In dieser Episode lernen Sie Sway, ein anderes Präsentations-Tool von Microsoft, kennen. Sway ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Inhalte webbasiert ansprechend zusammen bringen. Viel Spaß beim Zuhören.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von iPad4Productivity und der letzten Folge in diesem Monat mit dem Schwerpunkt präsentieren. In der letzten Woche haben wir uns ja mal Animoto angeschaut als ein Tool und wir schauen uns heute wieder mal ein Toll an. Natürlich alle die Tools, die ich jetzt hier auch besprochen habe sind auf dem iPad natürlich nutzbar, aber eben auch auf PCs bzw. Macs, in diesem Fall webbasiert. Und zwar, schauen wir uns heute einmal Sway an, und zwar ein ziemlich cooles Tool von Microsoft. Ja. Microsoft. Viele sagen, Apple ist cooler als Microsoft. Das finde ich beim Thema Mobiltelefone durchaus. Das finde ich auch beim Thema Windows Mobile, aber Microsoft hat sehr sehr gute Applikationen. Also alleine Microsoft Word, Excel, Powerpoint finde ich schon wirklich klasse auf dem iPad. Ich arbeite auch auf dem Mac mit Microsoft Office. Und Sway ist ein Tool, mit dem Sie auch in einer anderen Form auch präsentieren können. Was ist denn die Grundidee von Sway?
Die Grundidee ist, dass Sie eine Geschichte erzählen. Und eine Geschichte erzählen Sie mit Fotos und Videos. Und das sagt auch ein bisschen aus, wozu es geeignet und nicht geeignet ist. Sie erinnern sich vielleicht an die Episode zu Haiku Deck. Bei Haiku Deck geht’s ja darum, dass ich sage, ich habe eine integrierte Bildersuchmaschine und kann dort Bilder schön mit einem Text versehen und das macht er ziemlich automatisch. Das ist ein Stück weit Überschneidung bei Sway, das heißt, wofür Sie es idealerweise nicht nutzen ist, wenn Sie wirklich sehr strenge Vorgaben, was Ihr Corporate Design anbelangt, haben, wenn Sie viele Textwüsten mit Bullet-Points präsentieren wollen, oder wenn Sie detaillierte Diagramme brauchen, das empfehle ich eher nicht. Was Sie durchaus haben ist die Basis, also Sie können ähnlich, wie in Haiku Deck auch, Diagramme erstellen, aber eber eben nicht… also für Bilanzpräsentation würde ich es nicht entsprechend nehmen.
Wie bekommen Sie Sway? Sway ist im Browser lauffähig, das heißt auf www.sway.com und was Sie dazu brauchen ist ein Microsoft Account. Das muss übrigens kein Office 365-Account sein, das ist ja das Angebot von Microsoft, wo Sie Office abonnieren können. Es reicht also auch ein privates Microsoft-Account, was gratis ist, also das kostet auch nichts, Sie müssen sich nur entsprechend registrieren. Und Sie können das Ganze auch als iPad-App nutzen, und dort wenn Sie die iPad-App nutzen, auch eben gerne sogar offline. Und wie gesagt, das Ganze ist kostenfrei.
Ja, wie erstellt man jetzt eine Sway, wie ist so die Idee? Sie haben dort eine sogenannte Storyline, und in dieser Storyline hat sie dann verschiedene Elemente. Also sie hat zum einen einen Titel und dann hat sie Abschnitte. Und was dann im ersten Moment so ein bisschen verwirrend und zwar, Sie haben Überschriften. Und wenn Sie eine Überschrift machen, dann muss man einmal wissen, eine Überschrift ist der Beginn eines Abschnittes. Und dann darunter haben Sie dann entsprechend Elemente. Das heißt, das können Sie ein- und ausblenden. Das ist so ein bisschen wie die Gliederungsbereichen, eben die Abschnitte, die Sie im Powerpoint haben, die heißen nur eben Abschnitte und hier heißen die Abschnitte Überschriften. Das ist ein bisschen verwirrend, aber wenn man das einmal verstanden hat, ist das auch nachvollziehbar. Dann haben Sie eine schöne Gliederung, wo Sie Blöcke auch wieder gut verschieben können. Ja, dann haben Sie Layouts und da ist jetzt ein Unterschied, und zwar haben Sie verschiedene Varianten das zu zeigen. Und das finde ich ziemlich intelligent. Sie haben einmal die Möglichkeit einzustellen, dass Sie das Ganze horizonatl scrollen, Sie haben die Möglichkeit, dass Sie vertikal scrollen, also von links nach rechts oder von oben nach unten, oder Sie haben das für Präsentationen optimiert, dann ist das ein Stück weit wie eine Powerpoint-Folie, dass es dann wirklich so auf den Bildschirm auch entsprechend passt. Also wenn Sie es am Beamer präsentieren, dann