In dieser Episode geht es um das Thema Wunderlist-Alternativen. Viel Spaß beim Zuhören.
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IBM To Do List
Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity, und dem heutigen Thema Wunderlist-Alternativen.
Weshalb Wunderlist-Alternativen? Wunderlist ist ja eine ganz tolle und dabei immernoch einfach zu bedienende Aufgabenapplikation, die es schon auf verschiedenen Systemen seit vielen Jahren gibt und auch ich habe sie immer gerne weiterempfohlen. Sie haben vielleicht mitbekommen, dass diese Firma 6 Wunderkinder von Microsoft vor ein paar Jahren gekauft wurde, und Microsoft, der relativ früh auch angekündigt hat, dass sie diese Lösung in die eigene ToDo-Lösung überführen wird.
Alternative Nr. 1: Die ToDo-Lösung von Microsoft
Die Microsoft ToDo-Lösung hat mich am Anfang, muss ich ganz ehrlich sagen, noch gar nicht überzeugt. Mittlerweile ist Sie auf einem Stand, wo ich sage, damit kann man wirklich ganz gut arbeiten, und das muss man auch, denn am 06.05.2020 ist Schluss mit Wunderlist. Microsoft hat vor Kurzem angekündigt, dass jetzt offizell die Einstellung des Wunderlistdienstes, der ja Cloud-basiert ist, zum 06.05.2020 offiziell sein wird und parallel dazu nochmal deutliche Erweiterungsfunktionen Ihrer eigenen Microsoft ToDo-App, zum einen bereits umgesetzt, zum anderen auch angekündigt noch bis zum 06.05., zumal da es noch etwas Zeit gibt. Das heißt, es wird definitiv abeklemmt, um so wichtiger ist, sich Gedanken zu überlegen und Alternativen.
Ja, welche Alternativen gibt es für eine listenbasierte Aufgabenbearbeitung im ersten Schritt einmal. Da ist natürlich als auch von Microsoft offiziell empfohlener Migrationspfaden Microsoft ToDo zu nennen. Microsoft ToDo können Sie zunächst auch einmal gratis nutzen und für die Hörerinnen und Hörer von Ihnen, die Microsoft Office 365 nutzen ist es ein Bestandteil. Der große Vorteil von Microsoft ToDo ist, dass es eben als Bestandteil der Microsoft Office 365 Welt sehr sehr gut integriert ist. Aus meiner Sicht ist aktuell, zumindest zum Zeitpunkt der Aufnahme dieser Episode größter Nachteil, dass Office 365 das Teilen von ToDo-Listen noch nicht zulässt, außerhalb der eigenen Organisation. Und das ist für mich ein großer Nachteil, denn Wunderlist hat natürlich den riesigen Vorteil, dass man auch mit Externen dort zusammenarbeiten kann. Das heißt, sollten Sie eben die Anforderung haben, dass Sie mit Externen auch Wunderlist dort Listen teilen wollen, dann geht das so mit Microsoft ToDo, zumindest jetzt aktuell Ende Januar 2020 nicht. Sobald es hier eine Erweiterung gibt, dann lasse ich Sie das gerne wissen.
Vielleicht auch schonmal als Vorabinformation, es wird in Kürze von mir einen weiteren Podcast geben, und der heißt Office 365 for Productivity, denn Sie sehen alleine schon an diesem Podcast, dass es doch immer mehr Schnittstellen auch zwischen Office 365 und zwischen iPad gibt. Und viele meiner Kunden, die ich bei der produktiven Nutzung des iPad begleitet habe, haben mich mittlerweile eben auch angesprochen, ob ich sie nich auch beim Thema Office 365 unterstützen kann?
Und zum einen arbeite ich schon seit der Verfügbarkeit von Office 365 damit und zum zweiten ist es ja so, dass iPads keine Inseln sind, sondern ja im Regelfall mit Microsoft-PCs im Unternehmen da sind. Also, von der Seite, wird es bald hier einen weiteren Podcast geben, wo es auch danm explizit im Office 365 geht, und hier sehen Sie aber auch manchmal, schonmal gibt es Schnittstellen. Also, wie gesagt, Microsoft ToDo leider nicht mit Externen teilbar, das ist nicht gut. Was können Se jetzt als Alternative machen.
Alternative Nr. 2: Die Erinnerungsapp von Apple
Sie können zum einen, als Alternative, schon eingebaut auf iPad und iPhone, die Erinnerungsapp nutzen. Und seit 2013 ist die deutlich leistungsfähiger geworden. Also früher war die doch realtiv rudimentär, hatte allerding gegenüber den anderen Aufgabenapps den Vorteil, dass Sie in den Ortungsdiesen des iPhones und des iPads sehr gut mit integriert war. Das heißt, Sie konnten schon seit iOS11 oder 12 konnten Sie schon ortsbasierte Reminder dort anlegen. Was eben sehr klasse war, wenn Sie beispielsweise sagen, okay, in dem Moment, wo ich zu Hause ankomme, soll er mich darauf hinweisen, dass ich beispielsweise den Rasen mählen soll, oder in dem Moment, wo ich im Büro ankomme, soll er mich erinnern, dass ich jemand anrufen soll. Also diese ortsbasierten Reminder sind durch die Integration der Aufgabenapplikation auf dem iPad und auf dem iPhone herrvorragend gelöst.
