Den blauen Apple AppStore den Mitarbeitern freizuschalen, kann oft verheerende Auswirkungen in bei der iPad-Einführung haben. Denn die Mitarbeiter tendieren dazu, sich verschiedene Apps auf ihren Geräten zu installieren und „wild“ zu nutzen. Es ist wichtig eine App-Grundausstattung zu haben und diese gelingt nur dann, wenn der AppStore ebgeklemmt wird und eine Liste der Apps als Basis für die Wahl von geeignete Apps (Stichwort Grundausstattung) zur Diskussion gestellt wird. In der heutigen Episode gehen wir also das Thema App-Handling tiefer ein und gebe Ihnen einge Tipps aus meiner Erfahrung von vielen iPad-Einführungsprojekten.
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Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity-Podcasts. Nachdem wir uns letzte Woche einmal angesehen haben, wie sie mit iPads sinnigerweise Zugang zu Ihren produktiven Systemen schaffen und hier sind die wichtigsten Sichworte Exchange für die Outlook-Daten, hier ist das Thema VPN und WebDAV für das Thema Zugriff auf Dateien und Virtualisierung mit Citrix sind so wichtige Stichworte neben dem Thema Zugriff auf Internetlösungen wie Sharepoint und Intranet-Lösungen.
Diese Woche schauen wir uns einmal an das Thema App-Handling. Und zwar hier ganz ganz wichtig zu sagen, ich bin ein großer Freund davon den blauen AppStore abzuklemmen. Viele sagen, bist du des Wahnsinns? Wenn du mir den blauen AppStore wegnimmst, dann kannst du das iPad gerne gleich wieder haben. Da sage ich, thja, gerne her damit, es gibt bestimmt andere, die finden das auch schön und die möchten damit gerne arbeiten. Also vor dem Hintergrund sage ich her damit. Da gucken mich dann einige mal ganz erstaunt an, ja, sowas habe ich es auch nicht gemeint. Da sage ich, das war von mir aber gemeint. Also, was ich immer erlebe ist, dass dort erstmal gesagt wird, wir wollen doch das Komplette haben. Und wenn der blaue AppStore da ist, dann ist es auch so, dann können Sie hunderttausend mal erzählen, es werden nur Apps aus dem internen AppStore installierte – nein, die Leute fangen an sich selbst auch die Apps zu installieren. Nur das Blöde ist, hinterher ist dann, ja, das funktioniert doch nicht so richtig und mit dem iPad kann man nicht produktiv arbeiten und deswegen bin ich ein viel größerer Freund davon zu sagen, eine kleine aber feine Gruppe von Pilot-Usern zu haben, die sich damit beschäftigen, jawohl, welche Apps sind denn für unsere Anforderungen wirklich super super gut geeignet, die rollen wir aus, mit denen arbeiten wir dann auch wirklich einheitlich. Das heißt hier eine einheitliche Basis-App-Ausstattung ganz wichtig zu definieren, die zentral verteilt wird, die automatisch gepuscht wird, sodass man sich da gar keinen Kopf machen muss. Und dass man für einen Bereich wirklich nur eine App hat, dass man beispielsweise für die PDF-Bearbeitung gibt es bei mir nur eine App und die heißt PDF Expert 5. Vielleicht gibt es in ein paar Monaten oder Jahren eine noch bessere PDF-App, aber im Regelfall ist das die PDF-App, mit der man am besten arbeiten kann. Und hier ist ganz wichtig, dass man sagt, okay, dass man jedenfalls nach Gruppen von Anwendern unterteilt, dass man sagt, okay, es gibt je nach Anforderung unterschiedliche Apps, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen, aber hier eben dass man sagt, es gibt eine einheitliche App-Grundausstattung. Und eben die Erfahrung die ich gemacht habe, geben Sie dem blauen AppStore bitte nicht frei, sonst wird der auch installiert. Ich habe gerade ein Projekt abgeschlossen, da hatten wir mit dem Mobile-Device-Managementsystem ein paar technische Probleme, die dazu führten, dass wir zum Start den blauen AppStore aufmachen mussten. Und was hatten wir? Natürlich haben die Leute angefangen Apps zu installieren und
