Stunden am Tag für E-Mails. Monitoren Sie es vielleicht mal und wenn Sie dann auch idealerweise sich Zeiten einblocken in Ihrem Kalender, dann rutscht Ihnen das Thema nicht mehr durch. Denn häufig explodieren die Tage deshalb, weil wir für die E-Mailbearbeitung keine Zeit eingeplant haben, Sie aber brauchen.

Ja, dann rege ich immer dazu an zu sagen, überlegen Sie doch mal, würden Sie das, was Sie gerade mit der elektronischen Post machen, auch mit der digitalen machen? Also wenn Sie nach Hause kommen, machen Sie Ihren Papierbriefkasten auf, schmeißen dann dort ein paar Briefe, die Ihnen oben entgegenfliegen vielleicht wieder zurück und haben dann insgesamt 3.428 Briefe in Ihrem Papierbriefkasten, nehmen ein paar raus, reißen ein paar auf, gucken rein und legen sie geöffnet wieder zurück? Ich glaube in der Papierwelt würde keiner auf diese Idee kommen, aber wir tun das Ganze in der digitalen Welt. Und es gibt ja das Zitat des ehemaligen Chefs der Telefonica, der sinngemäß so zitiert wird, dass es heißt, wenn Sie aus einem schlechten Prozess einen digitalen machen, haben Sie einen richtigt schlechten/beschissenen digitalen Prozes, und ich erlebe da viele Menschen durch Digitalisierung eher weniger produktiv werden als produktiver. Also, „Erst Hirn anschalten, dann Technik“.

Nächste Frage: Würden Sie das in der Produktion so machen? Wenn Sie am Band sind, Sie schrauben gerade da einen Rad und dann macht’s ‚Bing‘ im Meisterbüro, rennen Sie dann zurück, machen die E-Mail, rennen dann wieder zum Band, arbeiten weiter, dann macht’s wieder ‚Bing‘, Sie rennen wieder zurück… Wahrscheinlich würden Sie es in der Produktion nie machen, aber genau das tun wir im Büro – wir springen zwischen E-Mails und zwischen Arbeiten. Die Studien zeigen, dass wir teileweise bis zu 20 Minuten brauchen nach einer Unterbrechung, um wieder auf das alte Produktivitätslevel zu kommen. Also überlegen Sie, würden Sie das Ganze in der (…) Welt das so machen oder nicht machen.

Ja, dann das nächste Thema E-Mail-Spielregeln in der Organisation. Idealerweise sollten Sie Spielregeln vereinbaren, das heißt, dass Sie hier klar darüber reden, beispielsweise, wann beantworten Sie eine E-Mail. Also ich kenne Organisationen die sagen, wir garantieren einen Servicelevel von einem Arbeitstag. Die Zeiten werden immer schneller, und es gibt doch Notfallemails, aber für die meisten Dinge reicht heute ein Arbeitstag. Dann das Thema Response-Zeit und Notfallkanal würde ich immer integrieren in Ihre E-Mailsignatur. Also meine E-Mailsignatur lautet beispielsweise: P.S. Ich lese meine E-Mails einmal am Tag am Abend nach meinen Kundenterminen. In dringenden Fällen können Sie mich erreichen über iMessage oder SMS mit dieser Rufnummer. Diese SMS erreicht mich an meinem Smartphone, also auf einem iPhone oder auf meiner AppleWatch. Und wenn Sie jetzt sagen, oh, dieses mit den 24 Stunden und Spielregeln, ich bin jetzt im großen Konzern, ich kann das gar nicht für den Konzern machen. Sie müssen es nicht vom Konzern machen, machen Sie es doch einfach mal für Ihr Team, für ein Projekt das Sie verantworten, starten Sie mal klein, und es ist schon mal ein Fortschritt, wenn Sie in Ihrem kleinen Team das besser haben.

