In dieser Episode erfahren Sie, wie ich meine E-Mail-Organisation in den Griff bekommen habe. Viel Spaß beim Zuhören.


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Strandschicht


Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4Productivity und heute mal dem Thema E-Mails.

Ich glaube für viele von Ihnen ist E-Mail wirklich eine Sucht oder eine Last und ich habe bewußt mal das Thema Sucht zuerst gebracht, weil was ich immer wieder erlebe, es gibt diesen Fachbegriff von FOMO, ich weiß nicht, ob Sie es vielleicht schon gehört haben, Fear of missing out, das heißt, manche Mensche werden schon nervös, wenn auf einmal keine neuen E-Mails reinkommen, und das ist erfahrungsgemäß etwas, was uns nicht unbedingt produktiver, sondern unproduktiver macht. Also wenn ich mal gucke, ich habe 1988 angefangen bei Nixdorf, Computer im Großraumbüro, ich war damals dualer Student und dann Vertriebsassistent, und wenn ich gucke, mein damaliger Boss Peter Müller, der saß auf der einen Seite des Großraumbüros und da waren die Postkörbe. Ich saß auf der anderen Seite des Großraumbüros und musste dann ziemlich weit gehen bis ich zu dem Schreibtisch gegangen bin. Wenn ich jetzt da alle fünf Minuten aufgestanden wäre und durch das ganze Großraumbüro gelatscht wäre, um zu gucken ob ich neue Post habe, und wieder das ganze Großraumbüro zurück, dann hätte mich mein Chef zurecht beim dritten Mal zur Seite genommen und gefragt, ob ich denn nicht irgendwie was von der Arbeitsorganisation gehört hätte. Also wenn Sie schauen, viele Dinge die wir elektronischen Form machen, würden wir nie in der Papierform machen. Oder wurden Sie 168 Mal am Tag zu Ihrem Blechbriefkasten laufen, den aufmachen, dann würden Ihnen zwei Tausend Briefe entgegengelaufen, die Sie noch in Ihrem Posteingang haben, also in Ihrem Briefkasten, dann gucken Sie neue E-Mails kurz an, stopfen die ganzen Briefe wieder in Ihren Briefkasten; ich glaube, es gibt ja durchaus den einen oder anderen, der packt die zu Hause einfach nur auf den Schreibtisch, aber im Regelfall leeren wir den Briefkasten einmal, vielleicht zweimal täglich, so wir schmeißen die Dinge gleich weg, die wir nicht mehr brauchen, wir erledigen die Dinge, und manchmal sollte man vielleicht auch wieder ein bisschen darüber nachdenken, würde ich das, was ich jetzt in der digitalen Form mache, in der Papierform machen? Und wenn ich es nicht machen würde, dann sollte man es auch nicht tun.

