In der heutigen Podcast-Episode lernen Sie die besten Tipps, Apps und das beste Zubehör zum Präsentieren mit dem iPad kennen. Sie erfahren auch, welche Apps meine Favoriten beim Thema Präsentieren sind und was Sie damit alles tun können. Viel Spaß beim Zuhören.
Weiterführende Links
Groupboard im Apple AppStore (gratis)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity, und heute geht es einmal um das Thema Präsentieren mit dem iPad.
Heute werde ich Ihnen das einmal in der Form vorstellen, dass ich einfach mal sage, was ist so ein typisches Problem beziehungsweise eine typische Frage, die ich regelmäßig von meinen Kunden bekomme, was ist die von mir vorgeschlagene Lösung, und dann einfach nochmal ein paar ergänzende Hnweise. Wie immer können Sie das Ganze natürlich auch zum Nachlesen haben, einfach unter www.iPad4Productivity.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden, und dann bekommen Sie einen Link, wo Sie all diese Dinge nachlesen können, wo die ganzen Zubehörempfehlungen mit allen Verlinkungen mit dabei sind, auch die Links zu den Apps und zu sonstigen vorgestellten Tools. Selbstverständlich können Sie mir auch gerne einfach eine E-Mail schreiben an t.jekel@jekelteam.de und dann kriegen Sie das Ganze gerne auch als PDF per E-Mail.
Ja, lassen Sie uns mal loslegen zum Thema Präsentieren.
Das, was als erstens meistens kommt und was für mich persönlich auch einer der größten Hinderungsgründe war, weshalb ich lange nicht mit iPad präsentiert habe war, dass diese normalen Logitech-Präsenter mit dem iPad nicht funktionieren. Sie kennen das, Sie können da so einen USB-Stick-Teil rausziehen und das stopfen Sie in Ihr PC rein und da schauen Sie meistens etwas bedröppelt in Richtung Ihres iPads und sagen, hm, das Ding hat doch irgendwie keinen USB-Anschluss. Das ist richtig und falsch. Also zum einen, es gibt sogar Adapter, mit dem Sie USB-Geräte anschließen können. Ich habe eins getestet, das funktioniert nicht mit den Präsentern, zumal Sie den Lightening-Anschluß, denn Sie ja dran haben, den Sie da gegebenenfalls ja auch per USB irgendwie koppeln können, dazu brauchen, um einen Beamer anzuschließen. Also vor dem Hintergrund funktioniert das nicht. Es gibt aber eine Lösung, ich habe da auch verschiedene Clicker getestet, den wie ich finde besten gibt es von Satech-Bluetooth-Smart-Pointer und der hat den Charme, dass er links hat, dass er rechts hat, er kann schwarz schalten und Sie haben einen Laser Pointer. Sie haben dort verschiedene Modi. Sie können dort in dem Präsentationsmodus die gerade genannten Funktionen nutzen in Keynote, in PowerPoint in WPS Office und bis auf das Thema Schwarzschalten sogar in PDF-Expert, weil ich immer empfehle, wenn Sie keine Videos drin haben, keine Animationen, dann können Sie wunderbar auch mit PDF-Expert präsentieren. Da komme ich nachher nochmal darauf zu. Und dieser Präsenter arbeitet damit. Der hat auch einen Schiebeschalter, was ganz toll ist. Das brauchen Sie für zwei Dinge, zum einen wenn Sie keine Tastatur fest gekoppelt haben über den Connector des iPad Pro, sondern über Bluetooth, dann ist das so, dass Sie, wenn Sie den Präsenter anschließen, und Sie haben dort nur die Bildschirmtastatur beispielsweise aktiviert, dann identifiziert der Ihre Präsenter als eine Tastatur. Das heißt, wenn Sie zwischendurch die Tastatur aktivieren wollen, dann geht diese Bildschirmtastatur nicht auf. Da sind schon einige dran verzweifelt, das Schöne ist, Sie können einfach nur mit dem kleinen Schiebeschalter diesen Präsenter kurz ausschalten, dann kommt sofort wieder die Bildschirmtastatur. Und in dem Moment, wo Sie in der Präsentation den wieder benutzen wollen, schalten Sie den Satechi-Präsenter einfach wieder an, und dann dauert es 1-2 Sekunden und dann geht er sofort wieder. Deshalb empfehle ich beispielsweise nicht den Stift von Kensington. Der ist auch ganz schnuckelig, weil Sie haben so einen Stift, das Problem ist nur, den können Sie in zwei Arten in die Hand nehmen. Und ich weiß immer nie, wie rum ich ihn in die Hand nehmen muss und ich weiß nie bei den Knöpfen, wo ich da wie drücken muss. Und der Satechi ist sehr eindeutig, links, rechts, geradeaus, also Sie wissen, wie Sie den in der Hand halten, Sie können ihn blind bedienen, den finde ich deutlich besser. Sie können ihn auch in Multimedia-Modus dazu nutzen um Musik lauter, leiser zu machen, zu starten, zu stoppen, also auch wenn mal ein Video gucken und Sie wollen eine Fernbedienung dazu haben, wunderbar dazu geeignet.