Ja, das nächste Thema, ich empfehle die E-Mails wirklich ‚En bloc‘, idealerweise nur einmal am Tag zu bearbeiten, oder sonst, wenn Sie sagen, es geht gar nicht, und ich weiß, es ist ein hartes Thema, dann ist es so, dass man beispielsweise sagen kann, immer nur zur vollen Stunde. Und das ist schon deutlich weniger als die meisten machen. Sie können mal schauen, Sie können auf dem iPad, auf dem iPhone, kann man wunderbar sehen, wie viel Stunden und wie oft man in welcher App war, schauen Sie wie viel Stunden Sie in der E-Mail-App sind. Ja dann, gerade wenn Sie sagen, ich bearbeite meine E-Mails ‚en bloc‘, ist eine gute Idee ein Notfallkanal zu schaffen, bei mir ist es beispielsweise die SMS. Gerade zu Zeiten von Whatsapp werden kaum noch SMS geschrieben, zum zweiten ist es auch ein extrem hartknäckiger Kanal, also Notfallorganisationen nutzen SMS, denn SMS kommt immer durch, wenn Sie keine E-Mails mehr kriegen. Und jetzt sagen Sie, oh, ich will doch meine Handynummer nicht kommunizieren, also meine Handynummer habe ich kommuniziert, aber vielleicht kennen Sie die 4-Stunden-Woche von Timothy Ferris, ich bin nie persönlich telefonsich erreichbar, denn mein Telefon ist umgeleitet. Also Sie müssen Erreichbarkeit schaffen, aber Sie müssen nicht immer persönlich erreichbar sein. Das kann man anders organisieren. Dann was Sie auf dem Handy und auch auf dem iPad und in Outlook und im Apple-Mailclient dort auch einstellen können ist die sogenannte VIP-Funktion. Das heißt, hier können Sie einstellen, dass Sie Benachrichtigungen nur dann bekommen, wenn es ein von Ihnen vorher festgelegter VIP-Empfänger ist. Damit übersehen Sie wichtige E-Mails nicht, und alles andere können Sie sich später anschauen.

Ja, dann auch so ein Thema Ordnerstruktur. Also ich bin beispielsweise ein großer Freund davon, pro Wochentag in einem Ordner zu haben, und dann ist es so, dass Sie dort, wenn Sie einen Ordner pro Wochentag haben, dann habe ich Montag, Dienstag, Donnerstag, Freitag, und da schiebe ich dann E-Mails, wenn ich beispielsweise Montag einen Jourfix habe, packe ich eben diese Mail mit den Zugangsdaten da rein. Montags brauche ich dann nur in den Ordner Montag gucken, und weiß sofort, wo die Zugangsdaten sind. Wenn ich mit dem Zug fahre, dann schiebe ich mir die E-Mails, die ich während der Zugfahrt bearbeiten möchte, in diesen Unterordner, oder mein Assistent. Dann wenn Sie etwas weiterschicken an jemand, wie beipsielsweise Terminvorschläge. Es ist ja oft so, dass man auf eine Antwort wartet, und dann ist eine gute Idee, die nicht einfach im Ordner gesendet zu haben, sondern einen Ordner Warten anzulegen. Und mit diesem Ornder Warten ist es so, dass Sie dann immer wissen, okay, wo warte ich denn entsprechend noch auf was drauf. Und die Idee, das gilt nicht nur beim Thema Warten, sondern auch bei anderen Ordnern, in dem Moment, wo Sie etwas in einen Ordner reinschieben, einer Ort, eine Mail rein, löschen Sie zwei raus. Damit werden es nämlich nicht mehr E-Mails sondern weniger. Und es führt mich zum wichtigsen Tipp zum Thema Suchen und Finden.

Am besten finden Sie Sachen, indem Sie alles löschen, was Sie nicht mehr brauchen. Ich weiß, in digitaler Welt ist es nicht mehr so erforderlich. Ich gucke, mein erster Chef hat mir damals gesagt, also hier ist dein Schreibtisch, und unter dem Schreibtisch hast du zwei Mülleimer und abends ist der Schreibtisch oben leer und unten die Mülleimer sind voll. Da sagte ich, super, dann muss ich ja nur Müll fabrizieren. Naja, vielleicht gibt es ja noch ein paar andere Dinge, aber du hast schon mal die Idee von ‚Clean Desk‘ verstanden. So, und heute ist es so, dass wir eben auf unserem virtuellen Desktop dann teilweise eben Tonnen von Papier haben, weil es eben nicht auffällt. Also wir werden oft mit digitaler Technik nicht besser, sondern schelchter, was die digitale Organisation anbelangt. Deswegen löschen, löschen, löschen. Und das in Verbindung mit eins rein, zwei raus. Ist eine gute Idee.

Ja, wenn Sie auch beim Thema suchen immer wieder die gleichen Dinge suchen, ist eine gute Idee, vielleicht intelligente Suchordner in Outlook oder in AppleMail zu nutzen, dann können Sie immer wieder auch ordnerübergreifend sich Dinge anzeigen lassen. Wenn Sie ein CRM-System haben, oder ein Dokument-Management-System haben, dann sollten Sie die Mails, die Sie immer archivieren wollen oder müssen, aus juristischen Gründen, immer gleich ins DMS-, ins CRM-System, bei mir ist es Daylite, übergeben und dann bitte auch löschen aus dem Mailsystem. Dann haben Sie es nicht redundant.