Also auch so ein schönes Thema CC. Ich habe angefangen zu arbeiten zu einer Zeit, als es noch keine E-Mails gab. Also ich bin jetzt vor vier Wochen 50 geworden und als ich 1988 angefangen habe, gab es noch keine E-Mails. Zumindest nicht bei uns bei Nixdorf Computer und wir waren schon relativ fortschrittlich. Was hieß für mich beispielsweise CC? CC hieß, ich muss zwei Stockwerke tiefer latschen, musste mir den Kopierer eben suchen, meistens war das Papier dann auch noch alle. Da gab es damals noch keine Sorter, das heißt, ich musste manuell die Sachen sortieren, dann musste ich die in Hauspostumschläge packen und in Hauspostfächer verteilen. Ich habe mir fünfmal überlegt, ob ich so eine Blöde CC mache. Und vielleicht sollte man manchmal auch überlegen, würde ich das jetzt in Papier machen, das einmal 200 Leute auch manuell kopieren und wenn nicht, lassen Sie es einfach. Ich habe vor Kurzem bei einem Kunden eingeführt, dass jede CC 5 Euro kostet, glauben Sie mir, das Ganze hat das CC-Volumen deutlich reduziert. Und ich war mal bei Tschibo, bei Tschibo habe ich eine Zeit lang ziemlich eine CC-Kultur, habe ich eine Zeitlang alle CC E-Mails automatisch gelöscht. Und man kann in Outlook wunderbar einstellen noch Ausnahmen, die CC E-Mails von meinem Chef habe ich nicht gelöscht. Alle anderen habe ich gelöscht. Ja, da hat mich alle ein-zwei Monate einer angefunkt und mir gesagt, hast du meine E-Mail nicht gelesen? Dann habe ich gesagt, schick sie mir doch einfach nochmal rüber, ich habe sie aus Versehen gelöscht und bums, habe ich Sie nicht in CC sondern direkt bekommen. Also ich erlebe das oft, dass dann per CC immer erwartet wird, dass jeder was tut. Sorry, that’s not the case. CC ist rein zur Information und das heißt nicht, dass man da was tun muss, wenn was tun, dann heißt das für alle entsprechend reinschreiben, idealerweise macht man dann nicht freie Prosa, sondern da macht jeweils ein Add, schreibt den Namen rein, und Sie werden feststellen, wenn Sie zum Beispiel in einer E-Mail fünf Absender oben drin haben, an wen das geht, und Sie machen dann ein Add, dann erscheinen zuerst mal diese fünf Absender als Auswahl, dann können Sie die sofort auswählen ohne, dass Sie ihn nochmal tippen müssen, machen ein paar Spiegelstriche und sagen, das machst du, das machst du, das machst du, dann machen das nächste Add und dann können Sie wieder auswählen, so und dann hat es jeder sofort wunderbar übersichtlich, sieht da was er zu tun hat. CC dient rein der Information. Also viellecht so ein paar Dinge wo ich einfach merke, dass da viel Produktivität einfach den Berg runtergeht. Und ich habe so drei große Prinzipien zum Thema E-Mail.

Das eine, ich bin ein absoluter Fan von Zero-Inbox und Zero-Outbox, ergänze ich das. Was heißt das? Zero-Inbox haben Sie vielleicht schon mal gehört, abends inst mein Posteingang leer. Und ich ergänze das um Zero-Outbox. Weil meine Gesendete ist auch abends leer. Und jetzt sagen viele, das ist doch nicht zu schaffen. Dann ist meine Gegenfrage, ist es morgen oder übermorgen wird es denn leichter oder wird es schwieriger? Kommt denn irgendwann in der Nacht die Zauberfee, die auf einmal E-Mails löscht oder werden sie erfahrungsgemäß immer mehr? Das heißt, wann ist der beste Zeitpunkt, ein leeres Postfach zu haben? Heute! Klein Impuls, wenn Sie sagen, okay ich habe erst 3.200 Mails gequetscht in meinem Posteingang und in meinen Gesendeten, dann machen Sie sich einen Ordner Posteingang Alt und Sie machen sich den Ordner Gesendet Alt. Und da schieben Sie alles rein, was Sie da jetzt drin hatten. Also die aus dem Posteingang und die aus Gesendet. Also haben Sie zwei Altordner. Ab sofort haben Sie Zero-Inbox. So, jetzt machen Sie das so, dass Sie jeden Tag gucken, dass Sie wirklich alles bearbeiten, dass Sie alles schaffen, und wenn Sie durch sind, dann gucken Sie nochmal ein-zwei E-Mails, dass Sie die bearbeiten aus dem alten Posteingang. Und dann gucken Sie nochmal, ob Sie ein aus Gesendet vielleicht nochmal löschen können, oder vielleicht irgendwo nochmal anders untersortieren können. Also ich habe Zero-Inbox, Zero-Outbox.