Das zweite Thema, große Dateien sind zu groß zum Mailen und die Frage ist, Mensch, es gibt doch irgendwie keinen Dateimanager. Das hat sich zum Glück ein bisschen geändert und zwar mit der Files- oder Dateien-App von iOS 11. Es ist mittlerweile deutlich leichter geworden, Dateien auszutauschen. Dazu habe ich ja auch schon ein paar Mal was gesagt und ich werde es immer wieder mal tun, und meine Erfahrugnen Ihnen auch hier weiter zu geben. Sonst bin ich immer ein ganz ganz großer Freund, wenn Sie nicht im reinen Apple-Universum sind. Also wenn Sie rein mit Mac arbeiten und zwischen Mac, iPad und iPhone austauschen wollen, dann bin ich mittlerweile wirklich ein großer Freund der Dateien-App und der Synchronisation über iCloud. Das ist nämlich wirklich sehr schön, Sie haben auch ein Widget, das heißt, Sie können einfach nur dort von oben nach unten streifen auf dem iPad und auf das Widget gehen, oder wenn Sie die Dateien-App unten in der Leiste der Apps haben, dann drücken Sie einfach drauf, warten klein Moment und dann gehen Ihnen die zuletzt genutzten Dateien auf. Sie können sich Favoriten dort definieren und Sie können auch mit Tags, solche Labels definieren, also in der reinen Mac-Welt finde ich die Dateien-App wunderbar und klasse. Wenn Sie auch mit Windows-PCs arbeiten, dann ist der mit Abstand komfortabelste Art die Dropbox. Und wenn Sie das Ganze auch noch verschlüsseln wollen, weil Sie sagen, Dropbox ist mir zu unsicher, dann gibt es einen Weg, den ich Ihnen empfehlen kann, die Ergänzung mit Boxcryptor. Mit Boxcryptor können Sie Cloudservices verschlüsseln und unter Anderem geht das natürlich auch mit der Dropbox.
Was auch nochmal eine interessante Idee ist, ist das Thema Dropbox for Business. Dropbox for Business bietet nämlich zwei interessante Funktionen an. Also bietet nochmal mehr, aber die zwei interessantesten sind Punkt Nr. 1, dass Sie die Möglichkeit haben auch auf Rechenzentren in Deutschland Ihre Daten zu haben. Das heißt, Dropbox speichert seine Daten bei Amazon ab und bei Amazon gibt es ja auch die Möglichkeit einen deutschen Standortserver zu wählen und das bietet Dropbox in der Business-Version an. Punkt Nr. 2, wenn Sie sehr viele Dateien in der Dropbox haben, die aber nicht immer offline auf dem Gerät brauchen, Sie kennen das auf dem iPad, da sehen Sie alle Ihre Dateien und wenn Sie drauf tippen, dann lädt er die erst runter. Und bei Dropbox for Business geht das auch bei Mac oder PC. Das heißt, Sie sehen alle Ihre Dateien, aber sie werden erst dann heruntergeladen, wenn Sie darauf tippen. Das heißt, Sie müssen sich nicht entscheiden wie bei der privaten Variante, welche Ordner ich nicht synchronisiere, wenn der Speicherplatz nicht reicht, sondern Sie sehen alle Ihre Dateien, die da sind und können einzeln entscheiden, welche Sie offline haben wollen. Also wenn das für Sie relevante Punkte sind, dann sollten Sie sich auf alle Fälle Dropbox for Business anschauen. Wenn die Daten in Deutschland sein sollten, dann empfehle ich Ihnen Office 365 in Deutschland. Es gibt ja schon länger die europäische Variante. Hier sind die Daten in Irland, also in Dublin, oder in den Niederlanden in Amsterdam gehostet und wenn Sie sagen, Sie möchten das Ganze in Deutschland haben, dann gibt es mittlerweile auch ein Angebot in Zusammenarbeit mit der T-Systems. Hier ist es sogar so, dass Sie nicht den Vertrag mit Microsoft haben, sondern Sie haben einen Vertrag mit der T-Systems. Und die Rechenzentren sind in Frankfurt und in Magdeburg. Sie haben ein bisschen weniger Leistungsumfang als bei der europäischen Variante, aber Standort Deutschland. Also deswegen durchaus auch Office 365. Die Grundidee von Office 365 ist, dass Sie dort eine komplette Office-Lizenz haben können von einem Platz bis hin zu nicht nur Familien- sondern auch Firmenlizenzen, die Sie beliebig hochskalieren können. Sie haben einen Hosted Exchange mit dabei, dass Sie also Ihre Outlook-Daten überall synchron halten können und Sie können auch das Office, dazu kommen wir später nochmal, auf dem iPad freischalten und damit auch vollumfänglich nutzen. Also Office 365 ist durchaus ein hoch interessantes und faires Angebot, wie ich finde, ich nutze es selbst schon seit 2-3 Jahren. Wenn Sie sagen, ich möchte das Ganze bitte aber nur über einen eigenen Firmenserver haben, weil