In dieser Episode lernen Sie, wofür ich die Notizen-App Evernote gerne nutze. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und heute mal ein paar Ideen wie ich Evernote nutze und wie Sie vielleicht auch Evernote für sich nutzen können.
Ja, vielleicht mal der Einstieg, weshalb Evernote und nicht OneNote? OneNote ist ja die Alternative von Microsoft und das ist auch eine ganz tolle Lösung. Ich werde nächste Woche eine Episode zu OneNote machen, da gehen wir da nochmal etwas tiefer rein. Ich persönlich habe vor allen Dingen ein Problem mit OneNote und zwar es gibt zwei Versionen – eine App- und eine Desktop-Version. Die Desktop-Version ist super super klasse, weil sie besonders gut mit Outlook zusammenarbeitet und hier sehr sehr gute Integration- und Produktivitätsmöglichkeiten in der Office-Welt und auch Office 365 anbietet. Das Blöde ist nur, Microsoft hat das abgekündigt. Das heißt, diese Lösung, wenn Sie jetzt Office 2019, was gerade ausgerollt wird, ist das gar nicht mit dabei. Ich habe vor Kurzem einen neuen PC installiert, habe Office 365 dort installiert von der Seite und da war OneNote nicht mehr dabei. Sie können es heute noch manuell nachinstallieren, ist aber ein bisschen tricky – man muss finden, wo es ist, es ist nämlich gut versteckt. Wenn Sie da eine Frage dazu haben, das nochmal nachinstallieren wollen, schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Also das Blöde ist, es wird eben in Zukunft nur noch die App geben, die ist deutlich funktionseingeschrenkt, und gerade diese Integration mit dem Outlook beispielsweise, die geht da eben nicht, und das finde ich so ziemlich das Genialste überhaupft an diesem Ding. Evernote hat darüber hinaus noch ein paar mehr Schnittstellen, also es gibt mehr Apps, die eine Evernote-Schnittstelle haben als Apps, die eine OneNote-Schnittstelle haben, weil einfach Evernote früher auf dem iPad unterwegs war und doch noch etwas verbreiteter ist. Aber, solange es in der Microsoft-Welt verfügbar ist, nutzen Sie gerne noch OneNote. Wenn Sie sich für ein neues System entscheiden, dann müsste man sicherlich gucken, was für Sie am besten passt. Da können Sie mich aber gerne anfunken, weil das ist doch ein etwas komplexeres Thema, wo ich Sie aber gerne bei Bedarf beraten.
Ja, bei Evernote gibt es verschiedene Versionen. Es gibt die Gratis-Version, das typische Freemium-Modell, Sie können Evernote schon gratis nutzen, und 90 Prozent aller User tun das, beziehungsweise der aktuelle Stand 87 Prozent, 13 Prozent nutzen nach einem Jahr die Premium-Version und die kostet da Geld. Was hat die Premium-Version für die Vorteile? Die hat zwei große Vorteile: neben dem größeren Datenvolumen, was bisher eigentlich nicht so der Engpass war bei mir, ist es so, dass auch auf mobilen Geräten die Notizen auch offline zur Verfügung haben. Und das ist für mich schon wichtig, weil gerade wenn ich oft im Ausland bin, ich will was romen oder ich habe keine gute Internetverbindung, möchte ich die Notizen auch offline haben. Also das ist Punkt Nummer 1. Punkt Nummer 2, gerade wenn Sie es nutzen als Zeitschriftenarchiv, wofür ich es nutze, dann haben Sie in der Premium-Version auch die OCR, also die automatische Schrifterkennung, das heißt, Sie haben dann eine Volltextsuche und wenn Sie sich ein Zeitschriftenartikel abfotografiert haben, dann haben Sie da eine Volltextsuche. Es gibt doch eine dritte Version, die heißt Business, und diese Business-Variante hat den Fokus für Unternehmen. Das ist übrigens die einzige, mit der Sie DSGVO-konform arbeiten können, also weil viele sagen ja, aah, nie Evernote, ist USA, geht nicht DSGVO – mit der Business-Variante können Sie DSGVO-konform arbeiten, allerdings ist das auch die einzige Variante, mit der das geht, und eine der zwei wesentlichen Ideen, oder mehrere wesentlichen Ideen dazu, sind erstens DSGVO compliance, zweitens können Sie hier trennn zwischen Firmen- und Privat-Notizen. Das finde ich ziemlich smart. Das heißt, jeder Mitarbeiter hat Privatnotizen, die nur er sieht, und er hat Business-Notizen, die dann auch freigegeben werden können. Und wenn Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, dann ist es so, das mit dem Evernote-Account verknüpfte private Notizen nimmt der Mitarbeiter oder di Mitarbeiterin mit und die dienstlichen bleiben im Unternehmen. Finde ich total klasse, weil sonst hat man oft das Problem, dass man entweder seine privaten Notizen verliert, oder das man sagt, okay, man nimmt auch die dienstlichen Notizen mit, beides will man ja eigentlich unbedingt haben. Was auch eine Variante ist, was ich in vielen Unternehmen heute empfehle, dass ich sage, wenn Sie ein dienstliches iPad