Als letzten und 4 Teil unseres Thema – typische Fehler bei der iPad-Einführung geht es um die Probleme der nicht einheitliche Vorgehensweise. Wie notwendig die konsequente Umsetzung der Einführung und die klaren Vorgaben für die Anwender sind und nicht nur für die Anwender auch für die Geschäftsleitung und Vorstände als Führungsthema.
Sollten Sie auf einem anderen Weg auf diese Seite gekommen sein, können Sie sich hier für den Gratis-Hörerservice des Podcasts anmelden. Sie erhalten dann immer alle Zusatzinfos und Links zu den wöchentlich neu erscheinenden Episoden und weitere nützliche Tipps zur produktiven Nutzung des iPads.
Hier finden Sie den Gesamt-Themenplan des Podcasts inkl. der in den Episoden besprochenen Links und Trankripte zum Nachlesen.
Ich freue mich sehr über Ihr Feedback und Ihre Themenwünsche. Sie erreichen mich unter unter 030/44 0172 99 und t.jekel@jekelteam.de.
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind beim Schwerpunkt diesen Monats, nämlich der Frage, was sind die größten Fehler bei der Einführung von iPads. In den drei Wochen vorher haben wir uns angeschaut, was passiert, wenn Sie keine klare Strategie haben hinter dem Projekt, wenn Sie die Nutzer nicht mit einbinden und wenn Sie die IT nicht mit einbinden. Wenn Sie die Episode noch nicht gehört haben, hören Sie ruhig erstmal diese und die anderen können Sie dann noch einmal zu einer anderen Zeit hören, Sie sind durchaus auch unabhängig voneinander sinnvoll zu nutzen, so wie die anderen Episoden auch.
Dieser Part, nachdem wir uns über Strategie, über Einbindung der Nutzern unterhalten haben, ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn die Dinge auch wirklich konsequent und einheitlich umgesetzt werden. Hier ist es oft so, und das bestätigen viele Studien, nur 10% aller wirklich guten Strategien, und das ist schonmal die erste Hürde, werden auch wirklich effektiv im Unternehmen umgesetzt. Das heißt, 90% des Weges sind hier in dieser Woche gerade drin, nämlich die Frage, wie konsequent Sie das Ganze umsetzen. So eine iPad-Einführung ist zwar auf der einen Seite ein IT-Projekt, aber auf der anderen Seite ist es ein Change-Management-Projekt.
Wenn ich sehe, auch meine eigene Rolle, ich bin auf der einen Seite sicherlich jemand der IT-Input und Fach-Knowhow gibt, aber sehr viel mehr bin ich jemand, der dort moderiert, der dort vorhandenes Wissen sammelt, strukturiert, weitergibt und letztendlich dann auch die Voraussetzung für ein effektives Change-Management schafft .Das ist auch, wenn Sie im eigenen Hause iPads einführen, denken Sie daran, das Thema IT ist das Eine, aber die Frage Change-Management und vor allen Dingen der Umsetzung und Führung ist eben der wirkliche Engpass und der Hebel. Das erlebe ich häufig, iPads werden den Anwendern ausgehändigt und das wars. So vielleicht gibt es nochmal ein paar einheitliche Verfahren, also das man sagt, Outlook okay über Exchange oder Lotus Notes, die Daten werden im Zugriff gegeben, es gibt noch ein paar einheitliche Apps und das wars. Und jeder kann dann auf den eigenen AppStore, kann und muss sich dann auch gucken, was er installiert. Dann hat man eben App-Wildwuchs und es werden dauernd neue Apps angefragt, Daten werden, was weiß ich, irgendwo abgespeichert und Sie haben irgendwo Chaos. Das heißt, was ist die Folge. Die Folge ist, Sie haben extrem hohen Supportaufwand, Sie haben viele unterschiedliche Formate, da werden dann, Sie glauben gar nicht, wie viele unterschiedliche Arten von PDF-Dateien es auch gibt, da werden dann nicht weiter verarbeitbare PDF-Formulare in den Innendienst reingereicht, die dann hinterher einfach mehr Aufwand erzeugen. Das heißt, auch wenn ich gucke, wie viel Zeitaufwand für die Auswahl von Apps drauf geht und zwar nicht in der IT, wo es hingehört, sondern bei den Anwendern. Dann kauft jemand eine App und stellt eben nach zwei dreimal Benutzen fest, ach, das wars dann doch nicht. (…) sich auch ein paar Hundert Mitarbeiter hat, das ich dann auch wahrnehme, dann werden in Apps immer Daten gespeichert, das ist so der natürliche Impuls, das heißt, in Apps sich das zu organisieren, jaa, ich wills auch haben, wenn ich keine Internetverbindung habe, statt dass man sich einheitlich und strukturiert darüber Gedanken macht, wie kann ich denn auf die Netzlaufwerke zugreifen. Hier ein Wort der IT-Kollegen, das geht mittlerweile auch in sicherheitskritischen Umgebungen. Also die DATEV, einer meiner Kunden lässt dort auch die Steuerberater auf die Buchhaltungssysteme zugreifen und auch die Banken der Rechenzentrale der GAD/Ratiodata beispielsweise lässt das auch zu und glauben Sie mir, die sind da relativ sensibel was Datenschutz und Sicherheit anbelangt, das geht.
