In dieser Episode geht es um die Themen persönliches Kanban-System und die Vorstellung der wichtigsten Kanban Online-Tools. Viel Spaß beim Zuhören.
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Einleitung
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind, bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und dem heutigen Thema, wie Sie Ihre Abteilungsmeetings und Projektmeetings statt mit Tausend E-Mails mit einem Kanban-Board organisieren können.
Ausgangssituation
Wie ist die heutige Situation in vielen Unternehmen, die ich Inhouse begleite? In vielen Unternehmen, vielleicht finden Sie sich da ein Stück weit wieder, werden Besprechungen vorbereitet in einer relativ klassischen Form, nämlich dass dort eine Agenda per Word geschrieben wird, und dann ein Protokoll wieder per Word verteilt wird, und alles was man vorher und nachher machen muss, durch ganz ganz viele E-Mails hin und her transportiert wird. Ja, was ist das Problem? Das Problem ist, dass hier wahnsinnig viele E-Mails hin und her geschickt werden und es gibt zwei Todesursachen in deutschen Unternehmen, das eine ist Dead by E-Mail und das andere ist Dead by Meeting. Und manchmal kommen beide zusammen.
Ja, was sind die Probleme eben durch die vielen Mails, es gibt viele Versionen von Agenden, von Protokollen und so weiter, auch dieses ganze Thema… die Kommunikation ist einfach schwierig zuordenbar zu den entsprechenden Topics, und wenn man dann sagt, wann wurde denn was besprochen, dann wird das auch manchmal schwierig nachzuhalten. Also das heißt, hier merkt man auch typischerweise… für mich wieder ein tolles Beispiel, dass Digitalisierung auch falsch verstanden wird. Da wird einfach nur etwas, was man früher manuel gemacht hat – nämlich ein Protokoll per Hand zu schreiben, in digitaler Form gemacht. Dass man auch ein Protokoll schreibt halt mit Word. Und der ehemalige Chef der Telefonica soll mal gesagt haben, wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann wird es ein scheiß digitaler Prozess. Und genau das nehme ich eben sehr viel wahr, und deswegen ist die Idee, wo viele meine Kunden mittlerweile auch darauf eingegangen sind, dass man statt dem klassischen Thema, so wie man es kennt, ein Kanban-Board aufsetzt.
Das Kanban-Board
Kanban-Board ist etwas, was man von den Japanern in der Automobilproduktion erfunden wurde. Und ich sage immer, wenn man in der Automobilproduktion so arbeiten würde wie im Büro, dann würde man nie ein Auto zusammenbringen. Also stellen Sie sich mal vor, jemand ist dort am Band, schraubt da irgendwie am Auto rum, und dann macht es Bing, dann rennen Sie zurück ins Büro, gucken ob Sie eine E-Mail haben, rennen wieder zurück zum Band, schrauben da drei Schrauben weiter, macht es wieder Bing und Sie rennen wieder ins Büro zurück und gucken Ihre E-Mails nach. Also so würden Sie in der Produktion ja arbeiten? – so arbeiten wir aber häufig im Büro. Also wenn ich gucke, mein lieber Freund Jörg Knoblauch, der ja aus dem Bereich der Produktionsoptimierung Kaizen übertragen hat in die Büro-Welt, mit Büro-Kaizen, das ist jemand, der mich da sehr stark dafür sensibilisiert hat zu sagen, Mensch, lasst uns doch mal gucken, wie man das Thema Büro auch so gut organisieren kann, wie viele Produktionsorganisationen organisiert sind.