würden Sie es wahrscheinlich vor allen Dingen in der Layout Präsentation optimiert nutzen und sonst würden Sie es wahrscheinlich sogar mit dem Thema horizontal scrollen nutzen. Also Layouts ist nicht die Frage, wie das Format ist, man denkt immer Layout das ist die Format-Vorlage. Nein, das Layout können Sie sogar auch am Ende festlegen und Sie können es auch jederzeit ändern, wo Sie sagen, will ich es von links nach rechts oder von oben nach unten, oder eben wie ein Powerpoint dort präsentieren. Was Sie dann haben ist, dass Sie Gruppen haben, und bei Gruppen können Sie mehrere Elemente auf einer Seite machen. Und was es hier zum Beispiel gibt, das finde ich ganz toll, es gibt hier Fotostapel. Und dann können Sie beispielsweise auf einer, wenn Sie im Layout-Präsentationsmodus sind, auf einer Folie praktisch können Sie so einen virtuellen Fotostapel dort hinterlegen, da wird es immer so dahinter geschoben oder so zur Seite gepackt. Das ist sehr schön animiert muss ich sagen, könnte von Apple sein, also wirklich sehr sehr schön vom Design. Gar nicht so, was man von Microsoft gewohnt ist. Weil von Microsoft ist man eher gewohnt gute Funktionalität aber Design ist eher so die Domäne der Apple-Junger und da muss ich sagen, haben Sie auch wirklich designmäßig das sehr sehr schön gelöst. Dann gibt es noch etwas und zwar was ganz toll ist, bei diesem Tool, bei Sway – das ist responsive. Was heißt responsive. Es schaut auf allen Displays gut aus und wird automatisch angepasst. Und was ist jetzt, wenn Sie ein Foto haben, und Sie haben das beispielsweise auf einem Smartphone in der Anzeige, Sie können es nämlich auch teilen und jemand zur Verfügung stellen. Und wenn Sie jetzt ein querformatiges Foto haben, und Sie haben auf einmal eine hochformatige iPhone-Ansicht, dann wird was abgeschnitten von diesem Fotos und dann ist die Frage, okay, wenn was abgeschnitten wird von dem Foto, ja, wird jetzt links abgeschnitten, wird jetzt rechts abgeschnitten, wird in der Mitte geschnitten, was wird gemacht? Und das Intelligente ist, Sie können mit einem sogenannten Bild-Fokuspunkt sagen das ist der Bereich, der auf alle Fälle, wenn man was abschneidet, bleiben soll. Das heißt, wenn Sie beispielsweise ja vielleicht sich mit dem Thema Fotografie so ein bisschen beschäftigen, dann wissen Sie vielleicht, dass es besser ausschaut, wenn ein Motiv nicht in der Mitte ist, das Hauptmotiv, sondern ein bisschen nach links oder rechts verschoben. Da gibt’s ja so diese vier magischen Punkte, an denen es idealerweise sein soll, oder neuen, je nachdem wie man es aufteilt, also nicht in der Mitte. Und wenn Sie es jetzt verkleinern und Sie würden automatisch in die Mitte gehen, dann würde das Hauptmotiv nicht mehr drin sein. Dann können Sie eben diesen Fokuspunkt auf dieses etwas ausserhalb der Mitte liegenden Motiv setzten, und wenn Sie es dann auf einem Smartphone dort anzeigen, dann wird eben das Hauptmotiv dort angezeigt. Ich finde das wirklich klasse. Was Sie dort auch machen können, Sie können dort Elemente einbetten. Also das heißt, so wie das vielleicht kennen von Youtube-Videos, die Sie einbetten können. Das geht genauso. Was Sie dort auch mit einbetten können sind Karten beispielsweise. Also Sie können dort in Google Maps dann sich einfach einen Ausschnitt anschauen und dann sagen Sie teilen, einbetten, wichtig ist, dass Sie es dann als sogenannten iFrame einbetten und das geht nicht nur mit Karten, sondern das geht auch mit allen anderen Sachen. Wichtig ist, Sie müssen nur dann daran denken, wenn Sie das eingebunden haben mit einem iFrame, Sie müssen dafür eine Internetverbindung haben, und Sie haben natürlich dann immer den aktuellen Stand, der gerade zum Zeitpunkt der Präsentation aktuell ist. Das will man manchmal, manchmal will man das nicht. Ich persönlich sage immer, ich bin immer ein bisschen arg vorsichtig mit Dingen, wo ich eine Internetverbindung brauche, also deswegen bin ich immer lieber so, dass ich sage, ich freue mich, wenn ich eine Internetverbindung habe, aber ich verlasse mich nicht drauf, deswegen würde ich eher mit dem Screenshot arbeiten, aber vielleicht gibt es manchmal durchaus Dinge, wo Sie sagen, ich möchte live draufgucken und das kann das System. Wenn