In dieser Episode lernen Sie, wofür ich die Notizen-App Evernote gerne nutze. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und in der letzten Wochen haben wir uns ja mal Evernote angeschaut, diese Woche schauen wir uns einmal OneNote an.
OneNote ist ja das Notizprogramm von Microsoft und es hat ein paar ganz tolle Vorteile. Der größte Vorteil ist die besonders gute Integration in die Microsoft-Welt. Also vor allen Dingen die Zusammenarbeit mit dem Thema Outlook in der Desktop-App ist total klasse. Sie können dort nämlich beispielsweise Notizen zu Terminen ergänzen oder zu Kontakten, super super klasse. Es ist auch offline, also auf nur einem PC auch Inhouse hostbar. Also Sie haben da keinen Cloud-Zwang im Gegensatz zu Evernote, wo Sie nur eben über die US-Cloud arbeiten können. Wenn Sie das als Bestandteil von Office 365 beispielsweise nutzen, dann ist es so, dass Sie zumindest in Europa, nämlich in Amsterdam und in Dublin die Daten gehostet haben. Die deutsche Variante haben, dann sind Sie sogar in Frankfurt Magdeburg unterwegs, leider ist es so, dass die ja mittlerweile eingestellt worden ist, also Sie können sie nicht mehr als Neukunde bestellen, aber zumindest liegen die Daten schonmal in Europa oder auf Ihrem eigenen Server. Es hat auch den Vorteil, dass es sehr strukturiert ist, sehr organisiert ist, also Evernote ist sowas für kreative Chaoten, also wie meine liebe Kollegin Cordula Nussbaum so schön sagen würde. Das OneNote ist eher etwas strukturierter und organisierter. Es ist gut freiggebbar und wenn Sie vielleicht noch Microsoft Surface haben, da ist es ja schon vorinstalliert und ganz ganz toll gelöst. Sie haben ja diesen Stift, der zweitbeste nach dem Apple Pencil, und mit diesem Stift, wenn Sie da hinten auf den Knopf drücken, geht sofort eine OneNote-Notiz auf. Also das sind die großen Vorteile. Der größte Nachteil ist, dass die große PC-Lösung leider von Microsoft abgekündigt wurde. Die wird eingestellt. Die ist im Office 2019 leider nicht mehr mit dabei. Sie können sie heute noch manuell nachinstallieren. Ich hatte in der letzten Woche ja schon kurz angesprochen, ich hatte bei einer Neuinstallation von Office 365 erst vor Kurzem den Fall, dass OneNote nicht mehr dabei war, nur noch als App. Ich konnte es noch nachinstallieren, also das geht noch. Es wird doch noch supported, und wenn Sie da Unterstützung brauchen, schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Aber das Blöde ist, wenn Sie jetzt noch nicht arbeiten, ich würde jetzt nicht neu reingehen, weil es ist eben eine abgekündigte Lösung, die noch zwei-drei Jahre supported wird, aber ich würde gerade als Unternehmen jetzt nicht komplett auf die Desktop-Software setzen. Microsoft hat angekündigt, dass die App ausgebaut wird, aber sie ist im Moment wirklich noch sehr sehr rudimentär, und wenn ich mir die Entwicklung angucke jetzt auch mit dem Thema beispielsweise der ToDo-App, die ja der Nachfolger ist von dem gekauften Wunderlist, also da sind die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft doch noch sehr weit hinter dem damaligen Funktionsumfang und das Gleiche ist auch bei OneNote zu befürchten, also deswegen das ist für mich der größte Nachteil, weil doch die App deutlich weniger Funktionen hat. Ja, aber vielleicht auch für diejenigen, die sagen, Mensch, noch haben wir es und noch würde ich damit auch ganz gerne arbeiten, wenn ich gucke, wie lange ein Unternehmen auch noch Office 2013 teilweise heute im Einsatz ist, dann kann es auch durchaus sinnvoll sein, durchaus noch mit OneNote zu arbeiten, gerade wenn Sie es heute schon haben, und wenn Sie sehr lange Zyklen haben, der eben Nutzung von Software, dann kann ich durchaus noch sagen, dass Sie sechs-sieben-acht Jahre locker noch mit OneNote arbeiten können und Sie haben ja immer die Möglichkeit auch diese Daten hinterher wieder zu exportieren, also vor dem Hintergrund kann das durchaus auch interessant sein.
