Ein Fehler, das bei iPad-Einführungsprojekten öfters vorkommt ist, dass die Kommunikation mit der ersten Führungsebene unzureichend ist. Denn wer ist häufig der Auftraggeber? Der Auftraggeber ist die IT, es ist oft die erste oder zweite Führungsebene, die Projektverantwortung hat. Das ist letztendlich die Projektgruppe, die mit der Umsetzung beauftragt wird, mit der ich auch oft anstrengende Gespräche führen muss um zu hinterfragen, ob eine iPad-Einführung Sinn macht, wann es keinen Sinn macht und vielleicht andere Systeme geeigneter sind, um Lösungen für das aktuelle Problem, welches das Unternehmen mit seinen aktuellen Systemen bisher nicht lösen konnte, zu finden.


Weiterführende Links

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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und der für diesen Monat abschließenden Episode, wo wir uns ja diesen Monat mal mit dem Fehlern beschäftigen, die mir in meinen Rollout-Projekten so passiert sind, mit der Zielsetzung, nicht wie das einmal durch ein Feedback auch durchaus verständlich kam, zu sagen, Mensch, der Jekel erzählt da gar nichts Neues und ist immer nur der große Held. Das ist nicht das Ziel. Ich freue mich natürlich auch über das positive Feedback, wenn Kunden und Hörer sagen, das bringt Sie eine Ecke weiter, und natürlich ist dieser Podcast auch ein Stück weit Eigenmarketing, da wäre ich nicht ehrlich, wenn das nicht auch ein zugegebenes Ziel von mir wäre, aber bei all der Motivation natürlich Geld zu verdienen, habe ich durchaus auch ein gewisses Sendungsbewusstsein und freue mich, wenn ich jeden, auch denjenigen der mich nicht bucht dort ein Stück weit weiterhelfen kann, mit dem iPad noch etwas produktiver zu werden. Denn es bereitet mich wirklich körperliche Schmerzen, wenn ich sehe, dass in so vielen Unternehmen iPads teuer investiert werden aber dann überhaupt keinerlei Produktivitätsfortschritte generiert werden, sondern ganz im Gegenteil nur die Komplexität und die Kosten steigern.

Ich fand das ganz spannend, ich habe diese Woche ein recht interessantes Mittagsessen gehabt mit Ulrik Nehammer, der eine oder andere hat vielleicht den Namen schon mal gehört. Ulrik Nehammer ist der CEO gewesen bei Coke, der damals die iPad-Einführung verantwortet hat und ist jetzt bei Salesforce und wir hatten ganz entspanntes Mittagsessen hier in Berlin und da sagt er auch, er erlebt immer wieder, jetzt gerade auch in seiner neuen Funktion bei Salesforce, dass Unternehmen einfach iPads einführen und dann denken, das wars, so nach dem Motto, wir kaufen iPads, dann kommen vielleicht zwei-drei Apps drauf und dann war das. Und sagt, yhm, vielleicht gehört da noch ein bisschen mehr dazu. Und was ich immer wieder spannend finde, gerade wenn ich mit solchen Gesprächspartnern wie Ulrik Nehammer rede, dann merke ich immer dann wenn ich in Unternehmen mit den CEOs rede, mit den Eigentümern, mit den Unternehmern, dann unterhält man sich in solchen Projekten wirklich über die wirklich wichtigen Dinge. Nämlich über die Frage, wie diese Technik dazu führen kann, noch mehr zu verkaufen, noch produktiver zu sein, noch professioneller zu wirken. Und da kommen wir genau zu dem Fehler, den ich auch schon häufiger gemacht habe, dass ich nicht konsequent genug bei meinem Auftraggeber eigefordert habe, auch mit der ersten Führungsebene direkt zu reden. Weil wer ist häufig mein Auftraggeber? Der Auftraggeber ist häufig die IT, mein Auftraggeber ist häufig so vielleicht die zweite Führungsebene, die dort IT- und Projektverantwortung hat und ich habe die Erfahrung gemacht, dass immer dann, wenn ich mit der ersten Führungsebene, mit Vorstand, Geschäftsführung, mit dem CEO direkt, auch durchaus anstrengende Gespräche habe, mit der Frage, was wollen Sie denn damit erreichen, dann kommt dann ein ganz anderer Zungenschlag rein, und dann kann ich durchaus auch manchmal etwas anstrengend sein, wie gesagt, weil ich dann doch ab und zu Dinge hinterfrage und auch das eine oder andere Mal davon abgeraten habe iPads einzuführen, weil ich gesagt habe, Leute, ihr habt ganz andere Probleme, oder auch manchmal das Thema