Excel ist heute der Schwerpunkt dieses Podcasts. Welche Möglichkeiten habe ich mit Excel auf dem iPad, gibt es Alternativen und wann setze ich am Besten welche Produkt ein. Wo liegen die Vor- und Nachteile in der Integration und Darstellung. Auch stellen wir die Frage, wird Excel im Aussendienst überhaupt benötigt oder gibt es andere Lösungen.


Hier finden Sie die in der Episode angesprochenen Links:

Excel for iPad

Office 365

Numbers for iPad

Documents to Go


Hier finden Sie das Coca-Cola-Video:


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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Nachdem wir uns letzte Woche mit den Einstieg in das Thema Office Bearbeitung auf dem iPad praktisch aufgewärmt haben und uns einmal exemplarisch Word angeguckt haben, liegt der Fokus dieser Episode auf dem Bereich Excel.

Während bei der Textverarbeitung Pages eindeutig mein Favorit ist, Sie haben ja in der letzten Episode herausgehört, wenn nicht ruhig noch mal hören, da haben wir uns ausgiebig mit der Frage beschäftigt Word oder Pages oder was gibt noch für Alternativen. Unter anderem mit Documents-to-Go und hier muss ich sagen, ich arbeite produktiv vor allen Dingen auf dem iPad mit Pages. Auf dem PC bzw. Mac arbeite ich sehr viel mit Word. Zum Thema Tabellenkalkulation, gibt es zwei große Alternativen für den Bereich iPad. Es gibt zum einen Numbers es gibt zum anderen Excel. Der Schwerpunkt dieser beiden Programme ist unterschiedlich, und wenn Sie einmal verstanden haben, dann wissen Sie für welchen Zweck welche App bzw. welches Programm auf den Mac oder PC für Sie geeigneter ist. Auf dem Mac haben Sie sowohl Numbers als auch Excel zur Verfügung. Das gleiche haben Sie auf dem iPad.

Auf dem PC haben Sie dort Numbers nur über den Browser verfügbar, also wenn Sie ein iCloud Konto haben und Sie kommen als App User fast nicht drum rum, dann haben Sie eine Möglichkeit über das Internet auch auf Windows Rechner mit den Apple Produkten mittlerweile nicht nur Dinge anzugucken, sondern auch zu bearbeiten. Das haben vielleicht noch nicht alle von euch mitbekommen, ist aber durchaus interessant. Ich nutze das beispielsweise wenn ich als normalen Mac Anwender doch noch mal eine Pages, eine Excel Datei bearbeiten möchte und bin gerade irgendwo wo ich nur ein Internetfähigen PC und weder mein iPad noch mein Mac dabei habe, dann kann ich so was wunderbar damit machen.

Der Unterschied der beiden Konzepte ist relativ leicht erklärt. Bei Numbers geht es vor allem darum Dinge schön zu machen. Vielleicht kennen Sie das. Wenn Sie eine Excel Tabelle einmal so gestalten wollten, dass Sie auf ein DIN A4 Blatt mehrere Tabellen mit unterschiedlicher Breite, Spalten anordnen wollten und dazu noch Grafiken. Also spätestens mit diesen unterschiedlichen Spalten, Breiten ist es immer schwierig in Excel, da muss man dann Spalten zusammenfügen, man muss sie wieder teilen, also das kennen Sie vielleicht. Da muss man immer irgendwie basteln und die Gitterlinien ausblenden, dass man das nicht sieht. Also etwas schön zu machen in Excel, das ist nicht unbedingt die große Kunst.

Das kann Numbers sehr viel besser. Mit Numbers ist die Idee. Sie haben ein weißes Blatt und Sie können dann beliebige Tabellen und auch andere Elemente auf ihrer Arbeitsfläche so anordnen, dass Sie damit gut Dinge schön machen können. Excel ist eher der Rechenknecht, also hier liegt der Schwerpunkt auf Rechnen und auf Auswertung. Excel kann beispielsweise im Gegensatz zu Numbers Autofilter, das können noch ein paar andere Drittapplikationen. Allerdings gibt es meines Wissens ausser bei Excel keine andere Applikation, die auch Pivot Tabellen wirklich professionell nicht nur anzeigen kann, sodass Sie Auswertungen sehr variabel gestalten, somit auch anpassen können.