Ja, vielleicht doch mal diejenigen, die sagen, OneNote hört sich für mich gut an, oder ich habe auch einen Surface nochmal, wie ist die Struktur, die man sehr gut abbilden kann? Es gibt hier Notizbücher, es gibt Abschnitte, die Sie in Abschnittsgruppen kopieren können und es gibt Seiten. Jedes Notizbuch ist eine Datei. Und diese Datei, ganz interessant, können Sie abspeichern. Und wo können Sie die abspeichern? Die können Sie abspeichern eben in OneDrive – das ist das Dropbox von Microsoft, sage ich immer, Sie können es lokal abspeichern, Sie können es im SharePoint abspeichern. Wenn Sie es im OneDrive oder SharePoint abspeichern, haben Sie den Vorteil, dass Sie es mit dem iPad auch synchronisieren können. Das ist der große Charme. Und ich empfehle auch immer OneNote-Notizbücher nicht frei zu geben über die Freigabefunktion, gerade wenn Sie es dauerhaft eben intern in Meetings, in Arbeitsgruppen freigeben, sondern abspeichern auf einem OneDrive-Laufwerk, auf einem Netzlaufwerk oder auf einem SharePoint, wo alle darauf Zugriff haben. Gerde wenn Sie mit iPads arbeiten, bitte nicht mit den Netzlaufwerken arbeiten, weil da können Sie nicht mit dem iPad darauf zugreifen, sondern dann auf ein OneDrive-Laufwerk oder im SharePoint entsprechend abspeichern. Das sind dann die zwei Varianten, mit den Sie dann sowohl vom PC aus, als auch vom iPad aus auf Ihre OneNote-Notizbücher zugreifen können. Weil ich erlebe das dann oft, dann gibt es eben User, die das über Ihr Office 365-Account dann, oder über Ihr Microsoft-Account gratis nutzen, dann sind die Daten sogar in USA und Sie haben ein OneNote auf dem PC, aber die sind eben nicht verknüpft. Vielleicht doch mal für diejenigen, die als Volks- und Raiffeisenbanken hier zuhören, leider ist es so, dass zwar Office 365 von der Fiducia und GAD IT AG dort mittlerweile auch eingeführt wird, allerdings wird OneNote dort nicht unterstützt, und für die Kolleginnen und Kollegen, die DATEV-Steuerberater sind, in der ASP-Welt, auch so, dass hier OneNote leider nicht unterstützt wird. Wenn Sie Ihren eigenen Server haben, dann können Sie natürlich, oder einen Partner-ASP haben, dann können Sie in der Abstimmung mit dem Partner natürlich dann auch sagen, Office 365 dort entsprechend zu nutzen.
Ja, Sie können im OneNote Inhalte einfügen, was ähnlich wie im Evernote Text, Tabellen… sehr sehr gut gelöst mit Tabellen, muss ich sagen, besser als das Ganze im Evernote geht. Sie können auch schnell die Exceltabelle dort mit integrieren, Sie können Datei ausdrucken mit reinpacken, also das heißt, dann haben Sie praktisch eine PDF dahinter, die Sie nochmal sehen können. Sie können Links mit reinpacken. Bei den Links ist es ganz wichtig, dass Sie darauf achten, dass diese Links auch, vor allen Dingen von unterwegs aus, nutzbar sind, dass Sie idealerweise Links über OneDrive setzen oder auf SharePoint, die funktionieren auch auf den mobilen Endgeräten. Ja, Sie können Screenshots mit integrieren, Grafiken, Zeichnungen, gerade mit einem Stift können Sie machen, und auch Ton. Was heute gerade in der Desktop-Version toll ist, Sie können sehr sehr gute Verknüpfungen zu Outlook machen. Das heißt, Sie können in einem Termin rechte Maustaste und dann sagen Sie OneNote-Notizen. Was hat das für einen Sinn? Es sind zwei Dinge interessant. Das eine ist, Sie machen einen Meeting, Sie machen eine Einladung und Sie wollen vielleicht, dass nicht jeder diese Notizen sieht. Also Sie machen beispielsweise ein Gehaltsgespräch, dann wollen Sie vielleicht nicht, dass alle Ihre Notizen, die Sie für das Gehaltsgespräch mit dem Chef sich gemacht haben, dass der die dann vorher sieht. Oder Sie haben eine Verhandlung mit einem Lieferanten, dann wollen Sie es auch nicht, dass es eine Einladung ist. Dann kann man das wunderbar über OneNote verknüpfen. Das zweite Vorteil ist, wenn jemand diesen Termin löscht, weil Sie ihn vielleicht nicht eingerichtet haben, sondern jemand anders, dann sind die Notizen nicht weg, sondern die sind im OneNote immernoch da.
