Die Einführung von iPads im Unternehmen erfordert eine vernünftige Planung. In der heutigen Podcast-Episode geht es darum, euch zu zeigen, was die typischen Etappen bei der iPad-Einführung sind. Und denken Sie bitte auch an das externe Know-how, denn erfahrungsgemäß gibt es in vielen Unternehmen nicht die nötigen internen Ressourcen für eine effektive Durchführung von iPad-Einführungsprojekten. Die externen Berater sind fit, wenn es um das Thema Projektmanagement geht, besitzen die nötige Erfahrung und wissen, was bei solchen Projekten schief gehen kann und können daher Ihr Unternhemen vor Misserfolg schützen.
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Ich freue mich sehr über Ihr Feedback und Ihre Themenwünsche. Sie erreichen mich unter unter 030/44 0172 99 und t.jekel@jekelteam.de.
Hier das Transkript der Episode:
(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.)
Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Folge von iPad4productivity und bei dem monatlichen Schwerpunkt, wie Sie iPads denn idealerweise im Unternehmen einführen.
Und wir haben uns ja in den letzten Episoden einmal so ein bisschen humoristisch erst zum Thema genähert und haben gesagt, so na, was geht denn so typischerweise in die Hose und haben dann im nächsten Step einfach mal wieder produktiv mal reingeschaut und das ist das, was wir in dieser Episode vor allen Dingen machen, zu sagen, wie geht es denn richtig. Sie wissen ja, ich stolpre natürlich nicht bei der Beschreibung der Dinge, die ich immer wahrnehme, sondern wir gucken uns mal gemeinsam an, wie es denn besser geht und das Ganze einfach mal aus dem Nähkästchen geplaudert, außerdem gibt es eine ganze Menge von Projekten, die ich schon begleiten durfte und ich freue mich übrigens auch immer über Ergänzungen. Also bei Ihnen sind ja viele Teilnehmer dabei, die sehr erfahren sind im IT-Projektmanagement, vielleicht ist ja auch der eine oder andere dabei, der schon iPads im Unternehmen hat, also hier auch schon mal vorab eine Bitte, ich plane im Jahr 2017 Interviews in den Podcast zu integrieren, also wenn Sie daran interessiert sind auch mit mir ein Interview zu führen, wenn Sie schon iPads im Unternehmen haben, und sich darüber austauschen wollen, wie Sie das Ganze denen machen, was denn Ihre Best-Practices sind, was Sie gelernt haben, welche Erfahrung Sie gemacht haben, dann freue ich mich, wenn Sie mir einfach eine E-Mail schreiben auf t.jekel@jekelteam.de und dann würde ich mich sehr freuen, wenn wir uns dort vielleicht zu einem Interview gerne einmal sehen.
Ja, was sind so die typischen Vorgehensmodelle, die ich immer empfehle? Was ich immer empfehle von der Vorgehensweise ist zu sagen, Punkt Nummer 1, Ausgangssituation und Ziele analysieren und schriftlich fixieren, das ist Punkt Nummer 1. Dann gehts um das Thema Projektauftrag formulieren, Projektleiter bestimmen, ein Projektteam zu bilden, ein Projektplan zu erstellen und das Ganze dann umzusetzen mit den Schwerpunkten, die ich immer gerne abkürze mit dem Akronym „TOP“, Top steht für „Technologie, „organisatorische Rahmenbedingungen“ und „Personen“.
Und wir schauen und das mal im Detail an, und Sie sagen, Moment mal, diese Grobstruktur, das kenne ich ja von anderen IT-Projekten – ja, ist richtig! Eine iPad-Einführung ist ein klassisches IT-Projekt, das heißt, Sie sollten hier durchaus auch bewährte Struktur nutzen. Und wenn Sie bewährte Projektmanagement-Strukturen, Projektmanagement-Abläufe im Unternehmen haben, umso besser.