Wichtig ist, dass man dann auch eine klare Vorgabe macht,und weil das Thema, welche Tools, welche Datenwege können die Anwender im Regelfall nicht beurteilen, ist auch nicht deren Job und auf der anderen Seite sind sie auch heil froh, wenn sie Anleitung bekommen. Sie erinnern sich vielleicht daran, wenn Sie eine neue Sportart gelernt haben, also irgendwann habe ich mal angefangen zu golfen, beispielsweise, oder Fahrradfahren oder Skifahren. Da wollen Sie nicht hunderttausend Varianten, sondern Sie wollen genau wissen, wie Sie den Schläger in der Hand halten und was Sie dort für ein Schwung machen und wenn Sie da immer mal fitter sind, dann wollen Sie Varianten. Aber Sie doch eine klare Anweisung, also diejenigen von Ihnen, die das Modell „situativ führen“ kennen, wenn nicht, kann ich das jedem empfehlen sich damit zu beschäftigen. Ich hatte das Glück, dass ich dort mal wirklich intensivst ausgebildet wurde, und dass ich meine eigene Führungserfahrung auch anwenden konnte und die Grundidee des Situativführens ist, dass jeder in der Startphase einfach mal anfängt mit einer hohen Motivation, aber wenig Kompetenz und was brauchen Sie, Sie müssen nicht motivieren am Anfang, sondern Sie müssen dem genau sagen, was er entsprechend tun soll und was dann normal ist, dann rutscht er in den sogenannten E2, in die zweite Entwicklungsstufe und es gibt keine Schlechte, sondern alle sind gut, und im E2 ist er eben gefrustet, weil er merkt, das funktioniert nicht und da ist es wichtig, dass Sie von der Führung heraus her dann den Impuls geben im Sinne von fachlich, aber auch zu motivieren und teilweise auch ein Stück weit Druck zu geben, dass das auch wirklich umgesetzt wird. Was ich häufig erlebe ist, dann wird (…) ich sage werfen Sie die Leute raus, also ich sage mal gerade, wenn das iPad nicht als einzelnes und als einzig verfügbares System genutzt wird, dann erlebe ich das häufig, dass es dann irgendwann nicht genutzt wird. Also dann gibt’s Kunden, da merkt man, dass dann eben nach drei vier Monaten immer noch 10% der iPads nicht aktiviert sind, nicht genutzt werden. Da sage ich sorry, das geht nicht, das muss einheitlich durch getragen werden, denn es ist eine Führungsaufgabe, ganz ganz wichtig. Also das heißt, wie macht man’s richtig? Wichtig ist ein zentrales führendes System für alle Daten. Also bei CocaCola beispielsweise ist SAP das Backend-System, Salesforce ist das Frontend und dann gibt es Netzlaufwerke für die Fachberater und die sind in der Übergangsphase auch noch von deren Laptops erreichbar und danach eben komplett vom iPad. Damit auch wenn Sie umsteigen, wenn Sie sagen, Sie haben ein führendes System, ist auch diese Umsteigephase total easy, und wenn Sie die nächste Generation von iPads einführen beispielsweise, ist auch das Thema, dass Sie hier kein Problem haben Daten wieder zu migrieren.
Also wichtig ist, und wenn Sie dann so wie CocaCola das macht, beispielsweise Ihre eigene auf Salesforce basierende Applikationen, in den die Kernfunktionalitäten, die der Außendienstler dort ausführt abgebildet sind, und alles was darüber geht, ist auch über das System zu machen. Und das gehört dann auch in der Konsequenz dazu, das heißt, wenn ein Fachberater beispielsweise ein Formular per Email reinreicht, was ja eben auch mit einem Coke-System dort elektronisch (…) reichen muss, dann kriegt er das wieder zurück, zu sagen, wir akzeptieren das nur noch über das System. Das ist Führungsaufgabe, sowohl im Hinblick auf den Außendienst, als auch im Hinblick auf den Innendienst. Und das tut im ersten Schritt mal weh, es muss auch vorher angekündigt werden, das heißt zu sagen, der Innendienst, die wollen Sie doch nicht ärgern, sondern die haben die klare Anweisung, dass Sie die Dinge nur noch so annehmen, wie wir es entsprechend vereinbaren. Ich war mal im Tchibo-Kaffee-Service auch für den Innendienst verantwortlich und ich kann aus meiner eigenen Erfahrung sagen, da bin ich gnadenlos gescheitert in dieser Funktion, zum einen hatte ich dort 25 Mitarbeiterinnen, die haben mich geführt und nicht anders rum, da war ich so Ende 20, zum zweiten war ich da noch nicht so konsequent, dass ich wirklich nicht nur den Aussendienst, aus dem ich vorher kam, wirklich gesagt habe, das sind die Schwierigen, so funktioniert das und erfahrungsgemäß ist es dann nämlich auch so, wenn man klare Systeme hat, wird nicht langsamer sondern wird sogar schneller. Das glaubt man im ersten Moment nicht, aber das ist meine Erfahrung und auch vieler anderer Unternehmen, die sich damit auch professionell beschäftigen, also wirklich richtig die Prozesse zu überlegen, die sauber durchzutakten, das es wirklich etwas, was dann einfach ganz ganz extrem wichtig ist.