Ich starte morgens nie mit E-Mails. Da gibt es eine Autorin, die hat ein ganzes Buch dazu geschrieben, die heißt Juliet Morgenstern, Buch was mein lieber Freund Lothar Seibert sehr empfiehlt, zurecht, die sagte, never start with e-mails in the morning. Jetzt sagen viele, ich muss das doch, und ich muss auf dringende E-Mails von meinem Chef, von meinen wichtigsten Kunden schnell antworten. Ja, das tue ich auch. Ich antworte auch schnell auf dringende E-Mails. Also ich bin auch als Vortragsredner viel unterwegs, und hier bekommt man immer kurzfristige Anfragen, oder wenn ein Rednerkollege ausgefallen ist, ooh, kannst du da nochmal nächste Woche oder übermorgen, ja gar kein Thema, da muss es schnell gehen. Dafür müssen Sie einen Notfalkanal haben, und den habe ich mir auch entsprechend eingerichtet. Wenn Sie den nicht haben, dann müssen Sie natürlich immer gucken, was ist dringend. Und ich sage natürlich auch, wenn Sie bei der Feuerwehr anrufen, und da kommt ein Anrufbeantworter, dann heißt es, wir rufen die einmal die Woche ab, ja, dann ist die Hütte abgebrannt, bis die Feuerwehr das abgehört hat. Nur das ist doch nicht immer so, 90% aller E-Mails sind eben nicht wichtig. Dann sind es Newsletter, sind das Informationen, sind das diese wunderbaren CCs. Also ich gebe Ihnen ein Paar Inputs, wie schaffe ich das. Zum einen, Nummer 1 – Unterstützung. Ich habe einen Assistenten und mein Assistent checkt morgens meine E-Mails. Und der checkt die viermal am Tag und wenn etwas Dringendes ist, dann schickt er mir eine SMS. Zu Zeiten von WhatsUp schreibt, liest keiner eine SMS. Ich habe eine AppleWatch, das heißt, dann vibriert meine AppleWatch mit dieser SMS und ich kann sofort reagieren. Ich habe auch allen meinen Kunden immer gesagt, Leute, ich lese meine E-Mails abends nach meinen Kundenterminen. Ich bin im Regelfall vier bis fünf Tage bei Kunden unterwegs, so da kann ich nicht zwischendurch E-Mails machen, und ich bin auch, wenn ich bei einem Kunden bin, bei einem Kunden. Deswegen fahre ich sehr gerne Zug, weil dann kann ich eben, wenn ich von Kunde A zu Kunde B fahre, im Zug meine E-Mails bearbeiten und ich versuche die abends zu schaffen. Wenn ich es übrigens mal nicht schaffe, auch ich bin ein Mensch, und ich schaffe nicht immer alles, und mein Assistent schafft auch nicht alles, dann habe ich einen Ordner Überlauf. Der ist ab und zu mal gut gefüllt und ich gucke dann aber auch immer, dass sie spätestens zum Ende der Woche, meist am Freitag, und manchmal muss ich auch drei Stunden dafür einplanen, dann einmal diesen Überlaufordner wegarbeite. Also wenn ich im Büro bin, plane ich mir durchaus am Tag ein-zwei Stunden wirklich en bloc E-Mails ein. Ich habe nur die Erfahrung gemacht, dass viele E-Mails einfach nicht einplanen als Block, sondern es immer zwischendurch machen, und dann sind es locker mal statt den eben ein-zwei Stunden, die ich brauche, sind es eben drei-vier Stunden und man kommt zu den anderen Sachen nicht mehr. Also das heißt, was habe ich? Ich habe einen Assistenten, der macht schon mal so, alles was gelöscht werden kann, löscht er. Alles, was er direkt beantworten kann, beantwortet er, und er sortiert mir Dinge dann entsprechend auch vor in Ordner und ich werde dazu nachher nochmal etwas stärker darauf eingehen. Ich habe eben ein System, das heißt, angelehnt an Getting Things Done von David Allen, ist das so, dass ich sage bearbeite Dinge eben halt einmal im Block, und dann mache ich so eine E-Mail, die ich sofort erledigen kann, wenn ich durcharbeite, oder innerhalb von zwei Minuten bis maximal fünf Minuten, beantworte ich sofort. Einige die ich nicht sofort beantworten kann, schiebe ich dann in einen entsprechenden Unterordner und da habe ich eben die Ordner der Wochentage, wo ich das in entsprechende Wochentage reinschiebe. Dazu später gerne mehr. Ich arbeite in Blöcken. Das heißt, ich mache meine E-Mails nicht zwischendurch, sondern ich habe am Nachmittag, bevor ich die Tagesplannung für die nächsten Tage mache, habe ich meinen E-Mail Block. Und ich arbeite sehr sehr stark mit den Regeln und Autoarchivierung. Also Regeln beispielsweise