iPad ist nicht das richtige System, sondern in Ihrem Fall ist vielleicht ein Windows-System das bessere. Also ich hatte vor Kurzem eine Anfrage von einer etwas größeren Steuerkanzlei und da wars auch so, dass ich gemerkt habe, dass die Hauptanwendung wirklich ist auf die DATEV, Arbeitsplatzsysteme von unterwegs aus zuzugreifen. Das kann man zwar auch mit dem iPad, aber wenn man das Ganze permanent machen möchte, dann empfehle ich doch eher mit einem kompakten Ultrabook zu arbeiten, und hier gibt es ja sehr sehr gute Hybridgeräte. Und letztendlich kann man hier auf der obersten Ebene sehr stark und sehr gut immer einfach darauf einwirken zu sagen, okay, Technik sollte dazu eingeführt werden, um die Geschäftsprozesse zu optimieren, und das ist etwas was auf den unteren Ebenen manchmal etwas schwieriger dort umzusetzen ist. Das heißt, was ich eben oft erlebe, dass die IT der Auftraggeber ist, und was ich oft leider auch erlebe, dass die IT sehr sehr weit weg von dem Thema Vertrieb ist. Es gibt halt selten so die glückliche Situation, dass Unternehmen so intelligent sind, dass sie sagen, ich schicke einfachl mal den Innendienst in den Außendienst oder schicke den Außendienst in den Innendienst. Das war etwas, was ich bei Tschibo sehr geschätzt habe. Also hier bin ich gestartet in einer Außendienstverantwortung für das Geschäftsfeld Operating damals verantwortlich oder Wending auch genannt, und danach bin ich mal in den Innendienst geschickt worden, war auf einmal für 25 Frauen im Kundenservice verantwortlich, in der Zusammenführung mit Tschibo und Eduscho im Kaffeeservice, und das sind solche Erfahrungen, zum einen vor dem Hintergrund der Führungserfahrung – die Damen haben mich geführt und nicht ich sie. Also da habe ich viel gelernt darüber, wie die Führung nicht funktioniert und zum Glück dann hinterher das eine oder andere dann doch etwas besser gemacht. Und was ich eben auch gelernt habe, dass es gut ist verschiedene Blickwinkel zu haben. Und die hat man häufig erst im Top-Management, wo dann doch häufig Leute sitzen, die auch mal Außendienst gemacht haben, Innendienst gemacht haben, auch mal im Service unterwegs waren. Und das was ich eben häufig erlebe ist, dass so, wenn man einfach Fachverantwortlichen hat, dann einfach so der Fokus ist, entweder dass das Projekt schnell und kostenoptimiert durchgeführt werden soll, oder dass eben möglichst einfache Lösungen dort präferiert werden, was ja auch nicht schlecht ist, solange sie funktional sind. Leider sind die Kollegen eben auch oft weit weg von der Lebenswirklichkeit. Ich erlebe auch immer wieder sehr wohltuende Ausnahmen, aber leider ist es manchmal eben so, und dass dann eher mehr so das Thema Risikominimierung dabei ist und Risikenminimierung einmal im Sinne des Unternehmens, aber leider auch Risikenminimierung im Sinne von eigener Jobsicherung. Und einfach dann möglichst wenig Stress vom Management zu haben. Und da ist dann häufig so dieser Effekt, den ich auch hier im Podcast schon ein paar Mal geschildert habe, dass dann die Systeme eher mal zugenagelt werden, zu sagen, nein, die IT-Sicherheit und in Verbindung auch mit so einem gewissen vorauseilenden Gehorsam, ja das Management will doch, dass das alles Sicher ist und so weiter, ohne sowas zu hinterfragen und dann wird einfach auch so oft mal über das Ziel hinausgeschossen. Und natürlich ist das Thema IT-Sicherheit ein wichtiges Thema, selbstverständlich Compliance auch. Aber ich vergleiche es immer so gerne mit einer Zugbrücke. Wenn Sie auf einer Burg die Zugbrücke immer oben haben, ja dann sind Sie natürlich sicher vor Angriffen. Das Problem ist, irgendwann verhungern Sie. Und wenn Sie eben nicht verhungern wollen, und mal übersetzt in die dienstliche Welt, wenn Sie das Ganze eben nicht unproduktiv irgendwo auf einer unproduktiven Insel sterben wollen, dann sollten Sie doch ab und zu mal die Zugbrücke runterlassen, ab und zu auch mal beispielsweise mit dem Zugriff auf Netzlaufwerke von außen mal in die Burg zugreifen können und natürlich birgt das ein Risiko, aber damit ist häufig auch produktives Arbeiten erst möglich.