natürlich führte es dann dazu, dass es dann hieß, Moment mal, dass mit dem PDF von dem neuen Kundenformular das funktionierte gar nicht, bis wir dann mal rausgefunden haben, ja die arbeiten mit irgendeiner anderen PDF-App, mit der es natürlich nicht funktioniert. Die sagten, es ist das gleiche wie die andere App. Da sagte ich nein, wir haben uns da sehr intensiv damit auseinandergesetzt, mit welcher PDF-App man gut arbeiten kann. Und meine Erfahrung ist, wenn man das den Außendienstmitarbeitern gut erklärt, wenn man denen sagt, Leute, habt ihr Bock euch stundenlang damit zu beschäftigen, mit welcher App ihr produktiv arbeiten könnt? Nee! Diejenigen, die da wirklich Bock drauf haben, haben im Regelfall eh schon privates iPad, dann können sie es gerne auf ihrem privaten iPad ausprobieren, können uns dort in die Projektgruppe herein auch Vorschläge reinreichen und wenn es bessere App gibt, dann nutzen wir diese auch. Gar kein Thema! Ich erweitere meine persönliche App-Favoriten-Liste regelmäßig auch immer wieder um Empfehlungen, die ich bekomme von Kunden, von Anwendern aus Projekten heraus, also die wächst auch regelmäßig aber wichtig ist, solange es keine bessere App gibt, die im Projektteam erarbeitet wird, wird mit der einheitlichen App-Grundausstattung entsprechend gearbeitet. Und hier, dass man sagt, es gibt eine einheitliche Grundausstattung, die kriegt jeder automatisch. Und eben auch nur dann, wenn er sie auch braucht. Also wenn Sie beispielsweise mehrere Hundert iPads draußen haben und es gibt Anwender, ich hab jetzt gerade ein Projekt abgeschlossen, da hatten wir iPad-Pros, die großen, und da ist es so, dass Microsoft eine bildschirmgrößeabhängige Lizenzpolitik hat. Das heißt, wenn Sie auf einem großen iPad-Pro sind, müssen Sie ein Microsoft Office-Paket als mit Office 365 komplett durchlizenzieren. Das kostet pro User, pro Monat so pummelig 8 Euro und wenn Sie ein paar Hundert iPads draußen haben, dann stellt sich die Frage, okay, macht man das automatisch für jeden, oder stellt man sich vielleicht vorher die Frage, wer braucht das denn. Und es gibt aus meiner heutigen Erfahrung nur einen einzigen Grund, weshalb man nicht mit den mitgelieferten Office-Applikationen arbeiten kann. Der einzige Grund ist… es gibt zwei Gründe, muss man fairerweise sagen, es gibt zum einen ganz ganz wenige Office-Dateien, die in dem Apple-Office nicht sauber dargestellt werden. Erfahrungsgemäß sind das aber sehr sehr wenige, denn Office und das Numbers-Paket beispielsweise kann Exceldateien sehr gut lesen und kann Exceldateien auch sehr gut wieder schreiben. Punkt Nummer 1. Punkt Nummer 2, das ist der einzige Punkt, den ich heute wirklich weit auch gelten lasse, wenn Sie Autofilter brauchen, dann kann das Numbers nicht. Das kann wieder Excel. Vor dem Hintergrund sage ich, wenn man Autofilter braucht. Natürlich ist dann die nächste Frage wieder zu stellen, Moment mal, wozu brauche ich denn eine Exceldatei mit einem Autofilter. Oder kann ich nicht vorher schon für den Außendienstler das entsprechend automatisiert filtern. Dann lieber ein bisschen Grips auf der PC-Seite reinstecken zu sagen, die Außendienstler kriegen schon vorgefiltert diese Informationen jeweils oder man arbeitet mit einem Business Information System, also so wie SAP-BI beispielsweise, wo ich dann selber selektieren kann für mich. Also oft erlebe ich, dass hier viel mit Filtern gearbeitet wird aus einfach der alten Welt heraus und einer der Geschäftsführer einer meinen Kunden hat vorhin vor Kurzem eine treffende Aussage als er gesagt hat, wenn wir auf den iPads Excel brauchen, haben wir uns für ein falsches Endgerät enschieden. Und das ist durchaus eine nachdenkenswerte Aussage wo ich sage, ja, heute brauche ich vielleicht Excel, aber die Frage ist ja, wo kann ich heutige Excel-Lösungen, Punkt Nummer 1, abschaffen, weil ich sage, brauche ich das überhaupt noch? Punkt Nummer 2, wenn ich sie brauche, muss das der Außendienstler machen und wenns der Außendienstler machen muss, ist die nächste Frage, kann das nicht deutlich einfacher gemacht werden. Und hier erlebe ich eben oft, dass ein Wildwuchs draußen ist, den man im Rahmen eines solchen Projektes auch deutlich bereinigen kann. Dann der nächste Schritt sind optionale Apps, die Sie in einem internen AppStore anbieten sollten. Also hier bitte