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In diesem Podcast erfahren Sie, wie Sie mit Meistertask Ihre Abläufe automatisieren können und dadurch produktiver werden. Viel Spaß beim Zuhören.


Weiterführende Links

Meistertask

Trello

Spark

Microsoft Planner

PDF Expert


Einleitung

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von iPad4productivity und sollte die heutige Episode vom Klang her etwas hallig sein, bitte ich das zu entschuldigen. Ich nehme sie heute mal im Hotelzimmer auf von unterwegs.

Unterwegs ist man ja auch gerne mit dem iPad, und heute geht es einmal wieder um eines meiner Lieblingssysteme, nämlich Meistertask.

Welches Problem löst Meistertask bei mir?

Meistertask löst bei mir vor allen Dingen das Problem, das ich immer so gerne nenne Dead by eMail. Gibt ja in Organizationen zwei Todesarten heute, Dead by Meeting und Dead by eMail. Und wenn man dann viele Projekte hat, und Sie wissen, ich begleite ja parallel oft mehrere Unternehmen bei der Einführung von iPads, dann habe ich in Vergangenheit immer eine Herausforderung gehabt, wie ich denn die unterschiedlichen E-Mails, die so gemischt ankamen zu den Projekten immer zuordnen kann. Und wenn ich da noch Projekte aufgesetzt habe, dann hatte ich immer die Herausforderung zu sagen, wie kann ich den mit Externen zusammenarbeiten, die naturgemäß keinen Zugriff auf meine IT-Systeme so haben.

Die Idee des Personal Kanban.

Ja, für mich ist die Lösung Meistertask beziehungsweise eine Abstraktionsebene mal höher, Personal Kanban. Und die Idee des Personal Kanban ist eine, die ursprünglich gar nicht aus der IT kommt, oder aus der Wirtschaft, sondern sie ist 1947 als Kanban in der Produktion von Toyota erfunden worden. Und die Idee ist, dass man einfach eine große Wand hat und da sind Karten, und verenfacht erstmal drei Spalten, eine Spalte, was ist zu erledigen, eine Spalte, was ist gerade in Bearbeitung und eine Spalte was ist erledigt. Und das ist ein System das vielleicht die eine oder der andere von Ihnen aus dem Software-Bereich kennt, das oft im Bereich von Scrum-Softwareprojekten genutzt wird, wo man dann entsprechend ein sogenanntes Backlog hat, also wo Anforderungen gewählt werden, wo man sagt, wo Anforderungen gewählt werden, wo man dann sagt, welche davon zieht man in den aktuellen Sprint, welche bearbeitet man und welche sind entsprechend erledigt. Das Schöne ist, man kann dieses ganze System eben sehr intelligent für verschiedene Systeme nutzen und das Geniale ist, es ist etwas, das erfahrungsgemäß doch etwas braucht, bis man sich das Ganze mal vom Gedankenwerk her erschließt, aber wenn man das mal verstanden hat, hat’s einen riesen Effekt.

Ich bekenne mich da selbst für schuldig, ich habe viele gehabt, die mich immer wieder angesprochen haben auf den Klassiker Trello, und haben gesagt, Mensch, guck dir das doch mal an, macht das mal, und ich habe immer gesagt, ah ne, das mit den komischen Karten, also ich weiß nicht. Ich werde nachher noch zu Alternativen zum Meistertask sprechen, aber zunächst mal, wozu nutze ich es. Ich nutze es zum einen für meine eigene Aufgabenplanung und hier habe ich Spalten, dass ich sage, ich fange ganz links an mit, wenn mir irgendwelche Ideen einfallen, schreibe ich die gleich rein. Dann habe ich in einem Eingang Dinge, die ich tun muss und das Schöne ist, Sie können diese verschiedenen… jede Aufgabe ist eine Karte. Die kann man auch mit Fälligkeiten versehen, wenn man das möchte. Und vor allen Dingen sehr sehr wichtig, man kann sie mit Tags oder, auf Deutsch würde es wahrscheinlich Schlagworte heißen, kann man die versehen.