Oft gibt es stille Post, also dass einfach zwischen IT, Management und Vertrieb zu wenig, leider, kommuniziert wird und oft auch so wirklich eine Schwarz-Weiß-Denke. Das stand so im Lastenheft, das haben wir so umgesetzt und Tschüß und Punkt. Und ich habe dann die Erfahrung gemacht, dass häufig IT-ler, weil sie denken, oh nein, wenn ich das jetzt mal aufmache, dann gibt es Stress mit dem Management, dass man da auch nicht weiter kommt. Wenn man mit dem Management redet, dass dann häufig das Verständnis da ist. Und das finde ich übrigens auch, Sie erinnern sich vielleicht an die letzte Episode zum Thema agiles Management, einen ganz tollen Benefit von diesem ganzen Thema agiles Projektmanagement, weil hier denken viele, agil, ich kann nicht mehr planen, ich plane auch nicht. Das ist so eines der Missverständnisse wo ich sage, beim agilen Management wird auch viel geplant, das wird nur eben in kürzeren Zyklen geplant, das wird iterativ geplant. Ein zweites Missverständnis ist zu sagen, ja, wir sind damit viel schneller. Ja, das kann manchmal schneller werden, aber der Hauptvorteil von Agil ist für mich, dass man eher viel näher am Kunden ist, dadurch, dass man sehr sehr viel mehr Kommunikation hat, dadurch, dass man sehr sehr viel in kürzeren Schritten, iterativ arbeitet, dass eben in den Meetings auch alle eingeladen sind, dass viel mehr Transparenz dabei ist, viel mehr Kommunikation, und man hat bei Scrum beispielsweise mehr Meetings als im klassischen Projektmanagement, also es frißt sogar mehr Kapazität und das ist nicht unbedingt immer schneller, aber es führt zu besseren Lösungen erfahrungsgemäß, wenn man das Ganze richtig macht. Und darum gehts mir immer zu sagen, natürlich, wenn man sich auch dieses Dreieck anguckt bestehend aus Zeit, aus Kosten und aus dem Ergebnis, was zu liefern ist, dann ist das immer eine Herausforderung, selbstverständlich, aber natürlich ist es auch wichtig Zeit und Kosten einzuhalten, aber vor allen Dingen, wenn man dann Lösungen für den Vertrieb dort bereitstellt, dann ist es vor allen Dingen einfach wichtig, dass der Vertrieb damit noch besser arbeiten kann, und Vertrieb ist nicht derjenige, der das Unternehmen dominieren sollte, aber es ist zumindest der, der das Geld reinbringt im Regelfall und der vorne sein sollte. Natürlich darf das auch nicht dazu führen, dass der Vertrieb sagt, es ist mir egal wie ihr arbeitet, das heißt, es muss immer so sein, dass was der Vertrieb reinkippt in die Organisation möglichst effizient hinterher weiter verarbeitet werden kann und das geht immer nur im Zusammenspiel.

