Welcher Schulungskonzept eignet sich denn am besten, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fit für die Einführung neuer IT-Technologie zu machen? Es bietet sich eine breite Menge an Tools an, die Ihnen helfen, ein erfolgreiches IT-Projekt zu starten und durchzuführen. Und einige von diesen Tools sind inzwischen deutlich günstiger geworden im Vergleich zur Vergangenheit. Die Videokonferenzen waren vor so 20-30 Jahren unglaublich teuer und der Umgang mit dem Videomaterial war auch deutlich umständlicher. Heutzutage ist die Situation anders. Man kann sehr produktiv Tutorial-Videos erstellen, Foren und Wikis führen, Pilot-User und Multiplikatoren schulen und auch sogar die guten alten Print-Checklisten machen durchaus Sinn bei der ganzen Sache. Aber seien Sie vorsichtig, denn bei jedem IT-Einführungsprojekt geht es in der ersten Linie darum, nicht die neue Technik richtig einzusetzen, sondern den Hirn.
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Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind zur letzten Episode diesen Monats zum Thema, wie Sie bei iPad-Einführung oder generell bei der Einführung von neuen IT-Technologien die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so fit machen, dass neue IT nicht nur Geld kostet, sondern die Produktivität steigert. Frei nach dem Motto, erst Hirn einschalten, dann Technik.
Wir haben uns ja in diesem Monat angeschaut, was die so typischen iPad-Illusionen sind, die ich immer wahrnehme und wie Sie es besser machen können, und wir haben uns in der letzten Woche darüber unterhalten, wie Sie Veränderungsprozesse vor allen Dingen gestalten können, welche Stufen von Veränderungen es hier gibt und wie so eine Grundstruktur ist. In dieser Wochen schauen wir uns nochmal dieses Thema Blended Learning an, also wie ist denn sinnigerweise ein Schulungskonzept aufgebaut, aus welchen Konzepten und Elementen besteht das Ganze. Und wir schauen uns zunächst einmal Elemente an. Eine gute Idee ist, wenn so was aus eben Präsenz-Schulungen besteht, aus Informationsveranstaltungen, aus Webinaren, es gibt Tutorial-Videos, Foren und Wikis, Pilot-User, Multiplikatoren und durchaus auch die guten alten Print-Checklisten, aber auch Online-Dokumentationen, die es dabei gibt. Ich kenne das noch bei Tschibo. Mein sehr geschätzter Kollege und mittlerweile lieber Freund, Dirk Abels, der hat immer so ganz tolle laminierte Checklisten gemacht, die man eben so in die Hemdtasche reinstecken kann, die man in den Vertriebsunterlagen hatte, und die moderne Form der Checkliste kann heute beispielsweise sein, das hat ein Kunde von mir gemacht, dass sie Brillenputztücher gemacht haben für die Reinigung des iPad-Bildschirms und auf diesen Brillenputztüchern war dann die Checkliste, was ist denn zu tun, bevor man mit so einem iPad ins Vertriebsgespräch reingeht. Also dass man beispielsweise sagt, der Bildschirm ist gereinigt, alle Apps sind zu, die nicht für den Kunden gebraucht werden, alle Töne sind aus, also auf nicht stören ist das Ganze gestellt, die Apps, die man für das Gespräch braucht und die Dateien sind geöffnet im Hintergrund, ich habe auch die Haupt-Vertriebs-App schon aufgemacht auf dem Kunden – Dinge, die eigentlich selbstverständlich sein sollten, die ich aber immer wieder wahrnehme, dass die doch meistens nicht so konsequent umgesetzt werden und da ist es ganz gut, wenn man solche Checklisten hat, oder wie der Kräuter immer so schön sagt, die Folien sind der Rollator des Vertriebs und manchmal kann das auch eine entsprechende Folie dort auch sein.