für Newsletter. Wenn Sie Newsletter haben, die unseriös sind, zum Beispiel „Buy Viagra for free“ und so weiter, nutzen Sie bitte nie den Abmeldelink, weil dann wissen die Spammer, yuhuu, diese E-Mail Adresse funktioniert und dann geht’s richtig los. Ich habe den Fehler schon mal gemacht. Ich weiß wovon ich spreche. Wenn Sie seriöse E-Mail Newsletter haben, also wenn Sie meinen Newsletter beispielsweise nicht mehr lesen wollen, was ich schade fände, aber dann haben Sie ganz unten immer die Möglichkeit sich auszutragen und Sie kriegen nie wieder einen Newsletter von mir. Also seriöse Newsletter haben immer unten einen Austragelink. Dann machen Sie das. Ich erlebe immer viele die sagen, ach, den Newsletter, den kriege ich schon wieder, der nervt, dann ja, dann bestellen Sie den doch ab. Sonst, wenn es ein unseriöser ist, rechte Maustaste im Outlook, Regel erstellen und Sie sagen „löschen automatisch“, kann man beispielsweise auch mit CCs wunderbar machen. Und dann mache ich das so bei Newslettern, ich habe nicht nur einen Newsletter-Ordner, sondern mehrere. Ich habe einen Newsletter-Ordner für Nachrichten, da kommt bei mir beispielsweise das Handelsblatt-Morningbriefing rein, der Tagesspiegel, ich lebe in Berlin, da kommt Blendle rein, NZZ. Und wenn ich so in einige E-Mail-Postfächer von Führungskräften reinschauen, da sind Handelsblatt-Mornigbriefings von 2005 drin. Ja, liest die noch einer. Ich lese noch nicht mal das von letzter Woche. Also habe ich einen Ordner, wo diese Nachrichtendinge reinkommen. Und dann habe ich in Outlook die Autoarchivierung so eingerichtet, das macht noch nicht mehr mein Assistent, das macht Outook, also das heißt, ich kombiniere Assistent und Regeln, dann ist es so, dass ich über die Autoarchivierung, die Sie in den Ordnereingeschaften pro Ordner einstellen können, ich eingestellt habe, dass alles was älter als einen Tag ist, in diesem Ordner automatisch gelöscht wird. So, ich lese doch nie wieder irgendwie ein altes Handelsblatt-Morningbriefing und ich bin ein riesieger Freund des Löschens. Ich sehe immer so viele, die sagen, aah, mein Postfach wird zu klein. Ja, aber da steht doch hunderttausend Mal irgendwelche Handelsblatt-Morningbriefings von 2005 drin – braucht kein Mensch. Also löschen Sie selber oder löschen Sie, wo es geht, automatisch. Deswegen macht es Sinn, mehrere Newsletter-Ordner zu haben. Ich habe da einen für New Speaking zum Beispiel als Redner habe ich hier gute Newsletter abonniert, aber auch hier sage ich, alles was ich innerhalb von vier Wochen dort nicht lese, wird automatisch gelöscht. Ich haben einen Newsletter-Ordner zum Thema News Digital. Da habe ich es so, dass ich die nach 14 Tagen lösche, weil da kriege ich so viel, dass ich sage, alles was ich nach 14 Tagen nicht schaffe zu lesen, schaffe ich nie. So, und die Newsletter, wenn ich dann einfach mal müde bin, so nach einem Trainingstag im Zug, ich bin ein bisschen matsch, dann mache ich meine Newsletter. Und die Sachen, die interessant sind, die leite ich weiter an Evernote, dann habe ich die im Evernote drin und dann werden sie aus den E-Mails wieder rausgelöscht. Also Evernote ist mein Speicher, wo ich auch für Vorträge Sachen sammle, wo ich Informationen sammle, aber nicht das E-Mailsystem, dann kommen die da entsprechend raus. Also arbeiten Sie mit Regeln, arbeiten Sie mit Autoarchivierung. Auch die CCs. Und wenn es jetzt beispielsweise dringende Dinge gibt, ich habe es vor Kurzem bei einem Kunden so eingerichtet, eine Regel, immer wenn Sie eine E-Mail bekommen, da steht im Betreff vorne D-, dann ist die dringend, und dann wird sogar ein Sound abgespielt. Das war ein Vorstandssekretär. Zu sagen, okay, wenn der Vorstand jetzt wirklich was Dringendes hat, dann schickt er das mit D-, dann bimmelt es. Sonst alle Benachrichtigungen entsprechend deaktivieren, sonst kommt man auch in einem Sekretariat nicht mehr zum Arbeiten. Wichtig ist auch ein Notfallkanal, also bei mir ist es eben SMS auf der AppleWatch. Wenn Sie keine AppleWatch haben, dann gerne auch auf dem Handy mit SMS, das hat man meistens ohnehin im Jackett oder in der Handtasche.