Ja, wie kann man es besser lösen, also ich habe mittlerweile das sehr stark für mich gesagt, so wie ich beispielsweise Projekte mittlerweile ablehne, wo es kein iPad-only mehr gibt, wo ich sage, nein, bei mir wird es nur konsequent mit iPad-Kompletteinsatz gemacht, genauso konsequent bin ich mittlerweile auch dabei einzufordern, wirklich auf der obersten Geschäftsleitungsebene dort zumindest einen Entscheider-Workshop zu haben. Das kann durchaus auch manchmal im Abschluss einer Vorstudie sein, so wie ich es gerade bei einem Kunden von mir gemacht habe, dass man zuerst einmal eine Vorstudie macht und sagt, okay, ich nehme mal die Situation auf. Hier war die Situation so, dass sich der Kunde gefragt hat, Mensch, ist denn das iPad das richtige Gerät als Ablöser zu einer PC-Lösung. Gibt es denn Punkte, die gegen den Einsatz eines iPads sprechen? Und dann habe ich eine Vorstudie gemacht, wo ich einfach mit verschiedenen Außendienstmitarbeitern mit gefahren bin, mir die Innendienstkollegen angeguckt habe, mich mit Vertriebsführungskräften ausgetauscht habe, viele Dokumente mir angesehen habe, mir die bestehenden Lösungen angesehen habe und zu dem Ergebnis gekommen bin, dass unter bestimmten Voraussetzungen dort auch ein iPad sinnvoll eingesetzt werden kann. Und dann haben wir es auf der fachlichen Ebene diskutiert und dann war eben der nächste logische Schritt, dass wir sagen, okay, und deswegen heißt Top-Management nicht immer zuallererst, sondern durchaus auch manchmal im Anschluss an eine Analyse, bevor man dann in die Entscheidung geht. Und das empfehle ich immer, weil wenn man auf der Top-Management-Ebene ohne vernünftige Ist-Analyse reingeht, dann ist es auch oft zu oberflächlich, das heißt, nach einer Analysephase macht das Sinn mit Top-Management sich zu unterhalten, mit einer vernünftigen Fundierung und dann auf der Basis die wesentlichen Entscheidungen herbeizuführen. Und das fand ich aus dem Gespräch mit Ulrik Nehammer auch ganz spannend, wo er nochmal geschildert hatte aus seiner CocaCola-Erfahrung, wo er sagte, eine wichtigste Entscheidung war gar nicht welche Systeme, sondern eine wichtigste Entscheidung, wenn man sich den IT-Bereich anguckt, war das Thema Plattform-Entscheidung, zu sagen, okay, die IT-Systeme müssen zusammenarbeiten, es muss eine Plattform sein, die zukunftssicher ist, die auf allen mobilen Endgeräten entsprechend funktioniert und in dem Zuge muss das ganze Thema Prozesse angeguckt werden, begleitend zum ganzen Thema IT. Ich habe das in der letzten Episode schon mal etwas geschildert, es ist ja so, dass CocaCola im Rahmen des Vision-Area-Prozesses beispielsweise nicht nur iPads eingeführt hat, sondern hier auch agile Prinzipen eingeführt hat, in dem es ein Daily Scrum gibt, das heißt, es gibt jeden Morgen ein kurzes Meeting, wo es heißt, wie viel Kühlschränke habe ich gestern aufgestellt, wie viel Kühlschränke stelle ich heute auf, was sind Punkte die mich behindern, genau Elemente, die man im Daily Scrum auch findet. Wenn Sie sich fragen, was ein Dail Scrum ist, dann einfach mal die vorherige Episode sich anhören, da habe ich mich etwas intensiver mit dem Thema agile Management- und agile