Wenn Sie gucken, Präsenzschulung kennt jeder. Informationsveranstaltungen sind aber manchmal auch ganz wichtig im Sinne von Kick-off, dass man das Bewusstsein öffnet, dass man die Bereitschaft zum Veränderungsprozess dort startet, also wenn ich dort Unternehmen begleite bei der Einführung von neuen IT-Technologien, dann kombiniere ich das gerne, dass man sagt, man macht solche Kick-off-Veranstaltungen, wo mann dann auch so in Interview-Form dann immer bewusst die Dinge adressiert, wo man weiß, genau dass sind die Fragen, Mensch geht das (…), funktoniert das denn, ne, das geht doch alles nicht, also denken Sie nicht, dass diese Bedenken nicht da sind. Und viele versuchen die Bedenken immer weg zu drücken und sagen alles super. Ne. Ich hab die Erfahrung gemacht, Sie müssen genau das Gegenteil machen. Sie müssen die Bedenken, die da sind, gnadenlos auf den Tisch bringen, vielleicht ein bisschen sogar überziehen, aber dann ganz klar adressieren, da merken Leute, hey, Moment mal, die Führung und die Externen nehmen die Bedenken wirklich ernst, die haben Ahnung, und dann kann ich auch ganz anders mit dem Thema umgehen, dann sind Widerstände viel geringer als wenn man die wegdrückt. Ich habe das früher mal versucht, zu sagen, Mensch, das ist doch alles Blödsinn, das geht alles so toll, hören Sie auf mit dem Müll, gehen Sie auf die Bedenken wirklich ein und das ist viel Nachhaltiger das ganze Thema. Das Schöne ist, es gibt eben mittlerweile sehr schöne Technologien, die früher sehr teuer waren, Videokonferenzen, wenn ich überlege, ich hab mal bei Nixdorf 1988 angefangen, da gabs zwei Videokonferenzen, eine war in Paderborn und eine war in München und so eine Stunde Videokonferenz kostete damals 20.000 D-Mark. Also das war richtig teuer mit so Standleitungen und so weiter, also da wars dann doch noch günstiger in den Firmenjet einzusteigen und nach Paderborn schnell zu fliegen von München oder andersrum. Heute ist das dank Skype und Skype-for-Business jetzt auch in sicherer Form ja gar kein Thema mehr in dieser Form.
Wenn ich mir auch so ein Thema angucke, Online-Checklisten, also es gibt hier auch das Thema Video, war früher ja sehr schwierig mit VHS-Kassetten zu arbeiten oder mit DVDs, heute können Sie solche Dinge online zur Verfügung stellen, Bandbreiten sind mittlerweile sehr viel günstiger geworden, also das ist deutlich leichter als das früher der Fall war. Das heißt, wenn ich jetzt mal gucke, eben mal so eine beispielhafte Vorgehensweise in einem Projekt, wo ich der Gesamtprojektleiter war und das ich immer noch begleite, was haben wir da gemacht? Wir haben dort ein Projektteam mit Pilot-Usern gehabt und das hat einfach mal mit meiner Unterstützung die optimale Arbeitsweise erarbeitet. Das heißt, auf der Basis der heutigen Arbeitsweise mal gesagt, Mensch, wie schaut eigentlich so die optimale Arbeitsweise dann aus. Und das haben wir dann in der Abstimmung der IT umgesetzt. Und dann haben wir eben Jahres-Kick-off-Tagung gehabt und haben während dieser Kick-off-Tagungen als einen dieser Teile dann eben das Projekt vorgestellt. Und da hatten wir in so einer Interview-Form, locker auf der Bühne, da haben wir so einen Pilot-User und mich gehabt, und dann haben wir einfach nicht eine stink langweilige Präsentation gemacht, sondern wir haben einfach dann so ein interessantes, lockeres Gespräch und eben ganz ganz wichtig, auch mit dem Vorhalt nicht so angesprochene Bedenken. Und das kann man ein bisschen lustig machen, dabei aber nicht nur veräppeln sein, weil sonst fühlen sich die Anwender auch verarscht, auf Deutsch gesagt, sondern es muss eine gute Balance sein, so dass sie merken, hey, Moment mal, die Dinge werden durchaus ernst genommen und die werden nicht weggedrückt. Dann haben wir die iPads