Natürlich gibt es manchmal Übergangslösungen, die erforderlich sind. Ich sage mal lieber heute ein System das 80% aller Möglichkeiten ermöglicht, statt in fünf Jahren das 100%-ige, haben wir bei CocaCola beispielsweise auch, dass wir bestimmte Dinge noch nicht über eine App lösen können, sondern dass wir die übers Interanet oder auch übergangsweise über Formulare dort abbilden, aber auch da einheitlich, das heißt, diese Formulare werden beispielsweise halt nicht in 25 PDF-Apps dort behandelt und jeder hat ein eigenes, sondern es werden einmal diese Formulare zentral aufbereitet, diese sind ausfüllbar, sie werden einmal zur Verfügung gestellt und dann im sogenannten Secure-Content-Locker, das ist das Dokumentencontainer des Mobile-Device-Management-Systems von AirWatch, da sind diese Dinge im Zugriff, da können sie ausgefüllt werden und dann auch wieder an den Innendienst weitergeleitet werden. Also Sie sehen, natürlich gibt es ein paar Apps, also bei CocaCola gibt es zum Beispiel eine App für Aufmaße, es gibt ein Taschenrechner, weil das iPad hat keinen Taschenrechner standardmäßig drauf, aber eben bei jeder App immer die Frage, geht das nicht durch eigene Systeme? Und das auch als laufender Prozess, das heißt, wenn dann irgendwann mal Funktionalitäten, die heute über Drittapps abgebildet werden, in den eigenen Systemen abgebildet werden durch die Weiterentwicklung, müssen die anderen Apps auch wieder verschwinden. Um so wichtiger ist da keine Daten abzuspeichern, weil sonst wären diese Daten weg. Also auch wieder konsequent zu sagen, Daten werden auf zentralen Systemen gespeichert, die man von draußen im Zugriff hat und wenn man keine Internetverbindung hat, werden sie synchronisiert. Also, das man ähnlich wie man das vom Outlook, Exchange kennt, wenn Sie offline sind, arbeiten Sie mit dem letzten Stand zu dem Thema der Verbindung und in dem Moment, wo Sie eine Internetverbindung haben, wird es wieder automatisch synchronisiert. Und das funktioniert auch mit Daten, das funktioniert auch mit anderen. So eine Grundausstattung von Restapps, und es sind nicht viele für die Dinge, die man fürs Business braucht. Bei CocaCola sind es vier-fünf Stück und das wars. Dazu gibt es übrigens auch ein Online-Vortrag von mir, wo ich eine Stunde mal präsentiert habe, wie CocaCola iPads eingeführt hat. Ich packe Ihnen den Link in den Episodennotizen zu dieser Episode, wenn Sie auf www.iPad4productivity.com sich eintragen zum Gratis-Hörerservice kriegen Sie auch einen Link für diesen einstündigen Online-Vortrag wo Sie sehen können, wie das CocaCola genau diese durchdekliniert hat im Sinne von Ausgangssituation, Ziele, Einbindung von Nutzern, Einbindung von IT und konsequente Umsetzung dieses ganzen Themas. Also einfach auf www.iPad4productivity.com entsprechend eintragen. Und wichtig, was wir da auch gemacht haben, haben wir gesagt, es gibt ein paar wenige Apps, die werden automatisch schon über das Mobile-Device-Managementsystem verteilt und dann gibt es in einem internen AppStore auch Apps, die gerade für den privaten Bereich noch genutzt werden können aber nicht müssen. Wichtig ist, jede App die da rein kann, wenn sie natürlich auf der einen Seite sicherheitsmäßig gecheckt ist, hier gibt es mittlerweile Dienstleister, die sowas anbieten, haben wir bei CocaCola auch, dass wir eine zentrale App-Bewertung mit einem professionellen Dienstleister, der auch mit dem TÜV zusammenarbeitet in Hannover das Ganze macht, also das macht nicht jeder Anwender, es macht man zentral das Thema Sicherheitsbewertung von Apps, die werden reingestellt und auch nur dann die die sicher sind und die Nichtfunktionalitäten abbilden, die schon über die Coke-Systeme funktionierten. Genau da wird dann ein entsprechender Schuh draus. Also wichtig, einheitliche klare organisatorische Richtlinien, was dürft Ihr, was dürft Ihr nicht. Sie kennen meine Meinung zum Thema Privatnutzung, ich bin