ich dort die 100%-ige Kontrolle darüber haben, und Sie haben das hoffentlich alles auch wirklich gut abgesichert, dann ist die Möglichkeit, dass Sie zugreifen können über die Kombination VPN, das steht für Virtuelles Privates Netzwerk und WebDAV, das ist das Protokoll, dass ich immer empfehle um dort verschlüsselt auf Server zuzugreifen. Der Vorteil von WebDAV ist, das ist neben dem Thema, dass es verschlüsselt ist, alle Ihre Berechtigungen, die Sie schon eingerichtet haben, auch nicht nochmal neu eingerichtet werden müssen, sondern auf dem iPad so verfügbar sind und es ist oft der kleinste gemeinsame Nenner, also wenn’s nur einen Serveranschluss gibt, dann ist es im Regelfall WebDAV. Also beispielsweise bei den Apple-Office-Applikationen, da ist es so, da haben Sie WebDAV mit dabei, es gibt die Möglichkeit auch mit dem PDF-Expert, beim Thema Präsentieren können Sie beispielsweise direkt in Keynote auf Ihren WebDAV-Server zugreifen, Sie können das Ganze machen über PDF-Expert und über einen kleinen Umweg geht das auch in Microsoft Office und zwar hier gibt es den Speicherort mehr und wenn Sie darauf tippen, dann geht die Dateien-App auf und dann können Sie auch Ihre anders hinterlegten Speicherorte dort definieren. Es gibt ja auch für den Zugriff auf Firmennetzlaufwerke zwei interessante Lösungen und Apps. Das eine ist der Filebrowser for Business. Filebrowser for Business empfehle ich schon länger, weil Sie dort sehr sehr schön auf Filmenlaufwerke zugreifen können und auch zentral den so konfigurieren, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise auf Firmennetzlaufwerke zugreifen können, aber eben nicht auf freigegebene Cloud-Services wie Dropbox, wenn das aus Complience-Gründen nicht gemacht werden und nicht erlaubt werden soll. Sie haben mittlerweile eine sehr schöne Filebrowser for Business Integration in die Dateien-App. Früher ging da immer so ein kleiner Fenster auf, seit zwei Wochen gibt es ein frisches Update, und seitdem ist das genauso wie die Dropbox, wunderbar in die Dateien-App integriert, also sehr sehr gut um auf die Firmenlaufwerke zurück zu greifen. Das andere ist für die, die in der Volks- und Raiffeisen-Banken sind, es gibt hier die App Dracoon. Mit Dracoon können Sie auch auf Agree21 Doc-Share darauf zugreifen, das ist ja die von der Fiducia und GAD-IT AG zur Verfügung gestellte Dokumentenaustauschplattform, die ich sehr gut finde, weil hier können Sie webbasiert Dateien hochladen, Sie können das auch als Netzlaufwerk mit so ein paar kleinen Klinken, aber es geht, als Netzlaufwerk verbinden in Ihrem Windows-Explorer, also in Ihrem Datei-Manager. Wenn Sie dazu Fragen haben, schicken Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de, ich begleite regelmäßig die Volks- und Raiffeisen-Banken Inhaus auc bei dem Thema, wie man sowas einrichten kann. Sprechen Sie mich da gerne an, wenn Sie da entsprechende Fragen dazu haben. Kleines Preview für die DATEV-Kollegen. Ich war im letzten Jahr ja auf dem, hört sich so wild an, es war vor 6 Wochen, war ich auf dem DATEV-Barcamp in Nürnberg. Hier gab’s auch einen Workshop zum Thema der DATEV-Dropbox, lange gewünscht, zu sagen, gibt’s da nicht eine sichere Austauschplattform, und die DATEV wird auch Dracoon nutzen, also das gleiche technische System, was auch auch die Volks- und Raiffeisen-Banken mit Agree21 Doc-Share nutzen. Sie werden den Zugriff über WebDAV und in dem Browser wahrscheinlich etwas restriktiver handhaben, da sind die Kollegen in Nürnberg immer eher auf der Sicherheits- als auf der Komfortseite unterwegs, aber zumindest die Basisfunktionalitäten gehen.
Ja, lassen Sie uns nach dem Thema Datenaustausch und auch nochmal vielleicht abschließend zum Thema Datenaustausch, wenn Sie dort keine Animation drin haben, dann können Sie sich auch selbst einfach mailen lassen, eine PDF-Datei. Und wenn Sie dort eine PDF-Datei haben, die ist meistens so groß, dass man die noch mailen kann, und wenn Sie die einfach in PDF-Expert öffnen, dann können Sie wunderbar mit dem Satechi-Präsenter die weiter präsentieren. Also ich erlebe viele Präsentationen, die gar keine Animation haben, wo es einfach nur einmal draufgeklatscht wird, dann sage ich immer, wieso soll (…) und muss man es dann mit PowerPoint machen, das geht doch genauso gut mit PDF und löst viele viele Probleme.