mit einer Initial-Schulung ausgegeben, das heißt, was wir gemacht haben, wir haben die Geräte per Device-Enrollment-Programm ausgerollt und das heißt, die sind originalverpackt aus der Box rausgekommen und wurden zu 90% automatisiert eingerollt. Die gute Nachricht, dieses Device-Enrollment-Programm von Apple ist mittlerweile sehr ausgereift, Sie können damit zirca 90% schon komplett machen, das heißt, da muss der User eben seinen Benutzernamen und sein Kennwort eingeben, wenn er es denn dann weiß, da ist oft der Engpass, und dann kommen eben alle Produkte, die auf diesem iPad drauf sein sollen, im Sinne von Apps, im Sinne von Netzlaufwerk-Zugängen, im Sinne von Outlook-Postfächern, diese ganzen Dinge werden automatisch drauf installiert. Die schlechte Nachricht, Sie kriegen nicht alles eingestellt. Also das heißt, so ganz pragmatische Sachen wie eine Autokorrektur muss man immer nochmal deaktivieren oder dass die ganzen Töne dort deaktiviert werden, solche Dinge muss man immer noch manuell machen und das ist im Moment, meine persönliche Erfahrung, am besten macht man das in Kombination, dass man per Device-Enrollment-Programm ausrollt, weil damit haben Sie hinterher viel bessere Möglichkeiten haben, die Geräte zu kontrollieren, und im Rahmen der Erstschulung dann die Einschulung vornehmen. Das ist auf der einen Seite ein bisschen frustrierend für die Anwender, weil die sagen, ah, jetzt hättet ihr es nicht alles vorher machen können, diese Einstellerie. Zum einen müssten Sie, wenn Sie alles vorher einstellen müssen Sie alle Kennwörter der Anwender wissen und das ist normalerweise nicht im Sinne des Erfinders, dass die IT alle Kennwörter weiß, Sie können sie natürlich zurücksetzen, Sie können sie ändern, aber wir haben verschiedenste Dinge ausprobiert, am besten ist es wirklich dann so zu machen, und jeder hat dann auch die Möglichkeit schon ein bisschen zu üben und das Ganze zu machen, und wenn Sie das gemeinsam machen, machen Sie es bitte nie alleine. Also wir haben es dann in Größen bis maximal so 25 Teilnehmer gemacht, wobei das zu groß war, haben das auch mit 2-3 Leuten gemacht, dass wir mindestens einen hatten der im Hintergrund war und am Mobile-Device-Managementsystem gearbeitet hat, ich war meistens vorne der Vorturner(?) und manchmal hatte man dann noch eben einen dritten Kollegen, der dann nochmal hin und her geschaut hat. Und realistischerweise für so einen iPad-Rollout-Schulung kalkulieren Sie zwei Tage. Also das an einem Tag zu machen ist illusorisch, das heißt, wenn Sie es mit der Einrichtung und dann haben Sie auch am ersten Abend immer nochmals Puffer, um bisschen nochmal reagieren zu können, wenn was nicht läuft, also dass ist auch wenn über das Mobile-Device-Managementsystem bestimmte Dinge erst über die Nacht installiert werden, also machen Sie es über zwei Tage. Das heißt, wir haben dann eben die grundliegende Bedienung geschult, wir haben die mitgelieferten Apps geschult, haben eben auch solche Dinge wie über Kopf arbeiten beispielsweise eben geschult, und dann auch so die Dramaturgie. Also ich erlebe es immer wieder, dass ähnlich wie bei Folien, da kommt die Folie und dann so guckt der Außendienstmitarbeiter ganz erstaunt, was da drauf steht und liest dann vor was da steht. Da sagt der liebe Kollege Andreas Bornhäuser immer so schön, betreutes Lesen. Das ist nicht die Idee von Folien. Und das ist auch nicht die Idee von Apps. Sondern wichtig ist es, wenn man eine Dramaturgie hat, dass man eine Story hat, die man dazu erzählt und das entsprechend sauber auch vorher weiß, was da steht, bevor man drauf tippt. Und das ist eben wichtig, dass man diese Dinge einfach gemeinsam übt, eben auch die Schulungsangebote zuvor zu stellen, die es im Nachgang gibt. Und was auch immer