Welche konkrete Einsatzbereiche hat das iPad im Vertrieb? Wie sieht die eigene Organisation mit dem iPad aus. Was wird benötigt, wie kann die Effizienz weiter gesteigert werden. Wie kann der Vertiebsmitarbeiter von nicht aktiven Vertriebszeiten entlastet werden. Welche Informationen und Hilfestellungen werden für die Kundenkommunikation, das vor Ort Gespräch und ganz wichtig den Abschluss des Verkaufes benötigt.
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Whiteboardlösung mit Fernübertragung
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Nachdem wir uns in der letzten Episode einmal angesehen haben, weshalb ein iPad im Vertrieb Sinn macht, beschäftigen wir uns diese Woche mit konkreten Einsatzbereichen des iPads im Vertrieb.
Hier gibt es für mich zwei große Einsatzbereiche. Zum einen den Bereich der Eigenorganisation des Vertrieblers und zum anderen den großen Part im Kundengespräch. Ein wesentlicher Punkt, auf den ich heute auch eingehen möchte ist ein Grundprinzip, da werde ich immer dogmatischer – das heißt für mich „iPad only“. Was heißt iPad only? Wenn ich, und das mache ich regelmäßig, wenn ich größere Vertriebsorganisationen begleite, dann sage ich mittlerweile, das Einzige was Sinn macht ist, dass wenn iPads im Vertrieb eingeführt werden, dann sollen sie ein konsequenter Ersatz für Notebooks und andere Systeme sein. Da wird der jetzt der eine oder andere von Ihnen Schnappatmung bekommen und sagen, das geht doch gar nicht. Sie werden nachher sehen, weshalb ich es empfehle und es geht.
Vorher fangen wir aber nochmal an, uns damit zu beschäftigen, was sind so typische Organisationsthemen des Vertriebs. Zum einen das klassische Thema Zugriff auf die Outlook-Daten, also E-Mails als wesentliches Kommunikationsinstrument nach innen und in Richtung der Kunden. Im Kalender einen Überblick zu haben sowie in den Adressen und Aufgaben, also das ist das Wesentliche Thema. Idealerweise natürlich nicht nur über Outlook, sondern über ein sogenanntes Customer Relationsship Management-System, ein CRM-System. Da werden wir in einer der nächsten Episoden noch tiefer darauf eingehen.
Als nächstes, neben diesem Bereich Outlook-Daten, natürlich auch ein geeignetes Reporting dort zu haben. Wenn Sie sich das Video von Ulrich Nehammer angucken, er sagt beispielsweise er steuert sein Unternehmen vom iPhone aus. Das heißt, auch für Vertriebsführungskräfte gibt es mittlerweile sehr gute Dashboard-Lösungen, die auch angebunden an die Hintergrundsysteme sind. Also das ist deutlich einfacher als früher mit den Papierlisten, die Sie vielleicht noch kennen.
Dann ist es gut zu nutzen für die interne Kommunikation. Interne Kommunikation einmal natürlich die Hierarchie hoch und runter, aber auch interne Kommunikations zwischen verschiedenen Bereichen, die den Kunden betreuen, also im Sinne eines 360-Grad-Blickes, und Kommunikation auch im Sinne von Austausch von Best Practices. Also wenn Sie sich die Firma CocaCola beispielsweise anschauen, Coca-Cola hat ein Kommunikationssystem, wo Best Practices geteilt werden können, eine Art internes Facebook. Dann kann es natürlich dazu genutzt werden, um Gespräche vorzubereiten, zum einen im Homeoffice, aber man hat immer eine Pause zwischen zwei Kundengesprächen, dass man diese Gesprächspausen auch nochmal nutzt, um schnell das Ding mal über das Lenkrad hängen und dort etwas vorzubereiten. Dafür gibt es eine ganz witzige, kleine und praktische Kiste und zwar, es gibt ein kleines Arbeitstischen und dieses Arbeitstischen können Sie unten in Ihr Lenkrad reinklemmen, dann haben Sie sowas wie im Flugzeug so einen kleinen Tisch. Als ich das das erste Mal dem Kunden gezeigt habe, der guckte mich an und sagte, was ist das denn für eine Spinnerei? Dann habe ich das dem Außendienstmitarbeiter mal gegeben und gesagt, teste das Ding einfach mal und er war total begeistert. Weil man kann wirklich wunderbar damit arbeiten, weil wenn Sie im Auto mal versucht haben ein iPad in das Lenkrad zu hängen, dann merken Sie es rutscht irgendwie runter. Also das heißt hier geht’s auch darum pragmatische Lösungen auch ein bisschen beim Zubehör zu finden, damit auch draußen wirklich produktiv damit gearbeitet werden kann.