Bei mir ist es so, ich nutze diese Tags entsprechend für meine Ziele. Und das Schöne ist bei jeder Aufgabe prüfe ich immer zahlt Sie denn auf eines meiner Ziele ein, und wenn ich dort keinen Tag finde, also kein Ziel habe, dann überlege ich mir auch zweimal, ob mich diese Aufgabe denn weiter bringt. Also deswegen vielleicht eine Idee. Ich nutze es zur Delegation an meinen Assistenten, das heißt, ich habe eine Spalte zu sagen, was sind regelmäßige Dinge, was sind monatliche, wöchentliche, tägliche Dinge, und mein Assistent beispielsweise bearbeitet dann meine E-Mails und hier gibt es eben eine Karte, die dort heißt E-Mail-Bearbeitung, und wenn ich dort an Briefings etwas ändere, dann werden dort einfach in dieser Karte diese Sachen entsprechend geändert. Und auch mein Assistent und ich sind da ab und zu mal dabei, dieses Verfahren mal auszuprobieren, mal zu ändern, also wir kommunizieren teilweise auch noch per E-Mail, also deswegen hier gibt es auch nicht das perfekte System, aber es ist durchaus auch eine Möglichkeit und ich habe durchaus Kunden, die nutzen das, um das für die Delegation an Mitarbeiter zu nutzen oder auch an Assistenten.

Ich nutze das Ganze für Projekte wie iPad-Rollouts beispielsweise, und hier kommen wir zu einem Begriff statisch und dynamisch. Es gibt statische Kanban-Boards, die ich beispielsweise auf Konferenzen auch nutze, wo ich sage, hier gibt es eine Spalte für Präsentationsapps beispielsweise, eine Spalte für PDF-Apps, das heißt, man kann es auch wunderbar nutzen, als ein sehr einfaches Wiki, wo ich Informationen sehr strukturiert zur Verfügung stellen kann. Und wenn ich iPad-Rollouts mache, dann startet das als ein statisches, wo ich erstmal Spalten habe, wo ich sage, was ist die Hardware, die ich empfehle, was sind die Apps, die ich empfehle, was sind die Schritte um beim Apple entsprechend die Bereitstellungsprogramme dort zu beantragen, was sind die Schritte um DEP und VPP einzurichten, wie sind bei gerade Volks- und Raiffeisenbanken dann die Schritte im Saga(??? 05:39) und entsprechend im Agree21 MDM, und dann gibt es Spalten eben zu erledigen, in Arbeit, Rückfragen an mich und erledigt. Und dann gegebenenfalls noch eine Spalte Dokumentation machen, dafür auch nochmal ganz gut. Bei mir ist das so, ich habe meistens so 3-4 Projekte gleichzeitig laufen. Das Schöne ist, ich habe dann sogar Meistertask auf meinem iPhone und sehe dann sogar immer eben über die Benachrichtigungsfunktion, wenn sich da entsprechend in einem Projekt was tut, kann sofort antworten, also wunderbar und klasse.