Was ist wichtig beim Thema Ausgangssituation und Ziele analysieren und schriftlich zu fixieren? Hier ist es wichtig die richtigen Fragen zu stellen und die Antworten darauf schriftlich zu fixieren. Richtige Fragen – vor allen Dingen, was sind die Ziele des iPad-Einsatzes, welche Systeme sind heute im Einsatz, weshalb sollen die Systeme durch iPad ersetzt werden? Im Hardware, Software, beides? Und ganz wichtig natürlich, wozu sollen die iPads genau eingesetzt werden? Wenn diese Fragen nicht geklärt sind, dann sollte man auch gar nicht weitermachen. Und Sie sagen ja, es ist doch selbstverständlich. Yhm, ich erlebe das leider nicht, dass das oft selbstverständlich gesetzt und schriftlich fixiert ist.
Das nächste Thema ist einen klaren Projektauftrag zu formulieren und den Projektleiter zu bestimmen. Sei es intern oder extern. Extern kann Sinn machen, wenn es entweder keine internen Ressourcen gibt, oder verfügbar sind, oder kann eben auch eine sinnvolle Ergänzung zu internen Ressourcen sein, dass man sagt, okay, man hat einen internen Projektleiter und holt sich dann externes Know-how nochmal mit dazu. Also wenn Sie hier beispielsweise Bedarf nach einen externen Projektleiter haben, ich hab das bereits für andere, größere iPad-Einführung schon als externer Projektleiter dort erfolgreich durchgezogen.
Dann geht es klassischerweise um das Thema Projektmanagement, dazu brauche ich glaube ich hier nicht viel dazu sagen, ein Projektteam zu bilden und einen Projektplan zu erstellen. Und dann das Ganze umzusetzen in der Struktur „TOP“. TOP – Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und Personen. Und dann fangen wir mal an bei dem Thema Technik.
Was sind so die Dinge, die beim Thema Technik wichtig sind? Und wenn Sie sagen, oooh, ich kann mir das gar nicht alles merken, und ich möchte mir das Ganze doch auch irgendwie aufschreiben, dann gehen Sie einfach auf www.iPad4productivity.com und dann melden Sie sich zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts an. Und dann können Sie das ganze Transkript dieses Podcasts auch nochmal lesen. Ja, was sind die technischen Dinge? Es geht einmal um die Auswahl der richtigen iPads. Da gibts nicht nur ein Modell, sondern ein paar mehrere und da gehts immer darum, welches Modell nehme ich denn. Dann um die Auswahl des erforderlichen Zubehörs. Also solche Sachen wie Hüllen, Ladegeräte, ggf. Tastaturen und Stifte und bevor jeder hinterher sich die Dinge selber irgendwie raussucht, macht das durchaus Sinn, sich im Rahmen des Projektes darüber Gedanken zu machen.
Dann die Frage SIM-Karten, also mit welchem Tarif arbeite ich, einmal von der Kostenseite, aber auch viel wichtiger zu sagen, schauen Sie sich die Abdeckung an. Ich sage immer Abdeckung ist wichtiger als Kosten, weil der teuerste Tarif ist, wenn Sie gar nicht erreichbar sind und Wettbewerber dann erreichbar sind. Also deswegen ist es wichtig sich hier die Netzbetreiberkarten anzugucken und Abdeckung vor Kosten. Dann ist es wichtig, sich Apps anzuschauen. Also die Grundausstattung, welche App-Grundausstattung wird zentral verteilt, was sind weitere optionale Apps die dort sind. Also was ich immer gerne mache ist, dass ich bei den optionalen Apps gerade eine Umfrage mache, das heißt, wir machen eine Excel-Liste, da trägt jeder ein die Apps, mit den er gerne arbeiten würde. Und da kommen meistens so um die Hundert raus, was wir dann einfach machen ist zu sagen, okay, gibts eine Doppelung mit dabei? Häufig gibts vier, fünf PDF-Applikationen, die man hat und ich hab die Erfahrung gemacht, da hat noch nie jemand was dagegen gehabt, wenn man sagt, Mensch, habt ihr was dagegen, wenn wir von denen die beste nehmen? Nö. Und natürlich gibts dann bei Tageszeitungen beispielsweise nicht nur eine beste, sondern da gibt es dann gerade regionale Unterschiede, da ist dann schon wichtig, dass man mehrere drauf, also bei den opitonalen, dass man einmal festlegt, was sind die Standard-Apps, mit denen gearbeitet wird, und was sind weitere optionale Apps für den internen App-Store.