Nach der Vorbereitung und der Durchführung der Gespräche kommt natürlich das Thema Nachbereitung und die Dokumentation, dass man kurz die wichtigsten Sachen dokumentiert, bis hin zur Angebotserstellung und den Fall abschließen, dann die Weiterbearbeitung von Aufträgen, das ist so dieser Part der eigenen Organisation des Vertriebs.
Wenn wir uns der Frage zuwenden, wie kann man ein iPad im Kundengespräch nutzen. Also zum einen anknüpfen an die Frage der Eigenorganisation, so haben Sie zum Beispiel immer die Chance die Historie des Kunden immer dabei zu haben. Und Historie geht bei einigen Unternehmen, die es intelligent verstanden haben, noch ein Schritt weiter. Und zwar in Richtung Potentialermittlung. Also wenn Sie sich anschauen bei Coca-Cola und das was ich hier erzähle sind Informationen, die Sie auch öffentlich in Videos nachvollziehen können, die Coca-Cola dort zur Verfügung stellt. Also vertrauliche Informationen meiner Kunden bleiben selbstverständlich vertraulich. Hier wird es so gemacht, dass ein Außendienstler in ein Objekt reingeht und dann wird ein Punktwert ermittelt, wo dann genau gesagt wird, wie viel Potentialsausschöpfung haben wir bei diesem Kunden und dann kommen im nächsten Schritt ganz konkrete Handlungsempfehlungen für den Kunden, für den Fachberater für den Vertriebsberater, wie er bei CocaCola heißt, um dort das Potential auszuschöpfen. Das ist sehr sehr intelligent, das heißt, nicht nur die Historie zu sehen, sondern auch wirklich ein bisschen mit Prozent- bzw. Punktezahlen der Potentialausschöpfung zu rechnen und dann dem Außendienstler Argumentationshilfen zu geben, sogar mit Einwandsbehandlung die häufigsten Einwände mit Einwandsbehandlung zu geben, dass er dann, wie das so schön heißt, den Sack zumachen kann. Das heißt wirklich Potentialermittlung bis hin zu einer Bedarfsermittlung, sodass man dann wirklich sagen kann, was hat man da an Potential noch.
Natürlich, da denken wahrscheinlich die meisten daran, dass Sie argumentieren können, präsentieren im persönlichen Gespräch am Beamer, und es gibt auch Lösungen, die werden wir uns noch in einer Episode mit Apps mal angucken. Zum Beispiel gibt es eine Whiteboard-Lösung, mit der Sie auf dem iPad etwas malen können und der Kunden, den Sie vielleicht gar nicht persönlich gerade treffen, sondern der am Telefon irgendwo ganz anders ist, der kann dann über das Internet sehen, was Sie auf Ihrem iPad gerade zeichnen. Also hier kann Technik wirklich helfen, auch übers Internet Dinge zu visualisieren.
Dann natürlich eine Einwandbehandlung. Ich hatte einen Kunden, der hat beispielsweise wirklich Workshops mit besonders erfolgreichen Vertriebskollegen herausgearbeitet, was sind für bestimmte Produktangebote die häufigsten Einwände und die können sich die Vertriebsmitarbeiter dann auf dem iPad einblenden, bevor Sie ins Gespräch reingehen. Also hier nochmal wirklich als Argumentationsunterstützung, oft hat man sowas ja in Seminaren erarbeitet, aber Sie haben es nicht dabei, wenn Sie es brauchen. Und das ist eben sehr intelligent gemacht, dass man es dabei hat.
Die einen oder anderen kennen vielleicht schon mein Beispiel Mach-den-Sack-zu-App von Mercedes. Also der Mercedes in den USA hat sich überlegt, wie werden denn heute Autos verkauft und haben sich überlegt, wo ist denn da der Engpass? Wenn Sie ein Auto in den USA kaufen, dann ist es ein bisschen anders als in Deutschland, also wenn Sie da jemanden haben, der Ihnen sagt, Sie müssen sechs oder neun Monate auf Ihre E-Klasse warten, dann fragt er Sie erstens, was hast du heute geraucht und zweitens, wo kriege ich das. Es läuft anders, das heißt, da geht jemand samstags zu seinem Autodealer und fährt mit dem Auto vom Hof. Jetzt ist es aber auch so, da guckt sich jemand das Auto an, sagt wunderbar, und dann sagt der Verkäufer, jawohl, wenn Ihnen das Auto gefällt, lassen Sie uns hinten ins Büro gehen und dann können wir den Vertrag soweit fertig machen. Dann haben die bei Mercedes ein kleines bauliches Problem gehabt, sie haben nämlich immer noch die Ausgangstür zwischen Showroom und Büro gehabt und genau das war das Problem, das heißt, viele sind rechts abgebogen. Daraufhin hat Mercedes eine intelligente App entwickelt und zwar, eine wo, wenn der Kunde sagt, das Auto finde ich toll, der Verkäufer im das iPad vor die Nase halten kann und sagen kann: „Please sign here“. Ähnlich wie Sie das kennen, wenn Sie ein Paket annehmen, also keine bunten Bilder, sondern Unterschrift.