Das Ding kann man auch beispielsweise wunderbar nutzen, es machen einige meiner Kunden, für Abteilungsbesprechungen. Also da, wo Sie früher immer eine Agenda per E-Mail verteilt haben, dann jemand Agenda dann in einen Protokoll umgewandelt hat und das Ganze dann hinterher verteilt hat mit vielen E-Mails per CC, gibt es jetzt einen Board und die erste Spalte ist am besten immer ein Themenpool, dann kommt eine Spalte für Dinge, die im aktuellen Meeting besprochen werden, dann geht’s weiter mit zu sagen, was ist zu klären, was ist eben entschieden und gegebenenfalls noch eine Spalte Dokumentation. Das Coole ist, dass Sie bei Meistertask, und deswegen mag ich es auch sehr gerne, sehr leistungsfähige Automatisierungen haben. Ich habe beispielsweise eine Vorstandsrunde, die das zur Dokumentation ihrer Vorstandsmeetings nutzt, und die letzte Spalte ist Dokumentation, und wenn dann ein Vorstandbeschluss eben dokumentiert werden muss, aus juristischen Gründen, wird der reingeschoben, und dann kann man in den Automatisierungen hinterlegen, was passiert, wenn eine Karte reingeschoben wird. Und die haben es beispielsweise so gelöst, dass dann, wenn jemand was reinschiebt in diese Spalte Dokumentation, dass dann eine E-Mail an das Vorstandssekrätariat geschickt wird, und die daraus einen formellen Vorstandsbeschluss dort dann hinterher konventionell nochmal schreibt. Also hier diese Mischung – wirklich sehr sehr klasse.

Vielleicht auch nochmal ein anderes Praxisbeispiel. Sie wissen, ich arbeite ja viel für die DATEV-Steuerberater, hier beispielsweise kann man’s wunderbar nutzen für das Onboarding von neuen Mandanten. Das sind immer wieder die gleichen Schritte, das kann man natürlich auch mit Project machen, Project hat nur den kleinen Nachteil, dass man mit Project nur in der Kanzlei damit arbeiten kann. Während Meistertask kann man gemeinsam mit dem Mandanten nutzen, wo man genau weiß, was muss der Mandant noch machen, was muss der Steuerberater machen, man hat praktisch ein Tool, mit dem man den kompletten Onboarding-Prozess dort vornehmen kann. Vielleicht auch durchaus für andere Unternehmen interessant, die ein entsprechendes Onboarding für neue Kunden gerade haben.

Alternativen zu Meistertask

Ja, was gibt es für Alternativen. Es gibt Alternative Trello, das ist der Klasiker. Früher ein kanadisches Unternehmen, mittlerweile von Jira in Australien gekauft. Mit Jira habe ich keinen Stress, weil das ist eines der weltweit größten Ticketingsysteme im IT-Bereich, ich habe nur einen Stress mit dem Land Australien, weil wenn Sie gucken, was im letzten Jahr so kurz vor der Sommerpause dort an Datenschutz über Board geworfen wurde, gesetzlich, dann ist das nicht unbedingt ein Land, in dem ich meine Daten dort haben möchte.

Es gibt eine ganz interessante Alternative noch, Planner. Und Planner gehört zum Microsoft. Ist ein Teil von Office 365. Die Grundidee ist die Gleiche. Was mir bei Planner sehr gut gefällt ist naturgemäß die Integration in die Office-Landschaft. Leider ist Planner doch noch relativ rudimentär in seinen Möglichkeiten im Verhältnis zu dem anderen Möglichkeiten, aber, Microsoft legt da regelmäßig wirklich sehr sehr gut nach. Also ich bin wirklich absolut begeistert vom aktuellen Innovationstempo von Microsoft. Vielleicht wissen Sie es ja, dass ich viele Unternehmen die produktiver mit dem iPad geworden sind, mittlerweile auch beim Rollout von Office 365 unterstütze, also sollte das Thema Office 365 Rollout für Sie auch ein Thema sein, freue ich mich, wenn Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de schreiben, und vielleicht schon mal eine kleine Ankündigung, es wird bald auch einen eigenen Podcast von mir zum Thema Office 365 geben.