Nächstes Thema ist, und das hängt damit sehr eng zusammen, so wie viele diese Bereiche sehr eng zusammenhängen, PowerPoint-Charts werden auf dem iPad zerschossen, wie es immer so schön heißt. Das heißt, was sind so die Ursachen, die Sie dabei haben. Das ist zum einen das Thema der Schriftarten. Und zwar ist es so, wenn Sie eine andere Schriftart auf dem PC oder auf dem Mac nutzen, die auf dem iPad nicht verfügbar ist, dann ist das so, dann ersetzt er diese Schriftart gegen eine andere. Und die läuft meistens ein bisschen anders, ein bisschen breiter, ein bisschen schmäler, und dann zerschießt er das. Das zweite was Sie haben ist, dass Sie sehr komplexe Excel-Grafiken oder PowerPoint-Grafiken manchmal nicht darstellen können. Das sind so die wesentlichen Punkte. Wie können Sie es lösen? Sie können es lösen, ist relativ langweilig, aber nutzen Sie, wenn Sie keine Firmenschriftart haben, Arial als Font. Alternativ können Sie Fonts auch mittlerweile installieren. Sie können Fonts installieren zum einen mit der App Anyfont. Kostet 1,99 Euro und dann mailen Sie sich die Schriftdateien selbst, öffnen die in Anyfont und dann installiert er die. Wenn Sie ein sogenanntes Mobile-Device-Management-System haben, also die Geräte zentral steuern, dann ist das so, dass Sie das Ganze dort auch zentral verteilen können. Das geht auch bei der GAD-Fiducia beispielsweise oder Fiducia GAD IT AG heißt immer so schön beim Agree Mobile, hier können Sie über das Saga-Portal können Sie wunderbar auch die (…) Schriftarten dort verteilen. Das funktioniert, habe ich erst vor Kurzem bei den Kollegen in Mülhausen in Thüringen getestet. Das funktioniert. Wenn Sie Videos haben, also wenn Sie komplizierte Grafiken haben, yhm, nach Möglichkeit nicht so komplizierte Grafiken oder sonst einmal nochmal das Ganze als PDF rausexportieren, dann schaut’s immer super und 100% und perfekt aus.
Dann Videos, wenn die nicht abgespielt werden, wichtig ist Videos sollten immer in dem richtigen Format sein, am Einfachsten funktioniert’s immer, wenn Sie Videos mit den Endungen „m4v“ oder „MP4“ nutzen. Diese Videos funktionierten auf allen Plattformen, also die funktionieren auf dem iPad, die funktionieren auf dem Mac, die funktionieren auch auf der Windows-Kiste. Und konvertieren können Sie das Ganze auf dem iPad mit iConv. iConv ist eine App, die kostet 4,99 Euro und damit können Sie das direkt auf dem iPad konvertieren. Das hat sogar den großen Charme, dass Sie dort zwei große Vorteile haben, erstens das Ganze ist komplett offline zur Verfügung und zweitens für Video- und für Audio-Formate geht das. Und offline hat für Sie eben den Vorteil, dass es schneller ist. Auf der anderen Seite oder ergänzend sogar noch zusätzlich einfach, wenn Sie vertrauliche Dinge haben, können Sie sicher sein, dass es nicht auf irgendeinen Server hochgeladen wird. Wenn Sie das Ganze lieber auf den Mac konvertieren wollen, dann empfehle ich Ihnen den iSkysoft Video Converter oder auf dem PC mit DVDVideoSoft Free MP4 Video Converter, das ist sogar gratis das Ganze. Die Links, wie gesagtm auch im Transkript zu dieser Podcast-Episode in den Shownotes.
Ja, nächstes Thema ist das Youtube-Videos nur online genutzt werden können. Sie wissen, ich empfehle Youtube-Videos sehr zeitnah vor den Präsentationen immer sich offline herunter zu laden. Ja, das ist gegen die Geschäftsbedingungen von Youtube, nur wenn ich sowas live spiele, dann habe ich immer zwei Probleme. Das eine Thema ist, was ist, wenn die Internetverbindung nicht stabil ist. Das zweite ist, was ist, wenn ich dann noch irgendwelche Werbung drin habe. Und das dritte sogar noch, wenn ich weitere ergänzende vorgeschlagene Videos habe, das passt auch nicht immer so richtig gut. Wie gehe ich damit um? Ich gucke, also ich lade sie mir offline herunter und am Tag vor einer Präsentation oder vor einem Seminar, wo ich das Ganze nutzen möchte, gehe ich einmal nochmal kurz auf meine entsprechende Playlist, die ich mir in Youtube hinterlegt habe, gucke, ist dieses Video noch online, was ich verwenden will, und wenn es nicht mehr online ist, was durchaus ab und zu mal passiert, dann lösche ich es auch bei mir von den Offline-Videos herunter und suche mir ein anderes Video, was ich dann offline herunterlade. Das ist für mich ein akzeptabler Weg, wo ich das Risiko sehr stark reduziere, dass wenn der Urheber dieses Video zurück