Was da besonders interessant ist, ist die Systematik dahinter. Das heißt, im ersten Moment denken wir an das Präsentieren und die Weiterentwicklung ist einmal im Bereich wirklich konsequent Potentialkennzahlen zu entwickeln und das handhabbar und operationalisierbar zu machen für jeden Vertriebler. Das ist Punkt Nummer 1, den ich vorhin erwähnte. Punkt Nummer 2 ist Einwandsbehandlung, Argumentation noch etwas besser mit zu geben, und Punkt Nummer 3 ist dann letztendlich auch Technik dazu zu nutzen um den Sack zu zumachen.
Ich habe das Thema „iPad only“ angesprochen, da bin ich mittlerweile extrem dogmatisch, denn das ist aus meiner Sicht das Einzige, was Sinn macht. Weil bei den meisten ist es doch wirklich so, dass es ein zusätzliches Gerät ist. wenn man unterwegs ist iPad und Laptop immer mitschleppt und dann macht es keinen Sinn. Man muss sich wieder Gedanken machen, wie kriege ich denn die Daten zwischen meinem PC und dem iPad synchronisiert. Ich habe nur mehr Kosten und mehr Gepäck, aber es entstehen keine Produktivitätsvorteile, ganz im Gegenteil, entstehen sogar neue unbekannte Abläufe. Also dann gibt’s solche Dinge, wo eine bestimmte Software auf dem iPad nicht läuft und dann wird irgendwo wieder so eine Halblösung mit PDF-Apps und was weiß ich gebaut und die Komplexität steigt. Das führt ein bisschen zu extremen Situationen, wo es dann wirklich so ist, dass dann teilweise auch Vertriebsleute sagen, Moment mal, da kann ich ja nicht alles damit machen. Dann nutze ich halt mein Laptop. Ja und wenn Sie kein Laptop mehr haben, dann müssen Sie sich damit beschäftigen und müssen sagen, okay, wenn Sie sich die Unternehmen angucken, also da gibt es den viel zitierten Ulrich Nehammer, der ganz klar sagt, dass es darum geht die Entscheidungen vor Ort zu treffen. Es geht darum, das schnelle Unternehmen eben die langsameren überholen, nicht mehr die Großen die Kleinen. Und Coca-Cola, die ja kein kleiner Laden ist, hat es für sich erkannt. Was er für sich ganz klar gesagt hat, was sind für ihn die Ziele hinter mobile? Und die Ziele sind ganz klar in den Bereichen: Speed, also schneller werden; Collaboration, Zusammenarbeit verbessern; Connectivity, Zugriff auf alle wichtige Systeme und Scalability, Flexibilität um Dinge hoch und runter zu skalieren. Und das Ganze in einem mobilen Kontext. Das heißt, er sagt ganz klar, die schlechteste Entscheidung ist die die man im Büro trifft. Die guten Entscheidungen müssen draußen vor Ort getroffen werden. Und Markus Franke ergänzt das in diesem Video, was ich Ihnen gerne auch wieder verlinke in den Shownotes zu diesem Podcast, das Ziel ist 20-25% höhere Produktivität im Vertrieb und so viel ich Ihnen ohne Details verraten kann ist, dass es mehr als übererfüllt ist. Das heißt, die Idee ist Technik hilft und wichtig ist eine extreme Konsequenz in der Umsetzung. Auch bei der Coca-Cola beispielsweise gibt es einen klar definierten Roll-Out-Prozess und wenn die iPads draußen sind, dann nach den Übergangszeiten müssen die entsprechenden Verkaufsberater die Laptops abgeben.