ganz gut ist, dass man sagt, okay, bei größeren Gruppen empfehle ich immer Break-out-Sessions, dass man sagt, man hat eine gemeinsame Session, sowas habe ich das bei einem Kunden gemacht, und dann haben wir Break-out-Sessions gehabt, wo wir mehrere kleine Gruppen dann auch mit mehreren Trainern parallel hatten, so kriegt man dann an einem Tag auch bis zu Hundert Leute dann man geschult, also das ist die Frage des intelligenten Schulungs-Designs, was Sie dort entsprechend haben. Sie müssen immer gucken, wie viel Leute können Sie gleichzeitig aus dem Feld entsprechend rausziehen, das Sie das immer entsprechend organisieren. Was auch eine gute Idee ist, ist solche Schulung mit zu filmen, das frißt kein Brot und dann kann man eben aus den Schulungen Dinge rausschneiden, so dass man sie sich hinterher nochmal anschauen kann. Weil wenn Sie was einmal gehört haben, gelesen haben, gesehen haben, heißt es noch nicht, dass Sie es drauf haben, sondern das müssen Sie hinterher einfach nochmal wiederholen und da ist Mitfilmen eine gute Idee. Dafür übrigens kleiner praktischer Tipp noch von Thorsten Fell(?) gelernt, gibts den Swivl. Den Link packe ich Ihnen gerne in die Shownotes zu dieser Episode, die Sie natürlich kriegen, wenn Sie sich auf www.iPad4productivity.com eintragen zum Gratis-Hörerservice und dieser Swivl ist ein motorisiertes Kamera-Stativ. Und das ist so ein Drehteller, den schraubt man zwischen Stativ und zwischen Ihr iPhone. Das iPhone packt man drauf und dann haben Sie um den Hals ein Mikrofon und dieses Mikrofon ist gleichzeitig ein Infrarot-Sender. Und der Fifi(?) wie ich den immer nenne, also dieses Stativ rennt, folgt diesem Mikrofon. Und damit haben Sie erstens einen besseren Ton, als wenn Sie von ganz hinten mitfilmen, wo die Tonstrecke sehr weit ist. Zum zweiten rennen Sie nicht aus dem Bild raus. Und das Ganze haben Sie auf einem iPhone, können Sie hinterher weiter verarbeiten, also damit mache ich meine Trainings-Videos und diejenigen die mich kennen wissen, ich bin Mister-Handgepäck, das Ding ist so kompakt, dass Sie es im Board-Trolley da ohne Probleme oder im Kleidersack gut unterwegs sein können. Also hier mit filmen ist eine gute Idee. Dann ist eine gute Idee dort sowas hinterher durch die Umsetzungsbegleiter von 30 Tagen mit zu begleiten, dass Sie also die Schulungsteilnehmer dazu zwingen auch dran zu bleiben. Das kann man heute gut machen mit einem Webinar, nach erfahrungsgemäß so 14 Tagen, man macht einen zweiten Webinar nach 30 Tagen und durch so einen täglichen Email-Impuls den Sie kriegen, sowas können Sie vorbereiten, so dass Mitarbeiter gezwungen werden sich jeden Tag wirklich mit diesem Thema zu beschäftigen. Und wichtig ist halt, dass man den ersten Umsetzungsschritt innerhalb der ersten 24 Stunden tut, deswegen macht man das schon im Seminar und dass man dann eben konsequent dran bleibt. Also wichtig ist hier ganz klar eben auch klares Einfordern durch die Führungskräfte, dass diese tägliche Impulse auch umgesetzt werden und deswegen ist es wichtig, dass man die Führungskräfte zuerst schult und dass sie im schlimmsten Fall erst bei der Schulung dabei sind und dann hier idealerweise so flexibel sind, dass sie die Führungsrolle und Vorbild auch gleich mit annehmen. Dann ganz wichtig Multiplikatoren. Also das empfehle ich immer, dass man regelmäßige Kurzmeetings macht mit den Anwendern im Rahmen normaler Meetings. Also das heißt, wöchentliche Vertriebsmeetings, beispielsweise, und dass man dann sagt, das ist eben die neue App und dass man dann sagt, so da gibts eben jemand, der dann kurz was zeigt. Und es müssen nicht immer Sie als Chef sein, oder es muss nicht mit dem Multiplikator sein, sondern mal ist der Chef, mal ist der Multiplikator, mal ist es ein Externer