Und letztendlich, wie schaffe ich es noch neben dem Thema Unterstützung, System, Notfallkanal ist das Thema eben Erwartungsmanagement. Das heißt, allen meinen Kunden, wenn ich beim Kunden bin, bin ich beim Kunden. Das heißt, ich lese meine E-Mails einmal am Tag und zwar abends. Und ich versuche, dass ihr innerhalb eines Tages eine Antwort bekommt. Und bei den meisten Kunden funktioniert das wunderbar und ich sage, wenn’s brennt, schickt mir eine SMS. Und die könnt ihr mir 7 Tage die Woche, 24 Stunden schicken. Ich habe meine AppleWatch nur meistens einmal am frühen Abend zum Laden aus, sonst habe ich sie immer an. Das heißt, ich bin immer erreichbar, gar kein Thema, und glauben Sie mir, ich kriege relative wenige SMS, weil die Kunden auch irgendwie überlegen, stimmt, ist es jetzt eigentlich dringend oder ist das jetzt nicht dringend. Und „last but not least“ – Disziplin. Hört sich zwar super langweilig an, aber der Kernfaktor von guter Organisation ist Disziplin.

Ich hatte mal einen Chef gehabt, der sagt, Thorsten, wenn du dich mit Papier und Bleistift nicht gu organisieren kannst, dann kannst du es mit Elektronik erst recht nicht. Und ich ergänze es nochmal, und entschuldigen Sie die krasse Sprache, aber wenn Sie in der Papierwelt scheiße organisiert sind, sind Sie in der elektronischen Welt richtig scheiße organisiert. Den auf so einen Schreibtisch gehen bummelig 10 Kilo Papier, so auf so einen Desktop oder iPad gehen halt 1.000 Tonnen Papier. Und in so einen Briefkasten gehen halt nur 20-30 Briefe, aber in so einen Posteingang gehen 3.000 Paar zerquetschte Briefe. Kleiner Tipp am Rand. Übrigens es gibt eine Funktion Ordner aufräumen im Outlook. Wenn Sie da drauf gehen, das können Sie pro Ordner machen rechte Maustaste und sagen den Ordner aufräumen, dann können Sie das erste Mal die Einstellungen noch machen, dass Sie beispielsweise sagen, Sie möchten eben ungelesene E-Mails dort nicht löschen oder welche, die Sie markiert haben, oder welche die Sie verändert haben und sonst löscht er eben alle diese redundanten E-Mails, wenn Sie E-Mail Pingpong machen. Sie schreiben jemand der antwortet wieder. Sie antworten wieder, er schreibt wieder, hin und her. Dann löschen die wenigsten eben diese vorherigen Mails. Und das macht Outlook automatisch mit dieser „Ordner aufräumen“-Funktion. Also das vielleicht als kleiner praktischer Tipp. Also obwohl ich produktiv vor allen Dingen mit dem Mac arbeite, bin ich ein riesiger Fan von Outlook. Ich finde Outlook hat gerade mit dieser Regel, mit der Autoarchivierung und mit dem Aufräumen tolle Funktionen und ich nutze auf meinem Mac auch eben Outlook, und zwar nicht die Mac-Version, weil die mittlerweile ein bisschen aufgeholt hat, aber immer noch deutlich weniger leistungsfähig ist als die Windows-Variante. Sondern ich habe Paralles 13 drauf und habe damit auch Windows 10 auf meinem Mac. Das ist ja das Schöne. Auf einem Windows-Rechner geht nur Windows, auf einem Mac geht eben auch Mac und Windows.

Ja, vielleicht nochmal zu meinen Ordnern. Ich habe den besprochenen Newsletter-Ordnern, habe ich einen Ordner der heißt Netzwerke. Und da geht auch per Regel alles rein, was per Xing und was von LinkedIn kommt. Da muss ich morgens doch nicht als erstes reingucken. Da gucke ich irgendwie einmal die Woche rein, wenn ich ein bisschen matsch bin.