Sie Office 365 in einer bezahlten Variante haben, dann können Sie das Ganze sogar branden, und zwar auf der Titelfolie in Details. Das ist ein bisschen versteckt, also als ich das gelesen habe, wow, Office 365 dann kann man das branden. Ich habe Office 365 und ich war irgendwie am Gucken, wo das ist, und auf der Titelfolie in Details, wie gesagt, können Sie es branden. Sie können das Ganze dann teilen und sehr schön, Sie können also beim Teilen auch unterscheiden ob der- oder diejenige das nur ansehen darf oder auch bearbeiten darf, und Sie können es einzeln teilen, oder sogar öffentlich teilen. Also ich finde das wirklich ganz klasse. Wie kriegen Sie es raus? Sie kriegen es raus, also exportiert als PDF oder als Word. So im ersten Moment denkt man als Word?! Aber das schaut ziemlich gut aus. Also gerade, wenn Sie von oben nach unten scrollen, das kann man wunderbar als Word-Datei exportieren und das schaut wirklich gut aus. Also das ist wirklich eine tolle Idee, und Sie können es als PDF exportieren, das ist vor allen Dingen dann interessant, wenn Sie es beispielsweise in der Präsentationsansicht haben, und Sie möchten das vielleicht komplett oder teilweise in eine Powerpoint-Datei umwandeln, dann können Sie es nicht direkt machen, aber Sie können natürlich eine PDF exportieren und die dann entsprechend in Powerpoint mit draufnehmen, also so ähnlich, wie Sie bei Haiku Deck das machen können, da gibt es ja mittlerweile auch ein Powerpoint-Export, aber früher gab es nur den PDF-Export, und manchmal will man nur den PDF-Export, damit da alles genauso 100% ausschaut. Also das geht dort auch.
Ja, dann interessant nochmal, Sie haben eine integrierte Bildersuchmaschine. Sie können als eigene Fotos dort nehmen. Sie können Fotos von Ihren Cloud-Services wie OneDrive, wie Dropbox und so weiter beispielsweise nutzen und Sie haben dort auch die Möglichkeit Bilder zu nehmen, die im Internet sind. Hier ist der erste Schritt, auf den Sie achten sollten, es gibt einen Haken für Creative Comments Lizenz, also CC, haben Sie vielleicht schon öfter mal gesehen. Und da aber auch nochmal bitte beachten, oft sagt man aa, juhu, Creative Comments, ich kann dieses Bild uneingeschränkt nutzen, auch kommerziell. Das ist oft so, aber es gibt nicht nur eine Creative Comments-Lizenz, sondern es gibt eben verschiedene Arten, manchmal muss es eben mit der Namensnennung sein, manchmal ist es nicht kommerziell nutzbar und deswegen ist eben eine gute Idee, dass Sie das Ganze bitte nochmal recherchieren, weil Microsoft greift hier einfach auf die eigene Suchmaschine Bing zurück und nimmt die Bilder, die dort entsprechend gekennzeichnet sind. In Google können Sie überigens mittlerweile auch nach Nutzungsrechten dort selektieren, können auch sagen für gewerblich, da können Sie sogar bei Google noch recherchieren und können sagen, für gewerblich und darf modifiziert werden. Da wird die Auswahl der Bilder natürlich immer kleiner, aber eben ganz ganz wichtig, selbst wenn Sie Creative Comments irgendwo haben, gilt auch für andere Bilder, die Sie irgendwo finden, wenn das Creative Comments ist, immer bitte nochmal auf die Seite des Urhebers gehen und nochmal gucken und im Zweifelsfall eine E-Mail schreiben. Also ich hatte das beispielsweise so, es gab bei Facebook mal eine ganz tolle Fotoserie, wo Smartphones rausretuschiert wurden. Das heißt, da war ein Ehepaar, da war eine Familie, und die saßen alle mit iPhones am Esstisch beispielsweise, und die wurden rausretuschiert. Es war eine ganz tolle Fotoserie und ich habe mir überlegt, ob ich das nicht in Präsentation einbinde. Und dann habe ich meinen Assistenten dort anfragen lassen, ob man das nutzen darf, un da sagst du darfst sie selbstverständlich gerne nutzen, aber pro Präsentation wollte der richtig drei-, vierstelliges Geld, das war’s mir nicht wert, nur wichtig ist auch, wenn so jemand dann beispielsweise irgendwo in einem Youtube-Video oder öffentlich sieht, dass Sie seine Fotos nutzen, dann ist das Risiko einfach sehr groß, dass der Rechteinhaber dort das Ganze dann nochmal abmahnt. Also da bitte immer sehr sehr vorsichtig sein. Sie können natürlich auch eigene Fotos mit integrieren, also das ist natürlich dann immer am Um(…).