und auch eine gute Idee, dass man sagt, jemand der pfiffig ist im Team, der zeigt mal was, und jemand, der sich noch hart tut, kriegt so mit einer Woche Vorlauf die Hausaufgabe mal was zu zeigen, und das lieber regelmäßig jede Woche einen kurzen Impuls, ist besser eine Nachbearbeitung als dann nochmal einen kompletten Tag irgendwo, den braucht man in der Startphase gerade auch zum Einrichten, aber dann kleiner und häufiger ist dann entsprechend sinnvoller. Und diese Multiplikatoren können dann unterstützt werden durch regelmäßige Webinare, also dass man dann regelmäßige Webinare macht in denen dort dann die Multiplikatoren unterstützt werden. Und das macht dann eben Sinn, das man sagt, die Multiplikatoren unterstützen die Führungskräfte, unterstützen zum Teil auch die Mitarbeiter und die haben wieder einen Back-up von jemand, der dann die Fragen klären kann, wo die Kollegen nicht weiterkommen, denen noch ab und zu mal wieder einen Impuls reinsetzen kann, also solche Dinge. Und dann ganz wichtig, das ist das was ich jetzt seit kurzem bei meinem Kunden im Einsatz habe, eine hybride Blended-Learning-Plattform, die ich zusammen mit Smile2 gemeinsam erarbeitet habe, das heißt hier, dass wir eine Plattform haben, wo wir sowohl webbasiert als auch als App sowohl online, als auch offline Schulungsvideos, Lernmaterialien aus den Schulungen und zusätzlich zur Verfügung haben, auch diese Webinare machen können, wo man jederzeit online und offline auf diese Inhalte zugreifen kann, so dass man eben dann, idealerweise wenn ich ein Problem habe, dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt anlassbezogen, konsequent die Dinge citrate sildenafil naturel tablets 50 mg zu finden, die man jetzt braucht. Also so wie Sie vielleicht auch schon mal auf Youtube was gesucht haben, wenn Sie ein Problem hatten und so was zur Verfügung zu stellen, dass man nicht stundenlang in Youtube eben suchen muss und dann vielleicht auch abgelenkt ist, wenn man das neuste Porsche-911-Video wieder findet, sondern dass man da konsequent eben auf der eigenen Plattform bleibt und dann die Dinge findet, die man da braucht. Das ist eine Technologie, die heute mittlerweile auch nicht mehr wahnsinnig viel Geld kostet, gerade wenn es solche Plattformen schon gibt, also wenn Sie zu dem Thema Fragen haben oder auch generell zum Thema Schulungskonzept und wie Sie das in Ihrem Unternehmen technisch, aber auch organisatorisch von der Führung her umsetzen, freue ich mich, wenn Sie mich gerne ansprechen. Sie erreichen mich unter t.jekel@jekelteam.de und das ist der Abschluss diesen Monats, wo wir uns eben sehr intensiv mit der Frage beschäftigt haben, wie führen Sie solche IT-Systeme denn sinnvollerweise ein, gerade jetzt am Beispiel von iPads, aber letztendlich geht es generell bei der Einführung von IT-Projekten genau um die in diesem Monat besprochenen Themen, die wir haben.
Damit sind wir nicht am Ende des Lateins, sondern am Ende des Monats. Und was schauen wir uns im nächsten Monat einmal an? Sie wissen, es gibt ja immer einen monatlichen Schwerpunkt und der Schwerpunkt im nächsten Monat ist zu sagen, für die iPad-Einführung brauchen Sie keinen Plan – als Genie beherrschen Sie das Chaos. Ich glaube, da werden Sie jetzt schon sagen, na, so ein bisschen Plan braucht man doch schon dahinter und dann gucken wir uns doch mal an, anhand von ein paar Projektbeispielen im nächsten Monat, wie so ein vernünftiges Projektmanagement, wie so eine Planung aufgesetzt werden kann. Bis dahin wünsche ich Ihnen ganz ganz viel Spaß, ganz ganz viel Erfolg mit der produktiven Nutzung des iPads in Ihrem Unternehmen, denn Sie wissen ja, das richtige Motto heißt, erst Hirn einschalten und dann Technik.
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