Ja, nächster Schritt ist sich dann Gedanken zu machen über das Thema MDM – Mobile-Device-Managementsysteme, zu sagen, okay, wie können wir dort die iPads entsprechend verwalten. Dann sich Gedanken darüber zu machen, wie werden Marketing-Materialien gemeinsam mit Dokumentenvorlagen verteilt. Dabei geht es vor allem darum, Systeme für den Zugriff auf Netzlaufwerke zu schaffen. Und selbstverständlich die Synchronisation für den Outlook, beziehungsweise die Lotus-Notes zu schaffen. Also das sind so die wichtigsten Auswahlkriterien zu sagen, mit welchen Systemen arbeiten wir, um Daten auszutauschen und mit welchen Apps arbeiten wir, das sind ganz wesentliche Dinge. Dann gehts darum, die Komponenten dann zu beschaffen und ganz ganz wichtig zu testen.
Und wenn Sie dann ausrollen, dann empfehle ich immer das Roll-out zu machen mit dem sogenannten Device-Enrollment-Programm von Apple. Also das, was viele vielleicht schon mal gehört haben, ist das VPP, das Volume-Purchasing-Programm. Das ist ein Enterprise-Programm von Apple, was ich auch empfehle, damit kann man Apps zentral einkaufen und ds Device-Enrollment-Programm ist eins, mit dem man Apps zentral ausrollen kann. Ursprünglich kommend aus dem Bildungsbereich, mittlerweile aber auch außerhalb des Bildungsbereiches verfügbar und nutzbar. Was ist die Idee? Sie können dort praktisch sagen, okay, welche Sicherheitseinstellungen sind für die iPads vorgesehen, was so dadrauf und dan können Sie die wirklich automatisch Out-of-the-Box weitestgehend konfigurieren. Sie können leider noch nicht alles konfigurieren, aber was eben gut ist, Sie können wenn Sie Usern ein Passwort dort einmal von dem Benutzer eingeben lassen, werden alle Apps, die diesen Benutzer zugeordnet sind, installiert. Es werden die Outlook-Daten, also die Exchange-Postfächer installiert. Es werden auch schon Sicherheitseinstellungen dort konfiguriert. Leider geht noch nicht alles automatisch, aber schon ziemlich viel. Und zwei Dinge sind zu beachten, und zwar zum einen heute schon, wenn Sie hinterher Dinge etwas restriktiver handhaben wollen, was ich empfehle, um eine bessere Kontrollmöglichkeit über die Geräte haben, das geht dann häufig nur mit dem Device-Enrollment-Programm. Also, wenn Sie beispielsweise verhindern wollen, dass mit iTunes Geräte von privaten PCs synchronisiert wird. Was ich sehr empfehle, weil Sie dann unkontrollierten Datenzu- und -ablfuss haben, dann ist es so, dann sollten Sie es mit dem Device-Enrollemnt-Programm machen.
Punkt Nummer zwei, Apple wird dieses Thema immer mehr forcieren und viele der Einstellungen, die Sie heute auch mit sogenannten Non-Supervised-Geräten machen können, also die nicht im Device-Enrollen-Programm verteilt sind, das können Sie dann eben früher und später nur im Supervised-Bonus machen. Und in dem sogenannten Supervised-Modus bekommen Sie Geräte in zwei Arten. Zum Einen wenn Sie es per Kabel anschließen, über Apple-Konfigurator. Das ist aus meiner Sicht nicht praktikabel für größere Roll-outs. Das amcht nur dann Sinn, wenn man ein paar Geräte vor Ort hat. Oder eben, wenn man mit dem Device-Enrollment-Programm arbeitet, dann kann man nämlich die Geräte auch ohne die Verbindung mit einem Apple-Configurator, als auch, wenn man keinen MAC im Unternehmen hat dort in den sogenannten Supervised-Modus versetzen. Und in der Zukunft gehe ich mal davon aus, dass Apple die None-Supervised Lösung abschaffen wird, oder dass immer weniger Funktionalitäten darüber gehen.