Ja, von mobil aus, wie gesagt, mit OneDrive. Über ein Microsoft-Konto geht es auch. Microsoft-Konto ist dann aben aber im Regelfall im Unternehmen nicht so synchronisierbar, deswegen über OneDrive oder über SharePoint, das ist eigentlich das, was ich im Regelfall empfehle. Netzlaufwerke, wie gesagt, sind eben nicht in der OneNote-App im Zugriff, deswegen bitte nicht über Netzlaufwerke dort entsprechend arbeiten, wenn Sie mit einem iPad darauf zugreifen wollen. Also deswegen darüber.
Ja, ich sehe viele Organisationen, die wollen OneNote für Meetings nutzen. Das ist, ich sage mal, ein bisschen der Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung. Automatisierung heißt, ich mache das wie bisher, nur digital. Digitalisierung, wenn man es richtig macht, heißt, ich überlege mir, wie kann ich es besser machen mit Tools. Das Problem von OneNote-Notizbüchern für Meetings ist, Sie haben Freestyle. Das ist dann ähnlich wie der (…), das heißt, Sie haben dort eine relativ unstrukturierte Form. Natürlich kann ich aus diesen Checklisten dann wieder Outlook-Aufgaben machen. Ich persönlich finde aber dann den Ansatz von Trello oder dem Microsoft Planner deutlich besser. Das heißt, Sie haben hier ein Kanban-Board, haben eine Stapel, was sind die Themen, den Themen-Pool, was sind Themen aktuelles Meeting, was sind Dinge, die diskutiert werden müssen, was sind Dinge, die entschieden sind, das finde ich dann die deutlich bessere Lösung, also deswegen sollten Sie sich dann, wenn Sie auch Office 365 haben lieber nochmal den Planner anschauen. Wofür es aber gut ist, also ein Kunde von mir das Event Team der DV AG, die nutzen OneNote im Team, um Informationen für Locations zu sammeln. Also zu Hotels, zu entsprechenden eben Fluglienien, zu entsprechenden Event Caterern und so weiter, also alles was man so früher relativ unstrukturiert irgendwann Daten gesammelt hat, das kann man darüber wunderbar sammeln, ähnlich wie bei Evernote – dafür gut für Meetings und sonstige Dinge würde ich mir eher entweder den Planner oder Trello angucken. Und auch Trello, beispielsweise, können Sie mittlerweile in Office 365 integrieren, also ich war vor Kurzem bei einem Kunden von mir in Bremen, die haben die Office 365 Integration und die haben auch Trello mit integriert in Office 365, also es ist auch mittlerweile machbar, und dann können Sie sogar ohne Probleme eben sagen, ich wandle beispielsweise auch eine Aufgabe in eine Trello-Karte um. Geht überigens auch wunderbar über eine Trello-Integration, die in Spark drin ist. Also Sie können in Spark sagen, ich möchte gerne aus einer E-Mail eine Trello-Aufgabe machen, also für die Kollegen, die mal sagen, man kann auf dem iPad eine E-Mail nicht in eine Aufgabe umwandeln, das geht wunderbar beispielsweise mit der Trello-Integration von Spark und das finde ich dann den noch besseren und strukturierteren Weg.
Ja, ich hoffe, das gab nochmal den einen oder anderen Impuls für diejenigen, die OneNote vielleicht schon, wie ich es schon oft wahrnehme, auf dem PC installiert haben, aber noch gar nicht nutzen. Also vielleicht einfach mal reinschauen und gerade für eben solche Dinge, die man vorher irgendwo unstrukturiert in Ordnern abgeheftet hat und nicht für alle zugänglich war, so wie eben diese Infos zu Event Locations, oder wie ein Zeitschriftenarchiv oder solche Dinge, dafür wirklich klasse. Vielleicht, wenn Sie es noch nicht gemacht haben, hören Sie gerne auch mal die Episode zu Evernote, die ich letzte Woche gemacht habe, den letztendlich die Dinge, die ich mit Evernote mache, können Sie auch wunderbar mit OneNote machen und vielleicht gibt es auch da die eine oder andere Idee, die Sie sowohl im privaten als auch im dienstlichen Kontext nutzen können. In diesem Sinne, freue ich mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, und wenn Sie die Transkripte zu den Episoden lesen mögen, und wenn Sie immer neue iPad-Tipps haben wollen, dann tragen Sie sich einfach jetzt unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts an.
Ich freue mich auf Sie. Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.
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