Und wenn Sie sehr große mächtige Tabellen haben, dann können Sie die sehr sehr gut über die Autofilter Funktion über Pivot Tabellen auch auf dem iPad gut nutzen. Wenn es mit ziemlicher Sicherheit auch in Zukunft ein größeres iPad geben wird, in DIN A4 Bildschirmformat, dann haben Sie durchaus ein Format, mit dem man dort gut mit Excel arbeiten kann. Excel ist auch etwas besser in Sharepoint integriert, also in die Officewelt. Im letzten Monat schon angesprochen, hier noch mal vertiefend, wenn Sie Excel komplett vollständig nutzen wollen, brauchen Sie ein Office 365 Abonnement.

Die Idee dahinter von Microsoft ist, dass Sie nicht mehr Ihre Officelizenzen kaufen müssen, jetzt gibt es gerade neue Office Versionen für Mac, beispielsweise 2016. So eine Office Professional Version kostet mal so schlappe 400 und ein paar zerquetschte Euros und mit Office 365 mieten Sie diese Software und können jederzeit je nach Tarif als Privatmann oder als Unternehmen Office Lizenzen im Zugriff haben.

Ich habe beispielsweise einen Vertrag mit dem ich fünf Office Lizenzen dort nutzen kann, sowohl auf Mac System als auch auch entsprechende Windows Systeme. Die Lizenzen auf den iPad zählen nicht mit dazu, dass heißt, wenn Sie hier einmal Ihre Zugangsdaten von Office 365 eingeben haben, dann können Sie das zu 100% nutzen. Sie können die Applikation Excel auch zu ca. 80% nutzen, wenn Sie sich nur mit einem Gratiskonto anmelden, also auch das lohnt sich. Denken Sie nur bitte daran, wir hatten das jetzt gerade bei einem größeren Kunden, dass die Lizenzbedingungen von Microsoft es nicht vorsehen, dass Sie diese Gratisvariante auf kommerziellen Einsatz nutzen. Ich habe gerade zwei Vertriebsorganisationen, die ich begleite, die vor kurzem Microsoft Lizenz Audits im Hause haben. Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind oder als Freelancer ist es sicherlich kein Thema, da kriegen Sie kein Audit von Microsoft und haben dort eine entsprechende Gefahr aber selbst dann bin ich immer ein Freund davon sich an die lizenzrechtliche Vereinbarung zu halten. Also auch das bitte immer im Auge behalten.

Excel wie gesagt ist sehr sehr leistungsfähig, sehr sehr große Tabellen können Sie damit gut handeln. Eines was Sie leider nicht damit handeln können sind Macros. Macros funktionieren mit sogenannten Visual Basic und Visual Basic wird konzeptbedingt nicht von iPad unterstützt. Jetzt ist die Fragen. Wie geht man damit um? Einer meiner Kunden den ich gerade begleite, da ist es beispielsweise so, dass es hier zwei Ansätze bzw. drei Ansätze gibt.

Der Erste Ansatz den ich für sehr sehr sinnvoll halte ist zu sagen, moment mal, wenn wir hier Excel Workflows haben, brauchen wir denn überhaupt diese Excel Workflows. Das heißt darf das auch hier an dieser Stelle sagen, weil oder das (???) von Coca Cola das auch auf Youtube entsprechend kommentiert hat. Hier ist eine der Grundidee bei der Einführung von iPad bei Coca Cola, die ich zurzeit ein Stück weit begleite. Die Grundidee, die verkaufsaktive Zeit für die Außendienstmitarbeiter zu erhöhen, der Job ist nicht, dass Sie irgendwelche Formulare ausfüllen, sondern die Jungs sollen verkaufen. Das heißt, die Frage ist Excel free also gibt es bestimmte Workflows, die heute mit Excel laufen, wo ich sage, die muss der Außendienstler in Zukunft gar nicht mehr machen. Punkt 1.

Punkt 2 gibt es bestimmte Excel Lösungen, die man durch native Apps ersetzen kann und das macht Coca Cola für bestimmte Bereiche Native Apps dort entwickeln lassen auf der Basis von Salesforce. Schauen Sie einfach mal unter Youtube und ich verlinke auch gerne die entsprechenden Videos. Dazu die Interviews mit den CEOs von Coca Cola Deutschland, Herrn Ulrik Nehammer. Da können Sie gern mal sehen, wie dort die Idee der Lösung die auf Salesforce aufsetzt entsprechend gestaltet und umgesetzt worden.. Die Idee ist also native Apps und dann gibt es die nächste Stufe, dass man sagt, es gibt dort Internet basierte Workflows, die dann auch im Browser auf dem iPad bedienbar sind und die letzte Stufe ist, ausfüllbare Formulare im PDF Expert.