Ja, ein wieteres schönes Thema ist CCs. Also wichtig ist, wenn Sie erwarten, dass jemand was tut, schicken Sie ihm das bitte nicht in CC, sondern in AN. Wenn Sie mehrere haben, ist eine gute Idee, gerade bei längeren E-Mails oben auch nochmal stichwortartig reinzuschreiben, wer was tun soll. Wenn Sie in einem Unternehmen sind, wo es die politischen CCs gibt, so nach dem Motto, na, meinenCheffin oder den Chef in Kopie nehmen, dann geht’s schneller. Wie unterbindet man das? Das ist eine Führungsaufgabe, das heißt, wenn dort eben der- oder diejenige, die in CC ist, dann ein klares „P“ davorsetzt, dann ist es was anderes, als wenn es dann noch einmal schneller geht, weil Organisationen, Menschenorganisationen lernen – in beide Richtungen. Ja, und wenn Sie CCs haben, dann ist eine gute Idee mit einer Posteingangsregel einen Unterordner CC zu haben, wo Sie solche Sachen automatisch runterschieben. Genauso wie Newsletter immer per Regel in einen Unterordner ‚Newsletter‘ geschoben werden soll. Es gibt doch einen Dienst ‚Same News‘, oder ‚Samebox‘ heißt dieser Dienst, da können Sie Mails automatisch sortieren lassen in verschiedene Unterordner.

Ja dann, wenn Sie Mitarbeitende oder Projekte haben, ist eine gute Idee sich einen Ordner pro Mitarbeitenden, pro Projektmember dort anzulegen, oder auch mit Cheffin und Chef, und dann haben Sie immer, wenn Sie in einem Gespräch sind, gehen Sie in den Ordner und da haben Sie auch die Mails, die das Thema gerade betreffen.

Dann weiß ich natürlich, dass Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen können. Vor allen Dingen in Outlook. Und ich denke, da gibt es ganz viele Videos, wo es genau beschrieben wird, wie das funktioniert. Dann sage ich, Leute, Leute, wenn man irgendwie mehr Planungsarbeit hat als Erledigungsarbeit, dann geht der Schuss nach hinten los. Also ich mache das so gut wie nie. Bin dann eher ein Freund davon, und da ist Outlook besonders gut, Sie können im Wochenkalender, können Sie Mails einfach unter den Wochenkalender schieben, wenn Sie die einfach mit dem Wiedervorlagekennzeichen dort haben, und können die einfach sogar verschieben, also viel besser als Aufgabe. Nicht überplanen.

Und auch bei Projekten und so weiter, statt E-Mails, ist immer eine gute Idee sich eben Tools wie Meistertask, wie Trello, wie der Planner von Microsoft anzugucken, also eher auf andere Tools gehen. Mail ist nicht immer das beste Tool. Und auch natürlich für die Klärung von persönlichen Konflikten. Mail hat einen großen Vorteil, es ist ein asynchrones Medium. Das heißt, wenn Sie jemand gerade nicht erreichen, weil er oder sie im Meeting ist, dann müssen Sie nicht warten, bis der- oder diejenige wieder kommen. Das ist nicht so wie das Thema aneinander vorbeitelefonieren, sondern man kann eben auch asynchron kommunizieren. Das Problem ist, Konflikte sind synchrone Themen, die muss man auch synchron lösen.

Ja, dann was ich auch oft sehe, sind so kleine Mickey Mouse, kleine Ping-Pong E-Mails die immer hin und her gehen. Dafür sind manchmal dann auch Chatsysteme geeigneter wie Teams, wie Slack oder auch, wenn datenschutzmäßig machbar, Whatsapp. Wichtig ist nur, das sollte bitte ein Ersatz zu E-Mail sein, und nicht nochmal ‚on top‘. Ich erlebe dann, da fangen die Leute an ein neues System zu entdecken und haben neben 300 E-Mails am Tag, nochmal 400 Chat-Nachrichten in vielen Gruppen, also auch hier gerne etwas Zurückhaltung und Diszipin und klar, vereinbaren über welchen Kanal wird was kommuniziert. Also wir unterhalten uns in Projekten auch immer ganz gerne, welche Tools nutzen wir, und dann bitte auch nur eins für eine Art der Kommunikation.

Wenn Sie kurze Dinge per E-Mail kommunizieren, wie treffen uns um zwei oder drei, wenn Sie es nicht über die Chatsysteme machen, ist eine gute Idee dafür reine Betreffzeile zu nutzen, und wenn Sie dann ‚X‘ davor setzen, mit einem Bindestrich, dann sieht derjenige auch auf einem mobilen Endgerät, dass er die Mail gar nicht mehr lesen muss.