Ja, es gibt, im Gegensatz zu Planner und zu Trello gibt es bei Meistertask die Automatisierungen, die ich wirklich klasse finde. Die kann man bei den anderen Tools ein Stück weit über einen Dienst nachrüsten und auch bei Meistertask kann man fehlende Automatisierungen nachrüsten durch einen Dienst der heißt Zapier. Die Idee von Zapier ist, dass Sie immer sagen können, ich habe einen Trigger und ich habe dann etwas, was gemacht werden soll, und dann können Sie eben beispielsweise sagen, wenn eine E-Mail irgendwo eingeht, dass dann automatisch etwas gemacht werden soll. Also das heißt, diese Automatisierungen die Meistertask hat, könnten Sie sogar über Zapier im Regelfall nachbauen. Und auch Dinge, die Meistertask fehlen, beispielsweise das regelmäßige Ausfüllen von Tätigkeiten, das ist etwas was man darüber auch wieder nachbauen kann.

Also hier an der Stelle empfehle ich gerne nochmal zwei sehr geschätzte Kollegen von mir, und zwar Lars Bobach und seinen Bruder Björn Bobach. Die beiden sind diejenigen, die mich auch zu Meistertask gebracht haben, die hervorragende Videos dazu gemacht haben. Wir haben witzigerweise sogar den einen oder anderen gemeinsamen Kunden, die ich zum Thema iPad begleite, und einen Lars Bobach oder Björn Bobach zum Thema Meistertask, also schauen Sie da gerne auch mal auf die entsprechenden Youtube-Kanäle, beide haben da hervorragende Videos dazu, und ich werde das gerne auch nochmal verlinken dazu. Übrigens wird es in Kürze ein Podcast-Interview mit Lars Bobach und mir geben. Also Sie sehen, hier gibt es auch sehr kompetente und auch sympatische Kollegen, die dort auch sehr viel an Input haben und von den ich mich auch immer wieder inspirieren lasse.

Was gibt es Neues bei Meistertask?

Ja, was gibt es auch Neues bei Meistertask. Also ich habe schon mal eine Episode gemacht, aber es gibt immer wieder Updates. Es gab jetzt vor Kurzem ein Update für die Webversion, vor allen Dingen, weil Sie können es ja im Web und als App nutzen, und im Web hat’s eben den großen Charme, dass dort Updates etwas schneller kommen, und das hat den Charme, wenn Sie beispielsweise auf einem Bank-PC keine Software installieren können, dass Sie dort entsprechend auch mit der Webversion arbeiten können. Und hier ist vor Kurzem hinzugefügt worden, dass man mehrere Checklisten dort auch in einer Karte anlegen kann, eine Funktion die Trello schon länger hatte und die Meistertask jetzt nachgeliefert hat.

Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es bei Meistertask?

Ja, was interessant ist, ist das Thema nicht nur die Automatisierung, sondern auch die Integrationen. Zum einen gibt es immer mehr Apps, die auch eine Schnittstelle haben, also bei Spark können Sie beispielsweise eine E-Mail zu einer Meistertask-Aufgabe machen, können Sie sogar eine Trello-Aufgabe machen, also sehr gut, also wenn ich dann ab und zu mal von eher Windows-lastigen Kollegen hören, dass das einzig wahre Outlook auf dem Notebook wäre, weil man nur damit entsprechende E-Mails zu Aufgaben machen kann, dann kann ich nur sagen, Leute, das war früher so, aber mittlerweile geht das wunderbar, man kann da eben ganz ganz klasse sogar Planner-Aufgaben machen, wenn man Outlook auf dem iPad nutzt, man kann sie in Spark auch eben zu einer Trello- oder zu einer Meistertask-Aufgabe machen – geht wunderbar. Und, was vielen auch nicht bewusst ist, bei Office 365, gerade bei Teams, das ist hier die zentrale Schaltstelle für die Zusammenarbeit in modernen Unternehmen. Da gibt es Registerlaschen, die man sich einrichten kann. Und hier kann man sich für ein Team, beispielsweise für eine Abteilung oder ein Projekt eine Registerkarte anlegen mit einem Planner. Es geht aber auch, dass Sie sich einen Trello-Board anlegen können, also ich hatte das bei einem meiner Kunden, die haben eben statt dem Planner Trello genutzt. Und es geht jetzt auch seit Kurzem, dass Sie Meistertask mit integrieren können. Und das ist halt dann ganz klasse, dann können Sie intern in Ihrem Team, können Sie eben beispielsweise Meistertask nutzen, und können über Meistertask eben sagen, dass Sie Meistertask an Externe freigeben, ohne dass der- oder diejenige auf Ihr Team zurückgreifen kann. Und das finde ich eine ziemlich coole Variante, weil ich will vielleicht nicht immer, dass derjenige auf meine Teamumgebung zugreifen kann, aber auf mein Meistertask, also deswegen eine sehr smarte Strategie, sowohl von Meistertask hier API’s anzubieten, also Schnittstellen, als auch von Microsoft. Sie sehen, auch vieles hängt dort eben zusammen, bei mir, wie gesagt, einfach aus Projekt entstanden, wo viele Vertriebsorganisationen, die mit mir iPads eingeführt haben, gesagt haben, Mensch, kannst du uns auch beim Thema Office 365 helfen und natürlich, weil ich eben jahrelang auch schon mit dem System ja selbst arbeite, und die ja auch auf dem iPad sehr intelligent nutzbar sind.