Nein, sondern im Secure Content Locker und zwar wenn Sie ein solches Mobildevice Management System haben, dann gibt es mittlerweile bei Airwatch heißt es Secure Content Locker bei anderen Mobildevice Management Anbieter, gibt es ähnliche Lösung, wo Sie PDF Formulare ausfüllen und sehr schön steuern können. Wer welche Dokumente im Zugriff hat und wer, welche Dokumente wie bearbeiten darf oder nicht. Also hier bin ich ein großer Freund davon, erstens die Abläufe so zu gestalten, dass gerade im Außendienst möglichst Excel Free gearbeitet werden kann, dass da mit sinnvollen Apps gearbeitet wird und in einer Übergangsphase dann mit Webbasierten Plattformen beziehungsweise, mit Dokumenten Containern, die es bei dieser Mobile Device Management System eben gibt. Wie dem Secure Content Locker für Airwatch beispielsweise hier auch mit Formular basierten Workflows gearbeitet werden kann.

Numbers, so wie Excel besser mit dem Thema Sharepoint und Office 365 zusammenarbeitet, ist es so, dass Sie bei Numbers eine natürliche bessere Zusammenarbeit mit Mac Numbers haben. Sie erinnern sich vielleicht, wenn Sie die Episode der letzten Woche gehört haben. Das funktioniert natürlich nur reibungslos, wenn Sie auch jeweils mit der aktuellsten Version auf dem Mac zusammenarbeiten. Das heißt, Sie müssen hier auf dem Mac auch das aktuelle Betriebssystem, in diesem Fall Usemity einsetzen um dort reibungslos über iCloud Drive dort Daten zwischen Numbers auf dem iPad und auf Ihrem Mac austauschen zu können. Wenn Sie auf dem Mac eine ältere Version haben, dann bekommen Sie nur den Hinweis, dass diese nicht kompatibel sind, so können Sie über den Weg nicht Daten austauschen. Das ist manchmal ärgerlich, gerade wenn Sie noch Programme auf dem Mac haben, die noch nicht freigegeben sind für Usemity. Ich habe solche Systeme wie beispielsweise Buchhaltung, wo die ersttechnische Einstellung Finanzamt noch nicht freigegeben ist.

Das heißt ob es Excel oder Numbers ist, ist immer die Frage ob Sie eher in großen Tabellen und im Sinne von Rechnen/Auswertung unterwegs sind in der Microsoft Welt, dann eher Excel. Wenn Sie die Dinge eher schön machen wollen, dann ist Numbers sehr viel leichter, sehr viel geeigneter, Sie können auch sehr schnell Formulare damit gestalten. Das Gute ist, Excel kommt leider nicht mit dem Numbers Format klar, aber das Numbers recht flexibel kommt auch mit dem Excel Format klar.

In der letzten Episode sprach ich es bereits an, das Thema Office Formate. Auch hier ist es so, bei Excel wenn Sie dort sowohl mit Excel als auch mit Numbers Dokumente weiterleiten, dann ist es so, dass die immer in die aktuellen Excel xlsx-Format weiter geleitet werden. Also im aktuellste Microsoft Office Format, wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch mit dem älteren Format arbeiten, dann müssen Sie diese Dokumente nochmal übergeben an Documents-to-Go und im Documents-to-Go können Sie vorher einstellen, dass mit den alten Microsoft Datei Format noch gearbeitet wird und dort können Sie die Dateien entsprechend weiter leiten. Somit können Sie Dateien die Sie auf dem iPad bearbeitet haben dann auch wieder auf PCs mit älteren Office Versionen im Unternehmen bearbeiten.

Sollten Sie Fragen dazu haben oder noch die Links haben wollen zu Excel zu Numbers zu Documents-to-Go und natürlich auch zum Transkript der Episode, wo Sie nochmals alles in Ruhe nachlesen können. Melden Sie sich einfach jetzt an unter www.iPad4productivity.com. Melden Sie sich dort zum Gratis-Hörerservice des iPad4productivity-Podcast an.

Das war eine weitere Episode von iPad4productivity. Dem Podcast für den produktiven Einsatz des iPads im Business. Ich bin Thorsten Jekel und ich mach Unternehmen mit dem iPad produktiver.