Das Schöne ist auch, dass die Aufgabenapp sich, oder die Erinnerungsapp heißt sie, auf dem iPad und auf dem iPhone sich nahtlos synchronisiert mit den in Ihren Accounts des iPads hinterlegten Accounts. Und hier ist eben vor allen Dingen das Thema Exchange zu nutzen und zu empfehlen, oder das Thema iCloud. Hier gibt es jetzt auch noch einen Unterschied, also wenn Sie das Ganze per Exchange synchronisieren, dann sehen Sie auch Ihre Aufgaben, die sind dort synchronisiert, und die erscheinen Ihnen im Outlook als Ordner. Also eine Liste, die Sie anlegen in der Erinnerungsapp, wird in Outlook zu einem Ordner. Das Schöne ist also, Sie können hier mit Outlook nahtlos synchronisieren, und das kann auch beispielsweise sehr interessant sein, wenn Sie delegierte Aufgaben beispielsweise dort verwalten wollen. Das habe ich so jahrelang auch mit Outlook gemacht, dass ich pro Mitarbeiter, pro Mitarbeiterin einen Ordner im Outlook angelegt habe, und die wurde dann zu einer Liste in der Erinnerungsapp. Und dann kann man eben sehr schön, wenn man mit einer Mitarbeiterin, mit einem Mitarbeiter zusammensitzt, dann eben auf die Liste gehen, sieht dann nur die Aufgaben, die diesen Mitarbeiter, diese Mitarbeiterin betreffen, und kann dann entsprechend durchgehen.
Wenn Sie das Ganze mit iCloud synchronisieren, dann haben Sie seit iOS 13 sogar noch eine weitere Möglichkeit und zwar können Sie dort sogar Attachments, also Anhänge, mit synchronisieren mit den Aufgaben. Das ist besonders interessant, wenn Sie sagen, Mensch, ich nutze diese Aufgabenfunktionalität sehr intensiv und kann dort entsprechend auch Dateien mit dran hängen, denn es ist leider so, dass Sie eben Attachments, also Anhänge im Exchange können Sie leider nicht dranhängen. Seit iOS 13 geht es, wenn Sie über iCloud synchronisieren, mit eben MACs dann, vor allen Dingen, können Sie dann Anhänge dranhängen über die iCloud-Funktionalität bei Terminen, und bei Aufgaben. Also die reinen Mac-User unter Ihnen, den würde ich sogar empfehlen, um Ihre Termine, Ihre Aufgaben zu synchronisieren, die iCloud zu nutzen. Der Hinweis nur für Sie, für die Business-User gerade, die iCloud ist nicht DSGVO-konform nutzbar, also vor dem Hintergrund für den dienstlichen Gebrauch so aktuell, zumindest mein Stand, erstmal nur sehr eingeschränkt nutzbar. Also deswegen auch gerne, sollte jemand von Ihnen dort einen aktuelleren Stand haben, oder eine Ergänzung, freue ich mich immer über eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, oder Sie erreichen mich auch über Facebook natürlich auch gerne über den Messenger. Also wie gesagt, die erste Alternative ist iCloud und die Erinnerungsapp.
Alternative Nr. 3: Die IBM ToDo-App
Diejenigen von Ihnen, die als beispielsweise Volks- und Raiffeisenbanken hier zuhören, Sie haben ja die Aufgabenapp von, also IBM ToDo heißt die, und mit IBM ToDo-App können Sie Ihre LotusNotes-Aufgaben synchronisieren, auch unter den neuen Hersteller, und das Gute ist, bei den Terminen werden Attachments leider nicht synchronisiert, bei den Aufgaben werden sie synchronisiert. Also hierzu müssen Sie einmal die IBM ToDo-App installieren und müssen dort Ihre LotusNotes-Zugangsdaten entweder eingeben, oder Sie verteilen es über ein Mobile Device Managementsystem, dann haben Sie auch die Aufgaben mit Attachments.
Ja, weitere Alternative, die auch mein sehr geschätzte Kollege Lars Bobach zum Teil nutzt, also wenn Lars Bobach noch nicht hören, als Podcast, kann ich sehr empfehlen. Also wir haben vor Kurzem auch mal ein Interview gemeinsam gemacht, also jemand der mir beispielsweise dieses ganze Thema Meistertasks sehr nahe gebracht hat, also dank ihm bin ich von Trello auf Meistertasks umgestiegen, und durch ihn und seinen Bruder habe ich da wirklich gute Impulse bekommen, die ich gerne auch weiterempfehlen kann. Ja und er nutzt unter anderem auch Todoist. Und Todoist ist eine sehr sehr leistungsfähige listenbasierte Aufgabenverwaltung, wo Sie Ihre eigenen Listen und Aufgaben organisieren können, das Ganze eben auf iPhone, iPad, browserbasiert, also auf den verschiedenen Systemen, und Sie können es auch teilen.