So greifen Sie im Meistertask auf die Dateien-App zu

Ja, dann eben noch ein kleiner Pro-Tipp. Wenn Sie auf dem Browser sind, dann können Sie ja auch, wenn Sie Dateien hochladen in Meistertask-Boards eben auf Ihr Dateisystem zugreifen, noch jedenfalls auf die Netzlaufwerke. Und am Anfang dachte ich, yhm, das geht ja leider nicht in Meistertask. Da kann ich ja nur auf Board-Dienste zugreifen. Die gute Nachricht ist, wenn Sie auf dem iPad eine Meistertask-Karte auf haben, ein Dokument anhängen, dann gibt es eine Option, die heißt iCloud. Und wenn Sie dadrauf tippen, dann öffnet sich die Dateien-App – und das Geniale ist, wenn Sie beispelsweise den FileBrowser for Business eingerichtet haben, und über den FileBrowser for Business Firmen-Netzlaufwerke verbunden haben, beispielsweise, über WebDAV, dann können Sie eben darüber auch in Meistertask eine Datei von einem Firmennetzlaufwerk dort entsprechend auch dranhängen. Also das ist etwas, was übrigens auch in anderen Apps teilweise funktioniert. Also, wenn Sie beispielsweise iCloud… und das Witzige ist, bei Meistertask wird iCloud auch angezeigt, selbst wenn die iCloud über ein Mobile-Device-Management deaktiviert ist. Bei PDF Expert ist es beispielsweise so, wenn Sie iCloud deaktiviert haben, wird’s nicht angezeigt. Wenn Sie iCloud als Option aktiviert haben, wird, wenn Sie in PDF Expert auf iCloud tippen, auch die Dateien-App aufgemacht, und dann können Sie auch auf Netzlaufwerke direkt zugreifen. Im PDF Expert können Sie diese natürlich auch über die Verbindung von Netzlaufwerken mit integrieren. Da das im Meistertask so in der Form nicht geht, eben über diese iCloud und dann über die Integration in die Dateien-App. Wirklich sehr sehr smart. Habe ich erst vor Kurzem im Rahmen eines Projektes so entdeckt. Also das vielleicht nochmal ein kleiner Pro-Tag-Tipp und, wie gesagt, gerne auch nochmal vorbeischauen bei Lars und Björn Bobach, die ich zum Thema Meistertask sehr sehr schätze, die mich letztendlich auch von Trello zu Meistertask rübergebracht haben. Und bleiben Sie gespannt auch auf die gemeinsame Podcastepisode.

Fazit

Ja, in diesem Sinne, wenn Sie zum Thema Meistertask, zum Thema iPad, oder vor allen Dingen auch zum Thema Office 365 in Ihrem Unternehmen Fragen haben, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.