zieht, es dann doch noch mal ausspiele, also das ist aus meiner Sicht zwar damit nicht 100% ausgeschlossen, aber ich finde der pragmatischste Weg. Ich bin kein Jurist, also vor dem Hintergrund hier natürlich keine Rechtsberatung, aber einfach nur mal ein Hinweis, wie ich damit ganz pragmatisch umgehe. Wenn Sie sich Youtube-Videos dort offline herunterladen wollen, dann geht es auf dem iPad nicht mehr mit Apps. Da gab es früher Apps dafür, wo man es ich runterladen konnte. Die fliegen immer wieder raus aud em AppStore, weil es einfach wie gerade schon angesprochen gegen die Geschäftsbedingungen von Youtube dort widerspricht. Es gibt aber eine Internetseite, die heißt Convert2mp3.net und da fügen Sie einfach den Link Ihres Youtube- oder sonstigen Plattformvideos ein, es gibt also viele Plattformen, nicht alle, aber mit Youtube geht’s auf alle Fälle, dann kriegen Sie einen zurückgemailten Link und den können Sie wunderbar im GoodReader beispielsweise eingeben und können dort das Ganze dann abspeichern. Der PDF-Expert kann das auch, also das heißt, das sind Dinge, die Sie dann auch sogar auf dem iPad machen können, dass Sie sich Youtube-Videos herunterladen. So wie vorhin schonmal angesprochen, wenn Sie das Problem haben, dass PowerPoint-Charts zerschossen werden, Sie aber gar keine Videos oder Animationen haben, dann machen Sie es doch mit PDF-Expert 6. Der PDF-Expert 6, ja, der kostet ein bisschen Geld, aber der hat einen ganz tollen Präsentationsmodus, das heißt, in dem Moment, wo Sie den mit einem Beamer oder mit einem drahtlosen Gerät wie dem Apple TV oder einem Monitor verbinden, dann erkennt er das und dann haben Sie die Schaltfläche, dass Sie sagen können, ich möchte das so sehen, mit allen Bedienungselementen, dass ist für Schulungen gut, Sie möchten das im Präsentationsmodus haben, dann sehen Sie keinen Unterschied, ob das jetzt ein PowerPoint ist, oder ob das jetzt PDF-Expert ist, oder Sie haben sogar eine Fokus-Funktion, das heißt, hier tippen Sie auf den Fokus-Button und wenn Sie dann mit dem Finger auf einen bestimmten Bereich so umkreisen, dann wird da ein ordentliches Rechteck drüber gelegt, was dann wie mit einer Taschenlampen-Funktion diesen Bereich hervorhebt. Ganz toll geeignet für Bilanzpräsentationen beispielsweise, da habe ich noch wenige mit Videos und Animationen erlebt und da können Sie wirklich ganz toll schnell Dinge hervorheben, oder dass Sie dann immer drin rummalen müssen. Können Sie – aber müssen nicht. Apropo andere Art von Präsentation. Viele von Ihnen kennen vielleicht das Thema Prezi. Die Idee von Prezi ist so ein bisschen wie bei der Mindmap. Sie haben so eine große Arbeitsfläche, Sie können Elemente ablegen und dann können Sie die in einer virtuellen Fahrt abfahren. Das ist ganz toll geeignet, wenn man sollche 3D-Effekte haben will, wenn man auch nicht genau weiß, in welcher Reihenfolge man etwas zeigt, dann kann man sehr schön hin und her navigieren. Was Sie bitte nicht tun sollten, Sie sollten das nicht übertreiben. Also ich erlebe viele Prezi-Präsentationen, wo zwei Dinge gezeigt werden. Zum einen alles vollgeknallt wird mit Elementen. Also das Gesamtbild einer Präsentation sollte auf alle Fälle in sich stimmig sein und Sinn manchen. Und was ich auch viel erlebe ist, dass viele dann immer rein- und rauszoomen, also im schlimmsten Fall wird man dann Seekrank. Übertreiben Sie das nicht. Was aber immer sehr pannend ist, es gibt viele Prezi Vorlagen, zum einen auf der Prezi-Seite selbst und am spannendsten sind 3D-Vorlagen. Das einfach mal ausprobieren, also da haben Sie dann solche Effekte, dass der Vordergrund gegen den Hintergrund läuft und das ist schon ziemlich schwierig mit PowerPoint so in der ähnlichen Form hinzukriegen. Das ist ein toller Effekt. Sie sollten auch einfach mal googeln nach weiteren Prezi-Vorlagen, weil wenn Sie diese gleichen Standard-Top-10 Prezi-Vorlagen nutzen wie dieser Bergsteigerkette, die den Berg hochgeht, sorry, die hat man schon so oft gesehen, das ist dann langweilig. Es gibt aber Seiten außerhalb von Prezi, wo Sie Vorlagen sich kaufen können für relativ überschaubares Geld. Sie können sogar dann diese Designer dort buchen, um solche Vorlagen an Ihr Corporate Design anzupassen, Sie können auch PowerPoint-Folien idealerweise als PDF-Datei importieren und die zur Navigation nutzen. Also Prezi ist auf alle Fälle ein Blick wert.