nicht nur die fünf Basis-Apps anbieten, mit denen man produktiv arbeiten kann, sondern was ich hier immer empfehle ist im Vorfeld abzufragen, Leute, welche Apps hättet ihr denn gerne? Und dann bekommt man meistens eine Liste von so um die 100, manchmal sind es noch ein paar mehr Apps, und was man dann macht ist, dass man die durchgeht. Punkt Nummer 1, was ich immer mache ist, Redundanzen streichen. Also, wenn ich da 5-6 PDF-Applikationen habe, dann nehme ich die beste. Im Regelfall ist es heute PDF-Expert 5. Und ich habs noch nie erlebt, dass Mitarbeiter sagt, hey, was… ich möchte es nicht, ich möchte mit meiner PDF-App weiter arbeiten, sondern wenn man sagt, guck mal die und die App, dann habe ich es noch nicht erlebt, wenn dieser Mensch sagt, die App kann doch mehr, die ist viel besser als die PDF, die ich bisher genutzt habe. Und wichtig ist in dem Zuge auch, dass Sie immer darauf achten, dass Mitarbeiter nicht anfangen in Apps sich Dateien abzuspeichern. Wenn sie dann nämlich die App einmal wechseln und der Kollege hat sich die Dateien in der App wunderbar organisiert, dann sind die auch weg. Hier gibt es andere Lösungen, also das heißt, hier können Sie wirklich zentral darauf zugreifen, wenn Sie beispielsweise mit solchen Systemen wie dem Novell Filr arbeiten, dann können Sie eben auf Ihre Netzlaufwerke zugreifen, können die automatisch auch offline synchronisiert halten, ohne dass sie das innerhalb Apps dort entsprechend organisieren müssen. Also deswegen hier immer zu sagen, welche Apps hättet ihr denn gerne? So flexibel das zu halten, dass man die Apps jederzeit auch wechseln kann und dass man dann sagt, okay, wo gibts Redundanzen, wo gibts bessere Alternativen, sich anzugucken bei der Wunschliste zu sagen, okay, wo gibt es unter Umständen sicherheitskritische Apps, wo Sie sagen nein, die möchten Sie nicht haben, aber bitte in Verbindung mit einer Alternative. Also wenn jemand sagt, ich möchte beispielsweise Dropbox haben, dann sagen Sie, Moment mal, kein Mensch will Dropbox, die Leute wollen komfortabel auf Ihre Dateien zugreifen und die auf all ihren Geräten immer synchronisiert haben. Das heißt, schaffen Sie eine Lösung wie beispielsweise mit Novell Filr, es gibt auch andere Lösungen um eben auf Netzlaufwerke zuzugreifen, um Dateien komfortabel auszutauschen. Das ist das Thema. Oder statt WhatsApp einen anderen Messenger-Service zu haben, sei es iMessage, sei es Threema, also Alternativen aufzuzeigen, die entsprechend dort im Regelfall genauso komfortabel sind wie die, die auf der Wunschliste drauf stehen. Und dann durchaus auch ergänzen durch nicht gefragte, aber sinnvolle Applikationen. Und da ist ein großer Vorteil das Thema iPads, dass Sie durch dieses Sandboxing-Prinzip, durch das Sandkasten-Prinzip, können Sie deutliche mehr Apps auf einem iPad zulassen als auf einem privaten PC, also da kann man auch Spiele und was weiß ich nicht zulassen, da kann man auch eine SkyGo-App drauf, da kann auch Zattoo zum Fernsehen drauf, überhaupt gar kein Thema. Aber bitte halt keine Dropbox, wenn dort die sicherheitsrelevante Dateien nämlich auf eigenen Servern abspeichern wollen, dann sobald Sie Dropbox haben, nutzt natürlich auch jeder dieses Dropbox-Thema, also deswegen hier immer zentral gesteuert. Und ich habe hier die Erfahrung gemacht, wenn man hier sehr großzügig ist und sagt, okay, man sammelt über Multiplikatoren Apps, die noch fehlen und nimmt die zeitnah entsprechend in das MDM-System auf, dann ist das auch sehr schnell eine akzeptierte Lösung, wo Mitarbeiter auch sehen, hey, ja, ich habe ein paar Einschränkungen, ich kann ein paar Sachen weniger als mit meinem privaten iPad, aber wenn ich bei dem Support anrufe und ich sage, ich habe Stress mit meiner PDF-App, dann weiß jeder jawohl, das ist der PDF-Expert, die kennen sich genau damit aus, die wissen genau wo Sie sind, können entsprechend helfen und das ist etwas, was dem Mitarbeiter im Regelfall viel mehr wert ist als diese Pseudofreiheit – ich darf alles machen. Weil Pseudofreiheit nicht unbedingt dann immer zu