Nächste, nach dem ganzen Thema der technischen Frage, ist die Frage der organisatorischen Rahmenbedingungen. Das heißt, es geht darum die bestehenden organisatorischen Richtlinien anzupassen und mit dem Betriebsrat abzustimmen. Auch solche Fragen, wie dürfen die iPads privat genutzt werden. Und hier, wir haben dazu auch mal eine separate Monatsepisode gemacht, aber eben nochmal ein bisschen zur Wiederholung und zur groben Leitbeplankung. Was sind die wesentlichen Dinge, die Sie sich angucken müssen. Das eine ist zu sagen, wie sind heute PCs geregelt, wie sind heute Smartphones geregelt und dann können Sie sich daran orientieren. Also man sollte sich sehr stark an die Nutzerbedingungen für den PC orientieren. Das zweite ist ein Stück weit ein Firmenwagen. Weil einen Firmenwagen dürfen Sie auch privat nutzen, aber vielleicht nicht Taxi oder Rally fahren. Also das heißt hier, das sind immer so diese zwei Bereichen, an die man sich gut orientieren kann. Und letztendlich geht es dann um den dritten Bereich, nach Technologie, organisatorische Rahmenbedingungen und vieles greift natürlich ineinander und im Bereich der Personen. Das heißt hier empfehle ich immer eine Kick-off-Veranstaltung zu machen und die idealerweise im Dialog zwischen IT, Key-User, um eine Hohe Akzeptanz zu haben. Und dann eine Erstschulung bei der Ausgabe der iPads, klassisch wirklich mit Personen auch. Und wichtig ist nur dann, da darf nicht Stopp sagen. Weil es gibt viele Studien, die zeigen eben, dass nach ein paar Wochen maximal 10% des Gelernten da ist, wenn man das nicht nachhaltig hinterher nochmal dort unterstützt, den Transfer in den täglichen, wirklich Arbeitsalltag. Und deswegen ist eben ganz wichtig zu sagen, was erfahrungsgemäß gut funktioniert ist die Bereitstellung eines Portals, wo man dann eben Tutorial-Videos hinterher hat, wo man firmenindividuelle Apps hat zu diesen Standard-Apps, wo man Check-Listen dabei hat, wo man interne Newsletter hat und inteligenterweise auch dieses Portal vielleicht sogar gleich dazu nutzen kann, um Vertriebsmaterialien zu verteilen. Und wichtiges Thema ist auch die Key-User zu identifizieren und diese als Multiplikatoren auszubilden. Also dass die dann immer die ersten Ansprechpartner sind. Und was immer, gerade wenn man solche Key-User hat, ich gerne mache, ist das ich regelmäßig Webinare mit den Key-Usern mache und die Struktur, die ich dann immer empfehle ist zu sagen, okay, starte mit Fragen aus den Teams, die vorher gesammelt werden, mit Best-Practice aus den Teams gehts weiter, dann Rückmeldung aus dem Team zu Hausaufgaben, dann eben einen Impuls an das Team und dann die gerade beschriebene und vorher abgeforderte Hausaufgabe für die Teams, dass Sie sich wirklich mit bestimmten Dingen beschäftigen. Gutes bei diesem ganzen Thema, eine gewisse Art von Redaktionsplan zu haben, dass man nicht sagt, ah, wir schulen jetzt mal das http://www.cialisgeneriquefr24.com/acheter-cialis-france/ was uns gerade einfällt, sondern so, wie Sie es hier von meinem Podcast auch kennen, einen vernünftigen und strukturierten Podcast. Dann, und nicht nur einen Podcast, sondern einen entsprechenden Content und Schulungsplan.
Das mal so eine Roadmap für eine vernünftige iPad-Einführung und wir werden uns nächste Woche nochmal als kleines Bonbon angucken, was sind so ergänzende Erfahrungen aus Einführungsprojekten, was geht so erfahrungsgemäß in die Hose, denn die Fehler müssen Sie nicht nochmal machen. Und das ist ja genau das Motto dieses iPad4productivity-Podcasts, dass Sie von viagra sans ordonnance meinen Projekterfahrungen und den meiner Kunden lernen können, damit Sie bei Ihrer iPad-Einführung das Ganze deutlich professioneller machen. In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie nächste Woche auch wieder mit dabei sind bei iPad4productivity. Viel Erfolg. Ihr Thorsten Jekel.
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