Ja, wenn Sie gerade mit iPhone, iPad oder auch mit anderen mobilen Endgeräten arbeiten, sollten Sie imemr gucken, dass Sie alle Ihre, ich sage es mal Outlook-Daten, komplett immer synchron halten. Am einfachsten gelingt es mit Exchange. Und obwohl Exchange ein Microsoftdienst ist, ist er plattformübergreifend immer da, und ich sage es so platt, alles außer Exchange ist Spielkram. Natürlich geht’s auch mit iCloud, wenn Sie im reinen Apple-Universum sind, aber wenn Sie sich irgendwann umentscheiden und auf Windows gehen, dann wird es ein bisschen tricky, um das alles zu integrieren, außerdem ist iCloud nicht DSGVO-konform nutzbar, also vor dem Hintergrund würde ich dann eher empfehlen mit Exchange zu arbeiten. Die Alternative kann auch die Google-Services sein, und die können Sie entweder mit Ihren Daten oder mit Geld bezahlen. Und wenn Sie mit Geld bezahlen, durchaus auch sicher nutzbar.

Ja, wenn Sie mit Outlook arbeiten, seien Sie bitte vorsichtig mit Kategorien. Seien Sie vorsichtig mit dem Einfärben von Kalendern und dem Anhängen von Dateien an Termine, denn diese Funktionalitäten werden leider nicht in der Synchronisation unterstützt. Dann eher mit den Unterordnern, das macht dann mehr Sinn. Und wenn Sie auf mobilen Endgeräten, aber auch auf dem Rechner dort eine E-Mail bekommen, dann sollte bitte nicht Hinweise visueller und auditiver Form aufgehen, weil die lenken eher ab, als dass sie professionell sind. Nutzen Sie wieder gerne die VIP-Funktion, dass Sie nur dann Mitteilungen bekommen, wenn was wirklich wichtig ist.

Ja, wenn Sie übrigens Microsoft 365 nutzen, früher hiess es Office 365, gibt es mit One Note ein wunderbares Notizsystem, worüber Sie beispielsweise Besprechungsnotizen statt zu mailen, freigeben können. Und mit den bereits angesprochenen Kanban-Tools wie Trello, Planner oder Meistertask hat man eben statt zwanzig E-Mails in der Vorbereitung und in der Nachbereitung von Meetings ein Board, wo ich sagen kann, ich habe die Themenliste, ich habe die Themen fürs aktuelle Meeting, ich hab, das sind die Dinge, die jetzt besprochen werden, ich habe das was ist besprochen worden, das ist entschieden, das ist dokumentiert, und da haben Sie einen Board, wo Sie komplette Meetings machen können mit sehr viel weniger E-Mail-Kommunikaiton.

Und, last-but-not-least, wenn Sie auf Vorstandsebene, auf Aufsichtsratsebene unterwegs sind, gibt es oft Board-Lösungen wie beispielsweise Brainloop, die dann nur für den Aufsichtsrat genutzt werden, ja, die können Sie auch sonst für den sicheren Austausch und die Workflows in der Vorstandskommunikation wunderbar nutzen. Also E-Mails sind toll, aber so wie sie in Ihrem Werkzeugkasten auch nur, nicht nur ein Werkzeug, also nicht nur einen Hammer haben, sondern vielleicht auch noch eine Zange und Schraubenzieher, gibt es noch zwei oder drei andere Tools, die manchmal besser geeignet sind.

Ja, das war einmal so ein Schnelldurchlauf zum Thema E-Mail. Wenn Sie das Thema intensiver interessiert, gibt es dazu ein Train-In-Time (TiT) Training ‚Die E-Mail-Flut beherrschen‘. Das sind 10 mal 15 Minuten. Dieses Format Train-In-Time, falls Sie es noch nicht kennen, ist ein Format, wo wir 10 mal 15 Minuten Live-Session haben. Das wird auch aufgezeichnet, so dass Sie es sich nochmal angucken können, danach eine Viertelstunde Q&A’s und so, dass Sie eben berufsbegleitend immer einfach kurze Impulse reinnehmen können, und ich hoffe auch dieser Impuls einmal mit dem Überblick zum Thema E-Mail hilft Ihnen auf dem PC, auf dem Mac und natürlich auch auf iPhone und auf iPad noch produktiver zu sein.

Denn Technik sollte uns das Leben leichter machen und uns produktiver werden lassen. Ich beobachte leider oft das Gegenteil und dafür ist es wichtig eben die richtigen Systeme zu haben, die richtige Organisation zu haben, die richtige Einstellung, im Team dort auch die richtige Führung und Absprache und Spielregeln zu haben und das Ganze auch konsequent und diszipliniert umzusetzen.

Dafür wünsche ich Ihnen von Herzen viel Erfolg. Ihr Thorsten Jekel.