mehr produktivität führt. Ganz ganz wichtig auch den blauen AppStore abzuklemmen. Früher ging das nicht. Seit iOS 9 ist das möglich. Das knirrscht bei dem einen oder anderen Mobile-Device-Managementsystem, ich habs gerade selbst erlebt im Rahmen einer iPad-Einführung, dass es bei dem MDM-System bei der Einführung erforderlich war, den blauen AppStore noch drauf zu lassen, aber im Regelfall aber bei Systemen wie AirWatch, das ist aus meiner Sicht im Moment das empfehlenswerte Mobile-Device-Managementsystem, da muss der blaue AppStore eben nicht mehr dort entsprechend dort dabei sein. Deswegen klemmen Sie ihn entsprechend ab. Ich bin auch kein großer Freund von dieser Container-Lösung wo man sagt, außerhalb des Containers kannst du alles machen, du kannst alle Apps installieren, weil das führt dann relativ schnell dazu, dass man doch wieder das Thema hat, dass man sagt so, hm, jetzt ruft da jemand an, das ist eine Adresse aus dem Container, dann wird nur die Telefonnummer angezeigt und nicht der Name. So, das führt dann eben schnell dazu, dass man dann in seinem privaten Account alle seine Daten einrichtet, oder es man dann verschiedene Apps für den privaten und dienstlichen Kalender hat und dann hat man wieder nicht zwei Geräte aber man hat wieder zwei Welten auf dem Telefon und wenn man sehen will, kann ich da nicht teilnehmen, dann muss ich in zwei Kalender-Apps reingehen, was auch wieder nervig ist, also deswegen eher zu sagen, nein es gibt One Device, da kann ich eben auch Wartungskonten drauf packen, überhaupt kein Thema, aber es gibt eben zentral freigegebene Apps, es gibt auch viele optionale Apps und solange die eben dem nicht Widersprechen, was die Company-Richtlinie anbelangt, dann dürfen da gerne auch private Apps drauf. Und der blaue AppStore gehört abgeklemmt. Meine persönliche Erfahrung ist, wenn Sie das vernünftig mit Key-Usern erarbeiten, wenn Sie sagen, was sind die Apps, dann führt es sicherlich zu der einen oder anderen Diskussion, gerade beim Thema Excel führt das zu heißen Diskussionen, die sind aber, wenn Sie wirklich konstruktiv, aber wertschätzend geführt werden, häufig sogar eine Chance um Abläufe, die sich irgendwo mal eingeschleift haben aus gewohnheit, doch nochmal deutlich zu optimieren, zu sagen, Mensch, kann man das Ganze nicht nochmal besser machen. Und so sollte eigentlich die IT auch sein. IT sollte immer eine Chance nochmal sein, seine bestehenden IT-Strukturen, seine bestehenden IT-Abläufe nochmal zu überarbeiten. Und häufig machen wir das nicht, sondern häufig versuchen wir das, was wir schon immer so gemacht haben mit dem neuen System genauso zu machen und nutzen nicht unbedingt die Chance, die mit neuer Technik da ist. Und die Chancen, die mit neuer Technik da sind, werden häufig nur so gesehen zu sagen, was kann ich denn noch zusätzlich machen und viel häufiger sollte man sich die Frage stellen, was mache ich vielleicht nicht mehr.
Und somit kommen wir zum Ende der Episode dieser Woche, wo wir uns mit dem Thema App-Handling beschäftigt haben und in der letzten Woche werden wir einmal nochmal den ganzen Themenbereich auch nochmal abrunden und werden einfach nochmal gucken, mit was werden Sie belohnt, was ist das Ergebnis wenn Sie das wirklich so zentral und strukturiert durchführen, weil viele sagen, aah, lohnt sich da die Kräfte rein zu stelcken. Meine Erfahrung ist, es lohnt sich. Hören Sie die nächste Woche einfach wieder rein und wenn Sie in der Zwischenzeit das Transkript zu dieser Episode und zu den anderen Episoden noch einmal nachlesen möchten, wenn Sie Links zu den Episoden haben wollen, wie der Maus für das iPad, die ich Ihnen in der letzten Woche vorgestellt habe, dann einfach auf www.iPad4productivity.com gehen, sich einfach anmelden zum Gratis-Hörerservice dieses Podcasts und ich freue mich, wenn Sie nächste Woche wieder mit dabei sind, wenns darum geht, wie iPads Ihre Produktivität im Unternehmen wirklich fördern. Ich freue mich auf Sie. Bis nächste Woche. Ihr Thorsten Jekel.
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