ein großer Freund der kontrollierten Privatnutzung, weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen nur eine Kiste haben, und die dürfen gerne auch das privat nutzen, sofern Datensicherheit und Datenschutz des Unternehmens nicht gefährdet ist. Ähnlich, ich vergleiche es immer gerne mit dem Firmenwagen, den dürfen Sie auch privat nutzen, aber Sie dürfen halt nicht Rally- oder Taxi-Fahren und das Ding müssen Sie sauber halten und genauso können Sie auf dem PC auch nicht einfach die Computerbild-CD da reinstopfen und irgendwelche wilden Tools installieren, oder das ganze Jailbreak, weil Sie damit die Sicherheit des Unternehmensgerätes dort entsprechend gefährden. Das muss klar sein und meine Erfahrung ist, wenn man das in Schulungen sehr klar und deutlich macht und auch begründet, wichtig ist immer begründen, dann ist es auch etwas was dort auch akzeptiert wird von den Usern. Wichtig ist, dann auch Multiplikatoren zu nutzen, die das Ganze in die Mannschaft tragen, die Best Practice-Sharing machen, das heißt, hier gibt es sogenannte Early Adopters, meistens die relativ früh das Potential des neuen iPads erkennen und hier ist es wichtig diese Erfolgserlebnisse zum einen die Mitarbeiter zu zwingen die zu haben. Doch ich muss das auch mal sagen, selbst wenn du auch nicht weißt, die du damit arbeitest, selbst wenn das Ding im Moment noch ein bisschen knirrscht, machs! Und dann kommen relativ schnell Erfolgserlebnisse, ganz ganz wichtig. Das ist auch immer eine Führungsaufgabe, ich sage mal, der Chef muss es beim ersten Mal vor machen, dann sieht der Mitarbeiter wie es funktioniert und dann muss er es einfordern und sagen, jetzt machst du es, und jetzt gebe ich dir entsprechendes Feedback und jetzt arbeitest du damit. Also hier ganz wichtig Konsequenz hat auf der einen Seite was mit der Technik zu tun, hat aber ganz ganz groß was mit dem Thema Führung zu tun. Der Engpass bei allen IT-Projekten ist immer der Faktor Mensch, es ist immer das Thema wie konsequent sowas durchgesetzt wird und das ist ganz klar ein Führungsthema. Also deswegen die gute wie schlechte Nachricht, die IT-Themen sind meistens etwas leichter zu händeln als die menschlichen und hier ist ein ganz klarer Fokus drauf zu setzen.
Damit haben wir den Themenschwerpunkt „Typische Fehler bei der iPad-Einführung“ diesen Monats dort ziemlich erschöpfend behandelt. Wenn Sie weitere Fragen dazu haben oder wenn Sie in Ihrem Unternehmen entweder überlegen iPads einzuführen, oder schon iPads im Hause haben und dort einen externen Sparringspartner für punktuelle Themen brauchen, freue ich mich natürlich, wenn Sie mir die Email schreiben, Sie erreichen mich unter t.jekel@jekelteam.de und wie Sie das im Trailer schon gehört haben, ich mache Unternehmen mit dem iPad produktiver. Ich freue mich auch, wenn in Ihrem Umfeld Sie Unternehmen haben, die sich mit dem Thema iPad entweder beschäftigen, heute schon, oder das überlegen, wenn Sie mich weiter empfehlen, also sehr gerne, herzlichen Dank.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der produktiven Nutzung Ihres iPads. Wir werden uns in der nächsten Runde im Oktober anschauen, wie Sie das iPad als Ihren digitalen Notizblock nutzen können. Das heißt, wir gucken uns einmal an, wie Sie vertrauliche Notizen beispielsweise über Email intelligent auch sich organisieren können über verschiedene Geräte. Wir schauen uns an wie Sie OneNote gerade in Microsoft-Umgebung gut nutzen können. Wir gehen gemeinsam mal auf die Möglichkeiten von Evernote ein, das ist ein ganz tolles System um sich beispielsweise Ihr Zeitschriftenarchiv überall mit zu nehmen und wir gucken uns letztendlich dann auch nochmal an, wie Sie handschriftliche Notizen auf dem iPad durchführen können.
In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie auf www.iPad4productivity.com sich zum Gratis-Hörerservice anmelden und bis nächste Woche.
Ihr Thorsten Jekel
Letzte Kommentare