Wenn Sie Charts mit reinen Bildern haben wollen und ich bin immer ein großer Freund davon nicht betreutes Lesen zu machen, wie mein lieber geschätzter Kollege Andreas Bornhäuser immer so schön sagt, also viel Text drauf zu machen, sondern bei mir gibt’s immer Charts wo entweder ein Bild oder nur ein Text drauf ist und es gibt immer ein separates Handout. Das Handout das ist dann immer DIN-A4-Hochformat, ein, zwei Spalten mit Spiegelstrichen, also ich weiß, das ist mehr Arbeit, immer zwei Versionen zu machen, aber meine Erfahrung ist, eine gute Präsentation ist ein schlechtes Handout und gutes Handout ist eine schlechte Präsentation, deswegen sollten Sie idealerweise immer zwei Varianten machen. Zweite Variante ist die, die Sie beispielsweise auch zu dieser Podcast-Episode dann online oder per E-Mail von mir bekommen können, wo ich einfach eine Tabelle mache, wo ich eben durchnumeriere, wo ich sage, was ist Problem beziehungsweise Frage, was ist die Lösung und was sind die Hinweise. Wenn ich das auf den Beamer packen würde, dann würden Sie irgendwann mal sagen, kannst du mal die Klappe halten, weil du störst mich gerade beim Lesen. Diesen Impus habe ich so bei manchen Präsentationen, also übertreiben Sie es jetzt nicht. Was wenn Sie reine reine Bilder haben wollen, da sollten Sie sich mal angucken Haiku Deck. Haiku Deck ist eine webbasierte Lösung, auch deshalb ähnlich wie Prezi auch webbasiert hat noch den Charme, dass Sie die sogar nutzen können, wenn Sie keine Software in Ihrem Unternehmen installieren dürfen auf Ihren Rechnern, dann können Sie es im Browser nutzen oder eben als App auf dem iPad. Und bei Haiku Deck haben Sie eine integrierte Bilder-Suchmaschine. Und das ist total genial, das heißt, Sie können eigene Bilder integrieren, Sie können aber auch nach Bildern suchen. Und da sind sehr viele drin, die passen auch genau vom Format. Die kann man noch hoch- und runterskalieren und das Schöne ist, die Rechte sind dort inkludiet, das heißt, Sie dürfen diese Bilder sogar für öffentliche Präsentationen nutzen. Sie können, aber Sie müssen nicht Text darüber legen und das Schöne ist, der Text passt sich dann einfachl immer automatisch genau an, Sie haben eine perfekte Schattierung. Sie können da wenig selbst beeinflussen außer über Vorlagen, aber Sie haben halt immer eine ziemlich perfekt aussehende Folie. Und das entstanden von einer Werbeagentur, die immer Charts schön machen mussten und dann haben die irgendwann mal gemerkt, na es gibt so ein paar Grundprinzipien, dass etwas gut ausschaut und die (…) kann man auch automatisieren. Das Ganze geht sogar in einer Prämium-Version soweit, dass Sie dort per künstliche Instelligenz Charts hochladen können und die werden dann optimiert. Die Ergebnisse, muss ich sagen, werden immer besser also da kommen ganz ganz tolle Sachen raus. Sie können es aber auch gratis nutzen, das funktioniert genauso und Sie können sogar das iPhone als Fernsteuerung dafür nutzen, Sie können dafür sogar Textnotizen hinterlegen und können bei den Textnotizen dann sogar noch entscheiden, ob die öffentlich sind, oder ob die nur für Sie zu sehen sind.
Nächstes Thema Flipcharts. Wenn Sie eine größere Gruppe haben, haben Sie immer das Problem, dass Sie das nicht mehr lesen können, oder wenn Sie gar kein FlipChart dabei haben, dann ist immer die Frage, ja, wenn ich jetzt was irgendwie aufpinsle, wie kann ich das weitergeben. Da empfehle ich Ihnen zwei Apps, die ganz gut sind. Also das eine, es gibt Thoughts, das ist die einfachste Variante. Thoughts ist eine Gratis-Applikation, eine Gratis-Whiteboard-App und die ist sehrs ehr einfach, also Sie machen die App einfach auf und Sie pinseln sofort los. Das heißt no Thrills, keine großen Designs, die man irgendwie reinmachen kann und Sie haben zwei große Vorteile. Der erste Vorteil ist, es ist einfach Dead Simple, das heißt, man kann sofort lospinseln. Der zweite Vorteil ist, dass das Ganze vektorbasiert ist, das heißt, Sie können das beliebig hochzoomen und das wird nicht pixelig. Und Sie haben eine unendlich große Zeichenfläche. Also ich habe das oft bei Whiteboard-Apps, dass mir der Platz nicht reicht, das muss ich eine neue anfangen und da können Sie wunderbar einfach hochzoomen, kleinzommen – also Thoughts, Gratis-App. Wenn Sie FlipCharts machen wollen, die Sie vorbereiten oder wo Sie ein Logo drauf haben, oder einen Text haben oder solche Dinge, dann kann ich Ihnen GoodNotes 4 sehr empfehlen. Das ist ursprünglich ein Notiz-Programm, kann man aber auch wunderbar auch dazu nutzen, weil Sie können sich auch ein Notibuch in DIN-A4 einrichten, und Sie können dort eben Logo und Adresse, das heißt wenn Sie einen Vortrag halten, jemand macht Fotos von Ihren FlipCharts, dann ist halt Ihr Logo drauf, dann ist Ihre Webseite drauf und alles Drums und Drans. Also auch sehr sehr gut, Sie können dort einfach eigene Vorlagen machen und das per PDF weiter schicken. Wenn Sie so wie ich eine ziemlich gruselige Sauklaue haben, dann können Sie damit auch Textelemente per Bildschirmtastatur hinzufügen oder wenn Sie die App MyScriptStylist nutzen, das ist eine der genialsten Apps wie ich überhaupt finde für das iPad. Das ist eine systemübegreifende Handschrifttastatur, und dann können Sie einfach sagen, ich gebe einen Text ein und dann tippen Sie in der Bildschirmtastatur auf diesen Globus und dann erscheint beim ersten mal die Smileys, und wenn Sie nochmal drauf tippen, dann kommt ein Handschrifteingabebereich und wenn Sie dadrin schreiben, wird das sofort umgesetzt in getippten Text. Das ist ein bisschen Übung erfordert das und der erste Impus ist halt per Hand sofort loszuschreiben, aber Sie werden mit diesem kleinen Zwischenschritt damit belohnt, dass es wirklich sehr viel besser lesbar ist, sofort auf dem Beamer erscheint das, also es ist wirklich sehr sehr professionell oder eben durchaus auch mal darüber nachdenken, ob man es nicht über die Bildschirmtastatur macht, das kann man mit GoodNotes 4 wunderbar machen. Wenn Sie jetzt jemand am Telefon haben und Sie wollen jemandem am Telefon etwas aufmalen, dann empfehle ich Ihnen die Applikation Groupboard. Früher habe ich da mal „Job with me“ empfohlen, diese App gibt es aber nicht mehr. Also der für mich legitime Nachfolger ist Groupboard und Groupboard hat den großen Charme, die App ist sogar gratis, und Sie können auf www.groupboard.com jemandem dieses freigeben, da muss er dann eben ein ID eingeben. Sie können das Ganze sogar per Kennwort schützen und Sie können dann sagen, okay, darf derjenige nur gucken oder darf derjenige auch malen. Also ich finde, das ist eine sehr sehr gute Lösung, auch wie gesagt sogar mit der Möglichkeit das Ganze kennwortgeschützt zu schützen.