Ja, ich kriege ganz wenige CCs, hatte aber früher beispielsweise bei Tschibo oder als Geschäftsführer von Vitality ein Unterordner CC, empfehle ich Ihnen sehr, wo Sie per Regel alles reinschieben, was Sie per CC bekommen, weil das ist im Regelfall zur Info, wenn es richtig gehandhabt wird und da müssen Sie erstmal nichts mehr tun und Sie wissen, wo Sie es finden. Dann habe ich einen Ordner pro Wochentag und einen für Wochenenden. Und wenn mein Assistent etwas hat, wenn er mir beispielsweise eine Hotelübernachtung bucht für Dienstag nach Mittwoch, dann schiebe ich mir das gleich in den Dienstagsordner rein und wenn ich dann am Dienstagabend im Hotel einchecke, weiß ich, ich muss nur in den Dienstagsordner reingehen – das war’s. Wenn Sie keinen Assistenten haben, ja, dann können Sie das auch selbst machen. Aber denken Sie darüber nach, ich bin erstens ein riesiger Feind der Abschaffung von Assistenzen, ich finde das völlig schwachsinnig, leider werden die Assistenzen zu wenig intelligent genutzt. Und wenig intelligent genutzte Assistenten braucht doch kein Mensch. Aber nutzen Sie die intelligent, wie beispielsweise für das Vorsortieren der E-Mails, das macht total viel Sinn. Und wenn Sie sagen, ich will mir keinen einstellen, ich habe auch keinen festen Mitarbeiter dafür. Ich nutze hier einen sogenannten VPA, einen Virtual Private Assistant. Ich nutze hier den Anbieter Strandschicht. Hab hier schon seit 8 Jahren den gleichen Assistenten, der hat sogar einen höheren Bildungsabschluss als ich, der hat in Deutschland promoviert, ist Doktor, ich bin nur ein pubeliger MBA. Und diese Firma ist so, dass Sie Ihren Sitz in Deutschland hat und die Assistenzen arbeiten in Osteuropa, haben alle einen deutschen Hintergrund, also meiner hat, wie gesagt, in Deutschland Verwandschaft hat, hier studiert und promoviert, also wenn Sie schriftliche Korrespondenz lesen, merken Sie keinen Unterschied. Der Spaß kostet mich 9 Euro pro Stunde. Ich habe ein festes Kontingen von 30 Stunden im Monat, also Sie können sich ausrechnen, dass es ein recht günstiger Spaß ist, und wenn der im Urlaub oder krank ist, dann organisieren die den entsprechenden Ersatz. Der macht auch nicht immer alles selbst, sondern hat einen Pool der ihm dann entsprechend zuarbeitet, aber Sie haben „One Face to the Customer“, also einer der größten Produktivitätshebeln ist wirklich mit der Assistenz zu arbeiten, mit einer körperlichen, da brauchen Sie nur zwei zwecks der Vertretung, oder Sie haben einen Virtuellen Private Assistant – kann ich sehr sehr empfehlen.