Oder wenn ich mir ein anderes Unternehmen anschaue, Firma Transgourmet, hier bin ich Projektleiter für die Transformation einer Windows-basierten Lösung zu einer iPad-basierten Lösung. Die Windows-PCs werden komplett ersetzt. Da haben wir so diese Thematik und Diskussion gehabt zum Thema Excel. Boah, da gibt es ein Planungstool, da brauche ich doch Excel dafür. Wissen Sie wie die Frage bei Coca-Cola ist? Brauchen wir überhaupt das Ding? Und die Frage ist ziemlich mächtig und wenn man sagt, nein, brauchen wir nicht, dann lassen wir es weg. Zweite Frage ist, muss das der Vertrieb machen, oder kann auch der Innendienst ein kompliziertes Exceltool bearbeiten? Zum Beispiel im Außendienst ist es ja häufig so, das Vorjahreswerte genommen werden und die werden dann angepasst, überarbeitet und das ist das klassische Thema, da brauche ich keine große, komplizierte Datei für den Vertriebsbeauftragten. Das kann Controlling im komplexen Excelmodell zusammenbauen, aber das was der Außendienstler für seine Planung braucht, kann deutlich reduziert werden. Diese Beschränkung ist eben dann durchaus ein Vorteil, weil Sie konzentrieren sich wirklich auf die Dinge, die dem Verkäufer helfen, mehr zu verkaufen. Darum geht es beim Thema iPad, also im Mittelpunkt steht die Entlastung des Verkäufers von nicht vertriebsaktiven Tätigkeiten. Also ich weiß nicht, wie es in Ihrer Organisation ist, aber ich kenne viele Organisationen, da gibt es verkaufsaktive Zeiten die deutlich unter 50% der Arbeitszeit des Vertriebers sind. Wenn Sie allein die Fahrzeiten runterrechnen, dann ist es gerade bei größeren Gebieten ein kritisches Thema. Aber wenn Sie dann auch noch administrative Tätigkeiten da nochmal runterrechnen, dann wird der Anteil an produktiver Verkaufszeit immer geringer.
Das heißt, welche Fragen müssen Sie stellen, wenn Sie „iPad only“ machen? Sie müssen sich zum einen die Frage zu den bestehenden Prozessen stellen, die nicht mit dem iPad abgebildet werden. Das gibt’s immer. Dann müssen Sie sagen, wird der Prozess überhaupt noch benötigt. Und wenn nicht, streichen. Muss er von den iPad-Benutzern gemacht werden oder kann er vom Innendienst erledigt werden lassen? Also Befüllen von Excellisten, bei Coke ist zum Beispiel die klare Devise „Excel free“. Also da wird es kein Excel auf den Systemen geben. Da gibt es nur in der Übergangsphase PDF-basierte Workflows, aber es wird kein Excel geben. Man braucht es auch nicht. Also die Frage ist, kann ich das nicht radikal vereinfachen?
Dann eben die Frage, wie können die User auf ihre Daten zugreifen und wie können diese auch gesichert werden. Sowohl die Outlook-Daten, als auch die Dateien. Die Frage, wie können Präsentationen zentral, einheitlich gestaltet und verteilt werden, und letztendlich muss es auch einen sauberen Umstellungs-, Kommunikations- und Schulungsplan dahinter geben. Weil Sie im Vertrieb nicht einfach sagen können, ich sammle dein Laptop ein, hier hast du ein iPad, also guck mal wie du damit klar kommst. Sondern, das ist schon eine etwas andere Art der Arbeit. Meine persönliche Erfahrung, gerade im Hinblick auf das iPad Pro ist, dass es eine Umstellung gibt. Schon im Büro mache ich einige Dinge mit dem iPad, weil es besser geht als mit dem Laptop. Also das erste iPad war noch so, dass doch viele Dinge auf dem PC deutlich besser gingen, mittlerweile ist es anders rum. Dass es früher nicht so war, ist auf den Lern- und Kommunikationsprozess zurückzuführen. Meine Erfahrung ist, wenn man den Außendienstlern wirklich erklärt, wenn man ihnen das zeigt und wenn man es Ihnen vormacht als Führungskraft und einfordert, dass hier auch eigene Erfolgserlebnisse wirklich erzwungen werden, dann entsteht eine Dynamik, die dann wirklich iPad only nicht nur im Sinne der Dogmatik und weil Herr Jekel das so will, sondern iPad only für eine wirkliche Erhöhung der Produktivität im Vertrieb. Und darum geht es, um die Erhöhung der Produktivität im Vertrieb, nur dann macht die Technik auch Sinn. Dazu ist Sie da.
Alle Links zu der Episode und das Transkript zum Nachlesen, wie immer, wenn Sie sich anmelden zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts unter www.iPad4productivity.com. Ich freue mich nächste Woche wieder auf Sie. Bis dann, Ihr Thorsten Jekel.
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