Ja, so ein Kanban-Board ist ein Board mit Spalten. Die Japaner haben das zuerst in der Produktion, man sieht es auch häufiger, mit Karten an der Wand gemacht. Und so ein Kanban-Board mit Spalten kann man eben mit Tools machen, mit EDV-Tools, und die Idee ist, Sie haben Spalten, und in diesen Spalten gibt es Karten. Typischerweise so ein Abteilungsboard, bei mir mit folgenden Spalten benamt: einam mit Themenpool, dann Themen aktuelles Meeting, in Arbeit, dann Rückfragen, beziehungsweise frei zu geben oder freigegeben, erledigt und dokumentiert. Und die Idee eines solchen Kanban-Boards ist, dass diese Karten von links nach rechts durch so ein Board durchwandern. Das heißt, jeder der in dieser Abteilungsrunde so typischerweise Dienstleistungsrunde(?), die man ja oft immer dabei hat, oder in Projektmeetings dabei ist, der kann eben in diesen Themenpool Karten dort einfach anlegen.
Jemand einfach sagt, so, ich lege dann wieder eine neue Aufgabe, kann man eine neue Karte anlegen. Das Coole ist, wenn man dazu Fragen hat, kann man das eben auf dieser Karte gleich kommentieren.
Also das heißt, was in vielen Organisationen dann separat über eben WhatsApp, beispielsweise, läuft, ist dann halt nicht separat, sondern auch wieder komplett darauf. Da kann man auch beispielsweise Dateien oder Links zu den Datein dranhängen. Das geht genauso:
Ja, das heißt, dass derjenige, der das Meeting organisiert, zieht dann die Dinge, die im aktuellen Meeting zu besprechen sind, in die Spalte Themen Aktuelles Meeting. Und dann geht man die durch und im Meeting schreibt man danngleich die Dinge dazu, die besprochen worden sind, die zu tun sind, man kann so eine Karte jemandem zuordnen, im Sinne des Tuns. Man kann je nach Tool eine oder mehrere Chceklisten dort auch hinterlegen, zu sagen, wenn es Unteraufgaben dazu gibt, oder dann auch wenn man merkt, oh, jetzt ist es doch viel aus einem Unterpunkt einer Checkliste, wieder eine Aufgabe machen. Meine Erfahrung ist, dass es ein tolles Tool ist, wo ich also in Meetings, also die Vorbereitung von Meetings, in Meetings direkt dort eben drauf tippe, ehm, und dann hat man sofort auch das Protokoll und jeder hat das praktisch zur Verfügung. Und die Idee ist, dass man da eine Spalte hat „erledigt“ für Dinge, die man hinterher nie wieder braucht, wie man das irgendwie ein Geburtstagsgeschenk für jemand organisiert hat, und dokumentiert, wenn man sagt okay, Sie haben sowas wie eine Vertretungsregelung mal definiert, und dann kann man immer gucken, was haben wir denn damals beschlossen. Ich habe sogar einen Vorstand, der hatte so das mit Meistertask arbeitet der, hier gibt es Automationen. Das heißt, hier kann man sagen, wenn eine Karte in eine bestimmte Spalte geschoben wird, dass dann etwas passieren soll. Und die haben es so eingerichtet, dass wenn eine Karte in die Spalte Vorstandsbeschluss schieben, dann bekommt das Vorstandssekrätariat eine E-Mail mit dieser Karte und mit der Aufforderung einen entsprechenden Vorstandsbeschluss dann schriftlich nochmal zu formulieren und im Managementinformationssystem abzulegen. Also das heißt hier kann man auch wunderbar damit arbeiten. Das heißt, die Idee ist, man hat auch nicht pro Meeting ein Board, sondern wirklich nur noch ein Board. Natürlich wird es dann irgendwie bei den erledigten Sachen irgendwann ein bisschen länger, man kann auch sagen, dass man das regelmäßig mal dann entmistet, aber gerade im Spalte mit „dokumentiert“, die man auch durchsuchen kann, hat man eben ein Board, wo man wirklich alles entsprechend findet. Ich kenne sogar Organisationen, die sagen, es gibt eben Zero Internal E-Mail, dass man also intern gar keine E-Mails mehr entsprechend hat. Das geht, wenn man solche Tools hat. Und wenn man dann mit diesen Automationen, so heißt es beim Meistertask, arbeitet, dann kann man eben sagen, dann schiebt man sowas automatisch in ein Unterboard oder solche Dinge.