Projektmanagemenet-Methoden beschäftigt. Das ist auch genau das, was ich Ihnen empfehle, das heißt wie kann man es besser lösen, dass man wirklich agile Prinzipien umsetzt, das heißt, dass man hier einen starken Product Owner dort installiert, der eben das Bindeglied zwischen IT und Management ist, der dort Produktanforderungen übersetzt in Stories und der idealerweise auch vom Top-Management die Autorität hat, wernn man merkt, Moment mal, das was jetzt geliefert ist aus dem Entwicklungsteam ist nicht das, was ich unbedingt brauche, dass er dann nochmal die Chance hat zu sagen, okay, selbst wenn es abgenommen ist, weil die Kriterien alle da sind, lege ich nochmal eine neue Story nach, verbessere hier entsprechend nochmal was, und das kann natürlich sein, dass das nochmal zusätzliche Kosten und zusätzliche Zeit fabriziert. Wichtig ist auch hier, im Sinne von Empowerment, dass der Product Owner eine sehr hohe Entscheidungsbefugnis selbst hat, er braucht einen sehr engen Zugang zum Top-Management. Also auch hier, und es ist egal ob Sie als Externer so ein Projekt betreuuen oder ob Sie es intern im Haus machen, der Projektverantwortliche für so ein Thema braucht immer einen guten Zugang, guten und schnellen Zugang zum Top-Management. Er braucht Vertrauen, er braucht idealerweise möglichst viel Empowerment und/oder einen schnellen Zugang zum Top-Management.

Und auch ein weiteres Thema – die Umsetzung agiler Prinzipien ist, dass man hier diese, statt eines Lastenheftes, User Stories hat, mit einem Nutzenfokus, also zu sagen, wozu braucht man das? Auch ganz klar, was ist der Benefit-Nutzen, und dass man hier auch wirklich in solchen Backlog-Roamings sagt, man geht die Stories durch, man diskutiert die mit der Entwicklung, man hat dort auch kontroverse Diskussionen und dann wird es auch durchaus häufiger Mal so sein, dass nicht einfach eine Anwendung reingekippt wird, sondern dass in diesen Backlog-Roamings Anforderungen von einem Product Owner dort reingebracht werden und meine Erfahrung ist, dass in solchen Meetings meistens der Product Owner nochmal nachsitzen muss, und nochmal nacharbeiten muss, weil er sagt, okay, da war die Anforderung schon Schrott. Und das ist jetzt vielleicht etwas brutal ausgedrückt, aber ein großer Vorteil diesen agilen Prinzipien ist, dass einfach sehr viel schneller Feedback ist und idealwerweise von wirklich Top-Management bis in die IT-Entwicklung und auch wieder in die andere Richtung zurück, mit dem Bindeglied, auf der einen Seite dem Product Owner, der die Produktanforderungen in das Entwicklungsteam reibringt, und mit dem Scrum Master, der dann diese Prinzipien idealerweise in das Team reinbringt und hier moderiert. Also dieses Thema Agilität im Projektmanagement ist auch etwas, was ich immer hoch spannend finde, was ich immer mehr einführe in meinen Projekten, was eines für mich spannendsten Dinge ist, was ich so die letzten Jahre in meiner eigenen Managementarbeit auch dazugelernt habe. Wichtig einfach Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation. Wichtig wie gesagt regelmäßiger Kontakt in Richtung Management und einfach die Moderation zwischen den unterschiedlichen Interessen.