beispielsweise haben, nutzen Sie OneNote für die dienstlichen Notizen und Evernote für die Privatnotizen, wenn Sie keine Business-Variante haben. Dann wissen Sie immer die lilafarbenden, OneNote, das sind die dienstlichen Notizen, und die grüne Evernote sind die privaten notizen. Also vielleicht nochmal so ein Denkansatz. Also die Business-Varante hat auch noch Workflow-Funktionen, da können Sie Sachen freigeben, weitergeben, also nochmal sehr sehr toll. Die neuen Vorlagen von Evernote haben Sie aber auch schon in der Prämium-Version und ich meine, auch in der Gratis-Version müssten die auch schon verfügbar sein, weil das jetzt relativ frisch dazu gekommen ist, dass Sie sagen können, ich habe Vorlagen für viele viele verschiedene Themen, also ein bisschen zu Aktivitätsthemen, also wo Sie es wirklich als Tool nochmal nutzen können. Ich bin kein großer Freund davon mit Evernote auch Aktivitäten zu planen, weil ich sage, das mache ich eher mit Trello beispielsweise, im Personal Kanban-System, weil ich Dinge leichter verschieben kann, aber eben für Notizen finde ich es wunderbar.
Ja, vielleicht mal wozu nutze ich es? Ich nutze Evernote für folgende Dinge: Nummer 1 als Zeitschriftenarchiv. Finde ich total genial. Ich lese irgendwo was interessantes, was ich auf Papier habe, dann mache ein Foto, speichere es sofort entsprechend über den Ausgangspfeil in Evernote ab und lösche sofort dieses Foto aus der Camera Roll. Und dadurch, dass ich die Premium-Variante habe, ist es so, dass ich über die OCR das in Volltext wieder finde. Das Ganze, wenn ich irgendwo das in einer App habe, jetzt beispielsweise in Readdle, wo ich ja mittlerweile die meisten meiner Zeitschriften lese, dann mache ich eben einen Screenshot, und im Screenshot ist es so, dass ich dann gleich auf diese kleine Vorschaubild tippe, auf den Pfeil dann tippe und dann sage, an Evernote schicken. Und wenn ich dann links oben fertig sage, dann sage ich Foto löschen. Das heißt, ich mülle mir die Fotobibliothek nicht zu und habe sofort in Evernote mit drin. Wenn Sie Zeitungsapps haben, wie die Handelsblatt-App beispielsweise, die kein Evernote-Export haben, oder wo Sie längere Ticker haben, dann ist eine gute Idee, viele haben die Möglichkeit Artikel zu mailen. Und Sie kriegen mit dem Evernote-Account eine E-Mail-Adresse. Die finden Sie in Ihren Kontoeinstellungen in der Evernote-App, und wenn Sie die idealerweise in Ihr Adressbuch reinpacken, dann mailen Sie sich das an Evernote, da generiert er Ihnen auch eine Notiz. Das ist eben auch sehr praktisch, das heißt, wenn ich mir beispielsweise E-Mail-Newsletter weitermaile, kann man die weiter mailen, wobei da gibt es einen noch besseren Tipp. Es gibt die E-Mail-Applikation Spark, die ich ohnehin sehr empfehle, und die hat eine ganz ganz klasse sowohl für OneNote auch, und für Evernote eine tolle Schnittstelle. Das heißt, Sie können sagen, ich habe hier einen Newsletter, den möchte ich mir in Evernote abspeichern, und dann können Sie sogar das Adressbuch noch wählen, was dazu schreiben, also da übergebe ich Newsletter auch entsprechend an Evernote über Spark.
Ja, dann wenn ich in Vorträgen und Seminaren als Teilnehmer bin, dann mache ich mir da jeweils für einen Vortrag, für ein Seminar Mitschriften, das heißt hier, wenn ich Unterlagen habe, ich fotografiere mir die Sachen ab, die ich aus den Unterlagen noch haben möchte, direkt in die Notiz. Ich fotografiere teilweise sogar eben Charts ab, die an die Wand geschmissen werden, und in Unterlagen lasse ich immer liegen, und somit habe ich sie dann digital eben immer, und dadurch dass sich Evernote synchronisiert über alle Systeme, ist das eben immer auf PC, auf Mac, auf iPhone, auf iPad, im Internet sogar entsprechend tutto completti immer synchron. Und oben mache ich mir immer solche Bullet Points, wo ich sage „To Do“ und die übertrage ich dann am Schluss eines solchen Seminars dann einmal als eine Karte ins Trello als Checkliste, wo ich dann sage, was ich dann entsprechend umsetze aus einem Vortrag oder Seminar. Ja, dann wenn ich interessante Websites habe, es gibt ja den Evernote Clipper für den PC oder für den Mac, das heißt, wenn Sie das installieren, können Sie bei jeder Webseite sagen, so, ich möchte es abspeichern in Evernote, und wenn Sie die Evernote-App installiert haben, dann haben Sie im Safari auch jederzeit über den Ausgangspfeil die Möglichkeit, eine Seite in Evernote abzuspeichern. Und damit finden Sie sie meistens deutlich schneller und gerade, wenn Sie die Premium-Variante haben, ist auch offline verfügbar, und gerade wenn Sie auch vielleicht mal nicht mehr verfügbar ist, haben Sie sie bei Evernote immernoch da.