Das Ganze kann man auch beispielsweise nutzen für sowas wie Onboarding. Also ich habe, als ich meinen Steuerberater gewechselt habe, haben wir so ein Board gemacht, da haben wir gesagt, okay, was ist von ihm zu tun, was ist von mir zu tun, was ist in Arbeit, wo gibt es Rückfragen, was ist erledigt. Oder als ich mich beispielsweise für das Thema DSGVO vorbereitet habe, da war die Frage, wo habe ich schon ADVs, wo fehlen sie mir noch, das heißt einfach zwei Spalten gehabt und die Karten sind dann rübergewandert, und dann wußte man sofort, okay, wo sind noch Sachen offen, wo sind Sachen erledigt.
Ich empfehle immer das Ganze bitte nicht auf einen Schlag im ganzen Unternehmen einzufürhen, sondern idealerweise das so zu machen, dass Sie vielleicht mit einer Abteilungsrunde, wie der Vorstandsrunde beispielsweise, anfangen, oder alternativ im Rahmen eines Projektes mal sagen, wir kommunizieren in diesem Projekt mit diesem Tool.
Welche sind meine Empfehlungen von einem Kanban-Tool?
Welche Tools empfehle ich Ihnen? Es sind vor allen Dingen, ich sage mal, vier, es gibt: Asana, Trello, Meistertask und Planner, um so die vier wichtigsten zu nennen. Asana, eine leistungsfähige Projektplattform, wo Sie noch sehr viel mehr machen können. Trello ist für mich so der Klassiker.
Die haben es in Anführungsstrichen erfunden. Also vielleicht, wenn Sie schon mal was von Scrum gehört haben, also agile Softwareentwicklung, da wird sowas auch viel genutzt. Trello hat den Vorteil, es ist schlank, es ist schnell, es ist ohne große Thrills. Der Nachteil ist, dass das eine kanadische Firma war, die mittlerweile von einer australischen gekauft wurde. Von Jira. Jira ist das weltweit führende Ticketing-System. Von der Seite ein sehr seriöses Unternehmen, nur der Standort Australien gefällt mir aufgrund der gesetzlichen Bedingungen seit letztem Jahr nicht mehr, denn hier wurden doch alle Themen, die Datenschutz anbelangt, sehr stark eingeschränkt durch die Gesetzgebung. Also deswegen Trello eher nicht.
Ich empfehle aktuell entweder Meistertask oder Planner. Meistertask hat den großen Vorteil, deutsche Firma, deutsche Server, und durch die Automationen können Sie hier sehr viel Logik eben mit reinbringen, dass Sie sagen, da gibt es eine E-Mail, da wird eine Aufgabe, die Ergebnisse werden auf ein anderes Board verschoben. Sie haben sogar eine Zeiterfassung drin, die Sie haben, wo Sie Projektzeiten erfassen können, indem Sie sagen, in dem Moment wo was in eine Spalte verschoben wird, fängt der Ticker an zu zählen, wenn Sie es wieder rausschieben aus der Spalte, hört der Ticker auf zu zählen. Also damit kann man sogar Projektzeiten erfassen. Sehr sehr pfiffig gemacht und da kommen immer wieder auch neue Dinge mit dazu.