Ja, ich habe dann noch eben neben den Wochentagen und Wochenende, nächste Woche, nächsten Monat und irgendwann. Das ist angelehnt an David Allen, wo ich sage, so was ich eben jetzt in der nächsten Woche habe, schiebe ich darein und am Freitag schiebe ich die Sachen, die in der nächsten Woche sind auf die entsprechenden Tage. Und Sie erinnern sich, wenn es zu viel wird, gibt’s im Ordner Überlauf. Ja, dann habe ich für die Kommunikation mit meinem Assistenten auch Ordner, der eine heißt „Dzunda (so heißt mein Assistent) zu erledigen durch TJ“, „Dzunda unklar“ und „Dzunda intern“. Das heißt hier kommen dann entsprechend Dinge rein, die mein Assistent entweder am Tag nicht zuordnen kann, die unklar sind oder die wir intern klären müssen, also wir schicken uns so gut wie keine E-Mails hin und her, sondern haben es über den internen Ordner. Dann gibt es einen Ordner „Warten“. Also wenn ich einige Terminvorschläge versende und warte auf die Rückantwort, dann lasse ich es nicht in gesendet, sondern schiebe das in Warten. Und immer wenn ich was reinschiebe, gucke ich immer rein, ob sich was erledigt hat. Übrigens auch ein schöner Tipp von Tikki Küstenmacher, wenn Sie was in einen Ordner schieben, löschen Sie mindestens zwei E-Mails raus. Dann werden es nämlich nicht mehr E-Mails, sondern es werden weniger. Und weshalb machen weniger E-Mails Sinn? Die Kiste wird schneller, die IT freut sich, und vor allen Dingen bei der Suche haben Sie nicht so viel Suchergebnisse. Weil ich erlebe es oft, dass die Suche die in Outlook sehr gut ist, dann irgendwann mal 10.000 Suchergebnisse zeigt und dann macht das einfach keinen Sinn mehr. Bei mir kriege ich immer 2-3 Ergebnisse, weil ich einfach so radikal im Löschen bin. Ja, dann habe ich einen Ordner „Tel“ für Telefonate, die nicht einem entsprechenden Tag zugeordnet sind. Ich habe einen Ordner für Reiseplanung, hier ein spezieller Ordner für Messen. Ich bin häufiger Mal auf Messen, für Events, für Flüge, das heißt, da habe ich die Flugtickets entsprechend so weit drin, wobei die dann auch mein Assistent auf den jeweiligen Tag der Woche schiebt, aber davor, weil die ja öfter schon langfristig gebucht sind, sind im Ordner Flüge. Also ich habe dann auch einen Ordner für nicht kundenbezogene Ablage, also für Finanzen und solche Dinge, wenn ich Taxibelge habe, wenn ich irgendwo Sachen wie eine Telekomrechnung habe, gehen die automatisch auch per Regel in den entsprechenden Unterordner, also wie Mastercard beispielsweise und mein Assistent macht dann am Monatsende – wir nutzen DATEV Unternehmen-online – auf dieser Basis auch gleich den Monatsabschluss, also das heißt die Finanzsachen. Alles was kundenbezogene E-Mails sind, habe ich in meinem Customer Relationship Management System im Daylite. Also, wenn Sie ein CRM-System haben, sollten Sie immer eins nehmen, was eine E-Mail-Schnittstelle hat, Salesforce kann es beispielsweise auch, wo Sie dann Kundenkorrespondenz immer entsprechend im CRM-System drin haben und dann aus der E-Mail-Applikation auch löschen. Dieses System ist jetzt vielleicht nicht unbedingt ein System, was 1-zu-1 für Sie umsetzbar ist, Sie sollten aber auf alle Fälle ein gutes E-Mail-System haben, eine gute Struktur mit der Sie klar kommen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen, mit Chefs, mit denen Sie zusammenarbeiten, und sollten dann einfach konsequent dran bleiben und ganz ganz wichtig, löschen, löschen, löschen, weil eine E-Mail wo vielen Dank schreiben braucht kein Mensch. Und vielleicht können Sie auch intern darüber nachdenken, ob Sie sagen, wenn Sie jetzt einen Protokoll an 20 Leute schicken, muss dann jetzt jeder vielen Dank sagen, oder Sie sagen, wir im Team bedanken uns nicht per E-Mail, sondern zur Abwechslung auch mal persönlich.

In diesem Sinne bleiben Sie dran, optimieren Sie Ihr eigenes E-Mail-Management. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, ich bin da regelmäßig wieder dran das zu optimieren. Ich habe erst vor Kurzem wieder einen Kunden gehabt, der zwei Wochen nach dem Seminar gesagt hat, Mensch, Jekel, das war so genial, ich spare locker zwei Stunden am Tag, ich komme durch, (…) ist entspannend, es ist richtig toll, also ich möchte Sie ein Stück weit dazu ermutigen das mal auszuprobieren, denn Sie wissen ja, wenn Sie das tun, was Sie immer tun, dann kriegen Sie auch die gleichen Ergebnisse, die Sie immer bekommen haben.

Ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, und nächste Woche gucken wir uns dann einmal ein kleines Spezialthema für DATEV-Steuerberater an, und zwar die DATEV-Cloudbox.

Bis zum nächsten Mal, Ihr Thorsten Jekel.