Wenn Sie Präsentationen vorbereiten, kommt auch immer so die Frage, Mensch, wie kann ich Stoff sammeln für das Ganze, wie finde ich das auch wieder. Ich persönlich nutze dafür Evernote. Ich finde Evernote ganz klasse. Die Idee ist, Sie haben ein Notizen-System und da können Sie selber was reintippen, Sie können für jeden Browser, den Sie haben, können Sie einfach eine Erweiterung installieren, im Safari ist der auf dem iPad auch drauf, das heißt, in dem Moment, wann Sie die App installiert haben, können Sie einfach sagen, oben der Ausgabepfeil, schicke mir das Ganze in Evernote. Und dann können Sie es in Evernote im Volltext durchsuchen, also finde ich super klasse. Sie können sich auch, wenn Sie Newsletter haben, die einfach weiterleiten an Ihre Evernote E-Mail-Adresse, die Sie in den Einstellungen von Evernote finden, also das ist wirklich so mein Gedächnis, wo ich alles reinhaue. Da haue ich auch die Notizen mit Zitaten, mit Witzen, mit Newslettern, mit Zeitungsartikeln, Zeitschriftenartikeln, die ich einfach abfotografiere, und die Fotos dann weiterleite an Evernote. Und das Schöne ist, Evernote hat dann eine Texterkennung drin, wenn Sie die Prämium-Version haben, die kostet 45 USD im Jahr, für mich ist das Ganze wirklich wert, und dann haben Sie eine Volltextsuche, die sehr sehr leistungsfähig ist, wo Sie alles drin haben.
Ja, nächste Frage ist, wie kann ich Verträge strukturieren? Welches Mindmapping-Tool ist da zu empfehlen. Ich empfehle immer iThoughts, alternative ist SimpleMind. Also das sind eigentlich die zwei, die ich Ihnen empfehlen kann. Das heißt, für alle Plattformen, SimpleMind gibt es auch für Windows, iThoughts gibt’s eben für Mac und gibt es für iOS und ich finde iThoughts auf dem iPad genial, weil es einfach sehr viele Exportformate hat, Sie können es auch als Freemind beispielsweise exportieren und wenn Sie nicht viel Geld für die Lizenz auf dem Mac oder auf dem PC ausgeben wollen, und nur Basisfunktionalitäten von Mindmapping nutzen, dann finde ich ist Freemind eine ganz tolle Lösung. Und Freemind und iThoughts arbeitet ganz ganz toll zusammen.