Ja, was gibt es noch für praktische Tipps.Wichtig ist, Sie haben hier eine browserbasierte Lösung. Wenn Sie dort etwas machen, was Sie wieder rücgängig machen wollen, dann gibt es dann auch eine Rückgängig-Funktion. Wichtig ist nur, dass Sie dann nicht die Rückgängig-Taste des Browsers tippen, sondern dass Sie innerhalb der Sway-Befehle gibt es auch ein Rückgängig-Haken, und da eben einmal darauf klicken, das ist das eine. Das zweite ist, es gibt leider nicht die Möglichkeit, zumindest hat es bei mir nicht funktioniert auf dem iPad, dass Sie dort mit dem Presenter präsentieren. Sie wissen, ich empfehle immer den Satechi Bluetooth Presenter, der bespielsweise eben auch mit PDF-Expert funktioniert, der natürlich mit Keynote und mit Powerpoint funktioniert, aber funktionert eben leider nicht mit Sway, also deswegen muss man da immer, wenn man auf dem iPad präsentiert, dann mit den Fingern weiter wischen, ist aber auch kein Thema, wenn man das iPad beispielsweise auf einem Stehtisch hat. Und es gibt keinen Papierkorb, also Sie können nicht sagen, ich lösche jetzt einfach was, dann können Sie einfach nur über die vorhin beschriebene Rückgängig-Funktion nochmal so zwei-drei Schritte rückgängig machen, aber da muss man einfach nochmal ein bisschen vorsichtig sein, also das heißt im Zweifelsfall nochmal Ihr Sway duplizieren, bevor Sie da größere Änderungen haben.
Ja, also in diesem Sinne haben wir einmal diesen Schwerpunkt zum Thema Präsentieren durchbekommen. Ich bin jemand, der sehr sehr gerne mittlerweile nur noch mit dem iPad präsentiert, gerade auch mit dem Beamer, und wenn Sie es noch nicht gehört haben, gerne wenn man die Episode hören, wie Sie auch trotz HDMI Ihren Ton per Bluetooth rausbekommen, das war, ich glaube, die vorletzte Episode, also da hat’s mich sehr gefreut, dass ich auch mehrere Feedbacks bekommen habe zu sagen, Mensch, Jekel, da hast du mir echtes Problem gelöst, und das ist ja meine Idee, dass ich Ihnen hier auch mit dem Podcast helfe, aus einer Mischung von konzeptionellen Themen, wie Sie produktiver im Unternehmen arbeiten mit dem iPad, als auch ganz konkrete Tipps, da einfach sich das Leben leichter machen und noch produktiver arbeiten können.
Das ist auch das Motto des Schwerpunkts im April, im nächsten Monat. Da werden wir uns einmal schwerpunktmäßig wieder mal dem Thema Notizen nähern. Wir schauen uns da mal verschiedene Notizenapps an. Wir schauen uns auch an, wie Sie mit verschiedenen Vorlagen arbeiten können. Wir gucken uns dort auch mal Whiteboard-Apps an. Wir schauen uns Schnellnotizen an und wir schauen uns das ganze Thema Diktieren an. Also ich freue mich, wenn Sie mit dabei bleiben. Wenn Ihnen der Podcast gefällt, dann habe ich eine riesige Bitte an Sie, wenn Sie mir bitte bei iTunes eine Bewertung geben. Dort gerne auch einen Kommentar dazu schreiben, denn je mehr Bewertungen dieser Podcast hat, desto leichter wird der gefunden, von anderen Menschen, die auch einen iPad haben und die sagen, Mensch, vielleicht suche ich da auch nach Tipps, also deswegen freue ich mich, wenn Sie mir da gerne eine Bewertung geben.
In dem Sinne vielen Dank für Ihre Bewertung, und ich freue mich, wenn Sie nächstes Mal wieder mit dabei sind bei iPad4Productivity. Ihr Thorsten Jekel.
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