Oder der Planner von Microsoft. Planner von Microsoft hat den großen Charme, dass es halt eine Microsoft-Lösung ist, die somit natürlich auch sehr sehr gut in der Microsoft-Welt integriert ist. Also Sie können beispielsweise das auch gut verknüpfen mit Outlook und solche Dinge, und wenn Sie Microsoft Teams im Einsatz haben, dann ist das so, dass Sie hier einfach eine Registerlasche mit dem Planner anlegen können. Das Gute ist aber, Office365 ist ja so strukturiert, dass Sie dort auch Schnittstellen zu Drittapps haben, mittlerweile. Und Sie können beispielsweise auch in einem Team von Office365 auch Trello mit integrieren, und Sie können auch Meistertask mit integrieren. Also beides geht. Wenn Sie dort noch kein Meistertask-Konto haben, empfehle ich Ihnen bitte, bevor Sie das Meistertask-Konto anlegen, das lieber eben über die Microsoft-Seite zu machen, weil dann haben Sie ein Single Sign-On mit ihrem Office-Konto. Ich habe nämlich das Problem gehabt, dass ich schon vorher ein Meistertask-Konto hatte und, als ich es dann verknüpft habe mit meinem Microsoft Office365, dann hatt er im ersten Moment ein neues Konto aufgemacht. Also da muss man ein bisschen aufpassen. Aber ich habe durchaus auch Kunden, die setzen Trello ein in Verbindung mit Office365, also hier kann man das auch sehr schön in der Administrationsoberfläche von Office365 steuern, welche Drittapps man dort zulässt und welche Apps man da nicht zulässt.
Übrigens, falls das Thema Office365 für Sie ein Thema ist, das relevant ist, ich werde in Zukunft nicht nur hier etwas intensiver dazu reden, sondern ich werde dort auch einen neuen Podcast dazu aufmachen, der wird dann Office365forProductivity heißen, denn im Rahmen meiner Projekte habe ich immer mehr Kunden, die sagen, Mensch, Jekel, jetzt hast du bei uns das ganze Thema iPad-Rollout gemacht, wir sind gerade dabei das ganze Thema Office365 auszurollen, kannst du uns da auch unterstützen? Und ich nutze Office365 seit es gibt und habe hier schon mehrere namhafte Firmen auch begleitet, bei diesem Thema, also vor dem Hintergrund sollten Sie auch Bedarf haben am Thema Office365-Unterstützung, dann sprechen Sie mich da gerne an, schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, und Schreiben Sie mir auch gerne Ihre Fragen, die Sie zum Thema Office365 haben, die ich dann gerne im Rahmen der Podcastepisoden von Office365forProductivity dann besprechen werde.
Kanban-Zusammenfassung
Ja, vielleicht nochmal zurück eben zum Thema Kanban. Wie gesagt, ich halte das vom Grundsatz her für eine super Idee, Sie können das auf PCs im Regelfall am besten webbasiert nutzen und auf mobilen Telefonen, und auf Tablets in der App-Form. Das hat dann den Vorteil, dass Sie es auch offline zur Verfügung haben und gerade auf Smartphones, da sehen Sie nämlich genau eine Spalte auf dem Schirm – kann man das wunderbar nutzen. Also ich habe meistens so vier-fünf iPad-Rollouts gleichzeitig, und dann habe ich für jedes Projekt ein solches Board und wenn da irgendwelche Fragen sind, irgendwie Kommunikation, läuft das komplett übers Board. Ich kriege eine Mitteilung auf meinen iPhone, kann das sofort beantworten auf der Karte und alle Projektbeteiligten sehen das sofort, ohne dass ich da irgendwie ein CC machen muss. Also deswegen hierzu wirklich klasse mit dem Tool, mit dem ich vor allen Dingen gerne arbeite, Meistertask, dazu werde ich auch nochmal im Rahmen des iPadCoachs, der Digital Transformation Academy, nochmal ein Videokurs dazu machen, also wenn das für Sie interessant ist, auch einfach nur eine Mail an t.jekel@jekelteam.de schreiben und dann lasse ich Ihnen da gerne einen Testzugang zukommen.
Fazit
Ja, in diesem Sinne hoffe ich, dass ich Ihnen mal den Mut aufbringen konnte, mal so ein Thema Personal Kanban auszuprobieren. Wenn Sie da noch zögern sollten, kann ich das gut verstehen, auch ich habe da eine Zeitlang gebraucht, um irgendwann mal von diesem Dingen weg zu kommen, zu sagen, oah, wass wollt ihr mit eueren komischen Karten, und ich muss ganz ehrlich sagen, seit ich das nutze, möchte ich nichts anderes mehr nutzen.
Also, ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der produktiven Nutzung des iPads. Ihr Thorsten Jekel.
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