Alternative Nr. 4: Meistertask
Die nächste Alternative, und das ist die, die ich eigentlich empfehle und mit der ich mittlerweile arbeite, ist zum einen alles, was kundenbezogen ist, würde ich immer in einem gegebenenfalls vorhanden CRM-Sysetm, also Customer Relationship Managementsystem, dort ablegen und verwalten. Ich nutze beispielsweise Daylite auf dem Mac. Dazu gibt es auch eine Applikation und alles, was ich kundenbezogen habe, das ist bei mir im CRM-System drin, so das ich auch immer, wenn ich auf einen Kunden gehe, die ganzen Aktivitäten, E-Mails, Notizen, auf einen Blick habe. Alles was nicht kundenbezogen ist, dazu nutze ich den gerade schon angesprochenen Meistertask. Meistertask ist ein Kanban-Board, und mit diesem Kanban-Board ist das so, dass ich hier sehr schön Spalten habe. Die einfachste Form des Kanban-Boards ist eben „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“, und dann mache ich pro Aufgabe eine Karte, und diese Karten werden dann verschoben von eben Eingang, in Bearbeitung, in Erledigt. Das Ganze kann man auch weiter ausbauen, also zum einen im Sinne von, es gibt beispielsweise Aufgaben, auf die man warten muss nochmal, also deswegen eine zusätzliche Spalte „warten“ ist eine gute Idee, und es gibt sogenanntes VIP-Limit, das heißt, man sollte bei den aktuellen Spalten immer darauf achten, dass die alle auf eine Seite passen. Und das ist erfahrungsgemäß sehr schnell nicht mehr der Fall, das heißt, hier empfehle ich immer nochmal dann zu Dateien, bei mir ist es beispielsweise so, dass ich sage, eben in diesem Monat, nächsten Monat, ich habe da nächste Woche, diese Woche in Arbeit, also hier noch eine Unterteilung, wo ich von links nach rechts durchschiebe und damit eben immer das so habe, dass ich alle Aufgaben auf einen Blick habe, weil wenn Sie scrollen, verlieren Sie den Überblick. Das Gute bei Mastertasks ist, dass diese Lösung für die gängigen Plattformen, also iOS, Android, Smartphones, Tablets verfügbar ist. Auch für den PC und fär den Mac als Software, allerdings empfehle ich dort eher die Nutzung der Browservariante. Die ist auf den PCs und Macs aus meiner Erfahrung aktuell noch etwas besser geeignet. Die Offline-Varianten, also die Programme, haben natürlich den Vorteil, dass Sie auch ohne Internetverbindung weitestgehend funktionieren. Wenn Sie also sich Meistertasks noch nicht angeguckt haben, schauen Sie es sich mal an. Die Grundiee kam irgendwann aus der Produktion von Toyota, dass man hier kartenbasiert solche Dinge organisiert, und ich sage mal, wenn wir im Büro so organisiert wären, wie in der Produktion, dann würde Vieles deutlich flüssiger laufen, und deswegen ist eine gute Idee, sich das mal entsprechend anzuschauen.
Fazit
Wenn Sie dazu auch nochmal mehr Informationen zum Thema Meistertasks haben wollen, schicken Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Ich habe auch einen Videokurs aufgenommen zum Thema Meistertasks, kann Ihnen da gerne noch was zur Verfügung stellen, und auch natürlich beantworte ich gerne immer wieder Ihre Fragen und freue mich überigens über Ergänzungen, wenn Sie sagen, Mensch, Jekel, du hast jetzt über Alternativen zu ToDo gesprochen, und beziehungsweise zu Wunderlist gesprochen, da gibt es noch eben 5 – 6 – 7 – 8 andere Dinge, die du nicht besprochen hast. Ja. Ich bin jemand, der naturgemäß sich viele Sachen anguckt, bin aber auch jemand, der dann die Dinge empfiehlt, die aus meiner Sicht so in die engere Wahl für Business-Kunden kommen, freue mich aber immer wieder über Ergänzungen auch auf allen Kanälen.
Ja, sollten Sie diesen Podcast hier hören und möchten Sie das eine oder andere nochmal nachlesen, dann gehen Sie einfach auf www.iPad4Productivity.com und dann kriegen Sie immer die Gratis-Hörernews zum Nachlesen, alle Transkripte, und dann können Sie das Ganze auch nochmal nachlesen, nachbearbeiten und weitergeben. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind. Ihr Thorsten Jekel.
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