Ja, wofür nutze ich es noch? Wenn ich beispielsweise Plakate mit Konzerten in der Stadt irgendwo sehe, die ich interessant finde, neulich habe ich irgendwo eins gesehen mit Herbert Grönemeyer, da habe ich gesagt „abfotografiert“, gleich in das Evernote rein, weil dann, wenn Sie suchen nach Grönemeyer findert der sofort dieses entsprechende Plakat.
Ja, dann wenn ich in der Buchhandlung bin und sage, Mensch, das ist doch ein interessantes Buch, was ich mal lesen möchte für meine Reading List, mache ich ein Foto, packe es in Evernote rein. Ich habe da ein Notizbuch Bücher und da habe ich da das ganze entsprechend drin.
Ja, dann auch Stichwort Bücher Takeaways. Wenn ich Bücher lese, die interessant sind, oder eben in der Scoobe-App was habe, was ich interessant finde, mache ich mir auch einen Screenshot, schreibe mir was rein, mache mir daraus entsprechende Notizen. Dann sammle ich darüber, Sie wissen ja, ich halte viele Vorträge, ich sammle dafür Witze, ich sammle Stories, ich sammle Vortragsideen, ich sammle beispielsweise eben was nervt mich so an Technik und solche Dinge, die ich dann so in Vorträgen wieder verarbeite. Also dafür kann man Evernote wunderbar nutzen.
Ja, dann im privaten Bereich, wofür kann man es da nutzen für die Vorbereitung von Reisen beispielsweise. Wir machen öfter mal ganz gerne Kreuzfahrten, da gucke ich vorher im Kreuzfahrt-Forum, wie kommt man vom Hafen in die Stadt, das speichere ich mir als Evernote-Notiz ab, und dann habe ich es eben in Buenos Aires oder wo wir gerade sind, auch offline zur Verfügung. Als wir umgezogen sind, sind wir beispielsweise durch IKEA, Höffi und X Mäbelhäuser durchgezogen und durchgetingelt und dann haben wir einfach überall die Esstische, die Schränke, die wir interessant fanden mit einem iPhone unauffällig fotografiert und hinterher wussten wir, was haben wir in welchem Möbelhaus gesehen und konnten dann unsere Entscheidungen treffen.
Ja, dann auch als unsere Tochter bei uns zu Hause gewohnt hat, hat sie bei uns gekocht. Also ihre Rezepte hat sie in Evernote abgelegt. Die Tochter wohnt zwar nicht mehr zu Hause, aber wir haben die Rezepte im Evernote, also von der Seite ganz praktisch.
Ja, und vielleicht nochmal abschließend zwei Business-Anwendungen, also zum einen Sie wissen ja, die iTempus-App ist ja einer der übersichtlichsten Monatskalender für das iPad und diese App habe ich ja mit einem Team und mit Tempus gemeinsam entwickelt und für den Kundenservice gibt es erfahrungsgemäß doch immer wieder Fragen, die sich wiederholen, und dazu habe ich mir entsprechende Textbausteine mit den wichtigsten Antworten auch im Evernote angelegt, das heißt hier kann ich wieder per copy&paste schnell antworten, so dass Kunden sofort eine qualifizierte Antwort haben, auch sogar mal zwischendurch schnell, wenn ich wenig Zeit zum Antworten habe. Und ich habe noch so eine Notiz, wo ich Sondervereinbarungen mit Kunden drin habe, also das sind so die Dinge, wie ich damit ganz gerne arbeite.
Also Evernote, Sie können das nutzen. Das Schöne ist, es ist sehr flexibel, also das sind nur meine Anwendungsideen. Also ich freue mich auch gerne über Anregungen, Kommentare wie Sie es noch nutzen. Schreiben Sie mir gerne die E-Mail an t.jekel@jekelteam.de. Ich freue mich auch immer wieder von meinen Hörern und Hörerinnen zu lernen, und in der nächsten Woche hören wir uns das Pendant – nämlich Microsoft OneNote an.
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