Ja, vorhin habe ich schonmal angesprochen dieses ganze Thema, wie kann man eben mit Outlook Daten synchronisieren und wie kann ich auch PowerPoint auf dem iPad nutzen. PowerPoint zum einen können Sie dort nutzen Keynote, das ist gratis bei den neueren iPads mit dabei. Sie können nutzen die Applikation WPS Office. Ist auch gratis, eine ganz tolle Applikation, die fast so eine gute Voransicht hat wie PowerPoint. Die mit Abstand beste App, wie ich finde, von der Voransicht des PowerPoint. Sie haben unten immer alle Ihre Charts, Sie haben dann Ihren Chart und Sie haben, wenn Sie wollen, rechts sogar noch Notizen dazu. Das kriegen Sie bei WPS Office genauso hin, das Problem ist nur in dem Moment, wo Sie beim WPS Office auf die nächste Folie schalten, blendet sich die Übersicht aller Folien wieder weg. Und dann müssen Sie immer wieder unten auf dem iPad drauf tippen, um die wieder anzuzeigen und bei PowerPoint bleibt die stehen. Das gleiche ist, wenn Sie es mit Keynote machen, Sie können von links reinschieben immer die Übersicht der Charts, in dem Moment, wenn Sie auf die nächste Folie gehen, wird die wieder weggeblended. Also ich halte ziemlich viele Vorträge und ich finde mit Abstand am besten wirklich PowerPoint. Unabhängig davon bin ich dann ab und zu mal bei Kongressen, wo ich aus technischen Gründen nicht mit meinem eigenen Rechner präsentieren kann, sondern ich dort PowerPoint-Folien anliefern muss, und dann habe ich auch Null Kompatibilitätsprobleme, weil ich halt von vornherein mit PowerPoint arbeite. Um das wirklich so vollumfänglich auch mit dieser guten Voransicht zu nutzen, brauchen Sie einen Office 365, das was ich vorhin schon mal angesprochen hatte. Ich persönlich kann ich es sehr empfehlen und Sie kriegen es ab irgendwie 5 oder 6 Euro im Monat und für die Familie durchaus auch nicht uninteressant. Also es gibt zum Beispiel eine Version mit fünf Lizenzen, die kostet glaube ich 12 Euro im Monat und dann haben Sie fünf komplette Office-Lizenzen inklusive Outlook, Sie haben dort einen Hosted Exchange, also auch alle Outlook-Daten selbst im Privaten dort synchron und Sie können es eben auf allen Ihren iPads und iPhones nutzen. Übrigens die meisten Lösungen, die ich hier vorgestellt habe gibt es auch für das iPhone, oder eigentlich alle gibt es für das iPhone, das heißt, das kleinste Präsentationsschuh der Welt ist das iPhone, das können Sie genauso an den Beamer anschließen. Wie schließen Sie es an den Beamer an? Es gibt für mich zwei Adapter, die Sie mindestens dabei haben sollten, idealerweise noch einen dritten. Die die mindestens dabei sein sollten, ist der Lightening-to-VGA-Adapter und der original Apple Digital AV Adapter, das ist der für HDMI. Weshalb? Wenn Sie an den Beamer rangehen, dann ist es meistens so, dass VGA ein größeres Bild liefert, wenn Sie an Monitore gehen, dann haben die oft gar keinen VGA-Eingang mehr, und wenn, dann ist oft das Bild deutlich schlechter durch die Umwandlung. Punkt Nummer 1. Ich empfehle Ihnen aber noch nach Möglichkeit per VGA ran zu gehen, auch wenn Sie einen Beamer haben, der beides hat. Weshalb? Wenn Sie per HDMI rangehen an einen Beamer, dann wird immer das Tonsignal auch nur über HDMI ausgegeben. Wenn Sie einen PC oder Mac haben, dann können Sie es einstellen und können sagen, Bild geht über HDMI, Ton geht über Bluetooth, wenn Sie zum Beispiel so eine Bose Soundlink Mini dabei haben, oder geht eben über eine Klinke raus an die Lautsprecheranlage. Das habe ich schon öfter erlebt, dann kommt der Ton aus einem quakigen Deckenbeamer da irgendwie entsprechend raus, wo ich auch gar nicht dran komme. Jetzt sagen viele, ja Moment mal, viele Beamer haben so einen Audio-Klinkenausgang, da hänge ich einfach eine Box dran. Gute Idee. Meistens kommt da aber nicht viel Wumm raus, also ich habe das schon probiert meine Bose Soundlink Mini 2 dran zu hängen und meistens kommt da nicht viel Wumms raus. Deswegen nach Möglichkeit gehe ich über VGA rein, und jetzt habe ich ab und zu die Situation, ich komme irgendwo hin und ich habe nur HDMI-Eingang und ich habe da quäkige oder keine Boxen dran. Wie löse ich das Thema dann? Dann gibt es noch einen kleinen schwarzen VGA zu HDMI Adapter und dann hänge ich an den Original Apple VGA-Adapter diesen schwarzen Adapter dran, da ist auf der einen Seite eine HDMI-Buchse und da kommt das HDMI-Kabel zum Beamer rein. Was da auch dran ist, ist eine Klinkenbuchse Audio. Das heißt, ich kann dann, wenn ich diesen Adapter nehme entweder Audio von der Klinke abgreifen oder auch per Bluetooth, denn aus dem iPad gehen Sie raus mit VGA und somit wird das Tonsignal weiterhin abgreifbar, einmal über den im Adapter integrieren Klinkenanschluss und alternativ über Bluetooth. Dieses Zubehör, was ich besprochen habe, finden Sie übrigens immer, wenn Sie auf www.jekelteam.de gehen, das ist meine Webseite, und da finden Sie rechts oben einen Bereich Service und dann sofort Zubehör-Empfehlungen. Da finden Sie als allererstes übrigens auch den Satechi-Bluetooth-Präsenter und diese Seite aktualisiere ich immer regelmäßig, freue mich auch, wenn Sie da noch Ergänzugen dazu haben, also gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de schreiben. Auch gerne auf www.iPad4Productivity.com zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts anmelden und ich freue mich auch immer über tolle Bewertungen auf iTunes, den je mehr von Ihnen diesen Podcast bewerten, desto mehr finden die auch und ich möchte doch gerne möglichst viele Menschen dabei unterstützen mit dem iPad noch produktiver zu werden.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine wunderschöne erfolgreiche Woche und ich freue mich, wenn Sie nächstes Mal wieder mit dabei sind. Ihr Thorsten Jekel.
Letzte Kommentare