Auch neben dem Thema Top-Management, das habe ich zum Glück immer im Auge gehabt, aber ich erlebe das häufig in Projekten, dass hier die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat sehr gerne vergessen wird, also hier kann ich nur empfehlen in einer frühen Phase immer den Betriebsrat mit einzubinden. Also häufig erlebe ich es auch so, dass Vertriebsmitarbeiter auch teilweise im Vertrieb, im Betriebsrat sind, also nicht freigestellt, sondern eben parallel auch im aktiven Geschäft und dann lasse ich mir eigentlich immer auch gerne nochmal einen Außendienstler mindestens nennen, der im Betriebsrat ist, mit dem ich mitfahre, und ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass die häufig sehr sehr konstruktiv unterwegs sind, wenn man einfach respektvoll, wenn man vernünftig mit dem Kollegen umgeht, dann habe ich wirklich ganz ganz selten Betriebsräte erlebt, die da eine typische Blockadehaltung haben, was denen auch nachgesagt wird, also das erlebe ich einfach erher selten, wenn man da vernünftig kommuniziert. Also deshalb ganz ganz wichtig in solchen Projekten, und letztendlich ist ein iPad-Rollout ein Change-Management-Projekt, wo es darum geht, Abläufe zu ändern, aber natürlich auch interne Kommunikation angepackt wird und wenn solche Projekte scheitern, dann ist es selten auf der IT-Seite, sondern im Regelfall ist es der Faktor Mensch. Und das ist auch so das letztendliche Fazit das ich immer wieder sage aus der Sammlung der Erfahrung, die ich gemacht haben in den letzten, naja, mittlerweile sechs Jahren, wo ich iPad-Projekte in Unternehmen begleite. Es ist natürlich wichtig eine gute Struktur zu haben, es ist wichtig natürlich im Thema iPad drin zu sein und zu sehen wie sich die Systeme weiterentwickeln um weitere Möglichkeiten zu nutzen und es ist ganz wichtig ein professionelles Projekt-Management drauf zu setzen, sich bewusst darüber zu sein, dass es nicht vorbei ist, wenn der letzte iPad-Anwender erstgeschult ist, sich bewusst zu sein, dass es manchmal nicht ganz so einfach ist einfach mal schnell Excel-free zu machen, sondern dass man da vielleicht doch mal die Prozesse etwas intensiver beleuchten muss und dass man idealerweise das nicht nur als reines IT-Projekt betrachtet, sondern als ein Projekt zwischen Vertrieb, zwischen Management, zwischen IT, zwischen Innendienst, also alle relevanten Parteien mit an einem Tisch nimmt.

Ja, damit sind wir mit diesem Schwerpunkt diesen Monats zu Ende und wir werden im nächsten Monat wieder einmal einen Schwerpunkt aufgreifen, den wir im letzten Jahr schon mal hatten, der aber sich weiterentwickelt hat und zwar werden wir uns wieder mal anschauen das ganze Thema produktives Arbeiten mit Apps und ein Beispiel, wenn Sie sich Microsoft Office anschauen, da hat sich eine ganze Menge getan und manchmal sind es nur Kleinigkeiten, aber so als kleiner Vorgriff schonmal auf den nächsten Monat, als ich im letzten Jahr gesprochen habe über Microsoft-Office-Applikationen, da war es so, Sie konnten noch nicht Dokumente aus den Office-Applikationen übergeben. Da gabs nur die Möglichkeit was zu mailen, aber Sie konnten nicht über „öffnen in“ etwas an eine andere Applikation übergeben. Und das fand ich ein großes Manko wirklich und deswegen schauen wir uns… mittlerweile geht das, und ich erlebe immer wieder, dass viele sich eine Lösung angucken und sagen das geht nicht, schieben das dann in die Schublade und sagen, nöö, mit der (App) arbeite ich nie wieder. Und mit jedem Update kommen wirklich viele Dinge mit dazu. Da hat sich eine ganze Menge getan, also deswegen werden wir uns im nächsten Monat einmal anschauen das Thema Office-Bearbeitung, wir werden uns angucken das Thema PDF-Tools, wie werden uns angucken wie man präsentieren kann, wir gucken uns nochmal Notizentools an, mittlerweile habe ich ja auch mein iPad Pro schon etwas länter im Einsatz, also somit auch nochmal Erfahrungswerte, was das ganze Thema Notizenbearbeitung, also produktives Arbeiten mit dem iPad, anbelangt. Dazu freue ich mich überigens, wenn Sie mich auf t.jekel@jekelteam.de gerne auch Mails schreiben, wo Sie sagen das sind so ihre Lieblingsapps, das sind vielleicht Fragen, die Sie mit dazu haben, das soll ja auch gerne in einer interaktiven Form sein.

In diesem Sinne bleiben Sie drann und immer daran denken, erst Hirn einschalten, dann Technik.